Uno de los aspectos más poderosos de Google Docs es la capacidad de compartir documentos, hojas de cálculo, y presentenaciones con otros, así que pueden editar colaborativamente éstos documentos en tiempo real desde cualquier lugar en el mundo.

Los colaboradores en un documento pueden ver, comentar, o incluso efectuar cambios en el documento, dependiendo de los permisos que les otorgues. Nunca hay una razón para enviar por correo electrónico archivos de documentos o combinar ediciones de múltiples copias de un documento otra vez.

En éste tutorial, te mostraré cómo utilizar las opciones de compartir de Google Docs para compartir tus documentos, hojas de cálculo, y presentaciones con otras personas para que puedan verlos o editarlos. Es muy sencillo compartir un documento, pero éste tutorial te mostrará cómo usar todas las opciones en Google Docs para compartir documentos de la manera que quieras.

Para aprender más sobre Google docs, consulta éstos tutoriales:

• Google Docs
  Cómo Importar y Exportar Documentos en Google Drive
  Melissa Murphy
• Google Drive
  Convierte Tus Respuestas de Formularios de Google Docs en Hermosas Visualizaciones
  Melissa Murphy
• Google Docs
  Realza Google Docs y Hojas de Cálculo con Complementos
  Andy Betts

Ahora descubramos cómo compartir tus documentos en Google Docs, invitar a colaboradores, controlar permisos de documentos, discutir tus documentos a través de comentarios compartidos, manejar adecuadamente las notificaciones y más. Descubre qué ocurre cuándo compartes un Google Doc, cómo funciona, así como cómo controlar varias opciones útiles.

1. Opciones de Visibilidad

Lo primero que necesitas saber sobre compartir en Google Docs son las Opciones de Visibilidad, que controla quién puede ver los documentos. Tus documentos nuevos, hojas de cálculo, y presentaciones en Google Drive son privadas por defecto, pero desde el botón Compartir, puedes elegir hacer tus documentos visibles a ciertos individuos, a cualquiera con un enlace al documento, o al público en la web.

Paso 1. Cómo Compartir un Documento en Google Docs

Para ver tu configuración actual de compartir cuándo tienes un documento abierto en Google Docs, simplemente posiciónate sobre el botón Compartir en la parte superior derecha de tu documento. Ahí, verás una ventana emergente que muestra la privacidad actual del documento, que siempre será privada por defecto.

Para cambiar la configuración, haz click en el botón Compartir. La pantalla Compartir con otros usuarios aparece

Escribe los nombres de personas de tu lista de contactos o las direcciones de correo electrónico de personas con los que quieres compartir el documento.

Continúa agregando los nombres y direcciones de correo electrónico de cada persona con la que quieras compartir el documento. También puedes agregar una nota para tus colaboradores en el campo Agregar una nota.

Haz click en el botón Enviar en la parte inferior izquierda de la pantalla cuándo termines de agregar a los colaboradores.

Paso 2. Cómo Activar la Opción Mostrar el Vínculo

También puedes usar la pantalla Compartir con otros de Google Docs para activar las opciones de visibilidad del vínculo. Si la opción de mostrar el vínculo está activada, cualquiera que tenga el enlace a tu documento puede accesar a él.

Para activar la opción Uso compartido de vínculos, haz click en el ícono del enlace en la esquina superior de la pantalla. Una pantalla con un enlace aparece.

El sistema te proporciona un vínculo que puedes compartir con otros usuarios.

Nota: Es importante recordar que activar la opción compartir vínculo reduce la cantidad de control que tienes sobre quién puede ver el documento. Uno de tus revisores podría compartir el enlace con otros, y éstos podrían accesar al documento.

Paso 3. Usa las Opciones de la Configuración Avanzada para Compartir en Google Docs

Puedes definir aún más quién puede ver tu documento. Comienza desde la pantalla Compartir con otros usuarios.

Luego, selecciona Configuración Avanzada. En el menú Configuración de Uso Compartido, podrás cambiar quién puede ver el documento.

Toma nota de la Configuración del Propietario en la parte inferior de la página. Ésta configuración está sólo disponible para el dueño del documento. Te permite limitar lo que los colaboradores pueden hacer con el documento.

Paso 4. Define las Opciones de Uso Compartido de Vínculos

Del menú Configuración de Uso Compartido, selecciona Cambiar para ver las opciones de compartir el vínculo.

Aquí está una descripción de cada una de las opciones:

1. Especificar Personas

Para permitir a personas específicas ver el documento, selecciona Guardar, que te regresará al menú Configuración de Uso Compartido. Escribe las direcciones de correo electrónico de los individuos que tendrán acceso al documento en la parte inferior del menú, bajo Invitar a personas.

2. Cualquiera Con el Enlace

Para dar acceso a un grupo grande de personas específicas, elige Cualquiera usuario que reciba el vínculo de las opciones de Visibilidad. Selecciona Guardar para regresar al menú Configuracion de Uso Compartido. Del menú Configuración de Uso compartido, puedes resaltar el vínculo al documento y compartirlo vía correo electrónico, redes sociales, o mensaje de texto.

3. Público en la Web

¿Quieres saber cómo compartir un Google Doc públicamente en la web? Es fácil en Google Docs. Para dar acceso a cualquiera o para incrustar un Google Doc en una página web, elige Público en la web de las opciones de Visibilidad. Selecciona Guardar para regresar al menú Configuración de Uso Compartido. Del menú Configuración de Uso Compartido, puedes seleccionar el vínculo al documento y compartirlo vía redes sociales para dar a cualquiera acceso a tu documento.

2. Opciones de Colaborador

En ésta sección, aprende cómo compartir Google Docs con más control al definir colaboradores. Hay cuatro Opciones de Colaborador que dan a personas específicas con las que compartes un Google Doc diferentes niveles de acceso al documento. El propietario del documento puede autorizar a otros individuos a ver, comentar, editar o convertirse en el propietario del documento.

Para ver las opciones de Colaborador, selecciona el botón Compartir en la parte superior derecha de tu documento. Haz click en Configuración Avanzada. En el menú Configuración de Compartir con Otros Usuarios, invita a individuos o grupos específicos usando direcciones de correo electrónico o grupos de contacto del correo electrónico.

Mientras ingresas éstas direcciones, las opciones de Colaborador llegan a ser visibles. Si haces click en la flecha hacia abajo junto al ícono del lápiz junto a cada nombre. Aquí, puedes seleccionar de las siguientes opciones: Puede editar, puede comentar, o puede ver.

Aquí está una descripción de cada opción:

1. Puede Editar

Ésta opción de Colaborador permite a otros individuos editar el documento. Los colaboradores pueden trabajar en un documento simultáneamente en tiempo real, así que no hay necesidad de enviar por correo electrónico los cambios una y otra vez.

Cada editor que está trabajando en el documento será visible como íconos en la parte superior derecha de la pantalla, junto al botón Comentarios. Cada colaborador tendrá un color diferente alrededor de su ícono, y cualquier sección del documento que estén editando actualmente tendrá un cursor que es del mismo color del ícono.

2. Puede Comentar

Con ésta opción de Colaborador, un individuo con el que se comparte el documento en Google Docs, sería capaz de ver el documento y realizar comentarios, pero no podría cambiar el documento de ninguna manera. Ésta opción es útil cuándo se busca retroalimentación en un proyecto, pero no quieres que ninguna información sea alterada sin tener conocimiento.

Para comentar un documento, selecciona el texto específico que deseas comentar y haz click derecho para seleccionar Comentar. También puedes usar el atajo de teclado Ctrl-Atl-M, o el botón Comentarios en la parte superior derecha de la pantalla junto a Compartir. El propietario del documeneto verá las secciones resaltadas y las casillas de comentarios en el lado derecho de la pantalla.

3. Puede Ver

Para permitr que otros sólo vean un documento, selecciona la opción Puede Ver. Ésta opción es especialmente útil para distribuir una plantilla que necesita ser usada por otros. Al establecer la opción Colaborador en Puede Ver, los colaboradores serán obligados a Hacer una copia del documento para realizar cambios, así asegurar que nadie pueda alterar la plantilla directamente.

Una cuarta opción de Colaborador, Propietario, es sólo visible una vez que ya has compartido un documento en Google Doc con alguien. Después de que el documento es compartido, el nombre del propietario aparecerá en la lista Quién tiene acceso en el menú Configuracion de Uso Compartido.

Ésta última opción de propietario te permite transferir la propiedad del documento a alguien. Aparece en el menú desplegable junto a los nombres del colaborador si tu posees el documento.

El creador del documento es el propietario por defecto. Si la propiedad del documento es transferida a alguien más, hay algunas cosas que el creador del documento ya no podrá hacer, como:

• remover colaboradores
• compartir con tantas personas como quieras
• cambiar las opciones de visibilidad
• permitir a los colaboradores cambiar los privilegios de acceso para otros
• eliminar permanentemente algo de Google Drive. Después de que es eliminado, nadie puede accesar a él, incluyendo los usuarios con los que era compartido.

3. Agregando Comentarios

Los colaboradores con la capacidad de Puede Comentar o Puede editar pueden dejar comentarios en un documento compartido en Google docs. Un comentario podría instruir al propietrio del documento para arreglar un simple error de ortografía, o podría abrir un diálogo sobre una cierta sección del documento.

Paso 1. Agregar un Comentario

Para agregar un comentario a un documento de Google compartido, resalta la sección del documento que quieres comentar. Podría ser una cierta palabra, una oración específica, o un párrafo completo. Después de resaltar la sección, haz click derecho y selecciona Comentario.

Un cuadro de texto con tu nombre aparecerá a la extrema derecha de la pantalla para que ingreses tu comentario.

Si alguien escribe un comentario en tu documento, puedes comenzar un diálogo al responder a su comentario. Debajo del comentario, un cuadro de diálogo aparecerá que dice Responde. Aquí, puedes escribir tu respuesta.

Si el comentario es un simple arreglo que no requiere respuesta, puedes realizar los ajustes requeridos al documento y marcar el comentario como resuelto al hacer click en el botón Resolver junto al comentario. Al resolver un comentario, el comentario se oculta. Para reabrir el documento, haz click en el botón Comentarios en la parte superior derecha del documento.

Paso 2. Abre un Comentario Resuelto

Aún después de que un comentario ha sido resuelto, puedes verlo de nuevo. Haz click en el botón Comentarios en la parte superior derecha de tu documento.

Para reabrir comentarios resueltos, haz click en en enlace azul reabrir junto al documento. Los comentarios son agregados de nuevo en el documento.

Notificando a Colaboradores

Cubrimos cómo compartir un Google Doc con notificaciones adecuadas en ésta sección. Puedes automáticamente notificar a colaboradores a través de correo electrónico cuándo un cambio es efectuado en un documento compartido. Ésta característica es útil si estás trabajando en un documento y necesitas hacer saber a tus colaboradores de tus ediciones.

Paso 1. Activa las Notificaciones

Abre tu documento. Asegúrate que tu documento sea compartido con al menos otra persona.

Haz click en el botón de Comentarios en la parte superior del documento. Haz click en el botón Notificaciones debajo de él.

Después de que hayas hecho click en el botón Notificaciones, un menú desplegable se muestra con tus opciones de notificación.

Puedes cambiar las opciones de notificación del menú desplegable en tu documento de Google compartido, con éstas configuraciones:

1. Todas

Para enviar notificaciones por correo electrónico a todas las personas con quienes se comparte el documento, selecciona la opción Todas. Ésta es una buena elección cuándo un documento está siendo escrito por un equipo.

2. Tuyas Solamente

Para enviar una notificación mediante correo electrónico sólo para tí cuándo un comentario es realizado o el documento es modificado, selecciona la opción Tuyas solamente. Ésta es una buena elección cuándo eres el autor primario y necesitas revisar la retroalimentación, pero los revisores no necesitan ver los comentarios de los demás.

3. Ninguna

Para desactivar las notificaciones por correo electrónico, selecciona la opción Ninguna. Ésta es una buena elección si no es importante que veas los comentarios y las ediciones rápidamente.

Paso 2. Ver la Notificación por Correo Electrónico

Si activas las notificaciones por correo electrónico, recibirás un correo electrónico sumarizando las notificaciones cuándo se realizan. Ve a tu bandeja de entrada para ver la notificación. Ve el ejemplo de correo electrónico de abajo:

5. Eliminar a un Colaborador

A veces, puedes necesitar eliminar a un colaborador de un documento. Ésto podría ocurrir cuándo un miembro del equipo abandona el equipo y ya no necesita accesar al documento. Aquí está cómo remover a un colaborador de un documento compartido en Google Docs.

Nota: Sólo el propietario de un documento puede agregar o eliminar a colaboradores en un documento.

Primero, asegúrate que estás trabajando en un documento que tiene colaboradores.

Comienza en el menú Configuración de Uso Compartido desde dentro de tu documento. Ves una x junto a cada nombre en la lista Quién tiene acceso.

Para eliminar a un colaborador de tu documento compartido, haz click en la x junto al nombre de la persona. El nombre de la persona desaparece de la lista.

6. Ejemplos de Colaboración

Editar en tiempo real en Google Docs te permite colaborar con cualquiera, en cualquier lugar sin confusión o molestia. Toma éste ejemplo de una escuela. Ellos usan Google Docs como sus Anuncios de la Mañana.

Los profesores pueden agregar anuncios a la página para eventos específicos, y todos los maestros pueden usar sus proyectores para mostrar los anuncios al mismo tiempo durante la clase. Ésto ahorra tiempo e irritación. En la parte superior de la página, puedes ver a los otros profesores que están actualmente editando o viendo los anuncios, e incluso ver qué parte del documento están editando al momento.

Los anuncios de la mañana se ven algo así cuándo están trabajando en ellos.

Un ícono aparece en la parte superior del documento para cada persona que trabaja en él. Los cursores en el documento combinan con el color de la persona que edita el documento.

Cuándo Compartir Tus Documentos en Google Docs

Google Docs facilita el compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y puedes utilizarlos de varias formas. Ahora que sabes cómo compartir documentos en Google Docs, y puedes controlar varias configuraciones útiles, es tiempo de utilizarlos.

Mientras no necesites a otros que te ayuden a editar cada documento que crees, compartir documentos en Google Docs puede llegar a ser realmente útil. Aquí están algunos ejemplos de cuándo podrías querer colaborar y dar buen uso a la función de compartir documentos en Google Docs:

• mantener las notas de reunión de equipo en un documento colaborativo
• lluvia de ideas para un próximo proyecto como grupo
• crear una lista para tu fiesta nocturna e invitar a personas a que agreguen lo que planean llevar.
• permitir a amigos que comenten un discurso que estás escribiendo para la boda de tu mejor amigo.
• asignar partes de un proyecto a diferentes individuos, pero que cada uno reporte su colaboración en el mismo documento.
• comparte la lista de la compra en el supermercado con tu esposa, o la lista de tareas con tus hijos o compañeros de habitación.

Si tienes alguna pregunta, o quieres compartir un ejemplo de cómo usas Google Docs para compartir y colaborar, deja un comentario abajo.

Y si quieres llevarlo al próximo nivel e importar tus documentos de Google Docs a WordPress como pubicaciones o páginas, ¡utiliza el plugin de Google Docs para WordPress!

Nota Editorial: Éste artículo fue publicado originalmente en el 2014. Ha sido exhaustivamente revisado para hacerlo vigente, exacto y actualizado por nuestro personal-con ayuda especial de Laura Spencer.