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如何编写你的员工手册

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace
How to Offer Competitive Small Business Pay & Benefits

Chinese (Simplified) (中文(简体)) translation by Fuhuan (you can also view the original English article)

你的企业需要员工手册吗?

对于很多企业主来说,员工手册可能像是只有大公司才需要拥有的。 有些人可能不知道它是怎么一回事,但是一旦你开始创业,有了员工后,它就非常有价值了。

在本教程中,你将学习如何编写员工手册,并发现它的作用,以及为什么你的企业需要它,应该去如何编写它。 我们还有一些模版做为示范,以帮助你开始编写自己的员工手册。

Are you ready to write your small business employee handbook
你准备好编写你的员工手册了吗?

1.什么是员工手册?

员工手册是一份文件,告知着你的员工所需要注意的事项或者他们会得到什么。

经常解说员工批假,福利发放,考勤奖罚等事物详情不会累吗?要试着用一种其他的方式向员工介绍吗? 你可以试着写出你们公司的价值观和办公环境优缺点。如果遇到问题,你可以让员工知道他们可以从哪儿快速获取到解决的办法。 还有更多的东西没有说到,稍后我们会在教程中详细介绍这些。

这是你的员工手册,你可以选择如何去与员工沟通。实际上你使用的语气和方式已经传达出了你企业的价值观。 手册可以是俏皮的也阔以是严肃的,现代与传统,重图片或者重文字,我们将在教程的尾部链接上一些示范模版,你可以看看别的公司是如何制作它的。

传统来说,这是要印刷出来的,许多公司仍然在使用纸质员工手册,但你也可以用PDF,放置在公司内部网或者云盘里。 如果你的员工经常出差,那这就非常有用,他们不必要随身携带一本笨重的员工手册,而是通过网络来获取员工手册,并从中得到帮助。

员工手册的基本目的是设置工作标准。 它让你的员工知道他们需要做到什么程度才能得到相应的回报,提供了你和员工之间互相了解的途径。

当你刚刚开始创业,可能就只有一两个员工,在这个时候非正式的沟通是很常见的。 当你的公司规模开始扩大的时候,你将真正开始看到有员工手册的好吃。下面将揭晓员工手册的优点。

2.拥有员工手册的好处

如果不确定你现在是否需要员工手册,那么请阅读本段文字了解员工手册的一些必要性。

制定更好的规章制度

员工手册的一个要点是记录工作人员需要知道的规章制度。但有时记录员工的行为将有助于你制定出更好的规章制度。

你能可能正在编写关于员工考勤的制度,当你意识到对于某些岗位,只要他们能按时完成任务,考勤时间就变得不是那么重要起来。 于是你制定了更为灵活的考勤打卡时间。

帮助新员工快速进入工作状态

新员工可能并不习惯新的工作,新的面孔,陌生的办公环境,不同的办公流程甚至是内容,新员工已经习惯了他的上一份工作内容。 新员工通常有很多很多的问题要问,他可能觉得不好,因为他并不能快速的进入工作状态。

一份写的很好的员工手册非常适合帮助新员工快速进入工作状态。虽然他们并不会完全读完整本员工手册,但是他们可以快速的得到许多问题的解决办法。

避免不断的办公流程混乱问题

如果你没有员工手册,就会不断的遇到问题,并不仅仅来自于新员工,也来自于老员工。 比如他们有多少假期?多少固定休假日?工作的规章制度是什么?

工作中有很多事情都会引起混乱,你需要花费大量的时间来处理相同的问题,更糟糕的是员工执行着错误的规章制度。

一切都在这里得到解决

有时公司有着规章制度制定,但是很散乱。 每当员工需要它们的时候,员工就必须浪费时间去寻找它们。

这可能会影响到员工的工作状态,员工手册正是基于此,将所有的信息集中在一起,方便员工快速的查找规章制度。

告知你的价值观

虽然很容易陷入误区,但是也是你的机会。告知员工,公司的故事和价值观,以及要做些什么。 员工需要干些什么?公司的立场是什么?这是让员工了解公司价值观的好机会,确保每个员工都能看到它。

避免官司

我在第一节中提到过,员工手册的基本目的是为双方制定明确的规章制度,这个规章制度也为你提供着法律保护。

假如,你以一些事情开除一个员工。员工会起诉你的解雇,并声称他们并不知道这些事情会失去工作。 如果你在员工手册里记录了这些规章制度,并记录了员工是否看到,那么你将更好的应付起诉。

3.员工手册所包含的内容

正如我前面所提到的,没有固定的方式来编写员工手册,但是有许多常见的部分是共通的。 在本段中,我们将了解这些常见部分和你希望拥有的内容。但是请记住你可以随时添加修改它们,以涵盖你的业务内容。

重要提示:在某些国家,有劳动法规定了你必须列出的事项.Envato Tuts +面对全球的访问者,无法涵盖到所有地区国家的必要事项。 请研究当地法规,或者雇佣律师审查员工手册的规范性是个好法子,以便你确定你遵守了所有相关法律法规,不会那么容易吃到官司。

好的,现在让我们来看一下这些常见的内容,以便编写员工手册。

公司简介

员工手册通常从公司简介开始,你可以简短的讲述公司的历史,业务范围,关键事件的时间轴,以及公司价值观和公司目标。

安全政策

你的员工在工作上花费大量的时间,他们的人身安全是很重要的。所有要告诉他们在工作中遇到紧急情况或者意外事故,要如何获得急救,以及消防安全方面的处理办法。

多样性平等声明

这是你表达你对于工作上平等的承诺,并且表示你对于歧视、性骚扰的零容忍!

你还可以提供什么是歧视和性骚扰的定义,以便员工清楚知道他们遭受到了什么,并给予他们遭受到歧视和性骚扰后的处理办法。 更多的内容,请参考我们关于工作场所多样性系列文章。

报酬和福利

详细说明员工会在什么时候如期获得该有的报酬,工资单要详细,福利待遇要清楚。 你还可以有其他类型的津贴或者补贴,如果需要的话。

然后详细说明你提供的公司福利,第三方商业保险等。 你还可以在这里列出带薪假期的详细信息,孕假、病假、年假的工资情况。关于这条的更多信息,请参考本系列以往的教程:

行为守则

你对于你的员工有什么期望吗?你可以要求他们的着装和出勤时间等所有与工作场合有关的一切。 你也可以限制使用他们使用外网或者手机,如果你需要的话。

这取决于你,你要进行考虑。有些公司让员工决定他们什么行为需要受到惩罚。 稍后你会看到一些例子,但是你仍然需要对你的员工手册进行严格规范,比如要求为公司和客户信息保密。

规章制度和解除雇佣

让员工清楚了解什么行为会受到处分。 如果他们觉得受到了不公平的对打,也需要让他们知道他们能够做些什么。你需要列出解雇的时候会有些什么的规章。

请记住,你列出来的规章制度是有约束力的,请小心处理你不想遵循它的事情。如果你在手册上为员工设定了一系列的警告,你不遵循它的情况下解雇员工可能会遭到起诉。

确认他们阅读过

重要的是记录每个员工是否收到并阅读过员工手册,需要一份确认书来保护你自己。 如果以后有任何争议,可以防止他们说他们并不知情。

法律声明

如果你请了律师来审核你的员工手册,他们可能会建议你加入额外的话语,比如员工手册只是指导性的并不具有法律效果。额外的话语取决于你所在的地方和你的具体情况,所以一定要征求本地律师的审核。

4.员工手册的示范

虽然员工手册是你可能想要自己编写的文档,但你可以参考下其他公司的员工手册。 所以在本段文字中我将提供一些员工手册模板的链接,还会讲述一些具体的例子来帮助你编写员工手册。

员工手册模板

有不少网站可以提供免费的员工手册模板下载。 该文档有40页,相当详细,这将是一个很好的参考文档。

或者你想要更个性化,那么可以尝试下Rocket Lawyer提供的工具。这不是一个模板,而是一个工具,通过让你提供公司的信息和你的规章制度来线上制作你的员工手册。 但是你需要申请免费试用Rocket Lawyer的会员才能下载。

有更多的模板和文档,尝试下FitSmallBusiness和FormSwift。 请记住,你在线查找到的一些模板可能是根据当地法规修改过的,你需要获得律师的帮助。

还要记住,你需要做更多的工作来让它适合你的公司,使用模板作为参考,而不是直接使用模板。一份优秀的员工手册可以很好的与员工沟通。

实际员工手册示范

现在来看看一些真实的员工手册,首先看看Rock Spring Farm的员工手册,由爱荷华州的热心朋友提供。 这是一本简单的员工手册,解释了一些关于公司的内容,然后就是我们刚刚讨论过的内容。 它只有12页,非常容易阅读,阅读体验页很棒。

一些公司的员工手册很酷,纳斯达克的这篇文章列举了一些很酷的例子,作为你的灵感。

列如,Valve的员工手册:

未知的冒险,你该怎么做?没有人告诉你该做什么。

用很奇特的语气向你介绍在Valve的工作内容。 这里介绍了公司的规章制度,但是你并不会觉得正在阅读规章制度,好像是看有趣的故事书一样的体验。

Image from the Valve Corporation employee handbook
Valve员工手册

另一种员工手册,Motley Fool是一个互动的,基于网络的员工手册,你可以在其中查看视频,获取某些区域的更多信息。它涵盖了传统员工手册的基础,但是用极具创意的方式传达了公司价值观。

Screenshot from the Motley Fool online employee handbook
Motley Fool线上员工手册

开始编写你的员工手册吧

在本篇文章里,你已经了解到了有关小型企业员工手册编撰的要点,你也知道为什么要去编撰它们了。 你了解到需要包含哪些常见信息,而且你也获得了一些真实的员工手册,参考它们来编撰你的员工手册吧。

你可以开始为你的企业编撰员工手册了,如果你发现本教程对于你有所帮助的话,欢迎查看本系列的其他内容,我们将深入介绍人力资源管理部分的知识。 在上一个文章中,我们介绍了报酬,下一个文章中我们将介绍员工培训和职业发展。

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