Guía de Inicio para las Habilidades Esenciales en Presentaciones de Negocios

Está de pie en la parte delantera de la habitación, frente a la audiencia. Cada par de ojos está dirigido a usted, cada cara ansiosa esperando lo que usted va a decir. Usted siente su corazón golpeando en su pecho. Sus nervios le dan una energía y un ambiente adicional.

¿Se puede imaginar en esta situación? ¿Preferiría estar frente a una audiencia para practicar su discurso público? Yo lo he hecho y es una experiencia intensa y gratificante.

Tal vez usted no tiene una opción. Quizás le han pedido que haga una presentación para una entrevista de trabajo o como parte de una propuesta de proyecto para un cliente. Tal vez se le ha pedido que presente un informe sobre su trabajo en la próxima reunión del consejo.

Sea cual sea su razón para dar una presentación, conocer las habilidades básicas que usted necesita le ayudarán a conducirse con confianza y delicadeza.

En este artículo te mostraré lo que debes hacer para sentirte confiado cuando se ha impuesto el reto de hacer una presentación de negocios. También le presentaré las habilidades básicas que utiliza cada orador público eficiente.

Empecemos por donde debería arrancar.

Las Primeras 6 Ps

Todos hemos estado sentados frente a presentaciones aburridas, mirando el reloj y deseando que el orador nunca hubiera llegado al escenario. Incluso usted puede haber hecho una presentación aburrida. Yo sé que lo he hecho, a pesar de mi mejor juicio.

Para evitar esto, debe asegurarse de que su presentación no envíe a su público a roncar. La solución está en un adagio del ejército británico, conocido como las 7Ps. Voy a citar seis de ellas aquí: Proper Planning and Preparation Prevents Poor Performance (Planificacipon y Preparación Apropiadas Previenen un Pobre Rendimiento). (Puede buscar la 7ma P oficial en Wikipedia).

En un momento, veremos la 7ma P. no oficial.

¿Cómo debería planear y prepararse?

Recientemente, fui invitado a hablar en una conferencia. He organizado muchas conferencias y hablado en un buen número de ellos, así que me sentí confiado de que podría ofrecer una presentación sólida. Escribí mi discurso y envié un borrador a los organizadores de la conferencia, quienes lo aprobaron.

Todo parecía ir bien. Luego llegué a la conferencia y descubrí que era una conferencia académica. Todos los demás oradores habían preparado documentos formales y referenciados, mientras que mi discurso era una charla informal.

Cuando llegó mi turno para hablar, el público escuchó cortésmente, pero no estaban particularmente atraídos. Sabiendo que había fallado con el resultado de discurso, mi confianza se desplomó y al final de la presentación estaba listo para escapar del escenario.

¿Cuál es la lección de esto? En primer lugar, incluso los oradores experimentados pueden perder su valor o estropear un discurso. En segundo lugar, para entregar un discurso eficaz, usted debe prepararse correctamente — lo que significa conocer a su audiencia.

Cometí el error de no averiguar exactamente a quién estaría hablando. No volveré a cometer ese error.

Incluso si usted piensa que sabe quién estará en la audiencia, usted debe hacer el esfuerzo de averiguar tanto sobre ellos como pueda. Por ejemplo, se le puede pedir que haga una presentación como parte de una entrevista de trabajo. Usted puede pensar "sé que la audiencia será el panel deentrevistadore y quieren que yo dé una presentación de mis habilidades y experiencia profesional". Está pensando en la dirección correcta, pero no es suficiente. Póngase en contacto con la compañía con la que va a entrevistarse y averigüe exactamente quién estará en el panel de entrevistas. ¿Cuáles son sus posiciones en la empresa? ¿En qué son especialistas?

A quien quiera que usted le esté dando su presentación, es una buena idea hablar con la gente que estará en la audiencia de antemano, si usted puede. Averigüe más sobre quiénes son y qué quieren sacar de la presentación.

Cuanto más descubra acerca de su audiencia, mejor será la presentación que va a escribir y entregar. En particular, usted desea averiguar su nivel de conocimiento sobre el tema. Sabiendo que esto le permite lanzar su charla en el nivel correcto. Su audiencia se mantendrá atrapada si les enseña algo nuevo o sorprendente. Al hacer el esfuerzo de averiguar quién será su audiencia, puede asegurarse de hacer suficiente investigación para enseñarles algo nuevo.

Una vez que conoce a su audiencia, está listo para escribir su discurso. Usted puede creer que puede improvisar — o puede ser tentado a creer que puede improvisar debido a la sensación de temor que le invade cuando se sientas a preparar. No se entregue a esa tentación. Siempre se desempeñará mejor si se ha preparado de antemano.

Cuando los músicos de jazz improvisan, tienen una banda detrás de ellos, y han pasado años practicando en su instrumento de una manera estructurada. Si usted quiere improvisar durante su presentación, tener su presentación preparada le dará unos fundamentos desde los cuales usted puede comenzar y utilizarlos como una red de seguridad. Para volver a la analogía del jazz, lo que usted escribe de antemano es su banda de respaldo, y puede recurrir a ella si su improvisación no funciona como esperaba.

Dale Carnegie, autor de El Arte de Hablar en Público explica que estar preparado ayuda a aumentar su confianza. En las propias palabras de Carnegie:

Para adquirir la confianza en sí mismo, usted debe tener algo en lo que pueda confiar. Si usted va ante una audiencia sin ninguna preparación o conocimiento previo de su tema, usted debe ser consciente de sí mismo—usted debe tener vergüenza de robar el tiempo de su audiencia. Prepárese. Sepa de qué va a hablar y en general, cómo va a decirlo. Tenga las primeras frases completamente trabajadas de modo que usted no pueda ser incomodado al principio para encontrar palabras. Conozca su tema mejor de lo que sus oyentes lo conocen y no tiene nada que temer.

Nota: Le mostraré cómo estructurar un discurso atractivo en un futuro artículo de esta serie.

Una vez que haya escrito su discurso, ¿qué debe hacer a continuación?

La 7ma P

Ha preparado su presentación, pero su trabajo aún no ha terminado. El siguiente paso es practicar su presentación.

Recomiendo iniciar su práctica leyendo su presentación en voz alta a sí mismo. De esta forma, se acostumbrará a proyectar su voz, se familiarizará con el discurso que ha escrito y empezará a imprimir el discurso en su memoria. Adicionalmente, probablemente descubrirá que algo de lo que ha escrito es torpe. Dichas en voz alta sus palabras tienen una cadencia diferente a cuando usted las lee silenciosamente. Re-escriba su presentación para que fluya naturalmente cuando usted hable en voz alta. Por último, tómese usted mismo el tiempo para asegurar que su presentación tiene la longitud adecuada para el intervalo de tiempo que le han dado.

Luego, practique frente a una audiencia de una sola persona. Esto podría ser un miembro de confianza de su familia o un amigo cercano. La primera vez que dé el discurso, pídales que centren sus comentarios en lo que hizo bien. La segunda vez, pídales un sandwich de retroalimentación. Un sandwich de retroalimentación está estructurado de la siguiente manera:

• Cumplido. ¿Qué hizo bien? ¿Qué salió bien?
• Puntos para mejorar. ¿Qué pudo haber hecho mejor?
• Ánimo. Concluya reforzando lo que salió bien.

Esto es lo que su público de una persona debe buscar:

• ¿Mantiene usted su interés? ¿Su presentación los mantiene atraídos, y fluye bien? Un buen orador puede hacer que cualquier tema sea interesante, incluso para un público que no sabe nada al respecto.
• ¿Pueden resumir su charla? Una buena charla tiene un punto claro. ¿Puede su compañero de retroalimentación decirle los puntos clave de su presentación?
• ¿Qué tan rápido es usted hablando? Cuando usted está en el escenario, necesita hablar despacio y proyectar su voz. Si usted se siente nervioso puede hacer lo contrario — hablar demasiado rápido, y murmurar. Practique hablar lentamente incluso si tiene ganas de hacerlo de otra manera y no tenga miedo de hacer una pausa para recoger sus pensamientos. Las pausas bien programadas ayudan a mantener la atención de su audiencia.
• ¿Qué dice su lenguaje corporal? Es posible que no tenga la confianza para apoyarse en el escenario, pero debe tener cuidado de hacer contacto visual con su audiencia y mantener abierto su lenguaje corporal. Una vez más, puede que tenga que practicar haciendo esto a pesar de sus nervios.

Si desea práctica adicional, busque un grupo de oratoria en su área como Toastmasters. Por una pequeña cuota semanal puede practicar hablar en público frente a un grupo de personas que le apoyarán .

Por último, usted sólo tienes que lanzarse y dar su presentación. Cuanto más haya practicado de antemano, mejor la dará. Aun así, es una buena idea adoptar una actitud de práctica durante su presentación. Esta es la primera presentación que dará, no la última. Trátelo como una experiencia de aprendizaje, incluso si no todo de acuerdo al plan.

Dale Carnegie escribe: "La práctica... al hablar ante una audiencia tenderá a eliminar todo temor de las audiencias, así como la práctica en la natación conducirá a la confianza y facilidad en el agua. Debe aprender a hablar hablando".

La 8va P (Una Nota en las Diapositivas de PowerPoint)

La mayoría de las presentaciones de negocios en estos días vienen con una presentación de diapositivas de PowerPoint. Mientras que las imágenes pueden mejorar su presentación, yo recomiendo preparar una presentación de diapositivas sólo después de haber escrito y practicado la parte hablada de su discurso.

¿Por qué eso?

Una presentación de diapositivas puede ayudar a reforzar su mensaje y mantener la atención. Sin embargo, puede ser tentador usar PowerPoint como una manta de seguridad. Después de todo, las diapositivas desvían la atención de usted, para que pueda "ocultarse" detrás de ellas.

Asegúrese de que usted es quien controla la presentación y no PowerPoint. Es por eso que sugiero preparar y practicar su presentación antes de crear una presentación de diapositivas. Luego puede decidir si realmente necesita una presentación de diapositivas o si sólo lo utilizaría para distraer a la audiencia de usted. Si es posible, evite diapositivas basadas en texto. En su lugar, utilice imágenes e infografías para ilustrar sus puntos. Hacer esto elimina cualquier tentación de simplemente leer el texto de las diapositivas.

¿Qué Hace una Gran Presentación?

Usted ha preparado su presentación. Usted ha practicado con un amigo de confianza y tal vez con un grupo de oratoria en público. Usted ha juntado imágenes que apoyan sus puntos principales. ¡Gran trabajo! Has puesto en marcha sus habilidades de presentación. El trabajo que ha invertido significa que usted es capaz de ofrecer una buena presentación que su público podrá disfrutar.

Para tomar su presentación de buena a grandiosa, tenga presente lo siguiente:

• Sea claro en su propósito. ¿Qué quiere que su audiencia recuerde de su presentación?  Cuando esté escribiendo su presentación, constrúyala alrededor de este punto. Eso no significa que usted deba comenzar con su punto principal. Más bien, su charla debe cimentar de su punto principal. No tenga miedo de regresar y repetirse para reforzar su punto. La repetición es una técnica poderosa en la escritura y en el habla.

• Vístase para impresionar. Cuando se trata de hablar en público el viejo proverbio "nunca juzgar un libro por su cubierta" no aplica.  Su audiencia lo juzgará por su aspecto. La ropa que llevamos le da señales visuales a nuestra audiencia sobre si vale la pena escucharnos. Más importante que eso, su ropa le da señales sutiles a usted mismo que afectan su comportamiento e incluso su inteligencia. Como tal, asegúrese de estar bien arreglado y vestido adecuadamente.

  Peque por el lado inteligente en vez de casual.  Elija una vestimenta que le da una sensación natural de confianza.

• Asegúrese de sonreír. Sonreír le da una señal visual a su público de que usted es digno de ser escuchado. Como Ron Gutman, fundador y Gerente de HealthTap, explicó en una conversación de TED en 2011, sonreír le hace quedar bien a los ojos de los demás. En las propias palabras de Gutman: "Un estudio reciente en la Universidad Penn State descubrió que cuando usted sonríe, no sólo parece ser más simpático y cortés, sino que parece ser más competente".

  Sonreír también es bueno para usted, ya que mejora su estado de ánimo y reduce sus niveles de estrés.

• Sea un buen cronometrador. Manténgase dentro del tiempo que le han asignado. Esto muestra respeto por su audiencia y mantiene su charla concisa y por buen camino. Su audiencia prestará atención con más probabilidad si saben que usted va a terminar a tiempo.

• Deje que sus nervios trabajen para usted. Está bien estar nervioso. De hecho, sus sentimientos de miedo le dan una energía que no tendría de otra manera que es cautivante para una audiencia. Usted estará más alerta y enfocado de lo que suele estar, lo cual es bueno para su presentación. Después de todo, hay pocas cosas peores que un presentador que parece medio dormido.

En Resumen

• Preparar. Conozca a su audiencia tan bien como pueda. Averigüe exactamente lo que quieren de su charla y entrégueselo.
• Escribir. Escriba su presentación. Asegúrese de que contenga algo nuevo o sorprendente para su audiencia y que tenga un punto claro que ellos se puedan llevar.
• Practique solo. Esto le ayuda a acostumbrarse al sonido de su propia voz mientras lo proyecta a través de la habitación. Usted puede también tomar el tiempo de su charla y corregir cualquier frase pesada que parecía buena cuando usted la escribió pero que no suena tan bien al leerla en voz alta.
• Practique con un amigo. Pídale a su amigo una retroalimentación constructiva que se centre en lo que está haciendo bien. Si desea práctica adicional, puede encontrar un grupo de oratoria en su área.
• Utilice presentaciones de diapositivas para el aspecto visual. PowerPoint puede hacer que su charla sea más atractiva, pero no debe utilizarse como una manta de seguridad.
• Recuerde, es todo práctica. Si esta es su primera presentación, tenga en cuenta que no es la última. Trátela como una oportunidad de aprendizaje. No espere ser perfecto, pero de lo mejor que pueda.

¿Qué hay para Usted?

Si usted ha hecho una presentación antes, ¿qué habilidades utilizó para hacerla atractiva para el público? Comparta sus consejos en la sección de comentarios, a continuación.

Recursos

Crédito Gráfico: Presentación diseñada por Alexander Bickov del Proyecto Noun. Obstáculo diseñado por Desbenoit del Proyecto Noun.