6 Pasos de planeación presupuestal para estimaciones profesionales de proyectos

Los freelancers a menudo se cuestionan cuánto deben de cobrar por un proyecto. Cuando el proyecto es similar a otros que has hecho, entonces tienes una buena idea del número de horas que te llevará, y los costos que enfrentarás. Pero, ¿qué pasa cuando se trata de un proyecto que es un poco diferente a tu trabajo normal?

Como freelancer, es esencial hacer tus estimaciones correctamente. Demasiado alto, y es posible que no obtengas el proyecto; demasiado bajo, y no vas a obtener un beneficio. Con una estimación profesional, serás capaz de mostrarle a tu cliente cómo has llegado a ese costo, lo que le ayudará a ver que tu precio es justo.

Esta guía paso a paso te ayudará a pensar en todas las consideraciones involucradas en la realización de una estimación profesional para un proyecto independiente, mostrándote también cómo establecerla claramente para que los clientes potenciales puedan entender tu desglose.

Pero antes de profundizar en este tutorial, te tenemos una poderosa oferta que no sólo te dará acceso a grandes recursos, sino que también te ayudará a que tu proceso de facturación al clientes sea más fluido.

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Cómo estimar un presupuesto para los proyectos de tu cliente

En este tutorial, analizamos dos enfoques para las estimaciones profesionales de proyectos freelance: el enfoque de arriba hacia abajo y el de abajo hacia arriba.

1. El enfoque de arriba hacia abajo es para cuando un cliente viene contigo y te dice, ¿puedes hacer este proyecto por $X? Tienes que decidir si tomar el proyecto o no, pero primero tienes que calcular todos los costos involucrados para comprender qué beneficio (¡si es que hay alguno!) habría en él para ti.
2. El enfoque de abajo hacia arriba es para cuando un cliente te pregunta cuánto cobrarías por un proyecto, por lo que tienes que poner todos los elementos juntos para calcular la tasa de tu proyecto.

Primer enfoque: La estimación de arriba hacia abajo

Para este tutorial, vamos a usar el ejemplo de crear de una versión final de un documento técnico, incluidos el diseño y los gráficos. Como freelancer, solo puedes hacer una parte (en este caso, escribir) para que cuando el cliente se acerque a ti y diga: "Tenemos un presupuesto de $6,000 para este documento técnico de 10 páginas, ¿nos podrías entregar el producto final por esa suma?" debes de ser capaz de calcular una estimación precisa del presupuesto para entender si deberías de tomarlo.

Paso 1: Costos directos

1. Costos directos de mano de obra

Los costos directos de mano de obra cubren los costos de contratación de otros freelancers... ¡pero no te olvides de incluir tus costos también! Tendrás que investigar los precios y el tiempo involucrado en la contratación de otros freelancers para que puedas estimar esto con precisión.

2. Materiales

¿Necesitas imprimir físicamente alguno de los documentos técnicos? De ser así, el costo de los materiales puede incluir papel y tinta para la impresión. Piensa también en los costos de software o hardware si tienes que actualizar tu equipo de cómputo existente.

3. Viajes

¿Necesitas asistir a reuniones con el cliente o pagar por el viaje de tus subcontratados? ¿Tienes una tarifa por kilometraje? Debes estimar tus costos de viaje al inicio y tener claro quién está pagando por ello.

Paso 2: Costos indirectos

Muchas personas olvidan incluir los costos indirectos al estimar sus proyectos, y luego terminan pagándolos de su bolsillo al final del proyecto. Los costos indirectos incluyen gastos generales, como la renta del espacio de oficina, muebles y costos de equipo. Estos a menudo pueden resultar difíciles de estimar con precisión, pero debes ser consciente de ellos y tenerlos en cuenta en tu presupuesto.

1. Costos de oficina

Si el proyecto toma un cierto número de semanas, vale la pena considerar los costos continuos de la renta de la oficina, especialmente si este costo no está incluido en tu tarifa por hora. También podrías considerar el internet, electricidad, agua y calefacción.

2. Equipo

Los costos del equipo pueden incluir la computadora y la impresora que estás utilizando. Puedes ver esto más como el 'desgaste' porque no los estás comprando únicamente para este proyecto.

3. Costos administrativos

Puede que tengas un contrato con algún asistente administrativo. Aunque no sea una parte directa del proyecto, sigue siendo parte de los gastos generales. Si estás contratando un asistente administrativo específicamente para este proyecto, debes agregarlo a los costos de "mano de obra directa".

Paso 3: Estimación de los costos indirectos

Una vez que tengas una idea de cuánto tiempo va a tomar un proyecto (consulta mi publicación anterior sobre la creación de un plan de proyecto), puedes calcular el total aproximado de los costos indirectos. Si sólo será cuestión de días, puedes optar por ignorar estos costos, pero si el proyecto tomará semanas o meses, es posible que prefieras sumarlos para asegurarte de que tu margen de beneficio no sea consumido por estos costos continuos.

Si conoces tus facturas semanales o mensuales, puedes estimar los costos para la duración de tu proyecto. Por ejemplo, si tu proyecto tomará 6 semanas y tu factura de Internet es de $50 por mes, entonces el costo será de aproximadamente $75 durante el proyecto. Para otros costos, podrías pensar en lo que gastaste durante el último año en total y dividirlo entre 52 para obtener un costo semanal promedio para gastos tales como equipos.

Por supuesto, es posible que ya hayas calculado tu tarifa por hora para incluir estos gastos, pero si no, podría valer la pena volver a revisar tu tarifa por hora para asegurarte de que estas considerando estos costos continuos.

Esta tabla supone que trabajarás en este proyecto exclusivamente durante 6 semanas. De lo contrario, podrías estimar el número total de días que trabajarás en el proyecto y calcular los costos en función de este total.

Paso 4: Preguntas para hacerle al cliente

Una vez que tengas un desglose detallado de los costos involucrados en el proyecto, vuelve con el cliente y aclárale lo que el proyecto cubre y no cubre. Los gastos de viaje, los gastos de oficina (¿trabajarás desde sus oficinas o desde la tuya?) deberían de ser discutidos en este momento. Lo importante es esto se discuta ahora, y no después de haber acordado un presupuesto.

Asegúrate de comprobar dos veces las especificaciones exactas del informe, por ejemplo, si deberás proporcionar copias impresas del documento técnico o simplemente su versión en PDF.

El tiempo de entrega puede tener un impacto en tus costos: si la fecha límite es ajustada, la subcontratación de otros freelancers puede resultar más caro, por lo que deberías preguntar acerca de los plazos involucrados antes de aceptar cualquier cosa.

También puedes preguntarle al cliente si desea un desglose de los costos involucrados. Esto es menos probable si el cliente llegó con un presupuesto y te preguntó si puedes cumplir con él.

Paso 5: Acordar con el informe

Una vez que hayas determinado todos tus costos directos e indirectos, habrás llegado a una cifra general.

La pregunta original hecha por el cliente fue: "Tenemos un presupuesto de $6,000 para este documento técnico de 10 páginas, ¿nos podrías entregar el producto final por esa suma?"

El cálculo del costo total del proyecto es: $5,822, que incluye tu tarifa por hora. Cualquier dinero que sobrepase este presupuesto puede ser una ganancia extra.

Así que la respuesta es "¡Sí puedo!"

Paso 6: ¿Qué pasa si tu estimación es demasiado alta?

Nuestra estimación fue muy cercana al presupuesto propuesto, pero ¿y si hubiera sido demasiado alta?
Estas serían algunas opciones:

• Habla con cada uno de tus subcontratados y explícales la situación. Podrían estar de acuerdo en hacerlo por menos si se trata de un proyecto sustancial.
• Analiza tu propia tarifa por hora considerando el prestigio que este proyecto traería a tu cartera: una vez que puedas decir que tienes experiencia en escribir documentos técnicos como un servicio podrías aumentar tus tarifas para la próxima vez.
• Ofrece a tus subcontratistas algo a cambio de una tarifa más baja. ¿Podrías darles publicidad gratuita, como incluir un enlace a su empresa en tu sitio web? ¿O bien intercambiar varias horas de tu tiempo?
• ¿Hay otros costos que puedas reducir, tales como el uso de videoconferencias en lugar de viajar?

Segundo enfoque: La estimación de abajo hacia arriba

Este enfoque es en general similar a lo que ya hemos cubierto, excepto que en lugar de darnos un presupuesto y preguntarnos si podemos trabajar por eso, un cliente puede venir a nosotros y preguntar: "¿En cuánto me cotizarías este trabajo?"

En este caso, es más importante mostrarle exactamente cómo hemos llegado a esta cifra. Si le dijéramos al cliente que le cobraríamos $5,800 por producir un documento técnico, podrían pensar que suena muy alto. Una vez que les hayamos presentado un desglose de todos los costos, sin embargo, esto podría parecerles más razonable.

1. Tarifas por hora vs costos generales

Muchos freelancers prefieren dar una tarifa general por un trabajo, como escribir un informe técnico de 10 páginas. Esto se debe a que una tarifa por hora puede sonar alta para un cliente, que no se da cuenta de los costos de ser freelancer (tu tarifa puede ya reflejar todos tus costos indirectos, así como pagos de pensión y atención médica). Dar una cifra general puede sonar más convincente para los freelancers .

Ten en cuenta que simplemente hemos sacado las tarifas por hora en esta versión.

2. Simplificación de tu estimación

Aunque es posible que debas entrar en un alto nivel de detalle para asegurarte de que estas tomando en cuenta todos tus costos, tu cliente no necesariamente debe ver este nivel de desglose. Lo que tu cliente quiere es una cuenta fácil de leer que le muestre hacia dónde va su dinero: necesita ver que está obteniendo una relación calidad-precio.

Si tienes tus costos indirectos integrados en tu tarifa por hora, entonces podrías eliminar la sección de costos indirectos para dar una estimación más concisa al cliente.

Otra opción es dar el total de costos indirectos (sin desglose) y nombrarlo Administración, lo que simplificará en gran medida esta estimación.

Apariencia profesional

Presentar una estimación de proyecto bien investigada puede contribuir en gran parte a asegurar el trabajo. Incluso si tu cotización no es la más baja, tu cliente potencial puede ver tu profesionalismo como una recomendación positiva y confiar en que es muy probable que le entregues un documento técnico de alta calidad en el tiempo y en presupuesto.

Crédito de la foto: Algunos derechos reservados por OlivierLeQueinec.