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Cómo Crear un Accionable Plan de Proyectos Utilizando una hoja de Cálculo de Google

Read Time:3 minsLanguages:

Spanish (Español) translation by Yadira Rivera (you can also view the original English article)

En este tutorial, aprenderás cómo crear tu propio plan de proyectos utilizando una hoja de cálculo de Google que puedes utilizar para tus propios proyectos o compartir con tu equipo.

Es una técnica sencilla que se puede adaptar a cualquier proyecto para ayudarte a organizar tu tiempo y mantenerte en el calendario.

También se puede utilizar para estimar cuánto tiempo tomará un proyecto cuando se lo estás presentando al cliente. Todo lo que necesitas es una hoja de cálculo de Google, así que vamos a empezar!

1. Configura la Hoja de Cálculo

Paso 1

Crea una nueva hoja de cálculo (Crear > Hoja de Cálculo). Establece el encabezado de la columna A como 'Tareas' y la columna B 'Duración' (que es en días).

Paso 2

Asigna fechas consecutivas a las columnas desde la C en adelante. Si no tienes un plazo específico, calcula la longitud de tiempo: siempre puedes agregar o quitar columnas más adelante.

2. Divide el Proyecto en Tareas

Paso 1

En la columna A, haz una lista de todas las tareas que deben ser completadas para tu proyecto. Intenta ser tan específico como puedas. Si estás trabajando con un equipo, haz la lista de las tareas de todo el mundo. Este es un paso realmente muy importante: entre más entres en el detalle, lo más probable es que no olvides nada esencial.

Paso 2

Reorganiza tu lista hasta que se lea en orden cronológico, con la primera tarea en la parte superior y la último en la parte inferior. Para este proyecto de ejemplo, voy a planificar un evento de lanzamiento. Esto puede requerir alguna reflexión, pero vale la pena acertar: algunas tareas no pueden comenzar hasta que las otras hayan terminado!

3. Bloquea las Fechas y Duraciones para Cada Tarea

Paso 1

En la columna B, indica cuánto tiempo cada tarea tomará, en días. Esto no quiere decir que tardarás todo el día para realizar una tarea, sólo que necesita permitir diferentes días para cada uno. Podrías tener que discutir esto con tu equipo o contratista externo para obtener una estimación precisa. Esta es una parte esencial de la fase de planificación ya que puede tener un impacto devastador cuando puedas comenzar las tareas futuras.

Project Plan 5Project Plan 5Project Plan 5

Paso 2

Si estás trabajando con un equipo, asigna un color a cada miembro del equipo para que puedan ver fácilmente de qué tareas son responsables.

Paso 3

Bloquea la duración de los días con un color, en los campos de fecha apropiados.

Se puede: iniciar con el plazo y la tarea final y trabajar hacia atrás, o bien empezar desde el principio para darle una fecha de finalización al proyecto. Algunas tareas podrán ejecutarse al mismo tiempo, mientras que otras sólo pueden comenzarse una vez que se ha terminado una tarea anterior. Para mi ejemplo de planificación de un evento, voy a empezar con la fecha límite del 20 de mayo y trabajar hacia atrás.

Paso 4

Si tienes un equipo para el proyecto, asegúrate de utilizar un color diferente para cada miembro del equipo para mostrar cuáles tareas se asignan a cada uno.

4. Ajustar tu Plan de Proyecto

Este escenario muestra la importancia de la planificación: tal y como está, podrías pasarte el plazo o bien puede que necesites un miembro del equipo extra, recursos adicionales, o alguna entrada futura por parte de tu cliente. En mi ejemplo, abajo, ¡me he quedado sin días!

Si estás sobrepasando los límites del plazo o no puedes comenzar cualquiera antes, échale un vistazo a las tareas que puedes mover a una fecha anterior, o qué tareas podrían ejecutarse en paralelo.

5. Compartir el Plan con el Cliente o el Equipo

Las hojas de cálculo de Google son fáciles de compartir con cualquiera. Ve a Archivo > Compartir e introduce las direcciones de correo electrónico de tus colaboradores.

También puedes compartir un enlace a través de Gmail, Google +, Facebook o Twitter. Asegúrate de ajustar la configuración Público en la web (para que pueda acceder cualquier persona con acceso al vínculo) o mantenerlo en privado.

6. Descarga la Plantilla de Hoja de Cálculo de Planes de Proyecto de Google

Ahora has completado tu plan de proyecto. No te olvides de volver a él cada día para mantenerte en pista. Descarga aquí el plan de proyecto de ejemplo y ponlo en buen uso.

¿Has utilizado las hojas de cálculo de Google para hacerle seguimiento a tus proyectos de negocios? Si es así, deja comentarios sobre tus mejores consejos a continuación.

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