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Jeder, der regelmäßig das Internet nutzt, hat eine E-Mail-Adresse. Viele von uns nutzen kostenlose E-Mail-Dienste wie Google Mail, Yahoo! Mail, Microsoft Outlook oder Apples iCloud.
Diese Dienste sind zwar großartig, aber nicht ideal für den geschäftlichen Gebrauch. Ihre E-Mail-Adresse endet mit einer eigenen Domain, z. B. @gmail.com oder @yahoo.com. Wenn Sie solche Adresse verwenden und sie sogar auf Visitenkarten anzeigen lassen, kann sie etwas unprofessionell aussehen.
In Fortsetzung unserer Reihe Einrichten Ihres Unternehmens online ohne Codierung zeige ich Ihnen, wie Sie mit Google Apps eine wirklich anpassbare gehostete E-Mail-Lösung einrichten und konfigurieren, die Ihnen die gesamte Leistungsfähigkeit von Google Mail bietet, aber die Flexibilität bietet, Ihre eigenen E-Mails auszuführen Server.
Was ist gehostete E-Mail?
Wenn Sie Google Mail oder Yahoo nutzen! Mail, dann nutzen Sie diese Art von Service bereits. Gehostete E-Mails sind einfach der Begriff für jeden E-Mail-Anbieter, der Ihre E-Mails für Sie gehören.
Einige größere Unternehmen bevorzugen es, E-Mails selbst zu bearbeiten und zu verwalten. In der Regel verfügen sie über eigene E-Mail-Server und Redundanzformen, die sie sich leisten können, sowie über eine IT-Abteilung, die diese verwaltet und auftretende Probleme behebt.
Für Freiberufler und kleine Unternehmen wäre der Kauf von Servern und die Einstellung von IT-Mitarbeitern nur für E-Mail-Zwecke äußerst kostspielig. Gehostete E-Mail-Dienste wie Google Apps und Microsoft Office 365 sind Lösungen, die über die kostenlosen Angebote von Google Mail oder Hotmail & Outlook hinausgehen und eine kostenpflichtige Alternative darstellen, mit der Unternehmen ihre gesamte E-Mail-Infrastruktur effektiv auslagern und keine Geschäfte tätigen müssen damit überhaupt. Zahlen Sie einfach die monatlichen Kosten basierend auf der Anzahl der Benutzer. Im Gegenzug erhalten Sie einen zuverlässigen und leistungsstarken E-Mail-Service.
Wie funktioniert Google Apps?
Google Apps wurde 2006 gestartet und hat sich zu einer vollständigen gehosteten Geschäftslösung entwickelt, die viele der beliebten Google-Dienste bietet, die Sie für Sie und Ihre Mitarbeiter verwalten können. Es bietet alle Funktionen und Vorteile eines Standard-Google-Kontos und Zugriff auf Dienste wie Google Mail und Google Kalender, die jedoch alle an Ihren Domain-Namen gebunden sind.
Die größte Funktion, für die die meisten Freiberufler und Unternehmen Google Apps verwenden, ist ihr benutzerdefinierter Google Mail-Dienst. Sie haben keine @gmail.com-Adresse mehr, sondern eine, die Ihren Domain-Namen korrekt widerspiegelt. Es wird von Google Mail unterstützt, sodass Sie weiterhin alle zusätzlichen Vorteile wie die legendäre Spam-Filterung erhalten.
Google Apps for Business kostet 5 US-Dollar pro Monat ohne Mindestanzahl an Nutzern oder Verträgen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit 5 Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen sind, die ein Konto benötigen, zahlen Sie nur 25 US-Dollar pro Monat. Aufgrund der geringen Kosten und der Beliebtheit entscheiden sich viele dafür, Google Apps nur für den E-Mail-Dienst zu verwenden, und verwenden nicht unbedingt einen der anderen Google-Dienste.
Warum gehostet werden?
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum das Bezahlen Ihrer E-Mails mit Diensten wie Google Apps von Vorteil ist, insbesondere für Freiberufler oder kleine Unternehmen:
1. Branding
Es geht nur um Branding und darum, den Namen eines anderen Unternehmens für die wahrscheinlich primäre Kommunikationsform zu haben, die den falschen Eindruck erwecken kann.
Bei einem der zuvor erwähnten kostenlosen Dienste wählen Sie einfach einen Benutzernamen aus und Sie erhalten eine E-Mail-Adresse unter dem Domainnamen des Dienstes, z. B. username@gmail.com. Für den persönlichen Gebrauch ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch Freiberufler oder kleines Unternehmen sind, kann eine E-Mail-Adresse wie freelancewebdesigner@yahoo.com etwas unprofessionell erscheinen.
Es geht nur um Branding und darum, den Namen eines anderen Unternehmens für die wahrscheinlich primäre Kommunikationsform zu haben, die den falschen Eindruck erwecken kann. Es mag äußerst trivial erscheinen, aber wenn es darum geht, sich und Ihr Unternehmen zu vermarkten, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Kunden. Wenn Sie nach einem Webdesigner in London suchen und dessen E-Mail-Adresse superawesomewebdesigner1@yahoo.com lautet, würden Sie zögern?
Mithilfe von gehosteten E-Mail-Diensten können Sie Ihren eigenen Domain-Namen verwenden, um Ihren E-Mail-Adressen ein viel professionelleres Erscheinungsbild zu verleihen, insbesondere wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern arbeiten, und zu so etwas wechseln jack@superawesomewebdesigner.co.ukor jill@superawesomewebdesigner.co.uk.
2. Zuverlässigkeit
Gehostete E-Mail-Dienstanbieter wie Google verfügen über Server-Racks in mehreren Rechenzentren auf der ganzen Welt, die eine solide Zuverlässigkeit bieten. Sollte ein einzelner Server oder sogar ein Rechenzentrum Strom verlieren oder eine andere Form von Ausfallzeit erleiden, kommt es (normalerweise) zu keinem Serviceverlust, da alle anderen Server und Standorte weiterhin funktionieren und Ihre E-Mails verarbeiten. Das ist außerdem für das gehostete E-Mail-Unternehmen von Vorteil, da es Server-Upgrades und -Austausche durchführen kann, ohne dass dies Auswirkungen auf den Service hat.
Gehostete E-Mail-Dienstanbieter wie Google verfügen über Server-Racks in mehreren Rechenzentren auf der ganzen Welt, die eine solide Zuverlässigkeit bieten.
Vergleichen Sie das mit dem Betrieb Ihres eigenen Mailservers in Ihrem Büro. Während Sie vielleicht denken, dass dies eine bessere Lösung ist, weil Sie die vollständige Kontrolle haben und die Kosten für den Server einzigartig sind, würde es nicht viel kosten, Ihre E-Mails auszuschalten, und alle Probleme müssten von Ihnen behoben werden.
Sie könnten einen Stromausfall, einen Verlust der Internetverbindung oder schlimmer noch, der Server könnte einen Fehler erleiden. In jedem dieser Fälle funktionieren Ihre E-Mails sofort nicht mehr.
3. Benutzerfreundlichkeit
Das Einrichten eines gehosteten E-Mail-Dienstes ist nicht nur einfach (wie Sie gleich sehen werden), sondern die Verwaltung ist auch ein Kinderspiel. Es gibt keinen Mailserver, den Sie aktualisieren oder warten können. Dies bedeutet, dass keine unerwarteten Kosten entstehen. Sie zahlen lediglich für die Benutzer, die Sie haben, und der Rest wird vom Dienstanbieter verwaltet.
Bei allen Google Apps-Konten steht Ihnen ein Kontrollfeld zur Verfügung, mit dem Sie viele Aspekte der Funktionsweise Ihres E-Mail-Dienstes verwalten können. Dadurch haben Sie viel mehr Kontrolle als mit einem kostenlosen Konto.
Google Apps einrichten
Nachdem wir nun erklärt haben, wie ein gehosteter E-Mail-Dienst etwas detaillierter funktioniert, ist es an der Zeit, einen einzurichten.
Um einen Dienst wie Google Apps nutzen zu können, benötigen Sie Folgendes:
- ein Domainname
- Zugriff auf Ihre Domainnameneinstellungen (sogenannte DNS-Einträge)
- ca. 20 Minuten Freizeit
Es steht eine kostenlose Testversion von Google Apps zur Verfügung, die wir heute einrichten werden. Auf diese Weise können Sie den Service testen, um festzustellen, ob er Ihren Anforderungen entspricht, ohne etwas bezahlen zu müssen.
Schritt 1. Melden Sie sich bei Google Apps an
Besuchen Sie die Google Apps for Business-Seite und klicken Sie auf Kostenlose Testversion starten.
Sie werden nach einigen grundlegenden Informationen wie Ihrem Namen, Ihrer aktuellen E-Mail-Adresse und ein wenig über Sie oder Ihr Unternehmen gefragt.
Sobald Sie einige grundlegende Informationen eingegeben haben, werden Sie von Google gefragt, ob Sie Ihren eigenen Domain-Namen oder vorübergehend eine mygbiz.com-Adresse verwenden möchten. Lassen Sie uns Google mitteilen, dass wir unseren eigenen Domain-Namen verwenden möchten. Wählen Sie diese Option aus und geben Sie Ihren Domain-Namen ein.
Als Nächstes werden wir gebeten, unser erstes Konto zu erstellen. Das erste Konto bei Google Apps ist immer der Superadministrator, der Benutzer, der die meisten Änderungen vornehmen kann. Superadministratoren können Änderungen am Google Apps-Dienst vornehmen und Kennwörter zurücksetzen. Geben Sie Ihren gewünschten Benutzernamen ein, der auch Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ist, vorzugsweise eine Mischung aus Buchstaben, Groß- und Kleinschreibung, Zahlen und Symbolen.
Sobald Ihr Konto erstellt wurde, können Sie sich mit den soeben erstellten Anmeldeinformationen anmelden.
Der Zugriff auf Ihr Google Apps-Kontrollfeld erfolgt unter http://google.com/a/yourdomain.com.
Schritt 2. Überprüfen Sie Ihre Domain
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Google Apps eingerichtet. Es bleibt noch ein wenig zu tun, aber wir machen gute Fortschritte.
Im nächsten Schritt überprüfen Sie, ob Sie tatsächlich den Domainnamen besitzen, den Sie verwenden möchten. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie wir dies tun können. Da wir jedoch ohnehin einige Änderungen an Ihrem Domain-Namen vornehmen müssen, zeige ich Ihnen die beliebteste Methode.
Damit Google Ihren Domain-Besitz überprüfen kann, können wir Ihrem Domain-Namen eine kleine Information hinzufügen, die als TXT-Eintrag bezeichnet wird. Google generiert automatisch eine zufällige Zeichenfolge, die Sie als Datensatz hinzufügen können. Sobald die Änderungen aktualisiert wurden, überprüft Google Ihren Domain-Namen, um festzustellen, ob das, was Sie hinzugefügt haben, mit dem übereinstimmt, was Sie zum Hinzufügen aufgefordert haben. Wenn ja, haben Sie Ihren Domain-Namen überprüft!
Wenn wir jetzt im Google-Kontrollfeld angemeldet sind, klicken Sie auf Setup starten.
Sie werden aufgefordert, Ihre Domain zu überprüfen, um Google Apps zu aktivieren. Klicken Sie auf Domain überprüfen und wählen Sie dann Überprüfung starten.
Die von Google empfohlene Methode zum Hinzufügen eines TXT-Datensatzes ist sehr einfach, insbesondere da Google eine große Anzahl von Domain-Registraren auflistet, für die schrittweise Anleitungen bereitgestellt werden. Einige Registrare wie GoDaddy bieten eine automatische Methode, um dies für Sie zu tun, indem Sie einfach Ihre Anmeldedaten eingeben. Wenn Sie das manuell tun möchten oder wenn Ihr Registrar nicht aufgeführt ist, wählen Sie unten in der Liste Andere aus.
Kopieren Sie den im weißen Feld angezeigten Text, öffnen Sie eine neue Registerkarte und melden Sie sich bei Ihrem Domain-Registrar an. In diesem Fall werde ich mit Godaddy demonstrieren.
Wählen Sie in Ihrem Domain-Registrar Ihren Domain-Namen aus und greifen Sie dann auf den Teil seiner Site zu, über den Sie seine DNS-Einträge bearbeiten können.
Sobald Sie das gefunden haben, möchten Sie einen neuen Datensatz vom Typ TXT hinzufügen.
Fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu, geben Sie "@" als Namen ein (falls erforderlich) und fügen Sie dann den langen Text ein, den wir aus dem weißen Feld als Wert kopiert haben. Alles andere kann unberührt bleiben und die Änderungen speichern. Änderungen an DNS-Einträgen können einige Zeit dauern, aber normalerweise können Sie die Änderungen in etwa 20 Minuten überprüfen. Manchmal kann es bis zu 24 Stunden dauern, aber normalerweise ist es ziemlich augenblicklich.
Kehren Sie zu Google Apps zurück und klicken Sie nach etwa 15 bis 20 Minuten auf Domain überprüfen. Wenn es funktioniert, wird die folgende Meldung angezeigt.
Wenn nicht, müssen Sie nur etwas länger warten.
Schritt 3. Benutzer
Wenn Sie zusätzliche Benutzer benötigen, insbesondere wenn Sie von einem vorhandenen E-Mail-Dienst wechseln, können wir das über das Benutzerfenster tun. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie Benutzer aus der Hauptgruppe der Symbole.
Unter Benutzer wird eine Liste aller aktuellen Benutzer angezeigt. Wahrscheinlich ist dies vorerst nur Ihre eigene. Um einen weiteren Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie einfach oben rechts auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen, um den Vorgang zu starten.
Es gibt drei verschiedene Rechte, neue Benutzer Rechte, je nachdem, welche Methode Sie gehört.
- Laden Sie Benutzer ein, indem Sie eine E-Mail an ihre aktuelle E-Mail-Adresse senden, und lassen Sie sie den Vorgang abschließen.
- Fügen Sie einen Benutzer manuell hinzu und weisen Sie ihm einen bestimmten Benutzernamen und ein Kennwort zu.
- Zum Hinzufügen einer großen Anzahl von Benutzern können Sie eine CSV-Liste hinzufügen, die mit allen Benutzernamen und Kennwörtern formatiert ist, die Sie verwenden möchten.
Ich bevorzuge das manuelle Hinzufügen von Benutzern, damit Sie eine bestimmte Namenskonvention durchsetzen können, z. B. first.last@yourdomain.com. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie den vollständigen Namen, den Benutzernamen und entweder ein temporäres oder ein von Ihnen eingegebenes temporäres Passwort hinzufügen.
Wenn Sie keine anderen Benutzer hinzufügen möchten oder müssen, müssen Sie dies nicht tun und können jederzeit neue Benutzer hinzufügen.
Schritt 4. Konfigurieren des Mail-Routings
Sobald Ihre Domain überprüft wurde, können wir mit der Konfiguration beginnen, indem wir Google Apps als Ihren E-Mail-Anbieter verwenden. Wir benötigen erneut Zugriff auf Ihre DNS-Einträge. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auf einer anderen Registerkarte bei Ihrem Domain-Registrar angemeldet sind.
In dieser nächsten Phase wird sich die Art und Weise ändern, wie E-Mails über das Internet weitergeleitet werden. Jeder Domainname hat einen sogenannten MX-Eintrag. Diese Datensätze sind im Grunde ein Domänenname oder eine IP-Adresse eines bestimmten Mailservers. Wenn eine E-Mail an yourname@yourdomain.com gesendet wird, überprüft der Mailserver, der die E-Mail sendet, den Domainnamen yourdomain.com, um die Details des Mailservers zu ermitteln. Sobald es sie hat, wird die Nachricht an sie weitergeleitet, wo sie dann im Posteingang des Benutzers abgelegt wird. Ohne diese Datensätze funktioniert E-Mail einfach nicht.
Kehren Sie zum Hauptsteuerungsfeld von Google Apps zurück, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Dashboard klicken.
Klicken Sie auf Nächster Schritt und wählen Sie auf der nächsten Seite Google Mail einrichten aus. Es wird eine Meldung angezeigt, in der bestätigt wird, dass Sie alle Benutzer hinzufügen sollten, die Ihren E-Mail-Dienst verwenden. Wenn Sie mit den zuvor hinzugefügten Benutzern zufrieden sind (oder nur Sie selbst), klicken Sie auf Ja machen wir es!.
Sie werden aufgefordert, auszuwählen, ob Sie die Server von Google oder einen anderen Server verwenden möchten. Behalten Sie die Standardauswahl des Google-Servers bei und wählen Sie dann Weiter.
Google führt eine schnelle Überprüfung durch, um festzustellen, ob Ihre aktuellen MX-Einträge vorhanden sind. Wie Sie sehen, hat mein Domain-Name derzeit keinen. Ich habe keine E-Mail-Funktionalität.
Genau wie bei der Überprüfung Ihres Domainnamens können wir aus einer langen Liste von Domain-Registraren mit schrittweisen Anweisungen auswählen. Darüber hinaus können Registrare wie GoDaddy das automatisch konfigurieren, wenn Sie den Anweisungen folgen. Lassen Sie uns dies wie zuvor manuell tun und Andere auswählen.
Sie sehen 5 verschiedene MX-Einträge mit jeweils einer Nummer, die als Priorität bezeichnet wird. Auf diese Weise wird die E-Mail weitergeleitet. Wenn der Domain-Name überprüft wird, um festzustellen, wohin die E-Mail gehen soll, werden zuerst die E-Mails mit der höchsten Priorität versucht. Wenn dieser Server aus irgendeinem Grund nicht funktioniert, wird der nächste in der Liste versucht und so weiter. Wir müssen all diese hinzufügen, um unser Setup abzuschließen.
Wenn Sie Ihren Domain-Namen nicht für E-Mails verwendet haben, können Sie einfach alle Standard-MX-Einträge löschen und dann die Google-Einträge an ihrer Stelle hinzufügen. Denken Sie daran, die Prioritätsnummern korrekt zu halten. Wenn Sie wie bei GoDaddy zur Eingabe eines Hosts aufgefordert werden, können Sie einfach "@" eingeben, genau wie bei der Überprüfung der Domain bei Google.
Wenn Sie Ihren Domain-Namen bereits für E-Mails verwendet haben, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass E-Mails, sobald die Änderungen vorgenommen und aktualisiert wurden, über die Server von Google gesendet werden. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen aktualisieren, um die neuen Google-Server verwenden zu können.
Nun haben Sie Google Mail erfolgreich für Ihre Domain konfiguriert.
Schritt 5: Einrichten Ihres neuen Kontos
Jetzt haben wir Google Apps- und Google Mail-Dienste für unsere Domain eingerichtet. Es ist an der Zeit, Ihre bevorzugte E-Mail-App einzurichten, um diese nutzen zu können. Einer der Vorteile von Google Apps besteht darin, dass genau dieselben Einstellungen wie bei Google Mail verwendet werden. Der einzige Unterschied besteht lediglich in der Verwendung des Benutzernamens und des Kennworts.
Wenn Sie beispielsweise ein neues Konto in OS X Mountain Lion hinzufügen, wählen Sie einfach den Kontotyp Google Mail aus und geben dann unsere vollständige E-Mail-Adresse und unser Kennwort ein.
Wenn Sie sich jemals bei der Weboberfläche anmelden möchten, müssen Sie dort auch nichts Besonderes tun. Besuchen Sie einfach Google Mail und melden Sie sich mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
Sie haben neue Mail!
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Google Apps vollständig als Ihren E-Mail-Anbieter eingerichtet. Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden jetzt vollständig von Google verwaltet, es ist jedoch keine einzige @gmail.com-Adresse in Sicht. Senden Sie sich eine Test-E-Mail an eine alternative E-Mail-Adresse und antworten Sie dann, wenn Sie diese erhalten, um sicherzugehen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
Wenn dieses Setup abgeschlossen ist, müssen Sie es nie wieder ausführen, es sei denn, Sie wechseln den E-Mail-Anbieter. Alle neuen Benutzer, die Sie hinzufügen und die eine E-Mail-Adresse erhalten, können sich einfach bei der E-Mail-App ihrer Wahl anmelden und die Standard-Google Mail-Einstellungen eingeben oder gegebenenfalls Google Mail auswählen.
Jenseits von E-Mail
Google Apps bietet Funktionen, die weit über den Umfang dieses Lernprogramms hinausgehen. Eine vollständige Liste der von Google Apps bereitgestellten Funktionen finden Sie auf der Seite mit den Google Apps-Vorteilen.
Sie werden wahrscheinlich einige der zusätzlichen Funktionen wie Google Calendar, Google Contacts und Google Drive als äußerst nützlich empfinden, wenn Sie eine Reihe von Mitarbeitern haben. Ich empfehle Ihnen dringend, sich viele der anderen Dienste anzusehen, die Sie erhalten für dein Geld.
Einpacken
Google Apps bietet eine vollständige Lösung für gehostete E-Mails, die alle Vorteile und die solide Leistung, die Zuverlässigkeit von Google Mail mit der Professionalität der Verwendung Ihres eigenen Domainnamens und die Möglichkeit kombiniert, Ihre Domain mit mehr Optionen zu verwalten, als sonst verfügbar wären.
Nachdem Sie Ihre kostenlose Testversion gestartet haben und Ihr Domain-Name für Google Mail funktioniert, sehen Sie sich den Rest des Control Panels an und sehen Sie, was Google Apps sonst noch bieten könnte.
Weiterführende Literatur
