Tại sao hầu hết những lời khuyên về năng suất đều thất bại (và làm thế nào để vượt qua điều đó)

() translation by (you can also view the original English article)

Chúc mừng năm mới! Bây giờ chính là thời điểm trong năm khi mà rất nhiều người trong chúng ta muốn đánh giá và lập ra những kế hoạch mới. Và một trong những điều phổ biến nhất mà mọi người muốn làm đó là làm việc đạt năng suất hơn.

Tin tốt là trang web có đầy đủ những lời khuyên về năng suất. Tin xấu là, mặc dù tất cả các thông tin và hệ thống tuyệt vời trên mạng, rất nhiều người trong chúng ta vẫn đang đấu tranh để làm việc đạt năng suất hơn.

Vậy tại sao rất nhiều lời khuyên về năng suất lại thất bại, và bạn có thể làm gì với nó? Đó chính xác là những gì chúng ta sẽ xem xét trong hướng dẫn này. Nhưng, tôi sẽ không đi sâu về các phương pháp cụ thể về năng suất, mặc dù tôi sẽ liên kết với fất nhiều nguồn tài nguyên để tìm hiểu thêm về những phương pháp đó.

How to approach productivity tips to overcome failures

Trọng tâm của bài viết ngày hôm nay không phải là hệ thống năng suất để sử dụng, mà nó thiên về cách tiếp cận năng suất theo cách thành công hơn, tùy theo phương pháp mà bạn quyết định sử dụng.

1. Nguyên nhân thất bại

Hầu hết những lời khuyên về năng suất đều không thành công vì một lý do rất đơn giản: các lời khuyên này thường tập trung vào một phương pháp hoặc hệ thống cụ thể, thay vì hành vi cơ bản.

Họ cung cấp cho bạn ý tưởng rằng một công cụ, ứng dụng hoặc hệ thống cụ thể sẽ giải quyết tất cả các vấn đề về năng suất của bạn và giúp bạn vận động hiệu quả thông qua tất cả các nhiệm vụ của mình trong năm tới.

Đường tắt và đốt cháy giai đoạn có gì bất ổn ?

Đó là ảo giác đầy hấp dẫn, nhưng dù sao đi nữa thì nó vẫn là ảo giác. Chúng ta thường bị chìm đắm vào những phạm vi khác của cuộc sống, ví dụ như ăn kiêng chẳng hạn. Đó là kiểu ăn kiêng South Beach trong một năm, tiếp theo là Atkins, sau đó là Địa Trung Hải, Paleo, v.v. Và vẫn còn tiếp tục, 95% các chế độ giảm cân đều thất bại.

Sự thật là nó không phải là phương pháp năng suất cho chính, đó mới là điều quan trọng. Tất cả đều có ưu và khuyết điểm, có những người ủng hộ và chỉ trích. Giống như chế độ ăn kiêng, hầu hết trong số các phương pháp đó có thể hiệu quả cho một người nào đó tại một thời điểm nhất định nào đó; còn lại hầu hết các phương pháp trong đó cũng có thể thất bại.

Điều quan trọng là cách bạn tiếp cận hành trình năng suất của bạn.

Bạn đang cố gắng thực hiện quá nhiều thay đổi cùng một lúc?

Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải là cố gắng thay đổi quá nhiều, quá sớm.

Dĩ nhiên, nó là bình thường nhiên - bạn muốn năm tới phải khác với năm cũ và bạn cố gắng thay đổi trên quy mô lớn tới các khía cạnh chính trong cuộc sống của bạn.

Không có gì sai khi trở nên tham vọng, nhưng thực tế là việc thay đổi các thói quen đã ngấm sâu vào cơ thể là rất khó khăn. Một câu nói lặp đi lặp lại mất 21 ngày để thay đổi thói quen, nhưng nghiên cứu từ trường đại học London cho thấy trung bình mất khoảng hai tháng - và mỗi người lại có một sự khác biệt rất lớn.

Cũng nên cân nhắc rằng một mục tiêu lớn như trở nên năng suất hơn thường có thể liên quan đến việc thay đổi nhiều thói quen — bạn có thể sẽ cần phải:

dậy sớm hơn bạn thường làm,
Xem ít tv hơn,
cắt giảm những điều khiến bạn mất tập trung từ smartphone của bạn,
và rất nhiều nữa.

Điều này là quá nhiều để mong đợi có thể thay đổi cùng một lúc.

Và sau đó hãy cân nhắc đến việc cuộc sống là không thể đoán trước. Có thể bạn sẽ có những phiền nhiễu, bệnh tật, tranh cãi, thất bại và những biến động tình cảm bất ngờ, không mong đợi để đối phó giữa hiện tại và cuối năm.

Nếu bạn quá cứng nhắc và không thực tế về những điều mà bạn mong đợi từ chính bản thân mình, thì bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu.

Tại sao một phương pháp tiếp cận từ từ thường mang lại hiệu quả tốt hơn

Tôi không nói rằng bạn không thể thay đổi thói quen của bạn và năng suất hơn. Trong thực tế, nó hoàn toàn có thể đạt được.

Tôi chỉ nói rằng bạn cho bản thân mình cơ hội thành công tốt nhất nếu bạn có một cách tiếp cận từ từ hơn. Dành thời gian để hoàn thành được một mục tiêu, và sau đó chuyển sang một mục tiêu khác, và sau đó là một mục tiêu khác nữa.

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều này chi tiết hơn trong phần còn lại của hướng dẫn, nhưng bây giờ, hãy nghĩ về năm tới như một cuộc chạy đua.

Bạn sẽ không muốn chạy nước rút ở ngay dặm đầu tiên, hãy cảm thấy tuyệt vời trong một thời gian, và sau đó là ngã quỵ sức mình. Bạn sẽ di chuyển với tốc độ mà bạn có thể duy trì trong suốt cả năm đó và lý tưởng nhất là trong suốt phần còn lại của cuộc đời bạn. Nếu bạn cảm thấy tốc độ đóquá chậm đối với bạn lúc đầu, thì điều đó vẫn ổn. Chống lại sự cám dỗ để tăng tốc cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn có thể làm như vậy mà không bị hụt hơi.

2. Tạo không gian

Bạn có những thứ bạn muốn đạt được trong năm nay, vì vậy nó rất tự nhiên để tạo ra các kế hoạch và lao vào những nhiệm vụ đó. Nhưng một cách chắc chắn sẽ gây thất bại cho các mục tiêu năng suất của bạn là đơn giản tiếp tục bổ sung thêm nhiều thứ vào danh sách việc cần làm của bạn.

Productivity tips create space and cut back

Những gì bạn có thể ngừnghoặc giảm làm?

Trước khi bạn bắt đầu thêm các nhiệm vụ mới vào khối lượng công việc của mình, thì bạn cần tạo không gian cho cuộc sống của mình. Có rất nhiều giờ trong ngày, và nếu bạn dự định làm những điều mới, thì bạn cần phải từ bỏ đi một số điều gì đó. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu của mình.

Vì vậy, trước khi bạn quyết định làm gì trong năm nay, hãy quyết định một vài điều mà bạn sẽ ngừng làm, hoặc ít nhất là giảm thiểu. Những điều đó không nhất thiết phải là "những thói quen xấu" - chúng có thể là những thứ khiến bạn sử dụng nhiều thời gian nhưng không đem lại kết quả tốt cho bạn.

Trong thực tế, những thứ đó có thể thường là những thứ hút nhiều thời gian nhất: những điều bạn làm bởi vì bạn cảm thấy là bạn nên làm hoặc bởi vì bạn đã được khuyên rằng chúng sẽ hỗ trợ cho sự nghiệp của bạn, nhưng hệ quả của nó thì không đo lường được.

Cách rà soát và theo dõi thời gian của bạn

Bắt đầu bằng cách rà soát cách bạn đang sử dụng thời gian của mình. Trong 168 giờ trong một tuần, bạn dành bao nhiêu thời gian cho những thứ quan trọng cho mục tiêu chính của bạn trong cuộc sống? Phần thời gian còn lại của bạn được sử dụng để làm gì?

Tôi khuyến nghị bạn nên theo dõi thời gian của bạn một cách chính xác trong một tuần, sử dụng một ứng dụng đơn giản ví dụ như Toggl hoặc Harvest — hoặc bất kỳ phương pháp nào phù hợp nhất với bạn. Các kết quả có thể khiến bạn ngạc nhiên.

Sau đó, quyết định những thứ bạn sẽ ngừng làm. Hãy thử suy nghĩ xa hơn, theo bài tập 20 - 10 của Jim Collins:

Nó sẽ như thế này: Giả sử bạn thức dậy vào ngày mai và nhận được hai cuộc điện thoại. Cuộc gọi đầu tiên cho bạn biết rằng bạn đã được thừa hưởng 20 triệu đô la, không đi kèm với điều kiện nào. Cuộc gọi thứ hai cho bạn biết rằng bạn có một căn bệnh nan y và không thể chữa được, và bạn không có quá 10 năm để sống. Bạn sẽ làm gì điều gì khác biệt, và đặc biệt, bạn sẽ ngừng làm gì?

Điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm một chút thời gian.

Hãy nhớ rằng bạn có thể sẽ không dừng làm tất cả mọi thứ mà bạn đã lên kế hoạch ngừng làm ngay lập tức, vì những lý do mà chúng ta đã thảo luận. Vì vậy, đừng lập lịch biểu sử dụng hết mỗi giờ có thêm mà bạn đã thu lượm được. Nhưng nếu bạn có thể ngừng làm thậm chí đến một nửa những thứ bạn không muốn làm hoặc cần phải làm, bạn sẽ thấy sự tăng trưởng đáng chú ý trong năng suất của bạn.

3. Giữ sự đơn giản

Bây giờ bạn đã tạo ra được không gian, đừng sử dụng nó ngay lập tức. Thay vì cố gắng thay đổi mọi thứ, hãy cố gắng thay đổi từng thứ một.

Ví dụ, bạn có thể chọn một mục tiêu lớn mà bạn muốn hoàn thành, và cố gắng củng cố thói quen thức dậy một giờ trước sớm hơn mỗi ngày trong tuần và làm việc đó trước tiên, trước khi bạn bắt đầu tất cả những thứ khác mà bạn phải làm.

Kết quả sẽ tăng nhanh khi bạn tập trung vào một hoạt động đơn lẻ

Đó là một điều khá đơn giản để làm, nhưng nó có thể tạo ra sự khác biệt mạnh mẽ nếu bạn làm điều đó một cách nhất quán. Trong suốt một năm, một giờ thực hiện tập trung mỗi ngày có thể làm nên:

viết một cuốn sách,
bắt đầu một doanh nghiệp mới hoặc
đạt được bất kỳ một trong những mục tiêu đầy tham vọng khác.

Mặc dù đó là một thay đổi đơn giản để thực hiện theo lý thuyết, nhưng nó cũng đầy thách thức để hoàn thành trong thực tế. Sẽ có nhiều buổi sáng khi bạn cảm thấy quá mệt mỏi, quá khó chịu, quá phân tâm, v.v. Để hình thành thói quen sẽ mất rất nhiều công sức và lòng quyết tâm.

Vì vậy, cần tập trung tất cả năng lượng của bạn vào việc thực hiện một thay đổi đó. Có thể có những thay đổi mà bạn muốn thực hiện đối với các phạm vi khác trong cuộc sống của bạn, nhưng hãy để những điều đó sang một bên. Chỉ cần làm từng thứ một. Thực hiện mục tiêu trong ít nhất một hoặc hai tháng, cho đến khi nó trở thành tự nhiên như việc tắm rửa hoặc đánh răng của bạn.

Thực hiện với chỉ một phương pháp năng suất tại một thời điểm

Khi bạn đã có thói quen đó, hãy cân nhắc chọn một công cụ năng suất để sử dụng trong thời gian còn lại của bạn. Một lần nữa, đừng bị choáng ngợp bởi sự lựa chọn, và đừng cố gắng sử dụng nhiều phương pháp khác nhau - chỉ cần chọn một phương pháp, và làm việc với nó trong một hoặc hai tháng. Sự nhất quán chính là chìa khóa.

Bạn có thể tìm thấy một số thông tin tuyệt vời về một số hệ thống năng suất phổ biến trong hướng dẫn tìm hiểu về năng suất của chúng tôi hoặc trong các hướng dẫn sau:

Nhân tiện, với ví dụ mà tôi đã đưa ra trong phần này về làm việc một giờ mỗi buổi sáng cho mục tiêu chính của bạn chỉ là một ví dụ. Mọi người tổ chức thời gian của họ theo nhiều cách khác nhau và bạn có thể tìm thấy lịch biểu khác phù hợp hơn với bạn. Mấu chốt là đơn giản tạo một thay đổi nhỏ nhưng đáng kể và gắn bó với nó trước khi cố gắng làm những việc khác.

4. Hãy thực tế

Ngay cả khi bạn chỉ tập trung vào một điều tại một thời điểm, thì bạn vẫn có thể không thực tế về cách bạn thiết lập các mục tiêu của mình. Thúc đẩy bản thân là tốt, nhưng thúc đẩy quá cực nhọc chỉ khiến bạn thất bại. Và bên cạnh đó, cuộc sống luôn mang tới cho bạn những điều bất ngờ, vì vậy bạn sẽ luôn cần một số cách khắc phục cho các kế hoạch của bạn.

Thu nhỏ qui mô các mục tiêu của bạn để thành công hơn

Lấy bất kỳ mục tiêu nào mà bạn đã đưa ra và thu nhỏ lại khoảng 20% hoặc hơn.

Một cách để làm điều này là loại bỏ hoàn toàn một số mục tiêu của bạn. Có điều gì bạn muốn làm nhưng không thực sự phải làm không? Có lẽ bạn đã luôn muốn học tiếng Ả Rập, nhưng thời gian và năng lượng liên quan đến việc học sẽ gây xung đột với một số mục tiêu đầy tham vọng khác mà bạn đã đặt ra. Có lẽ bạn có thể trì hoãn nó, ít nhất là bây giờ.

Đừng quên rằng bạn luôn có thể chọn một số mục tiêu đã cắt giảm trong những năm sau, khi bạn đã giải phóng được không gian bằng cách hoàn thành những thứ trong danh sách của bạn trong năm nay.

Cắt giảm mục tiêu của bạn xuống thành một số ít quan trọng

Cố gắng thật tàn bạo và chỉ tập trung vào một điều mà nó sẽ tạo nên sự khác biệt thực sự trong cuộc sống của bạn. Sau đó, bạn có thể lập kế hoạch để thêm những mục tiêu khác vào năm nay nếu tất cả diễn ra tốt đẹp, nhưng vẫn tránh làm cho mục tiêu hàng năm của bạn trở thành một danh sách dài ngoằng. Hai hoặc ba mục tiêu đã là quá nhiều rồi đấy.

Bạn cũng có thể tạo ra một số cách khắc phục bằng cách đẩy ngày mục tiêu xa hơn trong tương lai. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là để vận hành một doanh nghiệp trong sáu tháng, hãy đẩy thời hạn đó ra thêm một tháng để cho phép những điều không mong đợi có thể xuất hiện trên đường đi của bạn.

5. Tử tế với bản thân

Một nguy cơ ảnh hưởng cho năng suất của bạn là bạn xem mình là một cỗ máy. Bạn cố gắng bòn rút đầu ra tối đa từ cỗ máy đó ngay sau khi thức dậy, và nếu nó hư hỏng từ tất cả những áp lực đó, bạn nghĩ rằng có điều gì đó đã không đúng với nó.

Đừng quên: Bạn không phải là một cỗ máy. Bạn là một con người.

Bạn cần những thứ như thời gian chết, thư giãn và dành thời gian với những người thân yêu. Nếu bạn không cho mình những thứ đó, hãy đoán xem? Năng suất của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Nếu bạn thúc đẩy bản thân làm việc bảy ngày một tuần, không nghỉ ngơi, bạn sẽ thấy khó tập trung hơn. Có thể bạn sẽ thấy cáu kỉnh và thiếu khí lực, và bạn sẽ rất dễ bị xao lãng. Bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho công việc của mình, nhưng bạn sẽ lại dành nhiều thời gian hơn cho việc lướt Facebook hoặc xem các bộ phim hài sitcom của những năm 1970 trên YouTube.

Chúng ta có xu hướng xem những thứ như thế này như là một sự thất bại của ý chí, nhưng thực sự chúng là sự thất bại của việc tự chăm sóc. Nếu bạn thấy mình không thể tập trung, nó cũng có thể là bởi vì bộ não của bạn cần nghỉ ngơi, và nếu bạn tiếp tục từ chối điều đó, nó vẫn sẽ tự nghỉ ngơi và lấy sự tập trung của bạn đi luôn.

Vì vậy, thay vì cố gắng làm việc năng suất cho từng khoảnh khắc, hãy đảm bảo rằng bạn cũng sẽ lên kế hoạch cho một số điều thú vị và lập lịch nghỉ giải lao.

Bước tiếp theo

Trong hướng dẫn này, chúng ta đã xem xét một số lý do khiến hầu hết những lời khuyên về năng suất đều thất bại. Chúng ta đã thấy rằng trở nên năng suất hơn không phải là tìm kiếm hệ thống hoàn hảo hay ứng dụng năng suất mà đó còn là về việc thay đổi cách tiếp cận của bạn.

Chúng ta đã nói về:

cách bạn có thể tạo không gian trong cuộc sống cho những thay đổi bạn muốn đạt được,
tầm quan trọng của việc tập trung vào một thứ tại một thời điểm và thực tế trong việc thiết lập mục tiêu của bạn, và
cách bạn có thể đạt được lợi ích bằng cách tử tế với bản thân, hơn là tự ép mình làm việc liên tục.

Bước tiếp theo là thực hiện một số chiến lược được mô tả ở đây. Hãy rà soát cuộc sống của bạn và quyết định một số điều bạn muốn ngừng làm. Sau đó, bắt đầu từ từ, loại bỏ thói quen cũ và thay thế chúng bằng những thói quen mới.

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng bạn cần phải đọc thêm về năng suất trước khi tiếp tục, hãy thử các bài hướng dẫn sau đây:

Chúc bạn may mắn với những thay đổi thói quen trong năm nay. Bạn có thể thực hiện được nếu bạn tiếp cận các mục tiêu một cách chậm rãi để thực hiện các thay đổi được lâu dài - một mục tiêu tại một thời điểm.