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¿Cómo Evolucionar de Trabajador Independiente a una Agencia?

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This post is part of a series called Evolve From Freelancer to Agency.
How to Structure a Creative Agency

Spanish (Español) translation by Carlos A. King (you can also view the original English article)

La mayoría de los que trabajamos por cuenta propia somos ambiciosos. Tenemos que serlo si queremos crear una lista sólida de clientes y traer a casa ingresos suficientes para justificar el no conseguir un empleo fijo. Pero esa no es la finalidad: después de todo, a un trabajador independiente no le toma mucho acumular un ingreso de tiempo completo. Entonces tenemos que preguntarnos qué queremos hacer. No hay un camino claro que podamos seguir en nuestra profesión, como el que tendríamos en un entorno corporativo.

Una de las opciones que atrae a muchos trabajadores independientes es crear una agencia, la cual te permita seguir trabajando en los tipos de proyectos que te gusten, en una cantidad mucho mayor. Dirigir una agencia no es exactamente algo a lo puedas saltar sin un trabajo de preparación, pero si esa es la dirección en la que va evolucionado tu carrera independiente, es una opción bastante práctica.

Asegúrate de que eres material para una agencia

Antes que tal transformación ocurra, necesitas explorar si es lo quieres. Aunque formar una agencia puede ser el siguiente paso lógico para la mayoría de los independientes, es una estrategia que requiere el temperamento y las prioridades correctas, al igual que el trabajo independiente.

Si bien formar una agencia puede ser el siguiente paso lógico para la mayoría de los independientes, es una estrategia que requiere el temperamento y las prioridades correctas, al igual que el trabajo independiente.

Si tu principal razón para trabajar de manera independiente es poder asumir diferentes tipos de trabajo creativo, piénsalo dos veces antes de sumergirte en el trabajo de una agencia. Aún podrás manejar una gran cantidad de material creativo, pero tendrás que centrarte en tipos de proyectos específicos para poder repartir adecuadamente los diferentes elementos de un proyecto a cualquier equipo que formes. Y si manejas una agencia, significa que con frecuencia tendrás que priorizar las tareas administrativas sobre el trabajo creativo. Si sabes que batallas con el balance entre la creatividad y el desarrollo empresarial, conducir tu propia agencia puede que no sea la manera ideal de seguir adelante.

También necesitarás asegurarte de que tus habilidades de comunicación estén a la altura de la tarea. No solo tendrás que seguir gestionando las comunicaciones con los clientes de manera efectiva, sino que necesitarás asegurarte de que podrás seguir trabajando con cualquier persona de tu equipo. Dependiendo de la mecánica particular de tu agencia, puede haber algunos cuellos de botella serios si no todos pueden comunicarse con multiples personas de manera eficaz.

Inicia con poco y con múltiples pruebas

No te decidas por el trabajo de la agencia, hasta que hayas laborado en un par de proyectos que te pongan en posición de probar al menos parte del trabajo asociado con su manejo.

Es muy fácil comenzar el camino hacia la subcontratación, al menos de pequeños fragmentos de trabajo. Dependiendo de tus preferencias, tienes dos opciones: puedes buscar tareas que deleges a un asistente virtual o puedes buscar partes de los proyectos que normalmente asumes y que pueden ser entregados a otro trabajador independiente.

Los beneficios de entregar diferentes tareas a un asistente virtual es que puedes iniciar delegando tareas que no son del cliente, como un poco de tu lista de tareas para marketing. Eso significa que no tienes que preocuparte por asegurarse de que tu cliente esté contento con todo lo que haga tu subcontratista: solo necesitas asegurarte que el asistente virtual y tú estén en sintonía.

Aún mejor, muchos asistentes virtuales ofrecerán pequeños bloques de tiempo que te permitirán trabajar con alguien regularmente sin una gran costo. Hay algunas desventajas. En particular, necesitas asegurar que tu presupuesto sea suficiente para cubrir lo que le debes a tu asistente virtual, especialmente cuando debas asegurarte que la estimación para el proyecto del cliente incluye el costo de otro trabajador independiente.

Al trabajar con un subcontratista, por al menos parte de tu proyecto, tendrás una oportunidad para entender más de cómo funcionará la agencia en una situación real. Adquirirás más experiencia al dividir proyectos entre otra persona y tu y experimentarás los posibles problemas de comunicación de primera mano, pero en una escala mucho más manejable. Pero también debes decirle a tus clientes que tienes a alguien trabajando en al menos una pequeña parte de su proyecto. Mientras te factures como un trabajador independiente, los clientes asumirán que tu estarás manejando todo su proyecto por ti mismo. Aunque generalmente podrías salirte con la tuya diciéndole esto a un cliente, solo es apropiado hacerles saber quién ha tocado su proyecto.

Usando este enfoque, puedes seguir aceptando más trabajo y trayendo a más contratistas hasta que estés listo para cambiar el nombre en la puerta. En ese punto, serás una agencia. Hay muchas otras formas de terminar en el mismo lugar, pero la mayoría de ellas requieren que mejores la forma en que trabajas al mismo tiempo.

Codifica la manera en que operas

Es probable que tengas que realizar algunos cambios importantes en tu flujo de trabajo, si no las formas en que realmente completas el proyecto para un cliente. Antes de que puedas averiguar qué vas a tener que ajustar, nececitas saber lo que estás haciendo ahora. La mayoría de los trabajadores independientes tienen una rutina que siguen con cada proyecto, pero realmente no está escrita en ningún lado. Simplemente hacemos las cosas por hábito.

Mientras trabajas, comienza a redactar tu flujo de trabajo. Puede llevar múltiples proyectos para realmente tener por escrito tu flujo completo de trabajo.

Si vas a tener a otras personas trabajando contigo en los proyectos, necesitas saber exactamente lo que estás haciendo: ¿qué necesitas darle a tu subcontratista para que pueda completar el trabajo? ¿Cuándo necesitarás completar un elemento para que puedas adaptarlo con el resto de tu trabajo? ¿Cómo determinas qué elementos de tus proyectos se pueden extraer y hacer solos?

Mientras trabajas, comienza a redactar tu flujo de trabajo. Puede llevar múltiples proyectos para realmente tener por escrito tu flujo completo de trabajo. La mayoría de nosotros no notamos lo que hacemos automáticamente, pero si intentas trabajar en un nuevo proyecto usando tu flujo de trabajo, notarás las cosas en que has fallado.

Una vez que tengas tu flujo de trabajo en orden, puedes empezar a examinar qué partes se pueden entregar más fácilmente a otra persona. También puedes notar oportunidades para hacer tu proceso más ágil: los clientes on-boarding, por ejemplo, con frecuencia son un lugar en nuestros flujos que podemos pulir cuando seguimos un proceso repetible.

Investiga lo que conlleva un negocio más grande

El trabajo independiente a menudo se considera una forma particularmente fácil de entrar en el negocio. Yo no estaría de acuerdo con esa descripción, ya que un trabajador independiente tiene que aprender de todo, desde contabilidad hasta marketing, para tener éxito. La única razón por la que podría considerarse más fácil es porque no hay otras personas con las que debas negociar internamente. Pero cuando estás hablando de crear una agencia, vas a tener que empezar a pensar en esas otras personas.

Antes que puedas tomar muchas de las decisiones clave que acompañan a la apertura de una agencia, necesitas aprender las partes operativas de una empresa. Toma esos subcontratistas con los que ya estés trabajando. En el modelo de la agencia, tienes que elegir entre contratarlos como empleados o mantenerlos como contratistas: el precio con frecuencia suele ser casi el mismo, pero los contratistas representan un arma de doble filo. Puedes limitar las horas de un contratista para cuando realmente las necesites, pero también ellos tendrán la libertad de encontrar otro trabajo, dejándote opciones si necesitas ayuda cuando estén ocupados.

Investiga y busca asesores

No necesitas un MBA para hacer este tipo de decisiones, pero puede que necesites más educación empresarial de la que ya tienes. Cuando encuentres preguntas que no puedes responder de inmediato, comienza a anotarlas. Como mínimo, consulta un libro sobre el tema en la biblioteca y toma notas importantes. Pero debido a que muchas decisiones de negocios cambian drásticamente según las circunstancias, vale la pena llevar tales preguntas a tutores y asesores.

Los asesores pueden incluir a tu contador y abogado, si ya has tenido contacto con tales personas durante tu carrera independiente. Si no lo has hecho, probablemente las necesites en tu equipo para que manejen pasos como la configuración de la nómina u otra labor, así que empieza a buscarlos.

También es una buena idea alinear al menos a un mentor, preferentemente a alguien que ya haya desarrollado un negocio creativo. Tal persona no podrá darte un consejo universal, pero puede describir lo que le funcionó y por qué. Tal información puede ser más valiosa que un consejo más común.

Existen numerosas organizaciones en todo el mundo dedicadas a conectar mentores con aprendices; si no tienes en mente a nadie a quien preguntar particularmente sobre sus experiencias, dichas organizaciones son un buen lugar para comenzar. De lo contrario, es cuestión de consultar con la persona que te gustaría que te asesore y si puede hacerlo. No todos dirán que sí, pero la mayoría estará encantada de que se lo pidan.

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