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Una Guía Completa para Iniciar tu Carrera como Independiente

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Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Trabajar como contratista, o autónomo como a menudo se denomina-- es tanto un gran paso para la ejecución de tu propio negocio como hacia una carrera viable en sí misma. Para los no iniciados, puede haber muchos obstáculos que superar en el camino para comenzar y tener una exitosa carrera de freelancing.

Como un anterior freelancer yo mismo y habiendo empleado a más de unos pocos, he observado algunos de estos obstáculos de primera mano. Este artículo discute sobre algunos de los entresijos de ser independiente y correr un pequeño negocio.

Este artículo también está disponible en francés. Pour nos chers lecteurs de la langue Francaise, je suis heureux de vous informer que vous pouvez lire une traduction complete de cet article: Le guide complet du débutant freelance.

Nota: un par de veces al mes revisamos algunos de los mensajes favoritos de nuestros lectores a lo largo de la historia de FreelanceSwitch. Este artículo fue publicado por primera vez en abril de 2007, sin embargo, es tan relevante y lleno de información útil hoy en día.

¿Qué es el Freelancing?

En la época medieval cuando los caballeros vagaban por la tierra y la lucha se hizo a caballo con un palo largo que se conoce como una lanza, los mercenarios de la época se conocieron como 'free lances'.

Hoy freelance por lo general se refiere a escritores, diseñadores, programadores y así sucesivamente. Los freelancers son personas que ofrecen sus servicios a los empleadores sin un compromiso a largo plazo con ellos. A menudo cobran por hora, día o trabajo y son esencialmente una persona negocios.

Las condiciones comerciales necesarias para un freelance difieren alrededor del mundo, pero normalmente incluyen a algún tipo de registro de empresa y configuración de impuestos para cobrar por sus servicios. El requisito principal para convertirse en un freelance es sin embargo, un alto nivel de habilidad en tu campo. Una vez que estás por ti mismo ya no hay refugio en los altos empleadores para corregir tus errores o cubrir tu falla. Los freelancers son típicamente muy bien redondeados en las habilidades que necesitan para funcionar como un equipo de una persona.

Más allá de las condiciones reglamentarias básicas, el deseo de ser independiente y el nivel de habilidad necesario, hay una gran variedad de detalles que necesitas considerar, desde el branding a las tarifas, y el enlace del cliente a los mecánicos de la contabilidad. Este artículo te guiará a través de algunos de estos.

Branding de ti mismo

Una de las primeras cosas que tendrás que hacer como freelance es decidir sobre una marca para ti mismo. Puede ser tu nombre 'John Smith Design' o algo mas grande 'Eclipse programación de servicios'. Lo que sea, necesitas una identidad empresarial para trabajar y para que los clientes te reconozcan.

Junto con tu nuevo nombre naturalmente necesitarás un logotipo, tarjetas de visita y una página web. Recuerda que ahora eres un negocio y todos tus materiales tienen que ser pulidos y profesionales. Está bien ser personal, pero no pongas tus pasatiempos, arengas o fotos, particularmente en tu sitio web.

Si no eres un diseñador, invierte el dinero en alguien que sepa lo que está haciendo ya que la diferencia es inconmensurable y el impacto de mostrarse profesional puede hacer una diferencia crucial cuando tu cliente potencial aún no ha tenido la oportunidad de conocerte por la calidad de tu trabajo.

En cuanto a tu sitio web, asegúrate de que obtengas un nombre de dominio que sea:

  1. Fácil de recordar. Los dominios muy largos pueden ser confusos, así como unas extrañas siglas o letras en ellos
  2. Fácil de deletrar. Si tienes que decir tu dirección web o correo electrónico por teléfono siempre es mejor si no tienes que decir letra por letra con cosas como guiones o guiones bajos mezclados.
  3. Adecuadamente descriptivo. Es mejor es un nombre que diga algo o enlace con tu nombre o razón social. Es fácil de recordar y te identifica inmediatamente

No nos engañemos, tener un sitio web y sobre todo un nombre de dominio es esencial. Enviar un correo como freelance desde una cuenta de hotmail, no te hace ver muy profesional o serio y las impresiones cuentan.

Cuando se trata de construir tu sitio web, hay algunas piezas claves de información que deben estar allí, son:

  1. Una introducción de algún tipo, generalmente sólo una declaración es mejor
  2. Tus servicios, o de otra manera ¿cómo alguien sabrá lo que haces?
  3. Ejemplos de tus trabajos anteriores
  4. Datos de contacto

Podrías querer hacer algo más con tu sitio, entonces trabaja en la optimización de motores de búsqueda o hazlo parte de tu proceso de trabajo, sino el mínimo de esos cuatro elementos serán suficientes.

¿Dónde encontrar trabajo?

La clave para empezar como freelance es tener trabajo. Pero ¿dónde puedes encontrar tu primer trabajo y de hecho tus trabajos más adelante también? ¿Y qué poner en tu portafolio si todo lo que siempre has hecho pertenece a tu antiguo empleador?

FreelanceSwitch ofrece una bolsa de trabajo que es moderada a mano por lo que sólo verás los trabajos legítimos que cumplan con nuestros estándares. Es gratuito para publicar puestos de trabajo y por $7 al mes para aplicar a ellos y tener publicaciones prioritarias en nuestro listado de freelancers.

Cuando se trata de conseguir tu primer trabajo, en realidad es una cuestión de usar tus contactos, y eso significa decirle a cada uno de los que conoces que estás disponible para ser contratado. Si no tienes muchos contactos entonces también querrás asegurarte de que sepan que llegarás barato. Podría ser una buena idea enviar un correo a familiares y amigos, o tal vez prefieras hablar con la gente en persona, sea cual sea el caso recuerda, nadie te contratará si nadie sabe acerca de ti.

A menudo también puedes encontrar puestos de trabajo en la web y en foros y tableros de trabajo. Busca tanto en sitios locales como internacionales. Estos son algunos ejemplos de lugares que podría mirar:

  1. FreelanceSwitch Jobs
  2. Tablero de 37signals
  3. Krop
  4. Australia INfront (mi local)
  5. Coroflot

Otro buen punto de partida para buscar trabajo son los lugares en los que has trabajado antes o donde conociste a alguien que trabaja allá. Dos de mis primeros clientes fueron ex-empleadores que tenían trabajo desbordado. Esto rellenó mi portafolio y me ayudó a sobrellevar los primeros meses magros.

Si no tienes nada que mostrar por ti mismo por cualquier motivo entonces mejor tendrías que ser un ser un gran hablador o encontrar algo para poner como muestra. Esto podría significar:

  1. Crear un trabajo imaginario por tí mismo y ejecutarlo
  2. Ofrecer tus servicios gratuitamente a alguien
  3. Hablar con tu último empleador para que te permita mostrar parte de tu antiguo trabajo por un período específico de tiempo

En cualquier caso es difícil que un cliente te contrate sólo a fuerza de tu palabra. De vez en cuando se te pedirá hacer lo que se conoce como muestras gratuitas, donde el cliente potencial nos pedirá hacer algunos de los trabajos antes de pagarnos. Mi opinión es que esto devalúa tu industria e indica que el cliente potencial no le pone mucho valor a tu trabajo. ¿Considera si fuiste a ver a un médico, pedirías un chequeo gratuito de muestra, o lograrías que tu mecánico empezara a arreglar tu coche para ver si te ha gustado la forma en que trabajó? Estas cosas suelen suceder en los campos creativos como el diseño y la escritura, pero no deberían. Mantén estos pensamientos en mente, particularmente en tus primeros días cuando estás luchando.

Una vez que has trabajado en una buena cantidad de trabajos, deberías encontrar que constantemente obtienes un aumento en la repetición de trabajos y los referidos y que dependes menos de nuevos trabajos. Si este no es el caso entonces puede que seas demasiado costoso, que tienes el tipo de cliente equivocado o no eres lo suficientemente bueno en tu trabajo (que a su vez significa que eres demasiado caro). Puedes y deberías generalmente de todos modos buscar formas exteriores de obtener más trabajo - publicidad, anuncios de páginas amarillas, que tu sitio Web sea encontrado y así sucesivamente, pero si tienes problemas para retener a tus clientes o que te refieran, entonces estos son arreglos cosméticos y deberías revisar abordar el problema principal.

Cotizando y Estimando

Una vez que tienes un trabajo o un trabajo prospectivo, necesitas proporcionar una estimación o presupuesto para él. Las estimaciones se diferencian de las cotizaciones en su grado de fijación. Las estimaciones no son garantías del precio final y declaran en esencia que el costo final de la obra será de alrededor el 20% de dicho precio si nada cambia. Las cotizaciones por otro lado significan que el precio que damos es una cantidad fija que se acuerda por la cantidad de trabajo especificado.

La mayoría de los clientes prefieren las cotizaciones ya que las estimaciones tienen la tendencia a ser más caras al final y casi nunca al revés. Aún las estimaciones pueden funcionar si tienes una buena reputación ya sea a nivel general o con ese cliente en concreto. También pueden funcionar si garantizas que la variación del precio será dentro de un cierto margen (10%, 20% etcétera).

Detallar tus cotizaciones y estimaciones significa trazar la cotización para que cada parte del trabajo pueda verse por separado. Esto no sólo es útil para el cliente que por ejemplo se pone a ver por qué un logo cuesta lo que cuesta, sino que también es bueno para ti, ya que te obliga a pensar en cada parte del proceso. Al final del trabajo es una excelente idea revisar tu presupuesto original y comparar los tiempos finales con tus estimaciones. Esto te ayudará a refinar tu comprensión de lo que toma cada trabajo y hacerte mejor para ser capaz de ganar trabajos en el futuro. Hay un montón de buenas aplicaciones para hacerle seguimiento al tiempo como SlimTimer, Basecamp y una variedad de otras aplicaciones. Obtén una y úsala.

De vez en cuando un proyecto se saldrá de tu agenda.. Esto sucede por una o dos razones;

1. Subestimaste cuándo trabajo había involucrado.

Lamentablemente nadie dijo que hacer freelancing era fácil, y nueve de cada diez veces sólo tienes que tragar y correr con los gastos de tu error. Si le has dejado claro a tus clientes por un motivo u otro al principio de que no estás seguro, entonces ellos podrían aceptar pagar las comisiones futuras, sin embargo generalmente hablando si no eres lo suficientemente competente para ponerle precio a tus servicios, tu eres el que se merece correr con los costos.

2. El cliente ha confundido lo que implicaba el proyecto

Los clientes hacen esto por muchas razones - no pueden entender lo que implica el proyecto, podrían no saber lo que tu necesitas saber, podrían estar demasiado ocupados o tan sólo podría ser que se han sobreemocionado y han comenzado a agregar más cosas a la mitad del trabajo. Cualquiera que sea la razón, es tu trabajo levantarlos. Y es aquí que un presupuesto detallado te ayudará. Puedes señalar exactamente lo que fue cotizado. Si hay algo que estás haciendo que no está allí, es tu derecho cobrar por ese servicio adicional.

Al enviar tu cotización inicial puede ser una buena idea enviar tus términos de servicio junto con él. "Términos de Servicio" o "Términos y Condiciones" son simplemente un conjunto de términos que se establecen para el acuerdo. En general trabajan para protegerte a ti y a tu cliente de las operaciones que salen mal. Pueden incluir cosas como

  1. Cuánto tiempo tiene el cliente para pagarte tu factura final - llamado también tus condiciones de pago
  2. Cómo tratar la refacturación de costos adicionales
  3. Los depósitos que tomas
  4. Derechos de autor por el trabajo que haces
  5. Propiedad antes y después del pago
  6. Tus derechos y responsabilidades y sus derechos y responsabilidades

Puedes elegir que estos términos sean redactados por tu abogado, o simplemente tenerlos en llano, claro y gramaticalmente correcto español. Cuando los adjuntas a tu cotización o estimado, los términos y condiciones se toman como aceptados cuando se trata de la cotización en sí misma. Esto una vez que el presupuesto esté firmado, entonces los términos de servicio se toman para llegar a un acuerdo.

Es importante tomarse el tiempo para asegurarse de que tienes un conjunto de términos que te protejan a ti y a tu cliente. Cuando tú y tu cliente llegan a un acuerdo sobre ellos, significa que tienes una base firme para trabajar. Como freelance a veces se te pedirá que firmes un contrato o los términos de tu cliente, asegúrate de leer atentamente ya que a menudo tendrán apartados que especifican que ellos sustituyen a tus propios términos.

Refacturando Otros Servicios

Junto con tus propios servicios encontrarás que necesita refacturar otros servicios que el cliente requiera. Los ejemplos pueden incluir alojamiento, costos, mensajeros, stock y especialistas en el trabajo de impresión. Hay algunos problemas aquí:

  1. Nunca asumas el costo a menos que sea muy pequeño
    Conseguir un cliente para tener cosas gratis es una mala idea ya que un elemento pequeño puede convertirse pronto en una cadena de elementos que te dejará con una mala sensación y, finalmente, una mala relación.
  2. Añade un porcentaje sobre el costo
    Agregar cerca del 25% en el costo cuando refacturas es bastante estándar y esto cubre el costo de dificultar tu flujo de efectivo y en algunos casos de organizar el elemento (por ejemplo, llamar al Mensajero, localizar un alojamiento web, etcétera)
  3. Si el costo es alto, considera seriamente dejar que el cliente trate directamente con el proveedor
    Es tentador  pensar que te estás haciendo una comisión fácil del 25% en un gran costo como por ejemplo un gran trabajo de impresión, cuando lo que en realidad estás haciendo es tomar un riesgo enorme. Asumir un gran costo de proveedores que ha salido mal puede quebrar un negocio independiente muy rápidamente. El mejor ejemplo de esto es en la industria de impresión. Los trabajos de impresión se hacen por millares, y si el trabajo sale mal por alguna razón y tienes un cliente que decide intimidarte, te encontrarás atrapado entre una espada y un duro lugar, tratando de averiguar cómo puedes pagar por una posible reimpresión de tu propio bolsillo. Refacturar este costo proveedor grande puede funcionar, pero hazlo bajo tu propio riesgo

¿Cuánto es correcto?

Esto nos lleva a la parte más difícil del freelancing - decidir qué cobrar. La mayoría de los freelancers funcionan con una tarifa por hora. Luego entonces lo harán ya sea por un contrato de arrendamiento a esa tarifa, o utilizarán la tarifa por hora para determinar el precio de un trabajo estimando cuántas horas implica.

Encontrar tu tarifa por hora implica las siguientes consideraciones:

  1. ¿Qué cobran los otros? Naturalmente encontrar las normas de la industria es probablemente el factor más importante, especialmente cuando se empieza. Si todo el mundo está cargando $50 p/hora y tu estás cobrando $200 p/hr difícilmente encontrarás trabajo. Pregunta, particularmente a las personas en el mismo nivel de tu  especialización y habilidades.
  2. ¿Cuánto es lo máximo que puedes cobrar? Si tus servicios realmente valen $200 p/hr y hay suficientes clientes que puedan pagar esa tasa, entonces sería tonto no cobrarlo. En esencia, el costo es lo que el mercado puede soportar. Encontrar esto sin embargo tiende a ser una cuestión de ensayo y error y sobreestimar puede a menudo hacerte perder trabajos potenciales. Haz esto con el tiempo en pequeños incrementos.
  3. ¿Qué necesitas cobrar? Una forma de determinar tu tarifa por hora es trabajar hacia atrás y calcular cuántas horas facturarás a la semana, cuáles son tus costos y a partir de ahí cuánto necesitas cobrar para cumplir con esos costos. Esto puede ser una buena manera de hacerlo, a menos que por supuesto no tengas idea cuantas horas facturarás en una semana ya que apenas comienzas.

Otra consideración importante a tener en cuenta es que las horas que cuentas son sólo una parte de las horas que trabajas. Es tentador pensar en las cuentas así: $40 p / hora x 40 horas a la semana = $1600 a la semana. En realidad cada hora que trabajas acompañará a una hora de trabajo no facturable como hacer contabilidad, enlazar con el cliente, buscar el trabajo, promocionarte y otras responsabilidades. Además también necesitas considerar el tiempo que probablemente estarás enfermo, los días que has tomado para vacaciones y todos los que son tus favoritos - el tiempo cuando simplemente no tienes ningún trabajo que hacer. Por estas razones tu tarifa por hora generalmente debe ser superior a la primera que adivines cuando comienzas.

Por otro lado hay beneficios de no cobrar menos, particularmente al principio de tu carrera. Es decir, una tasa baja te da trabajo, hace que se repita y lo más importante te refiere trabajo. Ya que los trabajos son la sangre vital de tu negocio como freelance, este valor no puede ser subestimado. Si estás haciendo un buen trabajo a bajo cost, la palabra se dispersará. Por supuesto, al principio tendrás que trabajar muy duro para llegar a fin de mes, pero lo que puedes hacer es incrementar tus tarifas sólo un poco con cada ola de clientes. Eventualmente deberías encontrarte en una posición con montones de trabajo a una tarifa rasonable. En mi propia experiencia desde el tiempo que comencé a hacer trabajo freelance hasta que me detuve, mi tarifa por hora se multiplicó en un factor de 6 - yendo desde muy barato hasta justamente costoso.

Otra faceta importante de tus cobros es hacerle seguimiento a dónde exactamente va tu tiempo, no sólo durante el trabajo con el cliente, sino en general. Como mencionamos anteriormente, encuentra un buen programa para registrar el tiempo y monitorea cada hora que se va. Esto te ayudará a entender lo que debes cobrar así como lo que está sucediendo actualmente con tu tiempo en contraposición a lo que tu crees que sucede.

Facturación

Ahora todo está bien para poner un precio correcto, pero al final del día las cotizaciones no pagan, las facturas si - la mayoría del tiempo. Hacer que tu facturación esté bien puede significar la diferencia entre un negocio saludable o un negocio disfuncional.

Entonces, primero que todo, ¿qué es una factura? Es simplemente la contrapartida de una cotización. Donde una cotización es una declaración de lo que el cliente eventualmente pagará, la factura es el pedazo de papel que dice 'paga este monto ahora por favor'. El formato exacto de una factura varía en cada país, pero generalmente incluye algunos componentes:

  1. Información Fiscal y Legal. Esto puede incluir el registro de tu negocio, dirección y número de factura.
  2. Lo que tiene que ser pagado. El costo final, a menudo descrito en forma detallada para que coincida con la cotización.
  3. Forma de pago. ¡Es bueno hacer esto tan fácil como sea posible! Ofrece múltiples opciones como transferencia bancaria, una dirección para enviar cheques y un servicio como PayPal para aceptar pagos con tarjeta de crédito.
  4. La fecha de vencimiento para el pago. Darle a tu cliente una fecha fija de cuando se vence el pago es fundamental para tener algo para indicar si las cosas van hacia el sur. La duración del tiempo que le des a un cliente varía, y algo típico es el pago contra entrega a 90 días.

Con un gran trabajo, puedes descomponerlo en partes y establecer lo que se llaman hitos, cada vez que se complete un hito implicará un pago parcial. Por ejemplo se puede dividir el trabajo en tres etapas, luego pedir un depósito del 25% y un 25% al final de cada etapa. Al establecer los hitos asegúrate de que hay productos específicos que el cliente verá al final de cada uno. También puedes estimar las fechas y un plan de cómo va a suceder.

La ventaja de los pagos por cada hito es que tu situación de flujo de efectivo será significativamente más estable. En lugar de esperar meses para completar el trabajo y esperar otra vez un mes para el pago, puedes tomar trozos de efectivo a medida que avanzas. La otra gran ventaja es que disminuye la posibilidad de que no te paguen en un trabajo grande.

En casi cualquier tipo de trabajo es una buena idea tomar un depósito al principio. Esto es particularmente cierto con clientes con los que no estás familiarizado o que tienen antecedentes de pago lento. El depósito puede variar de 25% a 50%. Ni que decir que una vez tengas un depósito mejor tendrás que terminar el trabajo y terminarlo bien.

Quizás el punto más importante acerca de la facturación sin embargo es estar encima de ella. A veces cuando tienes un montón de trabajo puede parecer algo tedioso, pero cuanto antes envíes tu factura antes te pagarán. Facturar y perseguir las facturas deben tener una prioridad muy alta en tu lista de tareas.

Recibiendo el Pago

Lamentablemente durante tu carrera de freelance, hay una buena oportunidad de que te encuentres un cliente que se niegue a pagar, intenta reducir su pago o se retrasa mucho tiempo como humanamente sea posible. Estos clientes pueden causar problemas significativos para una pequeña empresa independiente, especialmente si su trabajo constituye una gran parte de tu trabajo facturable durante un período específico.

Antes de que discutimos las maneras de asegurarte de que te paguen, cabe destacar que por este motivo es una buena idea mantener siempre una reserva de dinero en tu negocio o tu cuenta personal para esos momentos. No tener suficiente dinero para pagar tus gastos diarios mientras esperas que te paguen tus facturas - también conocido como problemas de flujo de efectivo - es una causa importante que hace que las pequeñas empresas cierren la tienda.

Cuando un cliente se niega a pagar, generalmente te encontrarás mirando hacia atrás a las cotizaciones originales, correos electrónicos y las facturas por asistencia. Es una buena idea tener claras y detalladas las cotizaciones para puedas demostrar que has completado el trabajo que se te encargó. También es una buena idea si la factura tiene una fecha de pago clara que puedas señalar. Si tienes mensajes de correo electrónico que demuestren que el cliente quedó satisfecho con el trabajo, esto también ayudará en tu caso.

Así que veamos los tres escenarios principales:

El cliente se toma tanto como sea humanamente posible para pagar

En tu cotización y más tarde en la factura habrás escrito tus 'condiciones de pago', o en otras palabras la cantidad de tiempo después de que la factura se emite para que deba hacerse ese pago. Esto abarca desde el pago contra entrega a términos de 90 días. Claramente dándole al cliente 90 días para pagar tu factura favorece realmente al cliente y para un freelance no aconsejo estos términos tan generosos. Preferiblemente los freelancers deben mirar términos de 0 - 30 días. Las grandes empresas pueden administrar largas esperas para el pago, tú no puedes.

Ahora si un cliente retrasa tu pago por fuera de los términos, es tu responsabilidad comenzar a recordarle y recordarle constantemente. Recuerde que los únicos que deberían sentirse avergonzados por esto son las personas que no han pagado, así que si sientes una sensación de vergüenza constantemente llamando o escribiendo sobre el dinero, asúmelo y olvídalo.

Un recordatorio semanal sobre el pago o, a veces en situaciones extremas a diario, casi siempre hace efecto. Hay un viejo refrán que dice 'la rueda chirriante obtiene la grasa' y esto es particularmente cierto cuando se trata de recibir el pago. Si el cliente se molesta contigo por pedirle que te pague, considera que esto es parte de su estrategia para evitar pagarte y no es un cliente con el que valga la pena trabajar.

Otra solución que puedes probar para evitar retrasos en los pagos es instituir un sistema de recargos. Esto puede tomar la forma de algo como el 1% de recargo cuando la factura se atrasa y un 1% por cada mes calendario después de eso. No establezcas un recargo que sea excesivamente alto, generalmente no tienes que ir más allá de un 12 -15% al año calendario, similar a la tasa de intereses de una tarjeta de crédito.

Los cargos por pagos atrasados pueden funcionar, sin embargo, muchos clientes se erizan ante ellos, y pueden crear animosidad, especialmente si eres estricto y emites un recargo en el momento en el que haya una factura vencida. De manera similar si emites un recargo para un cliente que siempre ha sido bueno para ti, hay una buena oportunidad de que recibas un correo electrónico enojado o una llamada.

El cliente intenta reducir el pago de alguna manera

En este escenario el cliente a menudo va a reclamar que no ha recibido todo lo que pidió. Es por ello que es tan importante tener un presupuesto claro y detallado. En la medida de lo posible es bueno si tu cotización ha sido 'firmada' - es decir, que tienes una copia impresa con la firma del cliente. Si no tienes una copia firmada, generalmente un depósito de pago o algún visto bueno escrito será suficiente para demostrar que el cliente aceptó la cotización.

Lo mejor que puedes hacer en esta situación es visitar al cliente en persona. Más que adoptar una posición adversaria, ir con dos pensamientos en mente: (a) Quieres asegurarte de que las necesidades de tu cliente se han cumplido y si pide reducciones puede ser por una buena razón; y (b) Tampoco caerás en complacer al cliente, debes asegurarte de que estás firme sin ser agresivo.

Ver al cliente o por lo menos hablar por teléfono, es la mejor manera de aclarar cualquier tema que haya causado el problema. Si sientes que el cliente está tratando simplemente de encontrar su salida para pagar entonces señala las cotizaciones y cualquier otra documentación que demuestre que entregaste lo que pidió. Si el problema no se resuelve - lo cual es un escenario improbable - entonces has escalado al siguiente escenario.

El cliente se niega a pagar directamente o te evita

Cuando tu situación va de un pago muy tardío o una disputa sobre el pago a una negativa a pagar, es tiempo de buscar asesoría legal. Cada situación es un poco diferente y las leyes en diferentes países varían en cómo esto juega. En general siempre debes tener un abogado con el que tengas algún tipo de contacto para que en una situación así puedas llamarlo y pedir sus servicios.

También podrías considerar contratar a un cobrador de deudas. Los cobradores de deudas toman un porcentaje de la cantidad por la que son contratados para cobrar y generalmente son muy experimentados en la extracción de dinero de clientes pillos gracias a la persistencia y las amenazas de ramificaciones legales o financieras a sus acciones.

También hay momentos - particularmente para pequeñas sumas de dinero - donde asumes la pérdida como un costo de hacer negocios y evitas ese tipo de cliente y tipos similares, como evitas la peste. Este curso de acción resulta generalmente cuando los costos de cobranza legal y de la deuda compensan la cantidad de dinero adeudado. Es frustrante y perturbador pero a veces es simplemente más sencillo.

Reconocer Clientes Problemáticos

No todos los clientes son iguales, y con más experiencia encontrarás que te conviertes en adepto al reconocimiento de los clientes que pueden ser un problema más adelante. Aquí hay algunos posibles signos - Sin embargo recuerda que estas no son reglas duras y rápidas:

  1. Clientes que son demasiado protectores de sí mismos. A veces consigues clientes que piden que firmes un montón de documentos legales, tales como acuerdos de confidencialidad; términos de contratos de suministro; contratos y así sucesivamente. En general no son una mala idea con una lectura de mucho cuidado; sin embargo con el tiempo ha sido mi experiencia que los clientes que están preocupados por ser estafados tienden a pensar que han sido estafados. Es casi como si crearan la situación por sí mismos o encontraran evidencia. Esto es no quiere decir que cualquier cliente que te pide que firmes algo sea un mal cliente, sino más bien para ser cauteloso de un cliente que parece estar muy preocupado de que tu puedas tomar ventaja de él.
  2. Clientes que hacen un montón de preguntas sobre si tendrán que pagar por las cosas si no les gustan. Esto sucede mucho en el negocio del diseño, un cliente dirá algo como "¿Qué pasa si no me gusta los diseños del logotipo que hagas, ¿tengo que pagar por ellos?" Esto demuestra que el cliente no valora tu tiempo, no confía en tu servicio y casi siempre significa que serán difíciles de afrontar.
  3. Clientes que dicen que sólo tuvieron una muy mala experiencia con el último escritor/diseñador/desarrollador. A veces realmente han tenido un contratista malo, sin embargo a veces el problema eran ellos mismos. Esto es un poco como las personas que parecen siempre tener malas relaciones; cuando se mira con cuidado a menudo el factor común en todas sus relaciones son ellos mismos. En los negocios, los clientes problema a menudo tienen problemas con otros proveedores o contratistas, y en muchos incluso te lo contarán.

Prestar atención a estos y otros signos de advertencia puede ayudarte a protegerte contra los problemas en el futuro. Aunque siempre recuerda que cada cliente es diferente y no hay reglas duras y rápidas, así que siempre dale a tu cliente el beneficio de la duda si no estás completamente seguro.

Evaluación, entrega y plazos

Cuando un cliente te paga por hacer un trabajo, es tu responsabilidad hacer no sólo un buen trabajo, sino también hacerlo a tiempo. De hecho la calidad del trabajo y la eficiencia con que los haces todos, son casi iguales a la vista de muchos clientes y obtendrás una reputación muy alta si entregas siempre a tiempo. En los negocios la mayoría de la gente quiere algo de lo que puedan depender, incluso si esto significa sacrificar cierto nivel de calidad. ¡Por supuesto tener la más alta calidad de un trabajo entregado a tiempo es aún mejor!

Determinar cuándo se entrega el trabajo debe definirse al principio del trabajo. Por esta razón es una buena idea hacer algún tipo de evaluación para determinar lo que implica el trabajo. Esto es más importante en algunos campos laborales que en otros; en particular el software y la programación a menudo requieren un análisis muy profundo antes de iniciar el trabajo.

Una vez que tengas una idea de cuánto trabajo hay que hacer y tú y tu cliente han acordado su naturaleza, es momento de proporcionar las fechas de entrega y los plazos para el trabajo. Estos hitos generalmente tendrán entregables para el cliente y puede incluir calendarios de pago como fue discutido anteriormente.

Después de comprometerte a una agenda es absolutamente imperativo que te adhieras a ella. No insisto en lo importante que es entregar a tiempo y cuánta repetición de trabajos y referidos te llevará.

Servicio, Accesibilidad y Salvar el Día

Hay cuatro características definidas en un negocio: calidad, precio, confiabilidad y servicio. Si puedes entregar las cuatro, serás mucho más buscado después. Tratamos ahora con las cuatro y la última de esas características: servicio.

Cómo cualquier otro negocio, el servicio te pone aparte, mantiene al cliente y a la relación felices y justifica tus costos. Como freelance el servicio toma cuatro formas principales:

  1. Relaciones en general. Esto significa la calidad de tus relaciones cara a cara, tus conversaciones telefónicas y tus correos electrónicos. Significa ser accesible, afable y fácil de conseguir. Significa tomar un interés en el cliente y su negocio más allá del trabajo. Significa ser alguien con quien ellos desean trabajar.
  2. Accesibilidad. Los clientes quieren ser capaces de ponerse en contacto contigo. No hay nada peor que no poder conseguir a una persona en un momento crítico, así que asegúrate de estar disponible por teléfono, correo electrónico, chat y posiblemente incluso en tu domicilio. Diferentes tipos de trabajo traerán consigo diferentes niveles de accesibilidad en términos de horas, pero todos los profesionales independientes deben estar disponibles durante un horario como mínimo. Además si no estás disponble asegúrate de tener una máquina contestadora que responda por ti. Si estás tomando unas vacaciones o estás enfermo, añade un mensaje especial de contestador o ten un respondedor automático en tu correo electrónico para que tus clientes sepan donde estás.
  3. Ocasionalmente Sobreentregar. Sobre entregar en un trabajo significa hacer la milla extra por un cliente, puede ser una característica extra en un trabajo de software, una aplicación extra en su identidad corporativa o algún texto escrito que necesiten pero que no te hayan pedido. Es trabajo que cuando se entrega hace que el cliente se sienta como que están siendo cuidados y que de corazón tienes un interés en él.

    Ten en cuenta también que he dicho 'ocasionalmente'. Si constantemente das más de lo que prometiste, tu cliente sencillamente asumirá que las cosas serán de esta forma y no será algo como un adicional nunca más. Además asegúrate (sutilmente) de que el cliente se da cuenta de que lo has hecho o de lo contrario pierdes parte del beneficio - aunque todavía obtienes el reconocimiento de un trabajo bien hecho.

  4. Salvando el Día Como freelance, amenudo tendrás la oportunidad de salvarle el día a tu cliente y recomiendo que tomes ventaja de esas oportunidades cuando aparezcan. Ocurre a menudo para un freelancer ya que tu cliente tendrá a menudo sus clientes para los que trabaja, y los clientes tienen fechas de entrega. De manera que cuando tu cliente acuda a ti con una entrega de emergencia que nadie más puede manejar, se ve muy bien que tu puedas producir resultados en ese momento crítico. Pero una advertencia también, salvar el día una y otra vez resultará en algo con lo que el cliente cuente. ¡Así que usa tus poderes de vez en cuanto para hacerlos más efectivos!

Expansión y Convertirse en un Negocio de Pleno Derecho

Tener un negocio independiente exitoso y ampliarlo para contratar empleados con el fin de transformarlo de una sola persona a un negocio en pleno derecho puede o no haber sido tu intención desde el principio. Sin embargo es una ocurrencia relativamente común y es una muy buena manera de lograr un negocio más grande sin invertir mucho capital.

La principal trampa es que cuando estás trabajando por ti mismo, sólo tienes una personas por la cual preocuparte: tú. Sabes cuándo quieres trabajar, cuáles son tus capacidades, cuánto dinero necesitas, cuándo estás bajo de energía y cuándo trabajas duro. En otras palabras tú haces tu negocio independiente exitoso y estás totalmente bajo tu propio control. Cuando decides empezar a contratar freelancers y empleados estás dando pasos en una pecera mucho más grande donde incrementalmente te encontrarás más administrando que practicando tus habilidades principales.

Hay muchos pros y contras para hacerlo crecer en un negocio más grande y puede valer mucho la pena. Para los propósitos de este artículo diré que mi consejo es ir despacio y no expandir mucho tus medios. Adicionalmente deberías leer un libro llamado E-Myth el cual trata precisamente con esta situación.

Imagen de iStockPhoto

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