Realice un FODA para Planificar Mejor su Empresa de Consultoría

La planificación estratégica bien pensada puede hacer una gran contribución al éxito y el crecimiento de su empresa de consultoría freelance. Con la planificación deliberada, usted puede guiar sus esfuerzos de marketing e interacciones con el cliente para pasar más tiempo haciendo el tipo de trabajo que más le gusta, con los clientes que disfruta, a buenos precios.

Pero la planificación estratégica no tiene que ser un proceso elaborado para ser eficaz. Usted no tiene que ir a un retiro especial, estudiar detenidamente una sofisticada gama de "métricas" o pasar el día con un gurú de gestión para llegar a un buen plan que pueda hacer una gran diferencia en la forma en que su negocio de consultoría prospera.

Una de las herramientas de planificación de negocios más populares y duraderas se llama análisis FODA. Consiste en preguntarse a sí mismo:

• ¿Cuáles son mis Fortalezas, como persona y como empresa?
• ¿Cuáles son mis Debilidades?
• ¿Qué Oportunidades veo en el horizonte?
• ¿Qué Amenazas podrían perjudicar seriamente mi negocio?

Si eso parece simple, bueno, lo es. Una de las virtudes de FODA es que es fácil de entender, tan fácil que usted puede aprender a llevarlo alrededor en su cabeza para que pueda revisar cómo lo está haciendo en cualquier momento.

FODA es una guía clara para asegurarse de que no pasa por alto los factores clave que podrían determinar si el próximo año será su mejor año, un año regular, o el peor. Trabajar a través de un análisis FODA de su negocio cada seis meses o al menos una vez al año, significa tomar unas pocas horas para centrarse en lo bien que está preparado para hacer frente a lo que se le viene por el camino. Es una manera de evaluar si usted tiene lo que se necesita no solo para sobrevivir, sino para prosperar en los meses y años venideros.

Es una de las mejores inversiones de tiempo que puede hacer en la construcción de un negocio exitoso de consultoría.

Manténgalo Simple

Usted puede encontrar plantillas, matrices y todo tipo de versiones elegantes para FODA. Pero gran cantidad de material sobre el análisis FODA está dirigido a organizaciones mucho más grandes, donde los equipos de gestión toman un enfoque de "retiro" para la planificación estratégica anual.

Para el consultor freelance, FODA se trata más acerca de asegurarse de que tiene todas las bases cubiertas. Los conceptos básicos, Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, son tan sencillos que usted podría ganar mucha comprensión simplemente escribiendo esos cuatro encabezados en un pedazo de papel y haciendo listas bajo cada elemento.

Sin embargo, todavía hay algunas preguntas y consideraciones que son fáciles de pasar por alto cuando usted es nuevo en el análisis FODA. Y hay algunos giros útiles adicionales que uno aprende con la experiencia, como revisar Fortalezas y Debilidades en conjunto.

Evalúe las Fortalezas y Debilidades en Conjunto

Las fortalezas y debilidades son características del consultor y de la empresa. Algunos llaman a estos factores internos en su éxito.

¡La fortaleza de un consultor puede ser debilidad de otro consultor!

• Conozco a un consultor cuyo enfoque en los pequeños detalles de su trabajo es una de las cosas que es más valorada por sus clientes. Conozco a otro cuyo enfoque en los detalles interfiere con su capacidad para cumplir con los plazos y para comunicarse con sus clientes.
• Algunos consultores de formación son apreciados por su capacidad de responder "sobre la marcha" y "disparar desde la cadera". Algunos decepcionan a sus clientes cuando no piensan las cosas antes de responder.
• Ahorrar dinero para mitigar el riesgo financiero es bueno. Ahorrar compulsivamente y nunca tener el coraje de retirar cualquier ahorro para perseguir una oportunidad podría ser una debilidad.

Si cualquier rasgo dado en su análisis FODA es una fuerza o una debilidad depende de su propio negocio, los clientes que está persiguiendo y las condiciones asociadas con ese mercado. Es por eso que recomiendo mirar sus foratlezas y debilidades en conjunto, revisar sus características clave y las de su negocio y clasificarlas adecuadamente.

Aquí hay algunas preguntas iniciales, pero ciertamente querrá ampliar la lista.

• Finanzas. ¿Dispone de reservas de efectivo en caso de que se sequen los negocios? ¿Tiene ahorros que podría aprovechar si le ayudara a aprovechar una oportunidad? ¿Tiene miedo de gastar dinero en una oportunidad? ¿Está cargando con una gran cantidad de deuda? ¿Cómo es su puntaje de crédito?
• Conocimientos y habilidades. ¿Está usted al día en el conocimiento específico y las habilidades que necesita para servir a sus clientes?
• Habilidades interpersonales. ¿Es usted más efectivo uno a uno, en un salón de clases, en una sala de conferencias, en línea? ¿Le da la bienvenida o le teme a la interacción personal con sus contactos de clientes? ¿Es usted mejor trabajando con algunos niveles, por ejemplo, ejecutivos que manejan personal, que con otros? ¿Quién entre sus clientes tiende a apreciarle, y a quién molesta?
• Geografía. ¿Necesita estar físicamente cerca de sus clientes? ¿Su ubicación le permite interactuar fácilmente y a menudo con los clientes o es un obstáculo?
• Actitud y estilo. ¿Es informal o formal en sus interacciones con los clientes? ¿Detalle orientado o cuadro grande? ¿Bueno en proveer apreciaciones sorprendentes sobre la marcha, o mejor puliendo las cosas paso a paso? ¿Cumple con los plazos?
• Manejando una empresa. ¿Es la contabilidad un asunto rutinario, o una emergencia trimestral cuando los impuestos se vencen? ¿Las solicitudes de información quedan sin respuesta o usted responde rápidamente? ¿Usted hace seguimiento de los prospectos y los clientes cuando es de sus interés, o usted evita el seguimiento? ¿Su computadora o su oficina o su staff de ayudantes solamente reciben atención cuando hay una crisis o usted mantiene una infraestructura que está lista cuando la necesita?

Cuando usted revisa sus fortalezas y debilidades, toma una instantánea de dónde está ahora mismo. No se engañes a sí mismo contando una "fuerza futura", digamos, una nueva habilidad que va a aprender.

Una Gran Fuente de Datos

Una de las mejores maneras de identificar sus fortalezas y debilidades es ¡preguntar a sus clientes!

No pueden decirle si hace un buen trabajo de contabilidad o si es lo suficientemente productivo cuando está fuera de su vista. Pero pueden decirle qué aspectos de trabajar con usted contribuyen más a su satisfacción. Y por supuesto, ciertamente pueden decirle donde quieren que las cosas se manejen un poco diferente.

Cuando vaya a llegar al final de un proyecto con un cliente, tenga una reunión o una llamada telefónica con sus clientes para que pueda preguntar:

• ¿Qué aspectos de este proyecto le hubiera gustado verme manejar de manera diferente?
• ¿Hay alguna característica de cómo trabajé con su empresa que creó problemas, aumento el estrés, o dio lugar a preocupaciones sobre el resultado final de nuestra colaboración?
• ¿Qué características de mi enfoque en este proyecto, mis acciones y mi estilo, ayudaron a reducir las molestias e inspiraron confianza en el resultado final?
• Si tuviera que nombrar dos o tres cosas sobre mi trabajo y mi enfoque que hicieron la diferencia más grande en alcanzar sus metas para este proyecto, ¿cuáles serían?

Muchos, muchos consultores piden comentarios sobre cómo las cosas podrían haber ido mejor (debilidades). Pero muy pocos preguntan sobre sus puntos fuertes. Y yo creo que la falla en reconocer las propias fortalezas es uno de los factores más comunes que impiden que los consultores independientes hagan crecer sus negocios. Si siempre ha centrado sus esfuerzos en consultar la reatroalimentación de los clientes sobre "lo que usted pudo haber hecho mejor", puede que se sorprenda al saber lo que los clientes valoran más acerca de trabajar con usted.

Oportunidades

Las oportunidades y amenazas suelen considerarse factores externos en lugar de internos en su análisis. Se refieren a eventos y cambios en el mundo alrededor suyo. Y mientras que las fortalezas y las debilidades le describen a usted hoy, las oportunidades y las amenazas describen posibles mañanas.

A veces el mismo evento podría ser una oportunidad para un consultor y una amenaza para otro. La recesión es ciertamente una amenaza para la mayoría de los consultores. Pero ha impulsado nuevas regulaciones para la industria de servicios financieros y eso significa que muchos empleados tienen que ser entrenados en nuevos procedimientos, por lo que hay una oportunidad de capacitación para algunos consultores.

Pero la mayoría de las veces, tiene sentido tratar las oportunidades y las amenazas separadamente, así que comenzaremos con las oportunidades aquí. Usted debe encontrar lo suficientemente fácil identificar sus oportunidades más inmediatas para más negocios o para mejores clientes. Echemos un vistazo a algunas preguntas que fácilmente podría pasar por alto:

• Clientes actuales. Si usted está pensando en "oportunidad" en su mayoría en términos de nuevos clientes, ¿está pasando por alto oportunidades para expandir su negocio con sus clientes actuales y satisfechos? ¿Podrían hacer referencias internas a otros departamentos, o a amigos y colegas, dependiendo de su mercado objetivo? ¿Hay áreas de consultoría relacionadas que usted podría dirigir por ellos, las cuales no verán hasta que usted se las señala y pida el negocio?
• Nuevos Problemas. ¿Podrán la tecnología cambiante, una economía cambiante, una legislación y regulación cambiantes crear nuevos problemas y necesidades para sus clientes típicos? ¿Qué eventos obligarán a sus clientes a cambiar de una manera en que usted les pueda ayudar? (¡Las amenazas a los clientes son a menudo oportunidades para los consultores!)
• Tecnología. ¿La evolución de las tecnologías abre nuevos servicios que podría ofrecer o nuevas maneras de entregar productos y servicios existentes?

Al igual que con las fortalezas y debilidades, los clientes pueden ayudarle con los elementos de oportunidad y amenaza al señalar las tendencias y los cambios que anticipan en el próximo año o dos. Después de todo, si usted está estrechamente centrado en las necesidades de sus clientes, lo que les preocupa le preocupará a usted.

Amenazas

Uno de los mayores beneficios del enfoque FODA es que le lleva a tomar una mirada explícita a lo que podría dañar o matar su negocio, más allá de los vagos temores de "no hay suficiente trabajo".

Voy a dejarlo a usted ordenar algunos de los retos obvios: competencia, recesiones económicas, cambios en la demanda de sus servicios y así sucesivamente. Vamos a revisar algunas amenazas que a menudo se pasan por alto:

• Riesgo de Concentración. ¿Cuánto de su negocio es generado por uno o dos clientes? Si su mejor cliente salió del negocio o se mudó o su campeón dentro de la compañía se retiró, cómo afectaría eso su ingreso? ¿Con qué facilidad podría reemplazar ese cliente?
• Tecnología. ¿Los cambios tecnológicos van a afectar la forma en que usted presta servicios? ¿Cuáles son los costos (dinero y tiempo) asociados con la adaptación a esos cambios?
• Interdependencia. ¿Dónde están los "efectos de bola de nieve" en su mercado? Si usted es por ejemplo, un consultor para pequeñas empresas en su región, pero muchas de esas empresas son proveedores de una gran corporación que empaca y se muda ¿se secará su empresa? Si usted proporciona ayuda a personas naturales y sus ingresos se ven amenazados por esa gran empresa que se va de la ciudad, sus clientes todavía podrán pagarle?
• Desastre Personal/Natural. Si su computadora se derrite, o su casa se quema, o huracanes o inundaciones le visitan, ¿puede permanecer en el negocio? ¿Problemas de salud?

¿Qué Sigue?

Cuando haya completado su análisis FODA, ¿qué hace con él?

Muchos de los próximos pasos serán obvios, mientras aborda las oportunidades y las amenazas más significativas y encuentra maneras de utilizar sus fortalezas y compensar sus debilidades. Esa simplicidad y claridad inmediata es una de las características atractivas del enfoque FODA.

Más allá de lo obvio, considere estas estrategias:

• Céntrese en sus Fortalezas. Como consultor, probablemente comenzó haciendo de todo, es decir, cosas en las que era bueno y cosas que no era tan bueno. A medida que adquiera conocimiento y experiencia con su mercado objetivo, su mejor retorno viene de centrarse en lo que usted es bueno. Busque oportunidades que exalten sus fortalezas y maneras de pasar más tiempo aplicando esas fortalezas.
• Debilidades: ¿Arreglar o Delegar? Es natural mirar sus debilidades identificadas y pensar en cómo corregirlas. Algunas debilidades se pueden arreglar en un solo paso (comprar un seguro, configurar una copia de seguridad automatizada de equipo, tomar una clase en una habilidad que necesita). Pero cuando empieza a pensar en cambiar la forma en que se comportas, en "arreglarse a sí mismo" "esforzándose más" y "siendo más disciplinado", a menudo es mejor delegar esa debilidad a otra persona. Contrate ayuda administrativa, ayuda de redacción, ayuda de diseño o apoyo tecnológico. Casi siempre obtiene un mejor retorno del tiempo dedicado a aplicar una Fuerza, comparado con el tiempo que pasa tratando de cambiar una Debilidad que ve en usted mismo.
• Cuidado con los Raros. Cuando se trata de oportunidades y amenazas, la probabilidad de los eventos es sólo un factor. Igual de importante es la magnitud del evento posible. Especialmente con las amenazas, la tendencia es prepararse para aquellos que es probable que sucedan. Pero prosperar a largo plazo depende también de estar listo para acontecimientos raros, pero catastróficos. Usted hace una copia de seguridad de su equipo, no porque los accidentes son frecuentes, sino porque tienen un gran impacto si se producen. Hace unos años, una crisis económica mundial de la magnitud que hemos visto parecía poco probable para muchos. Y muchos más desearon haberse preparado mejor, financieramente, para ese raro acontecimiento.

¿El paso más importante a continuación? Haga de esta simple pero potente matriz FODA  un elemento central de la planificación estratégica regular y deliberada de su negocio de consultoría.