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Personalisieren Sie Ihre Meeting E-Mail- und Text-Benachrichtigungen in Calendly

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German (Deutsch) translation by Ahmet Öztürk (you can also view the original English article)

Sie nehmen sich die Zeit um ein Termin für Ihr Team-Meeting zu erstellen, aber sitzen dann plötzlich alleine im Meetingraum? Hatten Sie schon einmal Probleme mit Kunden, die nicht zu Besprechungen erschienen sind? Hätten Sie sich gewünscht, dass Sie ihnen automatisch eine E-Mail schicken könnten, um sie zu erinnern? Mit dem Benachrichtigungssystem von Calendly können Sie Erinnerungen verschicken und noch einiges mehr tun.

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Calendly ist eine automatische Terminplanungssoftware, mit der Sie ganz einfach Termine vereinbaren können. Vielen Benutzern gefällt, dass sich die Software leicht mit vielen verschiedenen Tools integrieren lässt. Das gibt den Benutzern mehr Flexibilität. Wenn Sie z.B. oft Zoom meetings planen und Ihre Kunden einladen, gibt es eine tolle Integration, genau wie für diesen Zweck. 

Eine der vorteilhaften Funktionen von Calendly sind Workflows. Sie können die Workflows so einrichten, dass sie automatisiert und personalisiert werden. Individualisierung ist eine schöne Eigenschaft, denn dadurch gewinnt Ihr Unternehmen an Wärme und zeigt dem Eingeladenen, dass Sie es ernst meinen.

In diesem Artikel wird erklärt, was Calendly-Besprechungs-E-Mails und Textbenachrichtigungs-Workflows sind und warum sie so wichtig sind. Wir besprechen auch, wie Sie die generierten Benachrichtigungen personalisieren können. Außerdem erfahren Sie, was Workflows leisten können und wie Sie diese einrichten.

Besprechungsbenachrichtigungen mit Calendly einfach personalisieren (QuickStart Video)

Möchten Sie sofort mit der Personalisierung von Besprechungsbenachrichtigungen beginnen? Fangen Sie jetzt an mit diesem kurzen Video:

Für einen tieferen Einblick in die Personalisierung von Calendly-Benachrichtigungen lesen Sie weiter. Sie werden erfahren:

  • Was Calendly-Besprechungsbenachrichtigungen sind
  • Was Workflows sind
  • Wie Sie Workflows zur Personalisierung von Besprechungsbenachrichtigungen verwenden

Was sind Besprechungs-E-Mails und Textbenachrichtigungen von Calendly (und warum sie wichtig sind)

Calendly Besprechungs-E-Mails dienen dazu, die Teilnehmer daran zu erinnern, dass eine Besprechung ansteht. Sie richten diese E-Mails über Workflow ein. Dank hilfreicher automatisierter E-Mails und Textbenachrichtigungen können Sie die Teilnahme an Besprechungen aufrecht erhalten.

Textbenachrichtigungen können Ihren Teilnehmern auch wichtige Informationen liefern, die sie vor dem Meeting benötigen. So werden Ihre Besprechungen produktiv sein, weil die Teilnehmer gut vorbereitet zur Besprechung erscheinen.

Sie können in Calendly E-Mail-Benachrichtigungen einrichten!Sie können in Calendly E-Mail-Benachrichtigungen einrichten!Sie können in Calendly E-Mail-Benachrichtigungen einrichten!
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen in Calendly einrichten!

Hier sind die Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie einrichten können:

  • E-Mail-Erinnerung an Gastgeber. Senden Sie eine automatische E-Mail an den Gastgeber, um ihn an das Ereignis zu erinnern.
  • Erinnerung per E-Mail an den Eingeladenen. Senden Sie eine automatische E-Mail an den Eingeladenen, um ihn an die Veranstaltung zu erinnern.
  • Dankeschön-E-Mail senden. Senden Sie eine automatische Dankes-E-Mail, um die Beziehungen zu verbessern.
  • Senden Sie zusätzliche Materialien. Wenn Sie Quellen haben, die Sie vor oder nach einer Veranstaltung versenden möchten, dann können Sie dies mit dieser E-Mail-Einrichtung tun.
  • Follow Up Meeting anfordern. Erinnern Sie den Eingeladenen automatisch daran, dass Sie sich wieder treffen möchten.
  • E-Mailen Sie Ihre eigene Feedback-Umfrage. Wenn Sie z.B. einen Kunden treffen und wissen möchten, wie das Treffen gelaufen ist, können Sie ihm nach dem Termin eine automatische Feedback-Umfrage schicken.

Was sind Workflows?

Workflows verwenden automatische Benachrichtigungen, die während des gesamten Besprechungsprozesses verwendet werden können. Sie können einen Workflow einrichten, um automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an einen eingeladenen Teilnehmer zu senden. Sie können auch einen Workflow einrichten, um nach einer bestimmten Zeit eine Dankeschön-Mail zu senden.

Was sind Workflows, und wie man sie verwendet.Was sind Workflows, und wie man sie verwendet.Was sind Workflows, und wie man sie verwendet.
Was sind Workflows und wie verwendet man sie?

Es gibt fünfzehn vorgefertigte Workflows, aus denen Sie wählen können, oder Sie können Ihren eigenen Workflow erstellen. Die vorgefertigten Arbeitsabläufe sind:

  1. Erinnerungsmail an den Gastgeber
  2. Erinnerung per E-Mail an den Eingeladenen
  3. Dankeschön-E-Mail senden
  4. Zusätzliche Unterlagen zuschicken
  5. Follow-up Meetings anfragen
  6. Eine eigene Feedback-Umfrage per E-Mail versenden
  7. Erinnerung per Text an den Gastgeber
  8. Text Buchungsbestätigung an den Gastgeber
  9. Text Stornierungsnachricht an den Gastgeber
  10. Text-Erinnerung an Teilnehmer
  11. Text Buchungsbestätigung an Gäste
  12. Text Stornierungsbenachrichtigung an Gäste
  13. Nachbereitung per Text an den Teilnehmer
  14. E-Mail an Eingeladene zur Rückbestätigung
  15. Text Einladende zur Rückbestätigung

Workflows sind hilfreich, wenn Sie viel zu tun haben, damit Sie nicht vergessen, eine E-Mail oder SMS zu versenden. Da sie automatisch in der von Ihnen angegebenen Zeit verschickt werden, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Sie sie vergessen.

Wie Sie Workflows verwenden

Um auf Workflows zuzugreifen, gehen Sie auf die Startseite. Unterhalb von "Mein Calendly" und auf der rechten Seite befindet sich eine Registerkarte Workflows.

Um Workflows zu verwenden, gehen Sie auf die Registerkarte Workflows.Um Workflows zu verwenden, gehen Sie auf die Registerkarte Workflows.Um Workflows zu verwenden, gehen Sie auf die Registerkarte Workflows.
Um Workflows zu verwenden, gehen Sie auf die Registerkarte Workflows.
Wenn Sie die Registerkarte Workflows auswählen, gelangen Sie auf die Seite Workflows. Auf der Seite Workflows sehen Sie alle vorgefertigten Benachrichtigungen, die Sie anpassen können. Auf dieser Seite können Sie auch Ihre eigenen Workflows erstellen.

Vorgefertigte Workflows verwenden

Um einen vorgefertigten Workflow zu verwenden, gehen Sie auf das Feld des gewünschten Workflows. In der linken unteren Ecke jedes Feldes befindet sich eine Schaltfläche mit der Aufschrift Workflow verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Workflow zu verwenden. Sie werden dann auf die Seite Workflow erstellen für diesen Workflow weitergeleitet.

Um einen vorgefertigten Workflow zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow verwenden.Um einen vorgefertigten Workflow zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow verwenden.Um einen vorgefertigten Workflow zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow verwenden.
Um einen vorgefertigten Workflow zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow verwenden.
Hinweis: Der folgende Prozess ist ähnlich, egal welchen Workflow Sie wählen.

Nun, da Sie sich für einen Workflow entschieden haben, lassen Sie uns diesen anpassen:

1. Vorgefertigten Workflow erstellen

Auf der Seite Workflow erstellen können Sie auswählen, für welchen Ereignistyp der von Ihnen gewählte Workflow gilt. Klicken Sie dazu auf das Menü unter Welche Ereignistypen gelten? Sie können mehr als einen Ereignistyp auswählen.

Auf der Seite Workflow erstellen können Sie auswählen, für welchen Ereignistyp der von Ihnen gewählte Workflow gelten sollAuf der Seite Workflow erstellen können Sie auswählen, für welchen Ereignistyp der von Ihnen gewählte Workflow gelten sollAuf der Seite Workflow erstellen können Sie auswählen, für welchen Ereignistyp der von Ihnen gewählte Workflow gelten soll
Auf der Seite Workflow erstellen können Sie auswählen, auf welchen Ereignistyp der von Ihnen gewählte Workflow angewendet werden soll

In diesem Zusammenhang hat der Ereignistyp etwas mit der Dauer Ihres Meetings zu tun.

2. Länge des Ereignistyps wählen

Auf der Seite Arbeitsablauf erstellen finden Sie die Option Welche Ereignistypen werden berücksichtigt?. Hier wählen Sie aus, für welche Ereignisse (Dauer der Besprechung) Ihr Workflow gelten soll.

Hier wählen Sie aus, für welche Ereignisse Ihr Workflow gelten soll. Hier wählen Sie aus, für welche Ereignisse Ihr Workflow gelten soll. Hier wählen Sie aus, für welche Ereignisse Ihr Workflow gelten soll. 
Hier können Sie auswählen, auf welche Ereignisse Ihr Workflow angewendet werden soll. 

Wenn Sie eine Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Anwenden.

3. Wählen Sie, wann die Benachrichtigungen gesendet werden sollen

Das nächste Feld auf der Seite ist das Feld Zeitpunkt. Hier legen Sie fest, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken, öffnet sich ein Feld, in dem Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn Sie auf das Menü unter Zeitpunkt klicken, erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen, aus denen Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.Wenn Sie auf das Menü unter Zeitpunkt klicken, erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen, aus denen Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.Wenn Sie auf das Menü unter Zeitpunkt klicken, erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen, aus denen Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Wenn Sie auf das Menü unter Zeitpunkt klicken, erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen, aus denen Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite, um alle Optionen im Feld Zeitpunkt anzusehen. Es erscheint ein Dropdown-Menü mit Optionen, die Sie auswählen können, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll. Sie können beispielsweise festlegen, dass die Benachrichtigung gesendet wird, nachdem das neue Ereignis geplant wurde.

Im Abschnitt Zeitpunkt des Ereignisses können Sie auswählen, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.Im Abschnitt Zeitpunkt des Ereignisses können Sie auswählen, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.Im Abschnitt Zeitpunkt des Ereignisses können Sie auswählen, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Im Abschnitt Zeitpunkt können Sie auswählen, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Unter dem Abschnitt Wenn dies geschieht befindet sich das Feld Wie lange nach dem neuen Ereignis?. In diesem Feld können Sie auswählen, ob Sie Tage, Stunden oder Minuten nach der Planung Ihres Ereignisses benachrichtigt werden möchten.

Um die Änderungen im Bearbeitungsbereich zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Erledigt.Um die Änderungen im Bearbeitungsbereich zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Erledigt.Um die Änderungen im Bearbeitungsbereich zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Erledigt.
Um die Änderungen im Bearbeitungsbereich zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Erledigt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig in der unteren rechten Ecke.

4. Legen Sie fest, was der Text Ihrer Nachricht aussagen soll

Im Feld Das tun können Sie alle Benachrichtigungen vom Typ Ereignis bearbeitenIm Feld Das tun können Sie alle Benachrichtigungen vom Typ Ereignis bearbeitenIm Feld Das tun können Sie alle Benachrichtigungen vom Typ Ereignis bearbeiten
Im Feld Das tun bearbeiten Sie den Text des Ereignisses, das gerade stattfindet.

Als nächstes kommt das Feld Das tun. Im Feld Das tun bearbeiten Sie den Text des Ereignisses, das eingetreten ist. Rechts neben dem Namen des Workflows befindet sich eine Bearbeiten-Schaltfläche. Klicken Sie darauf, um die E-Mail zu bearbeiten, die Sie versenden werden.

Im Fenster Bearbeiten können Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.Im Fenster Bearbeiten können Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.Im Fenster Bearbeiten können Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.
Im Bearbeiten Fenster können Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung bearbeiten.

Im darauf folgenden Fenster Bearbeiten können Sie eine neue Vorlage für Ihre E-Mail auswählen, die Betreffzeile bearbeiten oder den E-Mail-Text bearbeiten.

 Anpassen der Event E-Mail durch Ersetzen der grauen Felder. Anpassen der Event E-Mail durch Ersetzen der grauen Felder. Anpassen der Event E-Mail durch Ersetzen der grauen Felder.
Passen Sie die Veranstaltungs-E-Mail an, indem Sie die grauen Felder durch Ihre eigenen Informationen ersetzen.

Für diese Anleitung habe ich das graue Feld ersetzt, aber Sie können auch alles löschen und Ihrer E-Mail-Benachrichtigung einen völlig neuen Text hinzufügen. Um den Text in einem grauen Feld zu ersetzen, klicken Sie in das Feld, markieren das Wort und drücken Löschen auf Ihrer Tastatur.

Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Workflows abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf Fertig.Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Workflows abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf Fertig.Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Workflows abgeschlossen haben, klicken Sie unten rechts auf Fertig.
Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihres Workflows fertig sind, klicken Sie unten rechts auf Erledigt.

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihres Workflows fertig sind, klicken Sie auf Fertig in der rechten unteren Ecke.

5. So fügen Sie einen weiteren Workflow zu einem bestehenden Workflow hinzu

Sie können eine weitere Aktion zu Ihrem Workflow hinzufügen.Sie können eine weitere Aktion zu Ihrem Workflow hinzufügen.Sie können eine weitere Aktion zu Ihrem Workflow hinzufügen.
Sie können eine weitere Aktion zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen.

Sie können eine weitere Aktion zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen. Um eine weitere Aktion hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen in der Mitte unten unter dem Feld Das tun. Dadurch wird Ihrem aktuellen Arbeitsablauf ein weiterer hinzugefügt.

Die Optionen des Aktionsmenüs, aus denen Sie wählen können.Die Optionen des Aktionsmenüs, aus denen Sie wählen können.Die Optionen des Aktionsmenüs, aus denen Sie wählen können.
Die Aktion hinzufügen Menüoptionen, aus denen Sie wählen können.

Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite, um die Aktion auszuwählen, die Sie hinzufügen möchten.

Ihre Optionen im Menü Aktion hinzufügen sind:

  • E-Mail an die Teilnehmer senden
  • E-Mail an Gastgeber senden
  • Text an Gäste senden
  • Text an Gastgeber senden

Wenn Sie die gewünschte Aktion auswählen, entscheiden Sie sich dafür, sie hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Feld mit einem Formular, in dem Sie die neue Aktion, die Sie Ihrem Workflow hinzugefügt haben, personalisieren können.

Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern.Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern.Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern.
Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Speichern Schaltfläche.

Wenn Sie alle notwendigen Änderungen an Ihrem Workflow vorgenommen haben, speichern Sie ihn. Um Ihren Workflow zu speichern, gehen Sie zur unteren rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Speichern, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Sie können so viele Arbeitsabläufe wie nötig erstellen.

So erstellen Sie Ihren eigenen Workflow

Wenn Ihnen die von Calendly bereitgestellten Standardvorlagen nicht gefallen, können Sie Ihren eigenen Workflow erstellen. Die Erstellung eines eigenen Workflows bietet Ihnen etwas mehr Anpassungsmöglichkeiten als eine vorgefertigte Vorlage.

Um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenen Workflow erstellen oben rechts auf der Seite Neuen Workflow hinzufügen.Um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenen Workflow erstellen oben rechts auf der Seite Neuen Workflow hinzufügen.Um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenen Workflow erstellen oben rechts auf der Seite Neuen Workflow hinzufügen.
Um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einen eigenen Workflow erstellen oben rechts auf der Seite Neuen Workflow hinzufügen.

Um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenen Workflow erstellen oben rechts auf der Seite Workflows. Wenn Sie auf die Schaltfläche Einen eigenen Workflow erstellen klicken, öffnet sich ein Feld mit zwei Feldern.

Sie können wählen, wann die Benachrichtigung erfolgt und wie lange nach Beginn des Ereignisses Ihre Benachrichtigung gesendet wird.Sie können wählen, wann die Benachrichtigung erfolgt und wie lange nach Beginn des Ereignisses Ihre Benachrichtigung gesendet wird.Sie können wählen, wann die Benachrichtigung erfolgt und wie lange nach Beginn des Ereignisses Ihre Benachrichtigung gesendet wird.
Sie können wählen, wann die Benachrichtigung erfolgt und wie lange nach Beginn des Ereignisses Ihre Benachrichtigung gesendet wird.

Sie können wählen, wann die Benachrichtigung erfolgt und wie lange nach dem Beginn des Ereignisses Ihre Benachrichtigung gesendet wird. Jedes Feld verfügt über ein Dropdown-Menü, das Sie mit einem Pfeil auf der rechten Seite öffnen können. Das erste Feld ist das Feld Zeitpunkt. Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite, um die Optionen zu sehen.

Wenn Sie einen Workflow erstellen, finden Sie hier die Optionen im Menü Wenn Sie einen Workflow erstellen, finden Sie hier die Optionen im Menü Wenn Sie einen Workflow erstellen, finden Sie hier die Optionen im Menü
Bei der Erstellung eines Workflows finden Sie hier die Optionen im Menü Zeitpnkt

Wenn Sie einen Arbeitsablauf erstellen, finden Sie hier die Optionen im Menü Zeitpunkt. Wählen Sie in diesem Dropdown-Menü zwischen:

  • Neues Ereignis wird geplant
  • Vor Beginn des Ereignisses
  • Ereignis beginnt
  • Ereignis endet
  • Ereignis wird abgebrochen

Wenn Sie eine Option wählen, wird ein Menü eingeblendet, in dem Sie gefragt werden, wann Sie die Benachrichtigung planen möchten.

Wenn Sie zum Beispiel Ereignis beginnt im Menü Zeitphnkt wählen, erscheint ein Feld Wie lange nach Beginn des Ereignisses?

Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können wählen, ob Sie sofort benachrichtigt werden möchten, wenn das Ereignis beginnt, oder Sie können wählen, wie weit im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll.Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können wählen, ob Sie sofort benachrichtigt werden möchten, wenn das Ereignis beginnt, oder Sie können wählen, wie weit im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll.Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können wählen, ob Sie sofort benachrichtigt werden möchten, wenn das Ereignis beginnt, oder Sie können wählen, wie weit im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Sie haben zwei Möglichkeiten. Sie können wählen, wann das Ereignis beginnt, oder Sie können wählen, wie lange im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Workflow zu planen. Sie können wählen, dass die Benachrichtigung sofort nach Beginn des Ereignisses gesendet werden soll, oder Sie können wählen, wie lange nach der Planung des Ereignisses die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Fertig.Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Fertig.Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Fertig.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Fertig.

Als nächstes erscheint das Menü Dies tun des Feldes Workflow erstellen. In diesem Menü wählen Sie aus, an wen die E-Mail gesendet werden soll.

Dieses Menü befindet sich im Menü Do this, in dem Sie auswählen, an wen die E-Mail gesendet werden soll.Dieses Menü befindet sich im Menü Do this, in dem Sie auswählen, an wen die E-Mail gesendet werden soll.Dieses Menü befindet sich im Menü Do this, in dem Sie auswählen, an wen die E-Mail gesendet werden soll.
Dieses Untermenü befindet sich im Menü Dies tun, in dem Sie auswählen, an wen die E-Mail gesendet werden soll.

Im AbschnittDies tun können Sie wählen:

  • E-Mail an die Gäste senden
  • E-Mail an den Gastgeber senden
  • Text an den Eingeladenen senden
  • Text an den Gastgeber senden

Wenn Sie die für Sie passende Option ausgewählt haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiter in der rechten unteren Ecke. Sie werden dann zur Seite Workflow erstellen zurückgebracht. Um diese Seite anzupassen, folgen Sie den Schritten, die weiter oben in diesem Artikel beschrieben wurden.

Um mehr über die Workflow-Funktion von Calendly zu erfahren, lesen Sie diese Artikel und Blog Beiträge.

Benachrichtigungen und Workflows in Calendly heute einrichten!

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