Wie kann man die Remote-Teamkommunikation mit monday.com verbessern?

Sie überprüfen Ihre E-Mails erneut.

Es ist mehr als 24 Stunden her, seit Sie Ihrem Kollegen eine E-Mail gesendet haben. Obwohl er auf einem anderen Kontinent mit einer Zeitzone fünf Stunden hinter Ihrer lebt, sollte er Ihre E-Mail inzwischen gesehen haben.

Endlich können Sie nicht länger warten. Sie private Nachricht ihn. "Hey, hab mal nachgesehen, hast du meine E-Mail gesehen?"

"Nein, sorry, ich muss es verpasst haben. Ich werde jetzt danach suchen. Was war die Betreffzeile? " er antwortet.

Dies ist nur ein Beispiel für die vielen Kommunikationsherausforderungen, denen Remote-Teams täglich gegenüberstehen.

Kommunikation ist in einem traditionellen Team schwierig genug. Überall auf der Welt verstreut zu sein, erhöht die Komplexität.

Wenn Ihnen eine Frage in den Sinn kommt, können Sie nicht einfach in die Kabine eines Teammitglieds springen, um sie zu stellen.

Sicher, Sie könnten eine kurze E-Mail oder eine private Nachricht abfeuern ... aber wenn es für sie gerade mitten in der Nacht ist, wer weiß, wann sie es überhaupt sehen wird?

Glücklicherweise helfen Kollaborationsplattformen wie monday.com Remote-Teams, diese Herausforderungen zu meistern.

monday.com bietet einen zentralen, visuellen Hub für die gesamte Kommunikation Ihres Remote-Teams. Senden Sie kontextspezifische Nachrichten, teilen Sie Dateien, delegieren und überwachen Sie Aufgaben, führen Sie fortlaufende virtuelle Diskussionen - alles an einem Ort.

Kommunikationsherausforderungen von Remote-Teams (und Wie kann man sie mit monday.com überwinden?)

Geografische Entfernung, Zeitzonenunterschiede und manchmal sogar Sprachbarrieren stellen entfernte Teams täglich vor Herausforderungen. All dies kann zu Missverständnissen, Terminüberschreitungen, Produktivitätsverlusten und Arbeitsausfällen führen.

Diese Herausforderungen manifestieren sich auf unterschiedliche Weise:

• E-Mail-Posteingang überwältigen. Sie empfangen und senden zu viele E-Mails und haben Schwierigkeiten, den Überblick über einen überfüllten Posteingang und kilometerlange E-Mail-Threads zu behalten.
• Verlorene E-Mails und Nachrichten. Aus irgendeinem Grund sieht der Empfänger Ihre E-Mail oder PM nicht und Sie finden es erst heraus, wenn Sie verzweifelt genug sind, um sie zu belästigen. Oder Sie dachten, Sie hätten bereits auf eine Nachricht geantwortet, als Sie sie tatsächlich vergessen hatten.
• Ineffiziente Dateifreigabe. Hin- und Her-E-Mail-Versand von Dateien, nur um sie nur schwer zu finden, wenn Sie sie benötigen. Sicher, E-Mail- und Chat-Apps verfügen über eine Suchfunktion, aber sie funktionieren nicht gut, wenn Sie sich an nichts über den Dateinamen erinnern können.
• Mangelnde Sichtbarkeit. Ohne einen echten Wasserkühler oder Flure, in denen Kollegen aufeinander treffen und Geschichten austauschen können, landen Teams und Einzelpersonen in Silos. Die Leute wissen nicht, woran andere Leute in der Organisation arbeiten.
• Disjunkte Gespräche. Wenn Personen zu unterschiedlichen Zeiten ein- und auschecken, kann es leicht passieren, dass sie den Kontext einer Diskussion aus den Augen verlieren.

Jedes Remote-Team kann diese Herausforderungen bewältigen, indem es seine Kommunikation auf monday.com zentralisiert.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie.

1. Senden Sie kontextspezifische Nachrichten

Ihr Hauptkommunikationswerkzeug auf monday.com ist das Update.

Ein Update ist eine Notiz, ein Kommentar oder eine Nachricht, die immer kontextspezifisch ist, da sie über ein Board-Element veröffentlicht wird.

So veröffentlichen Sie ein Update

Um ein Update zu veröffentlichen, klicken Sie auf das Sprachsymbol eines Elements oder einer Aufgabe. Das Feld Update wird geöffnet.

Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein.

Adressieren Sie bestimmte Personen, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen

Verwenden Sie @mention, damit Ihre Nachricht in der Benachrichtigungsglocke des Empfängers angezeigt wird, wenn er sich in seinem Konto bei monday.com anmeldet.

Sie können einzelne Personen, Teams oder alle Personen des Kontos mit @mention versehen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Augensymbol, um zu sehen, wer ein Update gesehen hat.

In einem Update können Sie viel tun. Sie können:

• Fügen Sie eine Checkliste hinzu, die sich perfekt für Aufgaben mit Unteraufgaben eignet, die zu klein sind, um ein eigenes Element auf der Tafel zu sein.
• Fügen Sie Hyperlinks ein, um Webseiten einfach freizugeben.
• Betten Sie ein GIF aus der Giphy-Bibliothek ein, ohne monday.com verlassen zu müssen.

• Hängen Sie Dateien von Ihrem Computer, Google Drive, Dropbox oder Box.com an. (Für eine bessere Dateiverwaltung bevorzuge ich jedoch die Verwendung von Dateiboxen. Mehr dazu weiter unten.)

2. Verpassen Sie niemals eine Nachricht

Solange Sie und Ihre Kollegen sich in Ihrem Konto anmelden und Ihre Benachrichtigungen eingerichtet haben, ist es nahezu unmöglich, eine über monday.com gesendete Nachricht zu verpassen.

Auf Anhieb liefert monday.com zwei Arten von Benachrichtigungen, wenn Sie sich in Ihrem Konto anmelden: den Posteingang und die Benachrichtigungsglocke. Wenn Sie diese beiden Elemente immer überprüfen, verpassen Sie nichts.

Überprüfen Sie Ihren monday.com-Posteingang

Standardmäßig erhalten Sie im Posteingang einen Newsfeed über die gesamte Kommunikation innerhalb der von Ihnen abonnierten Boards. Dies schließt Elemente ein, die Ihnen nicht zugewiesen wurden oder die Sie nicht erwähnen.

Um Ihren Posteingang anzuzeigen, klicken Sie in Ihrem Haupt-Dashboard von monday.com in der linken Seitenleiste auf Posteingang. Klicken Sie auf das Häkchen neben einem Update, um es als gelesen zu markieren und aus dem Feed zu entfernen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Boards abonniert haben, über die Sie auf dem Laufenden bleiben möchten. Um ein Board zu abonnieren, öffnen Sie das Board. Klicken Sie oben auf der Tafel auf das Personensymbol. Ein Dialogfeld wird geöffnet.

Geben Sie Ihren Namen in das Feld ein oder wählen Sie Ihren Namen aus der Dropdown-Liste aus.

Sie werden jetzt zur Liste der Abonnenten dieses Boards hinzugefügt. Daher werden die Updates dieses Boards in Ihrem monday.com-Posteingang angezeigt.

Alternativ können Sie bei geöffnetem Posteingang zu einer der vier Optionen für die Ansicht des Posteingangs wechseln. Diese befinden sich auf der rechten Seite Ihres Posteingangs.

• Posteingangsaktualisierungen. Siehe Aktualisierungen aller von Ihnen abonnierten Boards (dies ist die Standardansicht).
• Ich wurde erwähnt. Sehen Sie nur die Updates, die Sie @ erwähnen.
• Alle Updates von [Kontoname]. Alle Updates in Ihrem Konto bei monday.com anzeigen.
• Mit Lesezeichen versehene Updates. Siehe Aktualisierungen, die Sie mit einem Lesezeichen versehen haben.

Unter den Optionen für die Posteingangsansicht können Sie Ihren Posteingang auch nach Board filtern. Klicken Sie auf den Namen eines Boards, um nur die Updates in diesem Board anzuzeigen.

In Ihrem Posteingang können Sie Updates lesen und darauf reagieren, ohne zu einzelnen Boards wechseln zu müssen. Sie haben keine Textformatierung, Hyperlinks oder Checklisten. Sie können jedoch weiterhin Dateien anhängen, ein GIF einbetten und @mention-Personen.

Überprüfen Sie Ihre Benachrichtigungsglocke

Die Benachrichtigungsglocke informiert Sie über alle Aktivitäten in Ihrem monday.com-Konto, die sich auf Sie beziehen. Dazu gehören Zeiten, in denen jemand:

• hat dich zu einem Board hinzugefügt
• Ihnen eine Aufgabe zugewiesen
• @mentioned Sie in einem Update 
• hat auf Ihr Update geantwortet
• mochte Ihr Update

Um Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, klicken Sie oben links auf dem Bildschirm von monday.com auf das Symbol Benachrichtigungsglocke. Die Nummer neben der Glocke gibt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen an.

Durch Klicken auf die Nachricht (in Fettdruck) gelangen Sie zum Update.

E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

Neben dem Posteingang und der Benachrichtigungsglocke können Sie auch Benachrichtigungen per E-Mail erhalten.

Um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, gehen Sie zu Ihrem Profil. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Ihr Profilbild. Klicken Sie dann auf Mein Profil.

Klicken Sie auf Benachrichtigungen und platzieren Sie die Prüfung neben den E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten möchten.

Wie Sie sehen, können Sie auch Desktop-Benachrichtigungen aktivieren und sich für tägliche Updates per E-Mail entscheiden.

Suchen Sie nach Elementen, die eine Antwort benötigen

Hier ist eine weitere einfache Möglichkeit, die Kommunikation zu verpassen, die möglicherweise auf eine Antwort wartet: Verwenden Sie "Alles durchsuchen".

Klicken Sie auf das Suchsymbol in der linken Seitenleiste. Dies bringt Sie zur Ansicht Alles durchsuchen.

Klicken Sie unter Schnellsuche auf @ Ich wurde erwähnt und habe nicht geantwortet.

Jetzt sehen Sie alle Updates, die Sie erwähnt haben und auf die Sie noch nicht geantwortet haben. Wenn Sie auf die Nachricht selbst klicken, gelangen Sie zum Update, wo Sie eine Antwort veröffentlichen können.

3. Teilen Sie Informationen und Dateien mit Infoboxen

Über den Austausch von Nachrichten mit Ihren Teamkollegen hinaus können Sie Informationen veröffentlichen, auf die sie jederzeit über Infoboxen zugreifen können. Infoboxen können Notizen, Dateien oder Fragen und Antworten enthalten.

Klicken Sie zum Öffnen von Infoboxen auf das Sprechblasen-Symbol in einem Element. Das Dialogfeld "Updates" wird rechts geöffnet. Klicken Sie auf Infoboxen.

Teilen Sie kontextbasierte Notizen

Um Notizen freizugeben, klicken Sie im Dialogfeld Infofelder auf Notiz hinzufügen.

Das Feld Notiz wird geöffnet. Wie im Feld Updates können Sie Textformatierungen, Hyperlinks, Tabellen und Anhänge hinzufügen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, eine Checkliste hinzuzufügen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Dateien teilen

Wie oben erwähnt, optimiert monday.com auch die Dateifreigabe und erleichtert es Ihnen und Ihren Kollegen, Dateien jederzeit zu finden - ohne durch Streams von E-Mail- oder Chat-Konversationen zu blättern. Aus diesem Grund ist es besser, Dateien über Infoboxen freizugeben, als sie an ein Update anzuhängen.

Klicken Sie zum Freigeben einer Datei in den Infoboxen auf Dateien hinzufügen > Datei hinzufügen. Suchen Sie dann die Datei auf Ihrem Computer und klicken Sie auf Öffnen.

Sie können der Datei auch eine Notiz hinzufügen, um anderen mitzuteilen, worum es geht und warum dies für sie nützlich sein kann. Klicken Sie auf das Feld unter der Spalte Notizen und geben Sie Ihre Notiz ein.

Fragen und Antworten hinzufügen

Bei einigen Board-Elementen kann eine Q&A-Box hilfreich sein. Sie können dies beispielsweise verwenden, um häufig gestellte Fragen zu einem Artikel zu stellen. So müssen Sie nicht immer wieder auf dieselben Fragen antworten.

Um Fragen und Antworten hinzuzufügen, klicken Sie in den Infoboxen auf Fragen und Antworten hinzufügen. Geben Sie die Frage in das Feld Frage und die entsprechende Antwort in das Textfeld Antwort ein.

Das Textfeld Antwort ähnelt dem Feld Notizen. Sie können den Text formatieren, Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummern hinzufügen, eine Tabelle einfügen und Hyperlinks einfügen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

4. Kommunizieren Sie unterwegs

Wenn Sie viel Zeit außerhalb Ihres monday.com-Kontos oder außerhalb Ihrer Tastatur verbringen, können Sie trotzdem mit dem Rest Ihrer verteilten Teamkollegen kommunizieren.

Antworten Sie auf Updates per E-Mail

Befolgen Sie die obigen Schritte, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten. Eine E-Mail-Benachrichtigung sieht folgendermaßen aus:

Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über ein Update erhalten, in dem Sie erwähnt werden, können Sie auf das Update antworten, ohne sich bei monday.com anzumelden, indem Sie auf die E-Mail-Benachrichtigung antworten. Klicken Sie in Ihrer E-Mail-App auf Antworten. Wenn Sie auf einen Link in der E-Mail klicken, gelangen Sie zum Update in Ihrem Konto bei monday.com. (Hinweis: Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie @mention nicht in Ihrer E-Mail-Antwort verwenden.)

Die Nachricht, die Sie per E-Mail gesendet haben, wird der Konversation im Update hinzugefügt. Es wird auch im Posteingang der Person angezeigt, die das ursprüngliche Update veröffentlicht hat.

Veröffentlichen Sie Updates und fügen Sie Elemente per E-Mail hinzu

Sie können auch Aktualisierungen für einen Artikel veröffentlichen und Artikel zu einem Forum hinzufügen, indem Sie einfach eine E-Mail senden. Sie müssen lediglich die eindeutige E-Mail-Adresse für den Artikel oder das Board abrufen. Dies beinhaltet eine Reihe von Schritten, die ich unten für Sie aufschlüssele.

Gehen Sie zu Ihrem monday.com-Profil. Klicken Sie auf E-Mail-Integration und dann auf die Schaltfläche Adresse kopieren.

Kopieren Sie die oberste Adresse, wenn Sie Updates per E-Mail an einen Artikel senden möchten. Kopieren Sie die unterste Adresse, wenn Sie neue Elemente per E-Mail an eine Tafel senden möchten.

Fügen Sie die Adresse in einen Texteditor ein.

In diesem Beispiel erhalte ich die eindeutige E-Mail-Adresse für Aktualisierungen eines Elements. Öffnen Sie die Artikelaktualisierungen, indem Sie auf das Sprechblasen-Symbol klicken und dann die eindeutige ID des Artikels kopieren. Dies ist der Satz von Zahlen am Ende der URL des Elements.

Hinweis: Um die E-Mail-Adresse eines Boards zu erhalten, gehen Sie genauso vor, navigieren Sie jedoch zum Board und nicht zu einem Update, um dessen eindeutige ID zu erhalten.

Kehren Sie zum Texteditor zurück und ersetzen Sie (#ID) durch die eindeutige ID des Updates.

Jetzt haben Sie die E-Mail-Adresse für die Updates dieses Artikels. Um ein neues Update für diesen Artikel zu veröffentlichen, senden Sie einfach eine E-Mail an diese E-Mail-Adresse.

Ihre E-Mail-Nachricht wird als Update für diesen bestimmten Artikel veröffentlicht:

Bleiben Sie mit der monday.com Mobile App in Kontakt

Schließlich können Sie jederzeit und überall in Kontakt bleiben, indem Sie die iOS- oder Android-App von monday.com auf Ihrem Smartphone installieren. Hier ist wie:

Gehen Sie zu Ihrem Profil. Klicken Sie unter Persönliche Informationen auf das Feld Telefon.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, geben Sie Ihre Handynummer ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für den Download-Link zum Senden der Montag-App. Klicken Sie dann auf Speichern.

Sie erhalten eine Textnachricht mit dem Link zum Herunterladen der monday.com-App auf Ihr Smartphone. Befolgen Sie die restlichen Anweisungen, um es zu installieren und sich bei Ihrem monday.com-Konto anzumelden.

Über die Smartphone-App von monday.com können Sie Benachrichtigungen empfangen, auf Ihren Posteingang und Ihre Benachrichtigungsglocke zugreifen, Boards und Elemente bearbeiten und Personen zu Ihrem Konto oder Board einladen.

Kommunikationstipps für Remote-Teams

Befolgen Sie diese Tipps, um die robusten Kommunikationstools von monday.com optimal zu nutzen.

1. Haben Sie klare Richtlinien

Vereinbaren Sie mit Ihrem Team, wann es angebracht ist, monday.com, E-Mail, Chat, Text, Telefonanrufe und andere Kommunikationsmittel zu verwenden. Sie können beispielsweise festlegen, dass alles auf monday.com gespeichert wird (sehr zu empfehlen) und jede Person entscheiden lassen, ob sie Benachrichtigungen außerhalb der Plattform erhalten möchte oder nicht, z. B. per E-Mail oder Desktop-Benachrichtigungen. Sie können auch festlegen, dass Dateien niemals als E-Mail-Anhänge freigegeben werden (ebenfalls sehr zu empfehlen).

2. Err auf der Seite der Überkommunikation

Die physische Distanz zwischen entfernten Teammitgliedern führt häufig zu einer Unterkommunikation. Um dies auszugleichen, schaffen Sie eine Kultur, in der sich jeder sicher fühlt, Fragen frei zu stellen. Machen Sie deutlich, dass es keine dummen Fragen gibt. Machen Sie keine Annahmen darüber, was andere Teammitglieder wissen. Nehmen Sie vorweg, welche Informationen sie möglicherweise benötigen, und geben Sie sie weiter, bevor jemand danach fragt. Und machen Sie es ihnen einfach, selbst zu finden, was sie brauchen.

3. Transparenz anstreben

Erstellen Sie Kommunikationskanäle, damit jeder in Ihrer Organisation weiß, woran alle anderen arbeiten. Verwenden Sie beispielsweise monday.com für das Projektmanagement und machen Sie Projektplatinen für alle in Ihrem monday.com-Konto sichtbar. Sie können auch bestimmte Boards erstellen, z. B. ein Forum für wöchentliche Updates, um die Sichtbarkeit zwischen den Teams zu erhöhen.

Verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Remote-Team mit monday.com

Remote-Teams können mithilfe einer Plattform wie monday.com besser kommunizieren und zusammenarbeiten.

Mit der Funktion "Updates" können Sie ganze Konversationen veröffentlichen und Dateien im Kontext eines bestimmten Elements freigeben. Benachrichtigungen innerhalb und außerhalb der Anwendung stellen sicher, dass Sie keine für Sie wichtigen Nachrichten und Aktivitäten verpassen. monday.com informiert Sie sogar darüber, ob Ihr Kollege Ihre Nachricht gesehen hat.

Auch wenn Ihre Teamkollegen während der Arbeit möglicherweise schlafen, können Sie über Search Everything leicht herausfinden, was sie geteilt haben.

Überzeugen Sie sich selbst, ob monday.com Sie zu einem besseren Remote-Team machen kann. Eröffnen Sie ein kostenloses Testkonto. Sie haben 14 Tage Zeit, um die Plattform mit einem Pro-Konto zu testen, das alle Funktionen enthält. Auf diese Weise können Sie das volle Potenzial von monday.com für Ihr Team nutzen.