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Estableciendo Una Solución de Correo Electrónico Alojado Con Microsoft Office 365

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This post is part of a series called Online Business Setup (Without Coding).
Setting Up a Hosted Email Solution With Google Apps
Blogging and Promoting Your Online Business With SquareSpace

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

La última vez en nuestras series sobre Estableciendo Tu Negocio En Línea Sin Códigos, te mostré cómo establecer un servicio de correo alojado con Google Apps, proporcionándote con un servicio personalizado de Gmail que use tu propio nombre de dominio.

Google no es el único jugador en el juego de email alojado y otro gigante software buscando proporcionarte una solución de alojamiento no es otro sino Microsoft, En esta parte de nuestras series, te mostraré cómo establecer el servicio de Microsoft Office 365 que proporcione una solución de email alojado que pruebe una excelente alternativa a Google Apps.

Antes de continuar, recomendaría volver a visitar el artículo anterior en éstas series, Estableciendo una Solución de Email Con Google Apps, donde discuto los beneficios de establecer un servicio de email alojado.

Cómo Funciona Office 365

Google no es el único jugador en el juego de email alojado.

A diferencia de Google Apps, Office 365 no ha estado en el juego por mucho tiempo, solo habiendo sido lanzado en junio de 2011. Para muchos, proporciona un set competitivo de servicios a la oferta de Google, proporcionando un email alojado y soluciones de calendario como también un almacenamiento en línea e incluso una suite en línea de oficina, conocida como Office Web Apps. Todos estos servicios requieren suscripciones pagas basados en el número de usuarios, por mes, justo como Google.

Lo que aparta a Office 365 de Google Apps es la manera en la que funcionan estos servicios. Con ciertos planes de suscripción, no solo recibes acceso al Office Web Apps sino que también se te proporciona con una copia completa de Microsoft Office para Windows o Mac por la duración de tu suscripción. Para muchos independientes y pequeños negocios que apenas están comenzando, esto podría ahorrar mucho dinero ya que ampliaría el costo del software junto a los servicios en línea, en vez de tener que comprar Microsoft Office por separado.

Quizás ya podrías haber escuchado sobre esto ya que tanto Microsoft como Adobe se han movido a software basado en suscripción el cual, aunque genere opiniones polarizadoras, te proporciona con todas las actualizaciones y nuevas versiones mientras tu suscripción se mantengan activa.

Retornando al enfoque principal de éste artículo, Office 365 ofrece un email basado en alojamiento de Microsoft Exchange. Exchange es una de las plataformas de email más populares allí afuera, ofreciendo características tales como el email push y la compatibilidad ampliada. De hecho, Google solía usar éste servicio, ofreciendo una facilidad conocida como Google Sync. Lo que ésto me permitió fue que los usuarios de Gmail añadieran su cuenta como una cuenta Exchange en dispositivos como iPhone y Windows Mobile, en vez de un ajuste estándar IMAP o Gmail, permitiendo un email push verdadero cuando fuese configurado.

Google ha eliminado ésta funcionalidad y la ha reservado solo para suscriptores a Google Apps para Negocios y Empresas.

  • Office 365 Small Business cuesta 5$ por usuario al mes en su plan de servicio más bajo. Éste punto de precio requiere que sea pagado anualmente pero puedes pagar 6$ al mes en cambio.
  • Office 365 for Small Businesses Premium cuesta 12.50$ por mes, pagable por año o 15$ al mes.

Es un poco más que Google Apps, pero solo 1$ al mes extra, no es mucho más. Para la suscripción Premium, también recibes una copia de Microsoft Office para Windows o Mar, el cual puedes ejecutar en hasta 5 computadoras que uses.

Puedes comparar todos los precios de planes de Office 365 en su página de comparación de Microsoft Office 365.

Google Apps y Office 365 Comparados

En general, ambos servicios ofrecen el mismo tipo de funcionalidad, pero es su manera que la funcionalidad se implementa lo que los diferencia.

1. Email Push

Mientras Office 365 usa Microsoft Exchange, puede proporcionar verdaderas facilidades de email push a dispositivos que apoyen Windows Mobile. Los planes de Google Apps para Negocios y Empresas sí ofrecen ésta funcionalidad al establecer Google Sync el cual requiere reconfigurar tu cuenta de Google en tu dispositivo móvil como Microsoft Exchange.

Sin embargo, Google Sync solo funciona en dispositivos móviles así que no serás capaz de tener email push en el escritorio de tu computadora. Con la mayoría de las aplicaciones proporcionar la habilidad de chequear emails cada minuto, entonces no es una característica que haría falta por completo, pero la plataforma de Exchange de Office 365 todavía proporciona push.

2. Estructura del Email

Quizás una de las funciones más populares de Gmail es su característica increíble de etiquetas. Los emails pueden ser etiquetados con etiquetas múltiples y encontrados fácilmente, significando que los ingresos podrían ser etiquetados tanto como "por pagar" como "ingresos". Con un ajuste más tradicional de email, estamos limitados solo a carpetas para la organización de emails.

Office 365 no ofrece tal funcionalidad de etiquetas, en vez se apoya en una estructura tradicional de carpetas para archivar los mensajes.

Desafortunadamente, las etiquetas tienen su parte mala. Al menos que pases la mayoría de tu tiempo en la aplicación web de Gmail, en un dispositivo Android o dentro de las aplicaciones oficiales de Gmail de Google para iOS, manejar etiquetas puede ser un poco como un dolor de cabeza. Para que Google pueda proporcionar apoyo para las aplicaciones de email tradicionales como Apple Email y Microsoft Outlook, permite el apoyo de IMAP. IMAP no apoya las etiquetas, y, en cambio, los trata como carpetas. Esto tiene su efecto poco deseado de mensajes descargados múltiples veces, significando que buscar mensajes podría resultar en emails duplicados siendo mostrados.

Aun más, tratar de archivar un email con etiquetas dentro de una aplicación estándar de email puede ser complicado. Existen flujos de trabajo de aplicaciones orientadas a Gmail tal como Airmail que te proporcionan todos los beneficios de una aplicación de correo de escritorio.

Office 365 no ofrece dicha funcionalidad de etiqueta, en vez se apoya en una estructura tradicional de carpeta para archivar los mensajes. Si eres alguien que pasa la mayoría del tiempo dentro de una aplicación de correo de escritorio, y preferirías evitar las complicaciones de la implementación de Gmail, entonces Office 365 podría ser la mejor opción.

Usé ambos servicios a lo largo de los años y, por ahora al menos, he migrado a Office 365 simplemente porque prefiero usar aplicaciones de email predeterminadas y realmente nunca usar las etiquetas. Sin embargo, no recomendaría uno sobre el otro simplemente porque todo depende de cómo lo uses.

Estableciendo Office 365

De manera que se pueda usar Office 365, necesitarás lo siguiente:

  • Un nombre de dominio.
  • Accede a los ajustes del nombre de tu dominio (conocidos como archivos DNS).
  • Sobre 20 minutos de tiempo libre.

Similar a Google Apps, existe una prueba de 1 mes de Office 365 y el servicio que estaré configurando hoy es Office 365 para Pequeños Negocios.

Paso 1: Regístrate para Office 365

Puedes registrarte para una prueba de 1 mes de Office 365 en la página de Office 365 Prueba. Necesitarás bajar para encontrar las opciones de negocios.

Selecciona Probar Ahora y después completa el siguiente formulario de registro.

En la segunda parte del formulario, serás pedido ingresar tu ID deseado de usuario. Una vez que ingreses la primera parte (tu nombre de usuario), el nombre de la compañía se autorellenará en la casilla de al lado.

Para que podemos empezar ya mismo, Microsoft proporciona a todos los usuarios una dirección con nombredelacompañía.onmicrosoft.com que puede ser reemplazada por un nombre de dominio en cualquier momento.

Una vez que te hayas registrado, serás iniciado sesión automáticamente en tu nueva cuenta de Office 365, donde serás alentado a ingresar un número móvil y confirmar tu dirección de email de apoyo en caso de que pierdas acceso a tu cuenta.

Y con eso, ¡ya estarás registrado para Microsoft Office 365! Puedes acceder a tu servicio en cualquier momento al visitar el portal de Office 365 e iniciar sesión con tu cuenta.

Paso 2: Configurar para Email

Ahora que tenemos trabajando perfectamente el servicio de Office 365, es tiempo de configurarlo para email. Hacerlo no solo verificará tu nombre de dominio sino que también lo configurará para el enrutamiento de correo de una sola vez, haciéndolo un poco más directo que teniendo que verificar el nombre del dominio y después configurarlo para el enrutamiento de correo.

En el momento, podríamos simplemente usar nuestra dirección de email nombredelacompañía.onmicrosoft.com de una vez, pero ya que queremos una dirección de email más profesional, sigamos adelante y ajustemos todos.

Dentro del portal de Office 365, selecciona la primera opción llamada dirección de email.

Después se te mostrará una pantalla llamada Cambia tu correo de email de Office 365 a use@tucompañía.com.

Cuando estés listo, haz clic en comenzar ahora e ingresa tu nombre de dominio que desees usar con Office 365.

Selecciona las opciones que mejor se ajusten a ti en cuanto a email y sitio web. He seleccionado que no he estado usando email con este nombre de dominio antes y que no tengo un sitio web, incluso si lo tienes. Sabrás por qué más adelante.

Una vez que hayas escogido las opciones seleccionadas, haz clic en siguiente.

Completando los Pasos

Como puedes ver, Microsoft me ha proporcionado con múltiples pasos para completar:

  • Confirmar que soy dueño de mi nombre de dominio.
  • Actualiza las direcciones de email de Office 365 existentes.
  • Añade más usuarios al plan de servicio de mi Office 365.
  • Completa el proceso.

Podemos desempeñar todos estos pasos consecutivamente e incluso empezarlos ya mismo. Vayamos a través del paso-a-paso.

Paso 1. Confirma Mi Nombre de Dominio

Cuando estés listo, selecciona empezar paso 1.

También puedes seleccionar tu registro de dominio de la lista u obtener las opciones manualmente. Similar a establecer Google Apps, seleccionar el registro en la lista proporciona instrucciones de paso-a-paso para hacer los cambios necesarios.

Aunque mi registro, Godaddy, está en la lista, para los propósitos de ésta guía configuraré las opciones manualmente. Selecciona instrucciones generales del menú desplegable y después haz clic en siguiente.

Similar a Google Apps, verificar tu nombre de dominio requiere añadir un registro DNS. En una nueva ventana o pestaña, inicia sesión en tu registro de dominio y ejecuta su editor DNS.

Microsoft proporciona dos maneras de verificar tu nombre de dominio y cualquier de ellas puede ser usada. Al menos que tengas un requerimiento en específico, recomendaría simplemente añadir el registro TXT.

Solo necesitamos añadir un registro nuevo de TXT con la información que Microsoft nos ha dado. Aquí está cómo se vería cuando se añade a Godaddy.

Puede tomar unas cuantas horas que los cambios hagan efecto, dependiendo de tu registro de dominio. Sugeriría esperar unos cuantos minutos después de hacer y guardar los cambios, después intentar verificar.

Una vez que Mirosoft haya verificado tu nombre de dominio, podemos movernos al siguiente paso. Haz clic en terminar.

Paso 2. Actualiza las Direcciones de Email Existentes

Ya que la dirección de email creada cuando la registramos usaba @nombredelacompañía.onmicrosoft.com, Office 365 lo actualizará a nuestro nuevo nombre de dominio verificado. Simplemente confirma que deseas hacerlo y eso es todo lo que hay que hacer.

Ahora que hemos cambiado nuestra dirección de correo, necesitaremos volver a iniciar sesión. Ingresa tu nueva dirección de correo y contraseña existente (la que hemos especificado cuando establecimos la prueba de Office 365) y volverás a iniciar sesión en el portal.

No te preocupes con que podrías tener que empezar de nuevo la guía de paso-por-paso, podemos seguir desde donde nos quedamos simplemente al volver a seleccionar de nuevo el botón de dirección de email, la cual tendrá 2 de 4 pasos completados (escritos debajo).

Paso 3: Añade Usuarios

En esta etapa, puedes añadir más usuarios si lo deseas. Recuerda, pagarás por usuario por mes por los usuarios adicionales una vez que expire la prueba. Me saltaré este paso ya que solo seré yo usando el servicio, por ahora.

Paso 4: Completar el Proceso

Ahora que hemos verificado el nombre de nuestro dominio y actualizado nuestros ajustes de email, la última tarea y final es configurar cómo se enruta nuestro correo.

Cada nombre de dominio tiene algo llamado MX Record. Estos registros son básicamente un nombre de dominio o una dirección IP de un servidor de correo en particular. Así que cuando un email se te envía a tunombre@tudominio.com, el servidor del correo enviando el email ve el nombre de dominio de tudominio.com para ver cuáles son los detalles del servidor del correo. Una vez que los tenga, el mensaje se le pasa, donde se pondrá en el buzón de entrada del usuario. Sin estos registros, el email simplemente no funciona.

Aquí es donde iremos a desviarnos un poco de la guía de paso-por-paso. Si recuerdas anteriormente en el artículo comenzamos con la guía de paso-por-paso y nos preguntaron si teníamos un sitio web, dije que "no". Ésa era una mentira en realidad ya que previamente había establecido un sitio web con Squarespace en un artículo previo en éstas series, Cómo Establecer Tu Presencia de Negocios en Línea con Squarespace.

Office 365 prefiere, si es posible, gestionar el nombre de tu dominio completo y eso significa estar en control de los ajustes DNS de tu dominio. En vez de ajustar los registros MX del nombre de tu dominio, Office 365 preferiría gestionar el nombre completo de tu dominio y preguntarte cambiar los servidores del nombre. Lo que ésto significa es que en vez de ir a tu registro para alterar los ajustes DNS, lo harías dentro del portal de Office 365.

Mientras que esto está hecho para un uso fácil, recomendaría evitar ésta aproximación. Realmente no hay nada mal en tener tu DNS gestionado por Office 365 y, de algunas maneras, es más conveniente. Para mí, prefiero tener mi email, alojamiento web y DNS todos gestionados aparte. De esa manera, si el alojamiento o de mi correo o de mi web se caen entonces habrá menos probabilidades de tener un efecto de dominó en otro servicio. En vez de esto, haremos lo mismo que hacemos con Google Apps y ajustaremos manualmente los registros MX.

Dentro de la guía de paso-por-paso, selecciona guardar y cerrar y, cuando confirmes ésto, te devolverás a la pantalla de portal principal. En la derecha lejana, selecciona Gestionar los dominios de tu sitio web e email.

Selecciona el nombre de tu dominio de la lista y después haz clic en donde dice Verificado.

No parece que tuviese mucha información aquí pero realmente está escondido de la vista. Haz clic donde dice registros DNS creados automáticamente por Office 365 para revelar la información que necesitamos.

Si completaste nuestro artículo de Google Apps entonces sabrás donde estaban un número de registros MX para configurar. Con Office 365, solamente hay uno, pero existen dos registros más de DNS que necesitamos, un registro TXT y otro llamado CNAME. Esto nos permite añadir nuestra dirección de correo a la aplicación de correos de Exchange y automáticamente configurará apropiadamente los ajustes, algo que parece ser bastante útil.

Haz una nota tanto del MX como del CNAME etiquetados con auto descubrir, como también el registro TXT que empiece como v=spf1.

Añade estos tres registros DNS al panel de control de tu registro y la configuración de tu enrutamiento de correo estará listo para empezar.

Prueba

Ahora que hemos terminado todo nuestro trabajo duro, es tiempo de realmente probar nuestros ajustes de correo y ver si todos están funcionando. Recuerda que los ajustes DNS pueden tomar tiempo para actualizarse así que si algo no funciona bien, dale un poco más de tiempo y vuelve a intentarlo.

Lanza tu aplicación de correo preferida, en mi caso es Correo Apple, y utiliza los siguientes ajustes para iniciar sesión:

  • Tipo de Cuenta: Microsoft Exchange
  • Nombre de usuario: Tu dirección de correo
  • Tu Contraseña: La contraseña que has establecido
  • Ya que añadimos una opción para las aplicaciones de email de "autodescubrir" nuestro Servidor de correo: Tu nombre de dominio

Ya que añadimos una opción para las aplicaciones de correo de "autodescubrir" nuestros ajustes de servidor de correos, cualquier aplicación de email compatible con Microsoft Exchange debería notar esto y atuomáticamente descubrir los ajustes correctos. Sin más información, hemos exitosamente añadido una nueva cuenta de email que nos permitirá enviar y recibir correos.

Más Allá del Email

Office 365 proporciona mucho más que solo email y, como lo hemos tocado antes, incluye características tales como la sincronización de contactos y calendario, en adición al almacenamiento en línea con su servicio de SkyDrive.

Resumiendo

Microsoft Office 365 proporciona una gran alternativa a Google Apps para aquellos que preferirían usar un servicio de correo basado en Exchange que ofrezca características similares a un precio similar. Para los usuarios buscando comprar Microsoft Office en algún punto en el futuro y están buscando también un correo alojado, Microsoft Office 365 proporciona una opción bastante tentadora que te podría ahorrar dinero.

Seas un fanático de Google o prefieras una plataforma de Exchange largamente establecida, no te decepcionará el proveedor con el que quieras ir.

Para Leer Más

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