Wie man Daten in einer CSV-Datei bereinigt

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Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens steigen die Erwartungen, dass Sie datenfähig sind. Während Big Data auf Unternehmensebene hochgespielt wird, ist die Realität für Freiberufler und Kleinstunternehmensinhaber, dass Sie sich in einem bestimmten Stadium Ihrer Kundenarbeit die Hände schmutzig machen müssen, um mit Daten zu spielen.

Unabhängig davon, ob Sie Schlüsselwörter in eine Tabelle übertragen, Tweets planen, Daten zwischen Geschäftsanwendungen synchronisieren, Kontaktlisten verwalten oder Daten in eine Infografik importieren, müssen Sie wissen, wie Sie Daten aus einer Tabelle bereinigen und in einem beliebigen Format organisieren Online-App oder Software kann lesen.

Die gute Nachricht ist, dass die Fähigkeit, Daten zu verwalten und zwischen Apps zu verschieben, an sich schon eine marktfähige Fähigkeit ist. Mit ein paar Tricks können Sie auch viel Zeit sparen: Zeit, die Sie für profitablere Arbeit aufwenden könnten.

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Daten, die Sie bereinigen möchten (siehe unten für weitere Beispiele)

Was ist eine CSV-Datei?

Eine CSV-Datei ist eine "Comma Separated Value" -Datei. Diese Art von Datei nimmt alle Ihre Daten und setzt die Überschriften jeder Spalte in die erste Zeile. Anschließend werden alle Ihre Daten in nachfolgenden Zeilen aufgelistet, wobei alle nicht numerischen Daten in Anführungszeichen („wie diese“) eingeschlossen sind, gefolgt von einem Komma.

Eine CSV-Datei kann in vielen Arten von Apps und Softwareprogrammen gelesen werden. Im einfachsten Fall handelt es sich um eine Textdatei. Es nimmt alle Ihre Daten und analysiert sie (d. H. Zerlegt sie in ihre Dateneinheiten), sodass Sie die Daten dann in eine andere App zurückspeisen können.

Hier sind beispielsweise die Daten aus dem Google-Keyword-Tool für das Keyword "CSV-Datei":

Und hier ein Beispiel, wie es in einem CSV-Format aussieht:

Warum sollten Sie Ihre Daten bereinigen?

Kunden erwarten zunehmend, dass Sie Daten verwalten können, wenn Sie mit ihnen arbeiten. Beispielsweise kann von einem Freiberufler, der an der Erstellung von SEO-Inhalten für einen Kunden arbeitet, erwartet werden, dass er eine Liste der Long-Tail-Schlüsselwörter anzeigt, die in jedem für die Produktion geplanten Blog-Artikel verwendet werden, und dass diese Schlüsselwörter einer Tabelle oder einem Inhaltskalender hinzugefügt werden. Als freiberuflicher Produzent von Inhalten wird von Ihnen erwartet, dass Sie überzeugende Grafiken für Ihre Artikel erstellen. Sie können Ihren Inhalten einfache Infografiken hinzufügen, indem Sie eine CSV-Datei Ihrer Forschungsstatistik bereinigen und diese dann in ein Diagramm oder ein Infografik-Tool importieren.

Da Big Data und Opendata immer häufiger zum Einsatz kommen, können Sie den Wert Ihrer Business-Service-Angebote schnell steigern und Ihre Arbeitsbelastung verringern, indem Sie wissen, wie Daten verschoben werden.

Wenn Sie ein Kleinstunternehmen betreiben, das Social-Media-Dienste anbietet, wird von Ihnen erwartet, dass Sie Ihrem Kunden im Voraus Tweets im Wert von einer Woche anzeigen und diese dann so planen, dass sie während der Woche in regelmäßigen Abständen getwittert werden. Möglicherweise können Sie auch einen Business-Service entwickeln, mit dem Sie einem Kunden helfen, seine Kontaktdaten zwischen E-Mail, Marketingkampagnen und CRM-Software (Customer Relationship Management) synchron zu halten.

Möglicherweise ist Ihr Unternehmen so groß geworden, dass Sie eine Fakturierungs- und Buchhaltungs-App anstelle einer Tabellenkalkulation verwenden möchten. Sie können eine CSV-Datei mit all Ihren alten Finanzdaten bereinigen, sodass sie problemlos in Ihre Rechnungs-App importiert werden können, ohne dass eine Menge Daten erneut eingegeben werden müssen.

Da Big Data und Opendata immer häufiger zum Einsatz kommen, können Sie den Wert Ihrer Business-Service-Angebote schnell steigern und Ihre Arbeitsbelastung verringern, indem Sie wissen, wie Daten verschoben werden. Datenkompetenz ist eine Fähigkeit, die sehr gefragt ist und Ihnen dabei helfen kann, ein einzigartiges Wertversprechen zu erstellen. Das Bereinigen von CSV-Dateien ist von zentraler Bedeutung, um all diese Möglichkeiten optimal nutzen zu können.

1. Erstellen einer CSV-Datei aus einer Tabelle

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Tabellenkalkulationsdatei

Eine CSV-Datei ist einfach eine Tabellenkalkulationsdatei, die in einem Textformat gespeichert ist, sodass sie in ein anderes Softwareprogramm oder eine Cloud-basierte App oder ein anderes Tool verschoben werden kann. Sie müssen es also zuerst in Ihrer Tabellenkalkulationssoftware öffnen.

Wenn Sie Excel verwenden, öffnen Sie die Datei mit den Daten, die Sie verschieben möchten (Datei > Öffnen…). Wenn Sie nicht über Excel verfügen, können Sie sich mit Ihren Google-Kontodaten bei Google Drive anmelden. Google Drive bietet ein Cloud-basiertes Online-Toolset mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Öffnen Sie nach der Anmeldung Ihre Tabelle in Google Drive.

Dieselbe Tabelle in Excel (links) und Google Drive (rechts).

Schritt 2: Überprüfen Sie die Grundlagen Ihrer Datei

Stellen Sie in Excel sicher, dass Ihre Tabelle nur ein Arbeitsblatt enthält. Arbeitsblätter werden unten in Excel angezeigt. Sie heißen normalerweise Sheet1, Sheet2 usw. Stellen Sie sicher, dass nur ein Blatt vorhanden ist. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Blatt enthält, klicken Sie auf die Registerkarte für jedes weitere Blatt und stellen Sie sicher, dass auf diesen Seiten keine Daten vorhanden sind. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Registerkarten für Blatt 2 usw. und löschen Sie jedes weitere Blatt.

Schritt 3: Als CSV-Datei speichern

Wählen Sie nun in Excel Datei > Speichern unter…. Wählen Sie einen Namen für Ihre Datei und wählen Sie im Dropdown-Menü Format die Option Kommagetrennte Werte.

Wählen Sie in Google Drive Datei > Herunterladen als…. Wählen Sie im zweiten Menüfeld Kommagetrennte Werte aus und speichern Sie sie auf Ihrer Festplatte.

2. Erstellen einer CSV-Datei aus Daten in einer Online-App oder einem Webtool

Wenn Daten in einer Online-App (z. B. FreshBooks, der Rechnungs- und Buchhaltungs-App für kleine Unternehmen) oder einem Website-Tool (z. B. dem Google AdWords-Keyword-Tool) gespeichert werden, müssen zum Speichern die Importfunktionen der App oder des Tools verwendet werden die Daten in einem CSV-Dateiformat.

Schritt 1: Suchen Sie in Ihrer Online-App nach einer Datenexportoption

Wenn Sie eine CSV-Datei mit Daten in einer Online-App erstellen möchten, suchen Sie nach einer Menüoption, mit der Sie die Daten aus der App exportieren können.

In FreshBooks befindet sich dies beispielsweise im Menü Mein Konto. Nachdem Sie auf Mein Konto geklickt haben, wird ein Menü der zweiten Ebene angezeigt, in dem Sie Importieren und Exportieren auswählen können.

Wählen Sie nun CSV (Comma Separated File) neben Clients, Rechnungen, Mitarbeiter und Arbeitszeittabellen exportieren aus.

Andere Cloud-basierte Apps ordnen ihre Optionen möglicherweise anders an. Wenn unter "Konto" keine Option vorhanden ist, suchen Sie nach einem Menü "Einstellungen" oder einer Menüoption "Daten". Sie sollten in der Lage sein, eine ähnliche Menüoption zu finden, mit der Sie die online gespeicherten Daten in einer CSV-Datei speichern können.

Schritt 2: Suchen Sie in einem webbasierten Tool nach einer Menüoption "Als CSV speichern"

Suchen Sie für ein Webtool nach einer Menüoption zum Speichern. Im Google Adwords-Keyword-Tool befindet sich beispielsweise eine Schaltfläche Alle speichern über der Liste der Keyword-Ideen. Klicken Sie auf Alle speichern, um eine Kopie aller Keywords aus Ihrer Suche zu speichern.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Herunterladen. Wählen Sie Alle Suchergebnisse. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie im CSV-Format speichern können. Klicken Sie zur Bestätigung auf Download. Abhängig von der Größe der Datei kann es einige Zeit dauern, bis dies vorbereitet ist.

Schließlich wird Ihnen ein Dialogfeld angeboten, in dem Sie angeben, wo Sie die Datei speichern möchten.

Andere Online-Tools funktionieren ähnlich.

3. Bereinigung einer CSV-Datei

Nachdem Sie eine CSV-Datei haben, müssen Sie diese bereinigen und sicherstellen, dass sie überall dort lesbar ist, wo Sie sie senden möchten. In einigen Fällen möchten Sie es möglicherweise nur in einer Tabelle verwenden.

In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise die CSV-Datei bereinigen, damit Sie sie dann in eine andere Cloud-basierte App oder ein anderes Online-Tool importieren können.

Schritt 1. Excel: Importieren Sie Ihre CSV-Datei in eine Tabelle

Erstellen Sie in Excel eine neue Arbeitsmappe. Wählen Sie dann die Option Importieren aus dem Menü Datei.

Ein Dialogfeld wird angezeigt. Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei ausgewählt ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.

Sie können jetzt Ihre CSV-Datei dort auswählen, wo Sie sie gespeichert haben.

Schritt 2. Excel: Bestätigen Sie, dass Ihre Daten "begrenzt" sind.

In Excel werden Sie nun aufgefordert, die Begrenzung Ihrer Daten zu bestätigen. Das heißt, Ihre CSV-Datei wird mit Daten gefüllt, die nur durch ein Komma getrennt sind. Excel sollte automatisch erkennen können, dass dies korrekt ist. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 3. Excel: Bestätigen Sie Ihre Datenspalten

In Excel wird Ihnen nun eine Vorschau angezeigt, wie Ihre Daten in Spalten sortiert werden, basierend auf der Tatsache, dass Ihre Daten durch Kommas getrennt sind und Textelemente möglicherweise in "Anführungszeichen" eingeschlossen sind. Überprüfen Sie die Datenvorschau und wählen Sie Trennzeichenoptionen und Textqualifizierungsoptionen aus oder deaktivieren Sie sie, bis die Vorschau das erwartete Erscheinungsbild der Daten widerspiegelt. In den meisten Fällen wird dies automatisch für Sie ausgewählt. Beispielsweise weiß Excel, dass alle Textdaten ein Textqualifikationsmerkmal mit Anführungszeichen haben, sodass Sie wissen, dass beim Importieren der Daten die Anführungszeichen entfernt werden sollen. Wenn Sie mit dem Import der Daten zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 4. Excel: Bestätigen Sie die Datentypen

In Excel werden Sie nun aufgefordert, den Datentyp in jeder Zeile auszuwählen. Wählen Sie jetzt für alle Spalten Allgemein aus (wir werden jede Datenspalte nach dem Import anpassen). Überprüfen Sie die erweiterte Einstellung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten die Standardkonventionen für Zahlen in Tausendern und für Dezimalstellen widerspiegeln.

Wenn Sie beispielsweise eine US-Datenquelle verwenden, wird im Allgemeinen ein Komma verwendet, um Tausende (z. B. "1.000") zu trennen, und ein Punkt steht für Dezimalstellen. In Europa ist es umgekehrt! Abhängig von Ihrer ursprünglichen Datenquelle müssen Sie diese Einstellungen möglicherweise ändern.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die CSV-Daten in Ihre Excel-Tabelle zu importieren.

Schritt 5. Excel: Wählen Sie aus, wo Ihre Daten importiert werden sollen

Schließlich werden Sie in Excel gefragt, wo Sie die Daten importieren möchten. Wenn Sie in Schritt 1 oben eine neue Arbeitsmappe geöffnet haben, wählen Sie das bereits für Sie ausgewählte Blatt aus und klicken Sie auf OK.

Schritt 6. Google Drive: Importieren Sie Ihre CSV-Datei in eine neue Tabelle

In Google Drive können Sie die obigen Schritte 1 bis 5 in einem Dialogfeld ausführen. Erstellen Sie zunächst eine neue Tabelle im Menü Datei. Wählen Sie nun Importieren aus dem Menü Datei.

Ein Dialogfeld wird angezeigt. Wählen Sie Ihre CSV-Datei von Ihrer Festplatte aus.

Wählen Sie nun Tabelle ersetzen, da wir bereits eine neue Tabelle geöffnet haben.

Überprüfen Sie, ob in der Vorschau angezeigt wird, wie Ihre Daten in Spalten verteilt werden sollen. In den meisten Fällen wird dies automatisch korrekt eingerichtet. Wenn nicht, ändern Sie das "Trennzeichen" in "Tab" oder "Komma", um festzustellen, ob die Daten jetzt korrekt in Spalten angezeigt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um fortzufahren.

Schritt 7. Spalten aufräumen

Da wir Ihre Datentabellen bereinigen, ist dies einfacher, wenn Sie alle Ihre Daten in übersichtlichen Spalten sehen können. Passen Sie die Breite der Spalten an, um die Daten besser anzuzeigen. Bewegen Sie den Cursor zwischen die Spaltenbuchstaben oben in Excel oder Google Drive, bis sich der Cursor in ein Symbol für die Breitenbewegung verwandelt, und strecken Sie die Spaltenbreite, damit Ihre Daten leichter lesbar sind.

Schritt 8. Überprüfen Sie Ihre Kopfzeile

Überprüfen Sie nun, ob Ihre erste Zeile die richtigen Spaltenüberschriften hat. Wenn Sie einige Daten aus bestimmten Quellen importieren, haben Sie möglicherweise die Daten in der linken Spalte (der y-Achse) und die Werte in der restlichen Zeile, beginnend in der zweiten Spalte (der x-Achse). Die allererste Spalte auf der x-Achse bleibt also leer.

Beispielsweise:

Wenn dies der Fall ist, geben Sie (vorerst) eine Beschreibung für die erste Spalte ein, z. B. "Datum" oder "Monat".

Wenn Sie Ihre CSV-Daten in einer Tabelle verwenden, können Sie auch die erste Zeile als Spaltenüberschrift festlegen. Dies ist nützlich, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, bei denen Sie möglicherweise nach unten scrollen und die Überschriftenzeile nicht sehen können.

Klicken Sie in Excel im Menü Datei auf Seitenlayout. Wählen Sie im Popup-Dialogfeld im Menü die Option Blatt und klicken Sie auf die Zeile in Ihrer Tabelle, um die Spaltenüberschriften anzuzeigen. Es sollte jetzt in den Kastenzeilen angegeben werden, um oben normalerweise als $1:$1 zu wiederholen.

Wählen Sie in Google Drive im Menü Ansicht die Option Zeile einfrieren und dann Zeile einfrieren, um die Kopfzeile anzugeben.

Schritt 9. Bestätigen Sie, welche Daten Sie benötigen

Wenn Sie diese Daten bereinigen, weil Sie sie in ein anderes Online-Tool oder eine andere Online-App verschieben, überprüfen Sie die Anforderungen für den Import von Daten in Ihre Ziel-App (siehe Anwendungsbeispiele unter Abschnitt 3. Verschieben von Daten unten).

Wenn Sie Ihre CSV-Datei bereinigen, um sie in einer Tabelle freizugeben, bestätigen Sie mit Ihrem Kunden, welche Daten er anzeigen soll.

Schritt 10. Löschen Sie nicht benötigte Daten

Hinweis: Möglicherweise möchten Sie eine Kopie Ihrer Tabelle speichern, bevor Sie mit dem Löschen von Daten beginnen, nur für den Fall, dass Sie Ihre Meinung ändern oder sie später benötigen.

Entfernen Sie nun alle nicht benötigten Spalten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Keyword-Recherche in einen Inhaltskalender importieren möchten, interessieren Sie sich möglicherweise nur für die Keyword- und lokalen monatlichen Suchvolumenspalten.

Sie können die nicht benötigten Spalten löschen, indem Sie auf den Spaltenkopfbuchstaben klicken, bis die gesamte Spalte schattiert ist. Wählen Sie nun Löschen aus dem Menü Bearbeiten (in Excel) oder Löschen aus dem Menü Bearbeiten (in Google Drive).

Schritt 11. Stellen Sie sicher, dass die Datumsspalten das richtige Datumsformat haben

Überprüfen Sie erneut, wo Sie die Daten für alle Anforderungen importieren werden (siehe Abschnitt 3 Benutzerfälle unten).

Wenn Ihre CSV-Dateidaten Datumsangaben enthalten, wählen Sie die Spalte mit den Datumsangaben aus.

Wählen Sie in Excel im Menü Format die Option Zellen… aus. Wählen Sie nun Nummer aus dem Menü der oberen Reihe und Datum aus dem Menü auf der linken Seite. Wählen Sie das Datumsmenü, das den Importanforderungen entspricht, oder wählen Sie die für Sie und Ihren Kunden am besten lesbare Version aus, wenn Sie die Daten nur in Ihre eigenen Tabellen importieren.

Wählen Sie in Google Drive die Spalte aus und klicken Sie auf die Schaltfläche 123 in der Symbolleiste. Wählen Sie ein Datumsformat aus der Liste aus oder wählen Sie weitere Formate aus, um ein zusätzliches Menü mit Datumsformatoptionen anzuzeigen.

Wenn für Ihre CSV-Datei Zeiten erforderlich sind, die in den Daten enthalten sind, stellen Sie sicher, dass sie das richtige Format haben (hh: mm oder hh: mm: ss).

Wenn für Ihre CSV-Datei Datums- und Uhrzeitangaben in separaten Spalten erforderlich sind, kopieren Sie die gesamte Spalte, und formatieren Sie die erste Spalte so, dass sie nur im Datumsformat und die zweite Spalte nur im Zeitformat angezeigt wird. Der Rest der Daten wird automatisch entfernt.

Schritt 12. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlen einheitlich sind

Alle Spalten mit numerischen Daten lassen sich am besten formatieren, indem Sie die tausend Trennzeichen entfernen, sodass die Zahlen beispielsweise als 23000 und nicht als 23.000 angezeigt werden.

Wählen Sie in Excel die Spalte aus und wählen Sie erneut Zellen… aus dem Menü Format. Wählen Sie Nummer aus dem horizontalen Menü und Nummer aus dem linken Menü. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen 1000 verwenden deaktiviert ist.

Google Drive besteht darauf, tausend Trennzeichen zu verwenden. Dies hat keine Auswirkungen auf Ihre CSV-Importe, kann jedoch verwirrend sein, wenn Ihre Kunden Europäer sind. Klicken Sie auf die Spalte, um sie auszuwählen, wählen Sie die Menüoption Format und klicken Sie auf Nummer und wählen Sie dann Normal.

Schritt 13. Fügen Sie die benötigten Spalten hinzu

Überprüfen Sie die Liste der Daten, die Sie in Schritt 9 erstellt haben. Fügen Sie Ihrer Tabelle für jede dieser Spalten Spalten hinzu. Einige Online-Tools erfordern auch eine bestimmte Reihenfolge der Daten (zum Beispiel kann für die Planung von Tweets eine bestimmte Reihenfolge für Ihre CSV-Dateidaten erforderlich sein). Wenn dies der Fall ist, verschieben Sie die Spalten jetzt so, dass sie der bevorzugten Importreihenfolge entsprechen, in die Sie die Daten senden.

Stellen Sie nun sicher, dass die Spaltenüberschriften genau mit den Erwartungen Ihres Importziels übereinstimmen. Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Anführungszeichen für Überschriften oder Textdaten in Ihren Spalten.

Schritt 14. Integrieren Sie bereinigte Daten in Ihre Arbeitsblätter

In einigen Fällen, z. B. beim Bereinigen Ihrer Keyword-Daten, möchten Sie diese möglicherweise keiner anderen Zielquelle als einem Inhaltskalender hinzufügen. Speichern Sie eine Kopie Ihrer Tabelle als Sicherungsdatei und wählen Sie dann die Spalten aus, die Sie in Ihren Inhaltskalender verschieben möchten. Kopieren Sie diese Spalten jetzt und fügen Sie sie in ihre Zieltabelle ein.

Schritt 15. Speichern Sie bereinigte Daten als CSV-Datei, die zum Import in ein Online-Tool bereit ist

Wenn das endgültige Ziel für Ihre bereinigten Daten darin besteht, sie einem anderen Programm hinzuzufügen, können Sie diese Tabelle jetzt als CSV-Datei speichern, damit Sie sie in eine Online-App oder ein Webtool importieren können.

Wiederholen Sie Abschnitt 1 Erstellen einer CSV-Datei aus einer Tabelle erneut.

4. Verschieben von Daten aus einer CSV-Datei in eine Online-App oder ein Web-Tool

In vielen Fällen müssen Sie Ihre Daten in eine andere Online-App oder ein anderes Webtool verschieben, um Ihre Arbeit abzuschließen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten von der App gelesen werden können, zu der Sie sie hinzufügen, überprüfen Sie alle Anforderungen, welche Spalten und Daten enthalten sein müssen.

Suchen Sie nach einer Menüoption wie "Konto", "Einstellungen" oder "Daten" und überprüfen Sie die Informationen zu den Importdaten. Alternativ können Sie den Hilfeabschnitt der App / des Web-Tools überprüfen. Suchen Sie nach den zu verwendenden Spaltenüberschriften und dem erforderlichen Format für jede Datenspalte. Wenn Sie beispielsweise Daten zu einem Google Kalender hinzufügen, benötigen Sie Spalten für Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit, Betreff und (optional) Veranstaltungsort.

Wenn Sie hingegen Daten zu Ihrer Projektarbeit in eine Zeiterfassungs-App wie Toggl importieren, möchten diese eine Spalte für die Startzeit. Anstelle der Endzeit benötigen Sie jedoch eine Spalte für die Aufgabendauer, in der Sie angeben Wie viel Zeit wurde für die Aufgabe aufgewendet und nicht für die Endzeit.

Jede Online-App und jedes Webtool kann geringfügig voneinander abweichen. Wenn Sie also Daten in CSV-Dateien bereinigen können, müssen Sie sich mit der Benutzerdokumentation und den Online-Anleitungen zum Importieren von Daten vertraut machen.

Was sind Ihre Datenanforderungen?

Was sind Ihre aktuellen Datenanforderungen? Haben Sie CSV-formatierte Dateien verwendet, um wichtige Daten für Ihr Unternehmen von einer Anwendung in eine andere zu verschieben? Teilen Sie uns Ihre Datenprojekte in den Kommentaren unten mit.