Gestión de proyectos: ¿Cuál es tu procedimiento de proceso de admisión de clientes?

Cuando un nuevo cliente te ofrece trabajar en un proyecto, ¿Qué es lo primero que haces? ¿Tienes un proceso establecido para tales casos? Y, si es así, ¿lo tienes escrito en alguna parte? ¿O solo sigues lo que generalmente sabes que necesitas para empezar?

Sea cual sea el camino que sigas, ese es tu proceso de admisión de clientes. Puede sonar como un término muy especializado, más como algo que usaría una gran agencia en lugar de un trabajador independiente, pero considerando que la forma en que manejas los primeros pasos de tu trabajo con un nuevo cliente puede determinar cuán rápido puedes completar un proyecto y cuán contento estará tu cliente contigo, un proceso de admisión puede ser muy importante.

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Qué pasa en el proceso de admisión de un cliente

El proceso de admisión es tu oportunidad de conseguir todo lo que necesitas para completar un proyecto. En un mundo ideal, no deberías necesitar contactar con un cliente después del proceso de admisión hasta que el proyecto esté terminado y listo para empezar. Por supuesto, es raro que un proyecto vaya tan bien. Deberías tratar el proceso de admisión como la mejor oportunidad que tienes para hacerle preguntas a tu cliente.

Hay algunas formas diferentes que puede adoptar el proceso de admisión. Una llamada larga (preferiblemente grabada), en la que se hacen muchas preguntas y se toman notas de las respuestas es una opción popular. Este enfoque requiere una lista de preguntas que puedes resolver, junto con un seguimiento para obtener los archivos o recursos que necesites.

Personalmente, he descubierto que como necesitaba crear un conjunto completo de preguntas, tenía sentido ir un paso más allá y convertirlas en un cuestionario que puedo enviar por correo electrónico a un nuevo cliente de inmediato. También hace que la actualización de mi información sea mucho más fácil cuando un cliente necesita un nuevo proyecto terminado.

Para trabajar con un cliente de manera efectiva, hay algunas respuestas que deberías obtener, sin importar el tipo de autónomo que seas:

• Toda la información de contacto de tu cliente (no solo su método de comunicación preferido, porque eso no te servirá de mucho cuando una factura se retrase).
• Las partes interesadas en el proyecto y quién toma las decisiones.
• Los procesos y procedimientos de facturación, por ejemplo, si es necesario incluir una orden de compra en cada factura.
• Una descripción del proyecto, tal como lo ve el cliente.
• Los resultados finales específicos que el cliente busca con este proyecto.
• Ejemplos de proyectos similares que le gustan al cliente (una de las formas más rápidas que he encontrado para centrarme en los estilos y enfoques que probablemente aprobará tu cliente).
• Acceso a los logos y otros archivos estándar que necesitas para poder hacer tu trabajo.
• Contraseñas y permisos para sitios web u otros sistemas seguros a los que puedas acceder.
• Limitaciones de tiempo y presupuesto.

Con suerte, esperas que tus clientes firmen un contrato y envíen un pago parcial por adelantado. Esos elementos también deben ser parte de tu proceso de admisión, no deberías avanzar sin al menos un contrato en mano y preferiblemente un poco de dinero en el banco. Puedes armar un lindo paquete profesional, incluyendo un cuestionario, una factura y un contrato, con pequeños cambios para cada nuevo cliente.

Cómo hacer que tu cliente colabore en el proceso de admisión

Nunca le pedirías a un cliente, prospectivo o confirmado, que revise un portafolio menos que profesional. Sabes que si no te tomas el tiempo de presentarte como profesional, es mucho más difícil conseguir trabajo.

Si un cliente siente que has manejado un proyecto de manera menos que hábil, no te traerá trabajo en el futuro.

Pero todo el proyecto en el que trabajas con un cliente es efectivamente una oportunidad tras otra para probar tu profesionalidad. Si un cliente siente que has manejado un proyecto de manera poco hábil, no te traerá trabajo en el futuro. Y si no eres profesional en todo, no se sentirá cómodo dándote un testimonio o recomendándote a sus contactos.

Un enfoque profesional para obtener la información que necesitas, en lugar de pedir detalles cuando se te ocurren, es una de las formas más fáciles de diferenciarse. Presentarles un proceso fácil de seguir que deje claro que vas a llevarlos desde la idea hasta el proyecto terminado sin demasiado estrés es un signo de verdadera profesionalidad.

Por lo general, si presentas algo como una hoja de trabajo preliminar y algunos papeles básicos que parecen estandarizados y bien diseñados, tus clientes los rellenarán como algo natural. También se sentirán un poco aliviados por el proceso.

Ocasionalmente, puede que un cliente sienta que está demasiado ocupado para hacer este tipo de papeleo. Es posible que necesites tomarte un tiempo para explicar que necesitarás esta información para comenzar el proyecto (y eso incluye los pagos preliminares que requiera).

Dependiendo del tipo de trabajo que hagas, probablemente te darás cuenta de que tendrás que programar una reunión de seguimiento una vez que tengas todos los detalles frente a ti. Será una cuestión de tu flujo de trabajo, pero puedes responder a la información inicial con una propuesta formal, o el proceso de admisión puede ser desencadenado por el acuerdo de un cliente a tu propuesta. El orden exacto de los eventos dependerá de cómo quieras operar y qué información necesitas en cada paso del camino.

Uso de la información de admisión al trabajo

No tiene sentido recopilar información si no vas a usarla. Necesitas una manera de mover rápidamente las respuestas de un cliente individual a un sistema donde puedas obtener todo el valor de la misma.

Necesitas una manera de mover rápidamente las respuestas de un cliente individual a un sistema en el que puedas obtener el valor total de la misma.

Como escritor, encuentro que la primera opción funciona mucho mejor para mí: Creo mi propio conjunto de pautas de escritura para cada cliente, no muy diferente de lo que encontrarías en un sitio web que acepta trabajos independientes. En otros tipos de trabajo, el enfoque basado en tareas puede ser más adecuado.

En un proyecto de diseño web, por ejemplo, saber dónde se guardan las imágenes específicas solo es importante cuando se trabaja en una tarea específica que requiere el uso de esa imagen. Tu enfoque de la gestión de proyectos puede hacer que una u otra opción sea la más adecuada para ti. De lo contrario, es posible que tengas que probar cada opción y ver cómo encajan en tu flujo de trabajo.

No tengas miedo de ajustar tu sistema de admisión a medida que atravieses más clientes. Puede que descubras que hay más preguntas que debes hacer (después de todo, ningún autónomo se equivocó nunca al pedir más información). Pero como en cualquier proceso de negocios, puedes encontrar formas de cumplir las tareas de manera más eficiente y eficaz a medida que avanzas. Eso puede tomar generalmente una de dos formas: Primero, puedes crear un documento de referencia que te permita consultar y revisar diferentes detalles mientras trabajas. En segundo lugar, puedes dividir esos detalles y asociarlos con las tareas que conforman el conjunto del proyecto en el que estás trabajando.

El poder de un sistema de admisión de clientes

Uno de los mayores beneficios de un proceso de admisión realmente bueno se ve cuando llegas al punto en que tienes demasiado trabajo para manejarlo por tu cuenta. Si quieres subcontratar una parte de tu trabajo o contratar a un asistente, necesitas tener un sistema para manejar cada paso de un proyecto, cualquier cosa que no sea puramente creativa necesita ser escrita si quieres entregársela a alguien más.

El proceso de admisión puede ser algo que sea fácil de entregar, siempre que tengas cada paso claramente establecido, para que un asistente pueda seguirlo. Este es uno de esos casos en los que tener un cuestionario que tus clientes puedes llenar, en lugar de un enfoque que se basa en una mayor interacción, es beneficioso: tus clientes quieren interactuar contigo, no con un asistente, pero a nadie le importará especialmente si necesitan enviar un cuestionario a una dirección de correo electrónico que no te pertenece personalmente.

Un asistente, en particular un asistente virtual, puede encargarse de un formulario de admisión completo y tener todos tus archivos y notas preparadas antes de que empieces a trabajar en el proyecto. Puede crear plantillas, basadas en la información del cuestionario y en las directrices que tú le proporciones, programar las conversaciones de seguimiento que deban tener lugar con el cliente e incluso regañar a tu punto de contacto sobre el envío de archivos. Si tienes todo en tu negocio independiente sistematizado, puede incluso preparar tus facturas y tenerlas listas para enviarlas en el momento en que completes el proyecto.

Un buen proceso de admisión de clientes puede hacer que todas las demás partes de un proyecto de todo freelance sean mucho más fluidas.