() translation by (you can also view the original English article)
Imagina esto. Te invitan a una entrevista laboral que es ideal para ti. No pones la alarma la noche anterior. Te levantas tarde y sales de la cama sin tiempo para prepararte. Te pones la ropa sucia que te pusiste ayer, y te comes una porción de pizza fría de desayuno. Ni siquiera te has peinado.
¿Improbable, verdad?
O imagina esto. Te invitan a la oficina de tu jefe para hablar sobre un proyecto importante. Si este proyecto va bien, te podrían promover. En lugar de prestar atención a la conversación, miras por la ventana, das golpecitos con el pie en el piso, y sólo ofreces una serie de gruñidos en respuesta a cualquier sugerencia que tu jefe te da.
Si te has comportado así, mereces ser despedido, no promovido.
No llegarías tarde y desordenado a una entrevista. Y a menos que tengas un enfoque kamikaze a la política de oficina, no ignoras a tu jefe cuando te está hablando.
Pasamos horas practicando técnicas de entrevistas. Nos preocupamos por lo que diremos en una reunión con nuestro jefe. Entonces, ¿por qué no tenemos el mismo nivel de cuidado en relación a escribir emails? ¿O aún cuando sí nos preocupamos, por qué no tienen los emails el impacto que creemos que deberían tener?
Una razón es que estamos nadando en un diluvio de emails. De acuerdo a una investigación hecha por el Instituto Global McKinsey, el empleado promedio pasa dos horas y media por día lidiando con emails. Eso equivale a 81 horas laborales cada año—o una cuarta parte de tu vida laboral.
Mientras tanto, la investigación hecha por la consultoría de investigación tecnológica, el Grupo Radicati, encontró que el usuario de negocio promedio envió o recibió 108 correos electrónicos por día en el 2013. Esto se elevará a 116 correos por día para el 2017.
No es de sorprenderse, entonces, que haya tantos correos mal escritos flotando por el ciber espacio. ¿Quién tiene el tiempo para malgastar escribiendo mensajes elocuentes cuando hay que escribir tanto?
Por otro lado, si el correo electrónico es central para nuestras vidas, ¿no debería ser una habilidad en la que todos nos hemos vuelto expertos? Si vas a pasar una cuarta parte de tu vida laboral escribiendo emails, entonces aprender a hacerlo efectivamente te hará más eficiente y te ayudará a sacar ventaja.
Piensa en esto de esta manera: si pasas una cuarta parte de tu vida laboral dando presentaciones, ¿no aprenderías todo lo que pudieras sobre cómo presentar? O si pasaras una cuarta parte de tu vida laboral interactuando con los clientes, buscarías cada recurso que pudieras encontrar en servicio al cliente, ¿o no?
Entonces, ¿qué es diferente sobre el email?
¿No sería genial mostrar que eres un verdadero profesional en cada correo electrónico que envíes? Y aún mejor, ¿si escribes correos que la gente de verdad lea y les lleve a tomar acción?
El correo electrónico importa. Cómo escribes tus emails le importa a la gente que los recibe. Aún más importante, tu habilidad de escribir correos tendrá una gran influencia en tu carrera. Pero no sólo aceptes lo que digo. Veamos lo que dicen los expertos.
Porqué Escribir Buenos Correos Electrónicos Es Vital Para Tu Carrera
¿Planeas adelantarte en el trabajo? Si tienes ambiciones, entonces necesitarás aprender cómo escribir emails que obtengan resultados.
Como lo explica el sitio web Skills You Need:
Ser capaz de comunicarte efectivamente es la más importante habilidad de vida... Si estás aplicando para un trabajo o buscando una promoción con tu empleador actual, casi con certeza necesitarás demostrar buenas habilidades de comunicación...A medida que tu carrera progresa, la importancia de las habilidades de comunicación incrementa.
El correo electrónico es cómo pasamos comunicándonos la mayoría de nuestro tiempo, así que es tu mejor oportunidad. Te brinda dos horas cada día para demostrar tus habilidades de comunicación a tu empleador actual.
¿Todavia no te sientes convencido? Maggie Worth, Directora de Comunicaciones en la Universidad de West Georgia, escribe:
Los empleados quienes han demostrado la habilidad de representarse y a la compañía en una manera clara, convincente y profesional tienen mayor probabilidad de ser elegidos para posiciones avanzadas.
La Doctora Stephanie Heald-Fisher, coordinadora del Programa de Postgrado en la Universidad Globe, explica con mayor detalles cómo el correo electrónico es especialmente importante para ganar promociones:
En el ambiente de negocios actual, sin importar la industria, el comunicarse efectivamente significa típicamente y uso considerable del email y usar el email significa ser capaz de escribir... El email es a menudo la primera impresión que el receptor obtiene de quien envía el mensaje. Un email mal escrito resulta en una mala primera impresión.
El ser promovido también se ve impactado por las habilidades de redacción. Las buenas habilidades de redacción comunican inteligencia, profesionalismo, y competencia. Las malas habilidades de redacción comunican una falta de inteligencia, profesionalismo, y competencia. Una vez más, tu imagen profesional se ve impactada por tus habilidades de redacción. Mientras mejor sean tus habilidades, mejor será tu imagen y mayores oportunidades de promoción.
En otras palabras, a menos que aprendas a escribir correos electrónicos claros, profesionales, e inteligentes, tus compañeros de trabajo y tu jefe asumirán que eres incompetente. Por siempre estarás atrapado al fondo de la escalera de la promoción.
Y redactar buenos emails no significa simplemente que sabes como escribir una oración.
¿Qué Acaso No Saben Todos Cómo Escribir un Email?
¿Que acaso escribir un email no es algo que todos saben hacer? Después de todo, en el mundo actual, la mayoría de nosotros sabe como leer y escribir. Sabemos de ortografía y gramática. ¿No es eso suficiente?
De hecho es cierto que cualquiera con habilidades computacionales rudimentarias puede redactar y enviar un email. Y cualquiera con habilidades sociales básicas sabrá cómo asegurarse que su email no sea abiertamente ofensivo.
Por otro lado, piensa en todos los emails mal escritos que has recibido en tu vida. Puede que hayan estado gramaticalmente correctos, pero no tenían mucho sentido.
Sólo porque una persona pueda hablar no les hace buenos oradores. Similarmente, sólo porque una persona pueda escribir no significa que puedan escribir buenos correos electrónicos.
El escribir correos efectivos es una habilidad, y es una que puedes aprender. Necesitarás practicar también, pero tienes una cuarta parte de tu vida laborar para pasar haciendo eso. Entonces, ¿por qué no pasar un poco de tiempo entendiendo la teoría?
Nos adentraremos en lo que hace efectivos a los correos electrónicos en un momento. Primero, veamos algunos de los más grandes errores de los correos electrónicos.
¿Escribes Emails Desastrosos Como Estos?
Como la mayoría de la gente, recibo muchos correos.La mayoría de los correos que recibo son efectivo. Me hacen sentir bien, y me dejan saber la acción que necesito tomar. Espero con ansias responder, y disfruto haciéndolo.
Una y otra vez, recibo emails que me hacen tener que releer. "¿En verdad preguntaste eso?" me pregunto. O "¿En verdad dijeron eso?"
De momento, recibo una cantidad manejable de emails, y tengo una política de responder a cada email que recibo, pero hay veces en las cuales en verdad preferiría no responder. Esto pasa más frecuentemente cuando recibo uno de los siguientes:
- Un correo de alguien que no conozco y que no se presenta.
- Un correo que me pide ayuda sin un "por favor" o un "gracias" (u otras palabras que muestren cortesía).
- Un correo en donde el remitente no sea claro en lo que necesita de mi. (¡Quieren que lea la mente a través del ciberespacio!)
- Un correo que solo menciona mis errores sin mencionar nada del buen trabajo que he hecho.
Los peores correos que recibo son correos malhumorados de una línea de alguien quien nunca me ha contactado antes. Si me vas a escribir, al menos ten la cortesía de usar mi nombre y de presentarte.
Parece que no soy el único que se siente así sobre recibir correos confusos o groseros. Una encuesta reciente de Sendmail encontró que casi dos tercios de nosotros (64%) han enviado o recibido un correo que causo ira o confusión no intencional. En la encuesta de Sendmail, la gente se molestó especialmente por:
- No recibir las respuestas que necesitaban (51%).
- "Responder a Todos" innecesarios (25%)
- Mensajes confusos o vagos (19%).
Escribir correos poco efectivos no solamente daña tus prospectos profesionales. También es algo malo para tu empleador. Katharine Hansen, directora creativa de Quintessential Careers, explica:
El correo electrónico es usado amplia y globalmente para comunicarse en el lugar de trabajo...ese correo electrónico ambiguo, confuso, y mal escrito desperdicia, tiempo, dinero, y productividad.
Con suerte, tus correos no son tan malos como los que he resumido arriba. Y con suerte, tus correos no confunden ni enojan a los destinatarios.
Si crees que tus correos necesitan mejorar, ¡no entres en pánico! Puedes remediar la situación. Comencemos echando un vistazo a la razón por la cual es tan fácil que los correos dejen una mala impresión.
Tus Correos Sufren de Esto—Al Igual Que Todo el Mundo
¿Alguna vez te has derramado una bebida encima antes de una reunión de negocios importante? Aún después de haberte limpiado, estabas seguro que todos los demás se darían cuenta. Pero nadie dijo una palabra.
A eso se le llama el efecto de reflector, y todos sufrimos de él. La psicóloga Amie M. Gordon explica cómo funciona:
Tendemos a sobreestimar cuánto nuestras acciones y apariencia son observados por los demás...Estamos anclados por nuestras propias experiencias y tenemos problemas ajustándonos lo bastante lejos de ellos para calcular con exactitud cuanta atención nos presta otra gente.
En otras palabras, vemos al mundo a través de lentes oscuros, y nos esforzamos para ver el mundo desde el punto de vista de otra gente.
En relación a escribir correos, esto es un problema. Podemos escribir algo que tenga sentido total en nuestras mentes, pero sólo porque tenga sentido para mi no significa que tendrá sentido para ti.
Esto es especialmente cierto cuando se refiere a inyectar emoción a nuestra redacción.
Lea Winerman de la Asociación Psicológica Americana explica:
La razón para esta desconexión de comunicación...es el egocentrismo - el bien establecido fenómeno psicológico social en donde la gente tiene dificultad separándose de sus perspectivas y entendiendo cómo otra gente los interpretará.
La investigación nos muestra que la gente sobreestima su habilidad para transmitir un tono deseado en un mensaje de correo—ya sea que ese tono sea sarcástico, gracioso, o serio. La gente sobreestima que tan bien pueden comunicar un tono de voz en los mensajes que envían.
La verdad es que detectar el tono de voz en un correo es una tarea casi imposible. Los estudios encontraron un índice de éxito del 56% para detectar tono de voz en un correo electrónico. Eso pueda sonar bien, pero de hecho solamente es marginalmente mejor que si fuera al azar.
¿Qué se puede hacer sobre esto? La respuesta es escribir correos efectivos.
¿Qué Hace Efectivo a un Correo Electrónico?
Hemos visto porqué es tan importante escribir buenos correos, y porqué el correo falla tan frecuentemente, pero puedes escribir buenos correos que se interpretan correctamente y que brinden resultados?
En esta serie de negocios de Tuts+, veremos una variedad de enfoques que puedes tomar para escribir correos efectivos. Una vez que hayas acabado la serie, habrás dominado la teoría del correo electrónico, y si tu bandeja de entrada es tan siquiera parecida a lo típico, habrás tenido bastantes oportunidades de practicar.
Para terminar este artículo, veamos brevemente a lo que hace que un correo funcione. Los correos efectivos:
- Se enfocan en el destinatario.
- Despiertan la atención antes de ser abiertos.
- Se abren y se leen.
- Son amables y respetuosos.
- Son escritos con ortografía y gramática correctas.
- Hacen que el destinatario se sienta bien.
- Dejan poco espacio o ningún espacio para la interpretación (¡no se suponen que sean literatura!).
- Son tan largos como necesitan ser, y no más largos.
- Tienen una llamada a la acción clara.
¿Estás listo para mejorar tus habilidades de redacción de correos electrónicos? Entonces sigue sintonizado.
Recursos
Crédito Gráfico: Teclado diseñado por Liesl Kruger del Noun Project.
