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9 Buenas Prácticas para Agrupar Correo por Hilos: Dirige Mejores Conversaciones

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

Muchos sistemas de correo electrónico como Gmail, Yahoo! y Outlook permiten los hilos de correo electrónico. Ya sea que usted maneje su propio negocio o trabaje para una empresa, los mensajes de hilo son una gran herramienta para asegurarse de que todos en su equipo estén al día con la información del proyecto.

En este tutorial, le proporcionaré nueve mejores prácticas para configurar y utilizar correctamente los hilos de correo electrónico, de modo que pueda mantener las conversaciones en movimiento y se pueda asegurar de enviar solo mensajes importantes a los miembros del equipo a los que debe contactar.

Group email threading
HGilos de correo electrónico grupal (gráfico)

Nota: Si bien la versión de escritorio de Gmail se utiliza aquí para ilustrar estos principios de correo electrónico grupal, muchos de ellos también aplican a otros sistemas de correo electrónico populares.

¿Qué es un Hilo de Correo Electrónico?

Un hilo de correo electrónico trata los correos electrónicos relacionados como una discusión manteniendo los correos electrónicos relacionados juntos en su bandeja de entrada. En Gmail, todo lo que necesitas hacer para crear una discusión en hilo es presionar Responder a todos al responder un correo electrónico.

Sin embargo, tenga cuidado cuando utilice un hilo de conversación de correo electrónico. En Gmail si usted puede cambiar la línea de asunto cuando responde a un correo electrónico, el correo electrónico con la línea de asunto cambiada se convierte en un nuevo hilo. El mensaje ya no forma parte del hilo original, aunque esté relacionado con el tema.

Muchos profesionales del negocio aman los hilos de correo electrónico y animan su uso por las razones siguientes:

  • Reduce el desorden de la bandeja de entrada de correo electrónico. Sin hilos de correo electrónico, si usted tiene un correo electrónico original con diez respuestas, verá 11 mensajes diferentes en su bandeja de entrada de correo electrónico. Cuando utiliza un hilo de correo electrónico grupal, solo ve el correo electrónico original en su bandeja de entrada con el número de respuestas entre paréntesis junto a él.
  • Mantiene los correos electrónicos relacionados juntos. La mayoría de nosotros recibimos muchos correos electrónicos. Puede ser fácil perder un correo electrónico importante o perder la pista acerca de lo que un remitente está hablando.
  • Mantiene a todos informados. Muchos proyectos utilizan equipos. Con los hilos de correo electrónico, el líder del equipo puede responder a una pregunta y todos en el equipo ven tanto la pregunta como la respuesta.
Gmail Email Threaded Conversation
Hilo de Correo electrónico en la Bandeja de Entrada de Gmail

El correo electrónico de arriba es una conversación sobre el Proyecto XYZ tal como aparece en la bandeja de entrada de Gmail. Hay cuatro participantes en la conversación, aunque solo se muestran tres. Hay seis mensajes en el hilo como se indica por el número 6 entre paréntesis después de la lista de participantes.

A pesar de las ventajas, pueden haber algunos inconvenientes a los hilos de correo electrónico. Éstos son algunos:

  • La lista de distribución es demasiado grande. Si la gente se agrega al hilo innecesariamente, puede molestar a esas personas y hacer que el hilo se llene de preguntas.
  • El hilo es demasiado largo. A veces, un hilo se vuelve tan largo que tarda una eternidad desplazarse hasta el principio y seguir toda la conversación.
  • Algunos sistemas de correo electrónico no admiten hilos. Si usted envía un hilo de correo electrónico a un miembro del equipo cuyo sistema de correo electrónico no utiliza hilos, aparecerá como un nuevo correo electrónico en su sistema.

Abordaremos algunos de estos inconvenientes más adelante en este tutorial con nuestra lista de mejores prácticas. Por ahora, echemos un vistazo a cómo crear y usar los hilos de correo electrónico.

Para obtener más información acerca de todos los tipos de correo electrónico, revise nuestra selección de tutoriales de correo electrónico en Envato Tuts+.

Cómo Utilizar un Hilo de Correo Electrónico

Hay tres técnicas básicas que usted necesita entender para usar hilos de correo electrónico:

  1. Cómo activar o desactivar un hilo de correo electrónico.
  2. Cómo cambiar los destinatarios de un hilo de correo electrónico.
  3. Cómo silenciar una conversación de hilo.

Examinemos cada una de estas técnicas por separado. Aquí hay una guía rápida de algunos conceptos básicos de los hilos de Gmail:

Cómo Activar o Desactivar un Hilo de Correo Electrónico

Si usted utiliza Gmail, tiene suerte. Los mensajes con hilos, también denominados Vista de Conversación, son los predeterminados. Para activar (o desactivar) mensajes de hilo, siga estos pasos:

Haga clic en el botón Configuración en el extremo derecho de la pantalla para mostrar el menú Configuración.

Gmail Settings menu
Menú Configuración de Gmail

Desplácese hasta la opción Vista de Conversación. Seleccione el botón de alternar para activar o desactivar la Vista de Conversación.

Gmail Conversation View option
Vista de Conversación de Gmail activada

Muchos otros sistemas de correo electrónico también le permiten usar hilos de mensajes. En Yahoo! Mail, por ejemplo, el proceso es muy similar a Gmail. Puede activar o desactivar los hilos de mensajes optando por activar (o desactivar) las conversaciones a través del menú Configuración.

Cómo Cambiar los Destinatarios de un Hilo de Correo Electrónico

Usted puede darse cuenta de que ha dejado a alguien fuera de un hilo de conversación que debe ser incluido. O, puede que desee eliminar a alguien del hilo porque ya no trabaja en el proyecto.

Si utiliza Gmail, es fácil agregar un destinatario o eliminar un destinatario de un hilo de correo electrónico. Sólo tiene que editar el campo Cc antes de enviar su siguiente respuesta al hilo.

1. Añadir un Contacto

Así se agrega un contacto a un hilo de mensajes en Gmail:

Haga clic en Responder a todos en la parte inferior del mensaje.

Gmail Reply to all
Gmail selección Responder a todos

Haga clic en cualquier lugar del campo donde se encuentran las direcciones de correo electrónico para que vea el campo Para y el campo Cc. A continuación, haga clic en el Cc para mostrar su lista de contactos. Finalmente, seleccione la casilla de verificación junto al contacto que desea agregar al hilo del mensaje.

Select contact
Seleccione contacto

Escriba y envíe el mensaje como lo haría normalmente.

2. Remueva un contacto

Aquí se muestra cómo eliminar un contacto de un hilo de mensajes en Gmail:

Haga clic en Responder a todos en la parte inferior del mensaje. A continuación, haga clic en cualquier lugar del campo donde se encuentran las direcciones de correo electrónico para ver el campo Para y el campo Cc. Usted también debería ver una lista de direcciones de correo electrónico con una "x" después de cada nombre.

Remove contact in Gmail
Remueva el contacto en Gmail

Haga clic en la "x" detrás del nombre de la persona que desea remover del hilo. Escriba y envíe el mensaje como lo haría normalmente.

Precaución: Si elimina a alguien del hilo de correo electrónico, la persona deja de recibir mensajes del hilo. No sabrán que han sido eliminados y no tendrán la oportunidad de pedir ser incluidos. Antes de eliminar a alguien de un hilos de conversación, es una buena idea comprobar y preguntar si les importa ser removidos.

Sugerencia: puede enviar un correo electrónico privado dentro de un hilo quitando todos los destinatarios, excepto la persona a la que usted desea enviar el mensaje. Cuando esté listo para enviar un mensaje a todos los destinatarios de nuevo, seleccione Responder a todos desde el mensaje que precede al mensaje privado. (Si selecciona Responder a todos desde el mensaje privado, sólo el destinatario único recibe el mensaje nuevo.)

Cómo Silenciar un Hilo de Conversación

¿Qué pasa si usted está incluido en un hilo de conversación, pero está tomando un descanso del proyecto durante unas semanas? Es posible que no quiera recibir correos electrónicos del proyecto mientras está de vacaciones.

Con Gmail (y muchos otros sistemas de correo electrónico) puede silenciar un hilo de conversación. Silenciar la conversación significa que no verá los mensajes relacionados con la conversación.

Cuando regrese al trabajo y esté listo para volver al proyecto, puede activar la conversación.

Aquí se muestra cómo silenciar una conversación en Gmail:

Abra su bandeja de entrada de Gmail y seleccione el mensaje que desea silenciar. A continuación, haga clic en el botón Más situado en la parte superior de su bandeja de entrada.

Apply Mute
Aplicar Silencio

Haga clic en la opción Silenciar en la parte inferior del menú emergente.

La conversación se elimina de la pestaña Principal de su bandeja de entrada.


Es así de fácil volver a activar la conversación:

Haga clic en la opción Más a la izquierda de su bandeja de entrada. Se encuentra por debajo de la opción Borradores. A continuación, haga clic en la opción Todo el correo. Aparecen todos los mensajes, incluidos los que se encuentran en la carpeta de borrador y los que se han silenciado.

Unmute email threads
Reactivar hilos de correo electrónico

Seleccione el mensaje que desee activar y haga clic en el botón Más. A continuación, seleccione la opción Dejar de silenciar en la parte inferior del menú emergente. Esta conversación se mostrará en la bandeja de entrada la próxima vez que se añada un mensaje.

Si usted no desea esperar a que aparezca un mensaje nuevo para ver la conversación en su bandeja de entrada, seleccione el mensaje y haga clic en la opción Mover a Recibidos.

9 Buenas Prácticas para los Hilos de Correo Electrónico Grupales

Examinemos algunas buenas prácticas para los hilos de mensajes:

1. Establezca las Reglas Básicas

Si va a utilizar hilos de mensajes, la mejor manera de empezar es estableciendo reglas básicas. Llamar a una reunión de los miembros del equipo y discuta cómo el hilo de mensaje se va a utilizar. Aborde problemas como la frecuencia con la que enviar un mensaje, cuándo agregar un contacto y qué tipos de mensajes no deben incluirse en el hilo.

Si no puede reunirse con su equipo, considere enviar las reglas básicas como su primer mensaje en el hilo de conversación grupal. Sólo recuerde que si es su primer mensaje, se muestra en la parte inferior del hilo de mensajes en Gmail. Los miembros tendrán que desplazarse hacia abajo para referirse a él.

2. Permanezca en el Tema

Una de las razones por las que los hilos de mensajes se vuelven demasiado largos es que los miembros del equipo se desvían del tema original de la conversación. Cuando establezca las reglas básicas, asegúrese de hacer hincapié en la importancia de atenerse al tema.

Los miembros sólo deberían agregar preguntas cuando afectan a más de una persona. Una pregunta personal como "¿Puedo tener la tarde libre para una cita médica?" no agrega valor a la conversación. Estos mensajes no deben incluirse en el hilo de correo electrónico. Deberían ser enviados como mensajes directos al destinatario.

3. Evite Demasiadas Respuestas

Demasiadas respuestas pueden desordenar el hilo y hacer que sea más largo y más difícil de seguir. Cuando establezca las reglas básicas, defina la frecuencia con la que se deben enviar mensajes. Por ejemplo, la mayoría de los proyectos se benefician cuando se agregan estados semanales al hilo de conversación.

Las respuestas de una palabra como "Gracias", "Bien" o "Entendido" agregan poco valor a la conversación. Si cada persona en un equipo de cinco miembros enviase un mensaje de este tipo, eso agregaría cinco nuevos mensajes al hilo de la conversación.

4. Añada Contactos con Cuidado

Las personas que están en el campo Cc en su mensaje son sus participantes. Estas personas pueden ver los nombres de los demás y direcciones de correo electrónico. Estas son las personas que participan en el hilo de la conversación.

Puede haber ocasiones en las que usted desee que alguien vea la conversación, pero no que participe. Por ejemplo, es posible que desee que su jefe vea el correo electrónico aunque su jefe no esté directamente involucrado en el proyecto. Agregar una persona al campo Bc permite a esa persona ver la conversación sin que nadie se dé cuenta.

5. Utilice una Herramienta de Correo Electrónico

Las herramientas de correo electrónico pueden ayudarle a obtener más de su sistema de correo electrónico. Haga uso de estos complementos de correo electrónico siempre que los encuentre útiles. Aquí hay dos ejemplos de herramientas de correo electrónico útiles:

  • Rapportive. Esta aplicación le permite ver la información de LinkedIn desde su casilla de contacto de correo electrónico. Rapportive se integra con muchos sistemas de correo electrónico, incluyendo Gmail.
  • Boomerang. Esta aplicación complementaria de Gmail le permite programar un correo electrónico para que se envíe posteriormente. Boomerang es útil para los conductores de equipo que quieren controlar cuando los miembros reciben anuncios.

6. Filtre a una Carpeta

Las carpetas (denominadas etiquetas en Gmail) son una forma fácil de realizar un seguimiento de los correos electrónicos relacionados con el proyecto. Puede filtrarlos a una etiqueta (carpeta). Sus etiquetas aparecen en el lado izquierdo de su bandeja de entrada. También puede configurarlos para que aparezcan en la parte superior de su bandeja de entrada.

En lugar de su bandeja de entrada, su mensaje relacionado con el proyecto irá entonces directamente a su carpeta de proyecto.

Si tiene muchas conversaciones activas, las etiquetas pueden mantener sus archivos organizados. A continuación, le indicamos cómo configurar etiquetas en Gmail:

  1. Abra la bandeja de entrada y seleccione el hilo de mensaje que desea ordenar en una carpeta.
  2. Con el mensaje seleccionado haga clic en el botón Etiqueta encima del mensaje.
Manage labels
Administre Etiquetas

Seleccione la opción Administrar etiquetas en el menú emergente. Cuando se le solicite, escriba el nombre de su nueva etiqueta.

Type new label name
Escriba el nuevo nombre de la etiqueta

Todos los futuros mensajes de correo electrónico en este hilo de conversación se enviarán a la etiqueta del proyecto (carpeta) que usted creó.

7. Sea Profesional

Siempre que se use el correo electrónico, existe la tentación de responder con rapidez y sin pensar. También puede dejar que la emoción se arrastre en la discusión sin darse cuenta, lo que puede afectar la moral del equipo.

Siempre revise sus respuestas de correo electrónico antes de agregarlas al hilo. Recuerde, un correo electrónico poco profesional refleja mal en usted.

Para obtener más información sobre cómo crear correos electrónicos profesionales, revise estos tutoriales de Envato Tuts+:

8. Elimine Mensajes no Relacionados

A pesar de sus mejores esfuerzos, algunos mensajes no relacionados pueden deslizarse en el hilo de conversación de grupo. No se preocupe. Muchos sistemas de correo electrónico como Gmail y Yahoo! Mail le permiten eliminar mensajes no deseados del hilo sin eliminar la conversación entera.

Aquí le indicamos cómo eliminar un mensaje no deseado utilizando Gmail:

  1. Abra el correo electrónico y desplácese hasta el mensaje que desea eliminar.
  2. Haga clic en el mensaje para abrirlo.
  3. Haga clic en la flecha hacia abajo en la esquina superior derecha del mensaje.
Delete this Message
Elimine un mensaje de su hilo

Seleccione la opción Eliminar este Mensaje en el menú emergente.

Nota: Si algunos miembros del equipo usan un sistema de correo electrónico que no admite mensajes con hilos, es posible que el mensaje eliminado siga existiendo en su sistema de correo electrónico.

9. Sepa Cuándo Parar

Si usted está acostumbrado a usar el hilo correo electrónico de grupo para llegar a ciertos colegas, puede resultar tentador mantenerlo en marcha después de que sea necesario. No lo haga.

Una buena regla general es terminar la discusión del proyecto cuando el proyecto termina. Incluso si inicia un nuevo proyecto con los mismos miembros del equipo, no utilice el hilo de correo del grupo antiguo o puede llegar a ser inmanejablemente largo. En su lugar, inicie un nuevo hilo.

Conclusión

El correo electrónico es importante. Es una gran parte de toda la comunicación empresarial. Al aprender a utilizar bien su herramienta de correo electrónico, puede administrar su comunicación comercial de manera más eficaz.

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