Definiendo la estructura organizacional de tu negocio

Cuando una pequeña empresa comienza, la estructura no es un problema. Estás tú, posiblemente tu hermano y tu mejor amigo... un espacio de trabajo... y eso es probablemente todo.

Pero incluso dentro de ese negocio tan pequeño, una estructura comienza a surgir. Porque si bien puedes ser excelente en el desarrollo de tu producto (bolsas de alta moda, o implementos de jardín, o un tipo innovador de sacacorchos), tu hermano puede ser un genio en la recaudación de capital semilla y la búsqueda de mercados para tu producto. Y tu mejor amigo puede ser excelente en el diseño de materiales de empaque y marketing. Sin pensarlo mucho, los tres se han convertido en los bloques básicos de una estructura divisional en la que tú eres el jefe de I&D, tu hermano es gerente de finanzas y ventas, y tu amigo es Director Creativo.

Si decidieras hacer crecer tu negocio contratando personal adicional, probablemente, sin pensarlo mucho, agregarías nuevas personas a cada división. Tal vez un contador para trabajar con tu hermano, o un diseñador gráfico para trabajar con tu amigo ... o un especialista en CAD para trabajar contigo. Si tu negocio comenzara a prosperar, te encontrarías en la parte superior de una estructura jerárquica típica basada en la función.

Pero, ¿realmente querías dirigir un negocio con una estructura jerárquica y divisional? Si bien esa podría ser una buena opción a medida que tu negocio crece, hay otras opciones que podrían ser aún mejores.

¿Cuáles son mis opciones estructurales?

Las estructuras empresariales, en un mundo ideal, se desarrollan por una razón, y no por accidente. Reflejan la función y la cultura del negocio, y hacen que sea más fácil, más agradable y más lucrativo para todos los involucrados para hacer su trabajo. Se pueden combinar varios tipos de estructuras, dependiendo de las necesidades y preferencias del negocio y sus gerentes.

Las estructuras empresariales pueden ser verticales (jerárquicas) u horizontales (planas, con autoridad compartida). Se pueden organizar como un solo todo, en unidades funcionales o en unidades de negocio. Pueden ser centralizadas o en red, o incluso "virtuales". Diferentes grupos pueden trabajar juntos o de forma independiente.

Chequemos a algunos ejemplos.

Estructura vertical (jerárquica)

La estructura vertical (jerárquica) es el enfoque tradicional de arriba hacia abajo. Esto puede funcionar bien en una pequeña empresa, o en un negocio que se optimiza en sus productos y procesos. También es, en muchos casos, una manera eficiente de hacer negocios.

En un negocio vertical, los altos directivos están a cargo, lo que significa que tienen la autoridad y la responsabilidad de gestionar el negocio para alcanzar sus objetivos. No, es posible que no se pida a los empleados que hagan muchas innovaciones, pero por otro lado tienen objetivos claros y un modelo de gestión transparente, junto con (en muchos casos) una comprensión antigua pero confiable de lo que se necesita para ascender en la jerarquía.

Estructura organizacional horizontal (plana)

Una estructura organizacional horizontal (plana) se ha vuelto muy popular en los últimos años. Apoya la idea de que los empleados necesitan y prosperan con mucha responsabilidad y autoridad, y sugiere que nadie debe hacerse cargo de toda una organización. Apoya el trabajo en equipo y la innovación, pero puede ser ineficiente cuando se trata de tomar decisiones y alcanzar metas y plazos.

Empresa centralizada

Una empresa centralizada es una organización con todas sus funciones gestionadas por un solo conjunto de personas que trabajan juntas. En general, los empleados entran en la oficina, trabajan en su función y comparten recursos.

Empresa en red (o virtual)

Una empresa en red o virtual tiene un personal pequeño y en un solo lugar, y una red de consultores, freelancers, empleados de medio tiempo e incluso empleados a tiempo completo en otros lugares del país o incluso en todo el mundo. Este tipo de organización es ideal para una empresa que trabaja en grandes proyectos que van y vienen, o que se basa en experiencia, habilidades o conocimientos muy específicos.

Unidades de negocio o Unidades funcionales

Las Unidades de negocio o Unidades funcionales son grupos o equipos que se centran en aspectos específicos de un negocio. Pueden representar diferentes partes de un todo (por ejemplo, I&D, producción, ventas) o pueden representar subempresas (por ejemplo, empresas recién adquiridas que ahora forman parte de una gran multinacional).

Si bien cada equipo tiene un papel importante que desempeñar en toda la organización, cada equipo también puede tener acceso a recursos independientes (contabilidad, diseño, etc.) para sus propias necesidades únicas.

¿Son las estructuras planas siempre mejores que las estructuras verticales?

Hoy en día, hay una tendencia hacia estructuras más planas en las que la gerencia y los empleados están en una posición igual o al menos parcial. Zappos, que es bien conocido por su estilo de gestión inusual, pasó recientemente de una estructura vertical a una horizontal; según un artículo en la revista Inc.: "En lugar de tener gerentes y subordinados, Zappos estará formado por 400 'círculos', o equipos de personas que trabajan juntos y toman varios roles dentro de esos círculos". Se esperaba que este nuevo enfoque resultara en conexiones personales y profesionales más fuertes entre los empleados.

Pero, como dice Inc., este enfoque "tiene sus riesgos". Sí, algunos empleados pueden encontrar esta nueva estructura empoderadora y emocionante. Pero a otros les puede resultar desorientador o confuso.

Sí, algunas personas pueden hacerse cargo y ayudar, desarrollando sus propias habilidades mientras que también mejoran los recursos de la empresa. Pero otros pasarán mucho tiempo tratando de aferrarse o tomar autoridad en un vacío aparente. El Wall Street Journal, citando un estudio de investigación, incluso dice que, en algunos casos, la jerarquía puede mejorar la productividad.

Por otro lado, estructuras más planas o más colaborativas pueden ser extremadamente liberadoras para los esfuerzos creativos. Cuando no hay ningún "jefe" al que informar, y no hay jerarquía para evitar que avances en tus ideas, es mucho más probable que digas lo que piensas y sugieras innovaciones. Si te equivocas, es menos probable que te empujen por la escalera.

Algunas empresas han encontrado formas de combinar lo mejor de las estructuras verticales y planas mediante la incorporación de unidades planas en la estructura jerárquica. De hecho, muchas empresas que, en el fondo, están estructuradas verticalmente, han creado entidades más pequeñas que fomentan la creatividad a través de una variedad de enfoques de "aplanamiento". El icónico Bell Labs fue una subsidiaria de AT&T donde todo el enfoque se centró en la innovación y la invención. Bell Labs es el modelo en el que se crearon entidades como la super-creativa Google X.

¿Qué estructura de negocio es la mejor para tu empresa?

Como probablemente habrás adivinado, no hay una estructura "mejor" para las empresas en general, aunque por lo general hay una sola mejor estructura para cualquier negocio individual. La elección de la estructura empresarial depende de varias preocupaciones, incluyendo, pero no limitado a:

• Tipo de negocio. Obviamente, una peluquería local no va a funcionar bien con empleados virtuales ubicados en otras ciudades. Del mismo modo, una corporación financiera internacional colapsaría si todos sus empleados estuvieran obligados a presentarse en el mismo edificio al mismo tiempo.
• Tamaño del negocio. No todos los empresarios quieren hacer crecer su negocio indefinidamente. Muchos apuntan a una empresa de tamaño más pequeño o moderado, o prefieren una presencia local o regional. Puede que no sea viable que una empresa con 40 empleados desarrolle unidades de negocio completamente funcionales, pero a una gran multinacional le puede resultar casi imposible centralizar muchas de sus funciones.
• Cultura empresarial. Probablemente no hay una estructura más eficiente que una dictadura. Una persona está a cargo, y todos los demás hacen lo que se les dice. Pero la eficiencia no lo es todo. Y algunos dueños de negocios crean equipos de trabajo, unidades de negocio y estructuras planas NO porque esperan un gran impulso en los resultados, sino porque prefieren trabajar en equipo. Algunas empresas ofrecen oportunidades para la innovación individual porque la industria lo espera. Algunos tipos de empresas tecnológicas se ajustan a ese modelo.
• Necesidades empresariales. Algunas industrias requieren especialistas que pueden estar disponibles durante cortos períodos de tiempo para completar proyectos discretos. Otras requieren atención diaria y continua en las tareas que se repiten una y otra vez. Muchas requieren ambas.
  

Con el fin de determinar qué tipo de estructura es probable que sea mejor para tu negocio, vale la pena hacerte una serie de preguntas. Si bien es posible que las respuestas no definen inmediatamente tu estructura, sin duda te ayudarán en el camino. Específicamente:

1. ¿Mi negocio va a ser local? ¿Regional? ¿Nacional? ¿Internacional? Una empresa internacional puede requerir especialistas ubicados lejos de la matriz, y esos especialistas pueden necesitar cierta autonomía para hacer su trabajo sin supervisión directa.
2. ¿Mi negocio va a ser pequeño, mediano o grande? Cuanto más grande sea la empresa, más probable es que necesites establecer unidades de negocio para trabajar en productos o proyectos más grandes. Cuanto más pequeña sea tu empresa, más probable es que tenga que llegar al exterior para habilidades o especialidades específicas.
3. ¿Mi negocio va a producir u ofrecer múltiples productos o servicios discretos? Si estás construyendo el Ford Modelo A, no necesitas una unidad de negocio independiente para construir camionetas. Pero una vez que te diversifiques, puedes encontrar que el desarrollo de productos, el marketing y las ventas son lo suficientemente diferentes como para que garanticen una unidad de negocio completamente independiente.
4. ¿Qué tipo de cultura quiero en mi negocio? ¿Prefiero dirigir mi empresa de arriba hacia abajo, o quiero un grupo colaborativo que trabaje en equipo? ¿Estoy interesado en trabajar con empleados en red o virtuales, o quiero a todos aquí en la oficina? Este tipo de preguntas tendrán un impacto significativo en tu elección de estructura de negocio.
   

Ya sea que construyas tu negocio grande, extenso o amplio, o combines varias ideas para crear una estructura única, la clave es cumplir tus propios objetivos.