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9 Beste Practices für Gruppen-E-Mail-Threads: Bessere Konversationen führen

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Read Time: 11 mins

German (Deutsch) translation by Valentina (you can also view the original English article)

Viele E-Mail-Systeme wie Google Mail, Yahoo! und Outlook ermöglichen E-Mail-Threads. Unabhängig davon, ob Sie Ihr eigenes Unternehmen führen oder für ein Unternehmen arbeiten, sind Thread-Nachrichten ein hervorragendes Tool, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Ihres Teams über Projektinformationen auf dem Laufenden sind.

In diesem Tutorial stelle ich Ihnen neun bewährte Methoden zum ordnungsgemäßen Einrichten und Verwenden von E-Mail-Threads zur Verfügung, damit Sie die Konversationen am Laufen halten und sicherstellen können, dass Sie nur wichtige Nachrichten an die Teammitglieder senden, die Sie erreichen müssen.

Group email threadingGroup email threadingGroup email threading
Gruppen-E-Mail-Threading (Grafiken)

Hinweis: Während die Desktop-Version von Google Mail hier verwendet wird, um diese Gruppen-E-Mail-Prinzipien zu veranschaulichen, gelten viele davon auch für andere gängige E-Mail-Systeme.

Was ist ein E-Mail-Thread?

Ein E-Mail-Thread behandelt verwandte E-Mails wie eine Diskussion, indem verwandte E-Mails in Ihrem Posteingang zusammengehalten werden. In Google Mail müssen Sie zum Beantworten einer E-Mail lediglich auf Allen antworten klicken, um eine Diskussionsrunde zu erstellen.

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie einen E-Mail-Konversationsthread verwenden. Wenn Sie in Google Mail die Betreffzeile ändern können, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, wird die E-Mail mit der geänderten Betreffzeile zu einem neuen Thread. Die Nachricht ist nicht länger Teil des ursprünglichen Threads, auch wenn sie sich auf das Thema bezieht.

Viele Geschäftsleute lieben das E-Mail-Threading und empfehlen ihre Verwendung aus folgenden Gründen:

  • Reduziert die Unordnung im E-Mail-Posteingang. Wenn Sie ohne E-Mail-Thread eine Original-E-Mail mit zehn Antworten haben, werden in Ihrem E-Mail-Posteingang 11 verschiedene Nachrichten angezeigt. Wenn Sie einen Gruppen-E-Mail-Thread verwenden, wird in Ihrem Posteingang nur die ursprüngliche E-Mail mit der Anzahl der Antworten in Klammern angezeigt.
  • Hält verwandte E-Mails zusammen. Die meisten von uns erhalten viele E-Mails. Es kann leicht sein, eine wichtige E-Mail zu verpassen oder den Überblick darüber zu verlieren, wovon ein Absender spricht.
  • Hält alle auf dem Laufenden. Viele Projekte verwenden Teams. Mit Thread-E-Mails kann der Teamleiter eine Frage beantworten und jeder im Team sieht sowohl die Frage als auch die Antwort.
Gmail Email Threaded ConversationGmail Email Threaded ConversationGmail Email Threaded Conversation
E-Mail mit Thread im Posteingang von Google Mail

Die obige E-Mail ist eine Thread-Konversation über XYZ Project, wie sie im Google Mail-Posteingang angezeigt wird. Es gibt vier Teilnehmer an der Konversation, obwohl nur drei angezeigt werden. Der Thread enthält sechs Nachrichten, die durch die Ziffer 6 in Klammern nach der Teilnehmerliste gekennzeichnet sind.

Trotz der Vorteile können Thread-E-Mails einige Nachteile haben. Hier sind einige:

  • Verteilerliste ist zu groß. Wenn dem Thread unnötig Personen hinzugefügt werden, kann dies diese Personen ärgern und dazu führen, dass sich der Thread mit Fragen füllt.
  • Der Faden ist zu lang. Manchmal wird ein Thread so lang, dass es ewig dauert, bis zum Anfang zu scrollen und die gesamte Konversation zu verfolgen.
  • Einige E-Mail-Systeme unterstützen keine Threads. Wenn Sie eine Thread-E-Mail an ein Teammitglied senden, dessen E-Mail-System keine Threads verwendet, wird diese als neue E-Mail in ihrem System angezeigt.

Einige dieser Nachteile werden später in diesem Lernprogramm mit unserer Best-Practice-Liste behoben. Lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, wie Sie E-Mail-Threading erstellen und verwenden.

Weitere Informationen zu allen Arten von E-Mails finden Sie in unserer Auswahl an E-Mail-Tutorials zu Envato Tuts+.

Wie kann man einen E-Mail-Thread verwenden? 

Es gibt drei grundlegende Techniken, die Sie verstehen müssen, um E-Mail-Threads verwenden zu können:

  1. Wie kann man einen E-Mail-Thread aktivieren oder deaktivieren?
  2. Wie kann man die Empfänger eines E-Mail-Threads ändern?
  3. Wie kann man eine Thread-Konversation stumm schalten?

Lassen Sie uns jede dieser Techniken separat untersuchen. Hier ist eine Kurzanleitung zu einigen Grundlagen von Google Mail:

So aktivieren oder deaktivieren Sie einen E-Mail-Thread

Wenn Sie Google Mail verwenden, haben Sie Glück. Thread-Nachrichten, auch als Konversationsansicht bezeichnet, sind die Standardeinstellungen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Thread-Nachrichten ein- oder auszuschalten:

Klicken Sie ganz rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Einstellungen, um das Menü Einstellungen anzuzeigen.

Gmail Settings menuGmail Settings menuGmail Settings menu
Menü "Google Mail-Einstellungen"

Scrollen Sie nach unten zur Option Konversationsansicht. Wählen Sie die Umschalttaste, um die Konversationsansicht ein- oder auszuschalten.

Gmail Conversation View optionGmail Conversation View optionGmail Conversation View option
Google Mail-Konversationsansicht auf

In vielen anderen E-Mail-Systemen können Sie auch Thread-Nachrichten verwenden. In Yahoo! Mail zum Beispiel ist der Prozess Google Mail sehr ähnlich. Sie können Thread-Nachrichten ein- oder ausschalten, indem Sie Konversationen über das Menü Einstellungen aktivieren (oder deaktivieren).

So ändern Sie die Empfänger eines E-Mail-Threads

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie jemanden aus einem Thread-Gespräch ausgeschlossen haben, der einbezogen werden sollte. Oder Sie möchten möglicherweise jemanden aus dem Thread entfernen, da er nicht mehr am Projekt arbeitet.

Wenn Sie Google Mail verwenden, ist es einfach, einen Empfänger zu einem E-Mail-Thread hinzuzufügen oder aus einem E-Mail-Thread zu entfernen. Sie müssen nur das Cc-Feld bearbeiten, bevor Sie Ihre nächste Antwort an den Thread senden.

1. Fügen Sie einen Kontakt hinzu

So fügen Sie einer Thread-Nachricht in Google Mail einen Kontakt hinzu:

Klicken Sie unten in der Nachricht auf Allen antworten.

Gmail Reply to allGmail Reply to allGmail Reply to all
Google Mail Antwort auf alle Auswahl

Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld, an der sich die E-Mail-Adressen befinden, sodass Sie das Feld An und das Feld Cc sehen. Klicken Sie anschließend auf Cc, um Ihre Kontaktliste anzuzeigen. Aktivieren Sie abschließend das Kontrollkästchen neben dem Kontakt, den Sie dem Nachrichtenthread hinzufügen möchten.

Select contactSelect contactSelect contact
Kontakt auswählen

Geben Sie die Nachricht ein und senden Sie sie wie gewohnt.

2. Entfernen Sie einen Kontakt

So entfernen Sie einen Kontakt aus einer Thread-Nachricht in Google Mail:

Klicken Sie unten in der Nachricht auf Allen antworten. Klicken Sie anschließend auf eine beliebige Stelle im Feld, in der sich die E-Mail-Adressen befinden, sodass Sie das Feld An und Cc sehen. Sie sollten auch eine Liste von E-Mail-Adressen mit einem "x" nach jedem Namen sehen.

Remove contact in GmailRemove contact in GmailRemove contact in Gmail
Kontakt in Google Mail entfernen

Klicken Sie auf das "x" hinter dem Namen der Person, die Sie aus dem Thread entfernen möchten. Geben Sie die Nachricht ein und senden Sie sie wie gewohnt.

Achtung: Wenn Sie jemanden aus dem E-Mail-Thread entfernen, erhält die Person keine Nachrichten mehr aus dem Thread. Sie werden nicht wissen, dass sie gelöscht wurden, oder haben die Möglichkeit, um Aufnahme zu bitten. Bevor Sie jemanden aus einem Thread-Gespräch löschen, sollten Sie überprüfen, ob es ihm etwas ausmacht, entfernt zu werden.

Tipp: Sie können eine private E-Mail innerhalb eines Threads senden, indem Sie alle Empfänger außer der Person entfernen, die die Nachricht erhalten möchte. Wenn Sie bereit sind, erneut eine Nachricht an alle Empfänger zu senden, wählen Sie in der Nachricht vor der privaten Nachricht einfach Auf alle antworten aus. (Wenn Sie in der privaten Nachricht die Option Allen antworten auswählen, erhält nur der einzelne Empfänger die neue Nachricht.)

Wie kann man ein Thread-Gespräch stumm schalten? 

Was ist, wenn Sie in ein Thread-Gespräch eingebunden sind, aber für einige Wochen eine Pause vom Projekt einlegen? Möglicherweise möchten Sie im Urlaub keine Projekt-E-Mails erhalten.

Mit Google Mail (und vielen anderen E-Mail-Systemen) können Sie eine Thread-Konversation stummschalten. Wenn Sie die Konversation stummschalten, werden die mit der Konversation verbundenen Nachrichten nicht angezeigt.

Wenn Sie zur Arbeit zurückkehren und bereit sind, sich wieder dem Projekt anzuschließen, können Sie die Stummschaltung der Konversation aufheben.

So schalten Sie eine Konversation in Google Mail stumm:

Öffnen Sie Ihren Google Mail-Posteingang und wählen Sie die Nachricht aus, die Sie stummschalten möchten. Klicken Sie anschließend oben in Ihrem Posteingang auf die Schaltfläche Mehr.

Apply MuteApply MuteApply Mute
Stummschalten anwenden

Klicken Sie unten im Popup-Menü auf die Option Stumm.

Die Konversation wird von der Registerkarte "Primär" Ihres Posteingangs entfernt.

Es ist genauso einfach, die Konversation aufzuheben:

Klicken Sie links in Ihrem Posteingang auf die Option Mehr. Es befindet sich unter der Option Entwürfe. Klicken Sie anschließend auf die Option Alle E-Mails. Alle Nachrichten werden angezeigt, einschließlich der Nachrichten im Entwurfsordner und der Stummschaltungen.

Unmute email threadsUnmute email threadsUnmute email threads
Deaktivieren Sie die Stummschaltung von E-Mail-Threads

Wählen Sie die Nachricht aus, deren Stummschaltung Sie aufheben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr. Wählen Sie als Nächstes die Option Stummschaltung aufheben unten im Popup-Menü. Diese Konversation wird in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn das nächste Mal eine Nachricht hinzugefügt wird.

Wenn Sie nicht auf eine neue Nachricht warten möchten, um die Konversation in Ihrem Posteingang anzuzeigen, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie auf die Option In Posteingang verschieben.

9 Best Practices für Gruppen-E-Mail-Threads

Lassen Sie uns einige bewährte Methoden für Thread-Nachrichten untersuchen:

1. Legen Sie die Grundregeln fest

Wenn Sie Thread-Nachrichten verwenden möchten, sollten Sie zunächst Grundregeln festlegen. Rufen Sie eine Besprechung von Teammitgliedern an und besprechen Sie, wie die Thread-Nachricht verwendet werden soll. Beheben Sie Probleme wie die Häufigkeit des Sendens einer Nachricht, das Hinzufügen eines Kontakts und die Art der Nachrichten, die nicht im Thread enthalten sein sollten.

Wenn Sie sich nicht mit Ihrem Team treffen können, sollten Sie die Grundregeln als erste Nachricht im Gruppenkonversationsthread senden. Denken Sie daran, dass Ihre erste Nachricht am Ende der Thread-Nachricht in Google Mail angezeigt wird. Mitglieder müssen nach unten scrollen, um darauf zu verweisen.

2. Bleiben Sie beim Thema

Ein Grund dafür, dass Nachrichtenthreads zu lang werden, besteht darin, dass die Teammitglieder vom ursprünglichen Gesprächsthema abweichen. Achten Sie beim Festlegen der Grundregeln darauf, wie wichtig es ist, sich an das Thema zu halten.

Mitglieder sollten nur Fragen hinzufügen, wenn sie mehr als eine Person betreffen. Eine persönliche Frage wie "Kann ich den Nachmittag für einen Arzttermin frei haben?" Fügt der Konversation keinen Wert hinzu. Diese Nachrichten sollten nicht im E-Mail-Thread enthalten sein. Sie sollten eher als Direktnachrichten an den vorgesehenen Empfänger gesendet werden.

3. Vermeiden Sie zu viele Antworten

Zu viele Antworten können den Thread überladen und es länger und schwieriger machen, ihm zu folgen. Wenn Sie die Grundregeln festlegen, legen Sie fest, wie oft Nachrichten gesendet werden sollen. Beispielsweise profitieren die meisten Projekte davon, wenn dem Konversationsthread wöchentliche Status hinzugefügt werden.

Ein Wort wie "Danke", "Okay" oder "Verstanden" bringt wenig Wert in die Konversation. Wenn jede Person in einem fünfköpfigen Team eine solche Nachricht senden würde, würden dem Konversationsthread fünf neue Nachrichten hinzugefügt.

4. Fügen Sie Kontakte mit Sorgfalt hinzu

Die Personen, die in Ihrer Nachricht enthalten sind, sind Ihre Teilnehmer. Diese Personen können die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Personen sehen. Dies sind die Personen, die am Konversationsthread teilnehmen.

Es kann vorkommen, dass Sie möchten, dass jemand die Konversation sieht, aber nicht mitmacht. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass Ihr Chef den E-Mail-Thread sieht, obwohl Ihr Chef nicht direkt am Projekt beteiligt ist. Durch Hinzufügen einer Person zum Bc-Feld kann diese Person die Konversation anzeigen, ohne dass andere dies bemerken.

5. Verwenden Sie ein E-Mail-Tool

Mithilfe von E-Mail-Tools können Sie mehr aus Ihrem E-Mail-System herausholen. Nutzen Sie diese E-Mail-Add-Ons, wenn Sie sie hilfreich finden. Hier sind zwei Beispiele für nützliche E-Mail-Tools:

  • Rapportiv. Mit dieser App können Sie LinkedIn-Informationen in Ihrem E-Mail-Kontaktfeld anzeigen. Rapportive lässt sich in viele E-Mail-Systeme integrieren, einschließlich Google Mail.
  • Boomerang. Mit dieser Google Mail-Add-On-App können Sie festlegen, dass eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt gesendet wird. Boomerang ist hilfreich für Teamleiter, die steuern möchten, wann Mitglieder Ankündigungen erhalten.

6. In einen Ordner filtern

Ordner (in Google Mail als Labels bezeichnet) sind eine einfache Möglichkeit, Ihre projektbezogenen E-Mails zu verfolgen. Sie können sie nach einem Etikett(Ordner) filtern. Ihre Etiketten werden auf der linken Seite Ihres Posteingangs angezeigt. Sie können sie auch so einrichten, dass sie oben in Ihrem Posteingang angezeigt werden.

Anstelle Ihres Posteingangs wird Ihre projektbezogene Nachricht dann direkt in Ihren Projektordner verschoben.

Wenn Sie viele Gespräche führen, können Labels Ihre Dateien organisiert halten. So richten Sie Beschriftungen in Google Mail ein:

  1. Öffnen Sie den Posteingang und wählen Sie die Thread-Nachricht aus, die Sie in einem Ordner sortieren möchten.
  2. Wenn die ausgewählte Nachricht geöffnet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Beschriftung über der Nachricht.
Manage labelsManage labelsManage labels
Beschriftungen verwalten

Wählen Sie im Popup-Menü die Option Beschriftungen verwalten. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den Namen Ihres neuen Etiketts ein.

Type new label nameType new label nameType new label name
Geben Sie den neuen Labelnamen ein

Alle zukünftigen E-Mail-Nachrichten in diesem Konversationsthread werden an das von Ihnen erstellte Projektetikett (Ordner) gesendet.

7. Seien Sie professionell

Immer wenn E-Mails verwendet werden, besteht die Versuchung, schnell und ohne nachzudenken zu antworten. Sie können auch Emotionen in die Diskussion einfließen lassen, ohne es zu merken, was sich auf die Moral des Teams auswirken kann.

Überprüfen Sie immer Ihre E-Mail-Antworten, bevor Sie sie dem Thread hinzufügen. Denken Sie daran, dass eine unprofessionelle E-Mail Sie schlecht widerspiegelt.

Weitere Informationen zum Erstellen professioneller E-Mails finden Sie in den folgenden Envato Tuts+ -Tutorials:

8. Löschen Sie nicht verwandte Nachrichten

Trotz Ihrer Bemühungen können sich einige nicht verwandte Nachrichten in den Gruppenkonversationsthread einschleichen. Mach dir keine Sorgen. Viele E-Mail-Systeme wie Google Mail und Yahoo! Mit Mail können Sie unerwünschte Nachrichten aus dem Thread löschen, ohne die gesamte Konversation zu entfernen.

So löschen Sie eine unerwünschte Nachricht mit Google Mail:

  1. Öffnen Sie die E-Mail und scrollen Sie zu der Nachricht, die Sie entfernen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der oberen rechten Ecke der Nachricht.
Delete this MessageDelete this MessageDelete this Message
Löschen Sie eine Nachricht aus Ihrem Thread

Wählen Sie im Popup-Menü die Option Diese Nachricht löschen.

Hinweis: Wenn einige Teammitglieder ein E-Mail-System verwenden, das keine Thread-Nachrichten unterstützt, ist die gelöschte Nachricht möglicherweise noch in ihrem E-Mail-System vorhanden.

9. Wissen, wann Sie aufhören müssen

Wenn Sie es gewohnt sind, Gruppen-E-Mail-Threading zu verwenden, um bestimmte Kollegen zu erreichen, kann es verlockend sein, den Thread nach Bedarf am Laufen zu halten. Tu es nicht.

Eine gute Faustregel ist, die Projektdiskussion zu beenden, wenn das Projekt endet. Selbst wenn Sie ein neues Projekt mit denselben Teammitgliedern starten, verwenden Sie nicht den alten Gruppen-E-Mail-Thread, da er sonst unüberschaubar lang werden kann. Starten Sie stattdessen einen neuen Thread.

Abschluss

E-Mail ist wichtig. Es ist ein großer Teil der gesamten Geschäftskommunikation. Indem Sie lernen, wie Sie Ihr E-Mail-Tool gut verwenden, können Sie Ihre Geschäftskommunikation effektiver verwalten.

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