() translation by (you can also view the original English article)
Vậy là bạn đã tìm thấy một khách hàng, hoàn thành một vài công việc, và bây giờ là lúc được trả tiền. Tuyệt vời! Đây chính là phần hay nhất đấy.
Lập hóa đơn, có thể là một quy trình dễ làm nản chí trong lần đầu tiên. Bạn có thể có rất nhiều thắc mắc cần được trả lời, ví dụ như: Một hóa đơn chuyên nghiệp trông như thế nào? Bạn có thể tạo hóa đơn đó như thế nào? Những thông tin nào nên có trong một hóa đơn?
Vì thế, trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ bắt đầu từ con số không và chỉ dẫn bạn qua các bước cơ bản để tạo một hóa đơn chuyên nghiệp. Bắt đầu bằng việc tôi sẽ định nghĩa một hóa đơn, và sau đó tôi sẽ chỉ dẫn các phần thông tin quan trọng trong một hóa đơn mà bạn cần nhớ. Tôi sẽ kết thúc bằng việc nói về diện mạo của một hóa đơn và giới thiệu cho bạn một vài mẫu và ứng dụng hữu dụng mà bạn có thể sẽ sử dụng.
Trước khi bắt đầu bản hướng dẫn này, nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu hóa đơn có tất cả các thành phần một hóa đơn chuyên nghiệp được tích hợp, tìm kiếm qua bộ tuyển chọn các mẫu hóa đơn để tìm ra mẫu phù hợp cho nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu phần đầu tiên: Chính xác một hóa đơn là gì?
Một hóa đơn là gì?
Để hiểu một hóa đơn là gì và mục đích sử dụng của nó, hãy xem một ví dụ từ cuộc sống thường ngày.
Lập hóa đơn: Một định nghĩa cơ bản.
Giả sử bạn đi ăn tối tại một nhà hàng phục vụ pizza tại nơi bạn ở. Bạn ăn thỏa thích, và cuối bữa ăn, người phục vụ mang cho bạn một tờ tính tiền (hoặc nếu bạn ở Mỹ, bạn sẽ có một tờ giấy ghi tiền - chúng giống nhau cả thôi!).
Tờ giấy ghi tiền / giấy tính tiền liệt kê mọi thứ mà nhà hàng đã phục vụ cho bạn, giá của mỗi món và tổng số tiền bạn phải trả. Khi người phục vụ trao cho bạn giấy tính tiền, sẽ lịch sự để nói rằng: "Quý khách đã dùng tất cả những món này từ nhà hàng của chúng tôi. Bây giờ là lúc bạn thanh toán tiền cho chúng".
Một hóa đơn cũng giống hệt như vậy. Bạn thực hiện một số công việc cho một khách hàng, và bây giờ bạn cần được trả tiền. Do đó, bạn liệt kê mọi thứ mà bạn đã thực hiện, ghi chi tiết giá, và cung cấp tổng số tiền mà khách hàng nợ bạn.
Bởi vì bạn có thể sẽ không trao trực tiếp hóa đơn cho khách hàng và nhận thanh toán tiền mặt trong tay, một hóa đơn cũng cần bao gồm các thông thin khác, như cách thanh toán, nơi gửi tiền, thời hạn gửi tiền,... Chúng ta sẽ tìm hiểu tất cả các điều này trong phần tiếp theo. Nhưng vì là một định nghĩa cơ bản, rất hữu dụng để nghĩ rằng một hóa đơn là một giấy tính tiền cho dịch vụ mà bạn đã cung cấp.
Mục đích của một hóa đơn
Mục đích chính của một hóa đơn là yêu cầu trả tiền, nhưng nó cũng phục vụ cho một vài mục đích khác.
Đơn cử là, hóa đơn thực hiện như một bản ghi chép giao dịch giữa hai bên. Như tôi đã đề cập trong hướng dẫn về kế toán cơ bản, bạn sẽ cần phải giữ các hóa đơn như là một bằng chứng công việc mà bạn đã thực hiện và tổng số tiền bạn đã tính cho nó - cả hai đều dùng cho các mục đích thuế, và trong trường hợp khách hàng đó sẽ quay lại với các thắc mắc hoặc yêu cầu công việc mới. Bằng chứng của việc thanh toán cũng quan trọng ,tuy vậy, đó là hóa đơn ghi rõ các chi tiết đã được thực hiện và số chi phí. Khách hàng của bạn cũng sẽ muốn nhận một hóa đơn với các lý do tương tụ.
Một hóa đơn cũng rất quan trọng để xác định các điều khoản thanh toán: khi bạn mong đợi được trả tiền, điều gì sẽ xảy ra nếu việc thanh toán bị trễ hạn, và cứ thế. Có rất nhiều cách để yêu cầu thanh toán tiền, và tôi sẽ đào sâu hơn vào những điều này trong bài hướng dẫn tiếp theo của mình. Tuy nhiên với bất kỳ điều khoản thanh toán nào mà bạn chọn, hóa đơn đó rất quan trọng để xác định chúng một cách rõ ràng ngay từ đầu (quan trọng nhất là hạn thanh toán), và tránh các sự chậm trễ và nhầm lẫn không cần thiết.
Và cuối cùng, một hóa đơn có định dạng đẹp, nhắc nhở kỳ hạn thanh toán có mục đích phụ trợ trong việc tạo ấn tượng với khách hàng của bạn. Chúng biểu hiện rằng bạn là môt người có tổ chức, có khả năng và chuyên nghiệp. Điều này có nhiều khả năng giúp bạn được thanh toán nhanh chóng và thậm chí là một ấn tượng tốt mà bạn tạo ra có thể giúp bạn nhận được công việc kinh doanh hết lần này đến lần khác từ khách hàng đó trong tương lai.
Một hóa đơn chuyên nghiệp sẽ chứa đựng những gì?
Nếu bạn muốn được thanh toán nhanh chóng, rất quan trọng để hóa đơn của bạn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Nếu không, khách hàng sẽ có thắc mắc, và có thể dẫn đến bị chậm trễ, khiến bạn mất tiền. Một bản khảo sát đã tìm ra rằng 25% các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị trì hoãn ít nhất 5000 đô la một tháng do lỗi hóa đơn.
Thế nên, trong phần này, tôi sẽ liệt kê tất cả các yếu tố thông tin quan trọng mà một hóa đơn chuyên nghiệp cần có. Dựa vào lĩnh vực mà bạn làm việc và kiểu mẫu kinh doanh bạn làm, sẽ có một vài thứ đặc thù mà bạn sẽ cần hoặc muốn thêm vào, và điều đó cũng tốt. Đây là danh sách các thông tin cơ bản mà tất cả các hóa đơn nên có, và bạn luôn có thể bổ sung thêm các thông tin tùy theo nhu cầu của mình.
Đừng quá lo lắng về nơi đặt những thông tin này - nó sẽ trở nên rõ ràng khi chúng ta đề cập về cách định dạng trong phần sau.
Tên của bạn và thông tin liên hệ
Bất cứ một hóa đơn nào cũng nên bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email, website và logo của bạn. (Và nếu bạn là một phần của công ty lớn, cung cấp thông tin chi tiết liên hệ rõ ràng của nhân viên công ty là người mà khách hàng sẽ liên hệ nếu có bất cứ thắc mắc nào.
Tên khách hàng và địa chỉ
Đừng quên ghi tên khách hàng của bạn vào nhé! Nó có vẻ quá rõ ràng vì bạn sẽ gửi hóa đơn này cho họ, tuy nhiên, hãy nhớ rằng hóa đơn này cũng là một bản ghi chép chính thức của giao dịch đó và tên và địa chỉ của khách hàng đó phải xuất hiện trên đó.
Số hóa đơn
Tạo một số tham chiếu, như vậy hóa đơn chính xác có thể dễ dàng được xác định trong trường hợp có thắc mắc. Nó không thật sự quan trọng số này là gì - tôi thường dựa vào ngày của mình, ví dụ như 08122015 (ngày 8 tháng 12 năm 2015). Bạn cũng có thể đơn giản đặt số cho các hóa đơn theo thứ tự, bắt đầu từ một số bất kỳ (hoặc từ 0001 nếu bạn không ngại khi cho người khác biết hạn chế số lượng đơn hàng của mình!).
Không quan trọng hệ thống số mà bạn sử dụng, chỉ cần đảm bảo được mỗi hóa đơn mà bạn tạo ra có các con số khác nhau - nếu bạn vô tình có hai số trùng nhau, điều này có thể gây lẫn lộn.
Ngày xuất hóa đơn
Đây là điều cơ bản quan trọng - nó được tạo ra khi bạn gửi hóa đơn đi và bất kỳ các điều khoản thanh toán nào (ví dụ: chi trả trong vòng 30 ngày) bắt đầu từ ngày này. (Chú ý: bạn có thể sẽ đặt ở đâu đó trong hóa đơn của mình ngày mà bạn thực sự lập nó, nhưng hãy chắc chắn rằng ngày lập hóa đơn phải nổi bật hơn những thông tin khác vì nó quan trọng hơn trong quy trình chi trả tiền).
Hạn thanh toán
Bạn dự định sẽ được thanh toán trong bao lâu? Thông thường là trong vòng 30 ngày, mặc dù nó có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại công việc, nhu cầu của bạn và dự định của khách hàng. Tôi sẽ nói thêm về vấn đề này trong bài hướng dẫn tiếp theo của mình, nhưng bây giờ, điều quan trọng là để hạn thanh toán vào trong hóa đơn của bạn nhé
Tổng tiền thanh toán
Đây là phần quan trọng - số tiền khách hàng nợ bạn. Phần này phải được nổi bật trên hóa đơn. Bạn cũng sẽ cần chia nhỏ các phần thanh toán, như chúng ta thấy ở hình sau.
Các chi tiết công việc và các khoản tiền trả
Bất cứ hóa đơn nào cũng phải bao gồm các chi tiết cơ bản của công việc mà bạn đã cung cấp và số tiền mà bạn sẽ thu khách hàng cho mỗi phần.
Lượng chi tiết đưa vào sẽ tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án và cách thức thanh toán được cấu trúc. Nếu đây là một dự án đơn giản với chỉ một lần thanh toán khi hoàn thành, thì nó sẽ chỉ có một dòng đơn, ví dụ như:
Thiết kế danh thiếp cho công ty XYC: $500
Tuy nhiên, nếu bạn hoàn thành nhiều dự án, hoặc một dự án với rất nhiều phần riêng biệt hoặc theo giai đoạn, thì bạn nên liệt kê chúng ra và đưa ra giá cho mỗi loại. Ví dụ như:
- Thiết kế danh thiếp: $500
-
Thiết kế website: $1000
- Thiết kế logo: $500
Và nếu bạn tính tiền theo giờ, bạn sẽ cần cung cấp toàn bộ chi tiết của số giờ mà bạn đã làm việc, giá mỗi giờ làm việc, và trình bày bản tính tổng cộng, ví dụ như:
Thiết kế danh thiếp, 10 tiếng với $50/giờ: $500
Về cơ bản, mục đích là để đảm bảo rằng khách hàng đó hiểu rõ được cách bạn tính ra được tổng số tiền phải trả và không có bất cứ thắc mắc nào.
Nó giống như trong tiệm phục vụ bánh piza: bạn không muốn chỉ thấy một tờ giấy tính tiền chỉ ghi là "$50". Bạn sẽ muốn thấy mỗi cái bánh pizza đó bao nhiêu tiền, và ly rượu giá bao nhiêu, do đó, bạn có thể hiểu rõ và cảm thấy thoải mái rằng bạn sẽ trả đúng số tiền. Mặt khác, bạn không muốn hoặc cần một tờ giấy tính tiền chi nhỏ tất cả mọi thứ: "Làm bột 50 xu. Thêm vào quả oliu 75 xu,..." Chỉ cần đưa vào những thứ khách hàng cần biết để tạo cảm giác rằng số tiền bạn thu là phù hợp và chính xác.
Thuế và Giao hàng
Chi tiết thuế rất khác nhau đối với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và ở những nơi khác nhau trên thế giới, vì vậy tôi không thể nêu chi tiết cụ thể ở đây, nhưng nếu bạn cần phải tính thuế thu nhập hoặc một số các loại thuế khác, bạn nên ghi rõ vào hóa đơn của bạn (bạn cũng cần phải bao gồm cả một mã số ID thuế).
Và nếu bạn phải giao các sản phẩm, đừng quên thu phí giao hàng như một món ghi riêng biệt.
Các tùy chọn thanh toán
Khách hàng sẽ thanh toán cho bạn như thế nào? Rất quan trọng để ghi rõ điều này, và đưa vào bất cứ thông tin nào mà khách hàng sẽ cần. Ví dụ, tôi thường ghi là "Xin vui lòng thanh toán bằng PayPal" và đính kèm tài khoản PayPal của tôi vào hóa đơn đó. Bạn cũng có thể đưa ra một vài lựa chọn - có rất nhiều cách xử lý thanh toán khác, và chuyển khoản hay chuyển tiền điện tử cũng là một lựa chọn.
Chỉ cần đảm bảo cung cấp ít nhất một lựa chọn có thể sử dụng rộng rãi: trừ khi bạn có mối quan hệ rất tốt với một khách hàng và làm nhiều công việc cùng nhau, rất không thực tế để mong đợi họ đăng ký để xử lý việc thanh toán có ít thông tin chỉ để tiết kiệm cho bạn một ít tiền phí.
Các điều khoản thanh toán bổ sung.
Điều cuối cùng này không quá quan trọng, tuy nhiên đây thường là một ý tưởng tốt để đưa vào các điều khoản bổ sung và các điều kiện cho bản hóa đơn của bạn, vì đây cũng là một cách giúp việc thanh toán được thực hiện sớm. Ví dụ, bạn có thể giảm giá cho những khách hàng thanh toán trong 10 ngày đầu, hoặc bạn có thể bắt trả tiền lời hoặc tiền phạt cho các sự chi trả trễ.
Một hóa đơn chuyên nghiệp nên có diện mạo như thế nào?
Bây giờ là phần khuôn thức. Hóa đơn của bạn nên trông như thế nào?
Để hiểu được, hãy trở lại ví dụ quán phục vụ pizza của chúng ta. Tờ giấy tính tiền trong quán ăn đó trông như thế nào?
Thật sự, bạn có thể đã thấy tất cả các loại. Nếu nó là kiểu cơ bản của quán ăn pizza, nó có thể chỉ là một danh sách được liệt kê cẩu thả trên sổ ghi chú của nhân viên phục vụ, với tổng số tiền được khoanh tròn bằng bút ở dưới cùng. Nếu hóa đơn đó được cung cấp tại một nơi sang trọng hơn, chúng thường được đánh máy hoặc in cẩn thận, với tên, logo và các chi tiết liên hệ của nhà hàng đó ở phía trên và thông điệp thân thiện "Cảm ơn" nằm ở bên dưới.
Tôi chắc rằng bạn sẽ muốn doanh nghiệp của mình được thấy một cách trang trọng, không phải kiểu cơ bản, vì thế, chúng ta sẽ bỏ qua ý tưởng viết vội lên tờ ghi chú. Nhưng cũng giống như không có định dạng duy nhất cho các tờ thanh toán tiền của nhà hàng phục vụ pizza, cũng không có định dạng cố định nào cho các hóa đơn kinh doanh. Có một vài các bố cục chung, nhưng có rất nhiều phong cách khác nhau. Những điểm quan trọng là:
- Sử dụng mẫu trông chuyên nghiệp để đảm bảo có một diện mạo và cảm giác phù hợp.
- Nếu doanh nghiệp của bạn đã có logo, thương hiệu và mẫu màu, hãy chắc chắn điều chỉnh mẫu đó có những thứ này.
- Bao gồm tất cả các điều chính yếu đã nêu ở trên.
- Đưa vào tất cả các thông tin một cách rõ ràng, đảm bảo rằng khách hàng có thể tìm và đọc dễ dàng các điểm quan trọng.
Nhìn chung, tên và thông tin liên hệ của bạn thường sẽ xuất hiện ngay bên trên, với tên và địa chỉ khách hàng ở dưới, và có số hóa đơn và ngày lập hóa đơn. Sau đó là các chi tiết công việc sẽ chiếm hầu hết trang đó với tổng số tiền nằm ở bên dưới, đi theo là các chi tiết khác như thuế, giao nhận, các tùy chọn thanh toán, ngày hết hạn và các điều khoản khác.
Tuy nhiên, không điều nào trong số này được ấn định chính thức. Miễn là bạn bao gồm tất cả các thông tin quan trọng một cách rõ ràng, bạn có thể sử dụng bất kỳ kiểu mẫu hóa đơn trông chuyên nghiệp mà bạn thích.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm một bộ tuyển chọn các mẫu hóa đơn chuyên nghiệp để xem mẫu nào đang có. Bạn có thể chỉnh sửa tìm kiếm với các từ đi kèm như gọn gàng, hiện đại, công ty, hay sáng tạo, và xem các thiết kế khác nhau như thế nào.
Một lựa chọn khác là tạo hóa đơn của bạn với ứng dụng lập hóa đơn như Harvest, hoặc phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc FreshBooks. Những ứng dụng và phần mềm này sẽ luôn có các định dạng tốt tích hợp cho bạn.
Kết luận
Trong bài hướng dẫn này, bạn đã thấy được một hóa đơn là gì, những khoản chính yếu cần bao gồm trong hóa đơn, và một hóa đơn trông thế nào. Bạn cũng đã thấy một bộ tuyển lựa các mẫu có thể sử dụng để tạo định dạng mà bạn muốn dùng cho doanh nghiệp của mình, tùy thuộc vào thương hiệu của nó.
Tuy nhiên, tạo hóa đơn chỉ là một phần của quy trình. Nếu bạn muốn biết cách vận dụng những thứ như theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán hoặc giải quyết với việc thanh toán trễ, hãy xem hướng dẫn của tôi về thanh toán đúng hạn. Và trong một bài hướng dẫn sau này, tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về các điều khoản thanh toán mà bạn có thể sử dụng để khuyến khích thanh toán nhanh chóng.
Nguồn
Tạo hình đồ họa: icon hóa đơn được thiết kế bởi Alex Auda Samora từ Noun Project.
