Cómo Escribir Mejores Informes de Estado

En cualquier compañía, pequeña o grande, las comunicaciones claras entre empleados es crítica. Todo el mundo está trabajando en cosas distintas, y es vital que seas capaz de actualizar al otro sobre el estado de tus proyectos.

Las aplicaciones de manejo de proyectos como Trello y Basecamp lo hacen más fácil, pero algunas veces todavía necesitarás escribir un simple informe de estado. Quizás tu jefe te pidió uno, quizás estás tratando de asegurar el apoyo o financiar tu proyecto, o quizás solo quieres mantener a un colega actualizado.

En este tutorial aprenderás cómo escribir informes de estado efectivos. Pueden tomar muchas formas, por supuesto, todo el camino desde actualizaciones informales de correos hasta un reporte forma seguido por una plantilla preescrita. Así que lo que aprenderás en este tutorial se aplicará a muchos diferentes tipos de reportes.

Encontrarás lo que necesitas hacer para organizar tus ideas claves y comunicarlas claramente, y aprenderás sobre los errores comunes a evitar. También te daré un reporte de prueba que puedes ver o descargar, para que lo puedas usar como plantilla para tus propios reportes.

Al final, serás capaz de escribir informes de estado claros e irresistibles que ayudarán a tu jefe o cualquier otra persona entender exactamente dónde te encuentras en tu proyecto.

1. Haz Preguntas

Podría parecer extraño empezar haciendo preguntas - después de todo el trabajo de un informe de estado es dar información, no pedirla. Pero es un primer paso crucial.

Si quieres que tu reporte tenga un impacto máximo, debes entender a tu audiencia y cuáles son sus prioridades. Esto te puede ayudar a evitar el común error de la "lista de lavandería", el cual cubriremos en la siguiente sección, y en vez de esto enfocarte en las cosas que son interesantes y relevantes para el lector intencionado.

Por ejemplo, digamos que estás reportándole a tu gerente sobre el estado de una nueva característica que estás añadiendo al sitio web de la compañía. Antes de lanzar una lista de todas las cosas que has alcanzado, debes empezar por entender las expectativas de tu gerente.

¿Por qué es importante esta nueva característica? ¿Cuáles resultados se te espera que muestres? ¿Cuánto detalle realmente necesita recibir tu jefe? ¿Existen aspectos particulares del proyecto que son importantes para ella a los que otros no les importe mucho?

Podría estar interesada en cómo esta nueva característica puede mejorar las ventas, por ejemplo, pero no importarle mucho la tecnología detrás de ella. Podría estar viendo esto como la primera etapa de un proyecto mucho más grandes, o como parte de una iniciativa separada involucrando otras partes de la compañía. Es importante entender todo el trasfondo.

Probablemente conoces ya algunos de estos detalles, pero si no es así, pregunta directamente. Mientras más claridad obtengas al principio, más fácil será el proceso.

También vale la pena preguntar por algo de ayuda sobre qué longitud o nivel de detalle está esperando, y si debería haber un formato en particular que debería usar. Algunas compañías tienen plantillas estándar, o usan software especial para reportes como StatusPath o Reportify. Si no, al menos obtienen una idea burda de si necesitan producir algunos puntos claves o un reporte de diez páginas.

Cuando hayas terminado de recopilar información, es tiempo de avanzar y comenzar a escribir. Empezaremos con algunos puntos generales, y después iremos a los específicos de ponerlo todo junto.

2. Enfócate en los Resultados, No en las Actividades

Cuando estás escribiendo un informe de estado, la cosa natural a hacer es pensar sobre lo que has hecho, y escribirlo todo. Desafortunadamente, esa es la última cosa que deberías hacer.

Esa aproximación lleva a una "lista de lavandería" aburrida de actividades, muchas que no tienen ninguna relevancia con tu lector. Podrían parecer importantes para ti, porque pasaste mucho tiempo en ella, pero tu lector no necesita saber cada paso que tomaste.

Por ejemplo, si has lanzado una nueva característica en el sitio web de la compañía, podrías estar tentado a incluir todo lo que llevó a eso, todo el duro trabajo y las reuniones y negociaciones, los retos técnicos por los que pasaste, y las aprobaciones legales que obtuviste.

Todas esas cosas eran pasos importantes en completar el proyecto, pero tu jefe no necesita saber sobre ellas en detalles, y algunas de ellas ni siquiera vale la pena mencionarlas.

Así que en vez de listar las tareas completadas, enfócate en mostrar los resultados. Eso podría requerir un pensamiento más hondo. Los resultados, después de todo, son más que solo "lanzar la nueva característica del sitio web". ¿Cuáles son los resultados más amplios de eso? ¿Cuál impacto está teniendo tu proyecto?

Podrías querer incluir las estadísticas, por ejemplo, y cuál cantidad de clientes ha usado la nueva característica, y para qué la han usado. Si ha llevado a ventas incrementadas, o costos más bajos, o si ha resuelto los problemas de los clientes, entonces definitivamente lista todos esos resultados positivos.

3. Incluye los Elementos Claves de un Informe de Estado Efectivo

Aunque las compañías podrían tener sus propios formatos para informes de estado, existen ciertos elementos claves que deberías incluir en cualquier reporte efectivo. Aquí hay una lista para ti:

Resumen Ejecutivo

No tienes que llamarlo un resumen ejecutivo, pero definitivamente deberías tener una sección rápida justo arriba, no más de dos o tres oraciones o puntos claves, resumiendo el estado general de tu proyecto.

¿Dónde te encuentras, qué viene después, estás a tiempo, y enfrentas algún tipo de problemas mayores? Imagina que tu jefe no leerá más allá de esta sección (podría ser el caso), y asegúrate que obtenga toda la información esencial justo aquí.

Progreso Contra Hitos

Si has planeado un proyecto cuidadosamente para comenzar, probablemente lo picaste en una serie de tareas individuales y objetivos, con fechas límite en cada una de ellas. Tu informe de estado debería contener actualizaciones en tu progreso en cumplir con esas fechas límite. En el caso de tareas parcialmente cumplidas, puedes asignar un porcentaje para mostrar cuán cerca estás de completarlas.

Dependiendo del nivel de detalle en el que entraste en este plan de proyecto, podría no vales la pena listar cada tarea aquí. Recuerda que estás diseñando un reporte basado en lo que tu lector quiere saber, no basado en listar todo lo que has hecho. Así que quizás solo escoge ciertos hitos en el proyecto, y reporta tu progreso sobre su cumplimiento.

Problemas Clave

Incluso con una planificación cuidadosa, la mayoría de los proyectos golpean algunos obstáculos a lo largo del camino. Podrías estar tentado a minimizarlos, especialmente si estás reportando a una persona que tiene un interés fuerte en el éxito del proyecto. Pero es vital que los divulgues tan pronto sea posible, por dos razones:

1. Uno de los roles claves de un gerente es ayudar a eliminar los obstáculos. Tu gerente podría ser capaz de usar su conocimiento, conexiones e influencia para solventar un problema que de otra manera hubiese quitado del camino a tu proyecto.
2. Si un proyecto se saldrá del camino, es mejor divulgarlo pronto mejor que tarde. A una etapa temprana, todavía puedes trabajar con tu gerente y colegas para encontrar una solución y cumplir con el plazo límite del proyecto en general. La última cosa que quieres hacer es divulgar los problemas claves al final, cuando ya hayas pasado la fecha límite.

Pasos de Acción

Nadie le gusta que se le digan los problemas sin que se les ofrezca una solución. Para cada problema que has identificado, necesitas listar los pasos que planeas tomar. Si necesitas más ayuda, entonces pídela, pero al menos deberías tener un plan propio.

También lista los próximos pasos para el proyecto en general. ¿Cuáles son las cosas claves en las que estarás trabajando entre ahora y el próximo informe de estado? ¿Cuáles son los próximos hitos grandes, cuándo esperas cumplirlos, y quién es responsable de ellos? Dale al lector una idea de lo que viene, para que tengan una idea clara de la dirección en la que el proyecto se está dirigiendo.

4. Sé Visual

Un simple gráfico puede comunicar el estado de un proyecto mucho más efectivamente que las páginas de un texto. Considera algunas de las siguientes opciones:

• Un enfoque de semáforo simple: Usa el rojo, verde y amarillo para dar un resumen rápido y visual del estado del proyecto en general y de las tareas claves.
• Porcentajes: Trata un simple gráfico de barras, con una escala de 0% a 100%, y barras que muestren cuán lejos te encuentras en cada tarea.
• Un gráfico Gantt: Esta herramienta de manejo de proyectos es perfecta para mostrar la línea de tiempo de la terminación del proyecto. Sin embargo, sé cuidadoso - los gráficos Gantt muy detallados pueden ser difíciles de leer si no estás familiarizado con las características específicas del proyecto. Quizás debas presentar una versión simplificada.
• Gráfico de problemas: Depende del tipo de proyecto, pero en algunos casos podría ser de utilidad rastrear el número de problemas encontrados con el tiempo, cuántos han sido resueltos. Puedes usar una columna simple o un gráfico de líneas para esto.

Aquí hay un ejemplo de cómo se verían los porcentajes del gráfico:

5. Mantenlo Corto

Si te han dicho que sigas una plantilla en particular o escribas con un largo específico, entonces debes hacer eso. De otra manera, la regla es mantenerlo tan corto como sea posible.

Ponte en el lugar del lector. Si estás leyendo un informe de estado, querrías saber qué está pasando con el proyecto tan rápido y tan fácil como sea posible. Preferirías leer un resumen de una página que un libreto detallado diciéndote más de lo que necesitarías saber. Así que si eso es lo que quisieras leer, entonces debes enfocarte en producir exactamente eso.

En tal corto reporte, por supuesto, no serás capaz de incluir todo. Eso está bien. Si tu gerente quiere información extra, la pedirá. Es mucho mejor para ella entender claramente el estado general del proyecto que haber sido incapaz de encontrar la información esencial entre una cantidad de detalle.

Ten Cosas en Tu Bolsillo de Atrás

Si surgen preguntas, deberías por supuesto estar listo para contestarlas inmediatamente. Así que junto a tu reporte resumido de una página, deberías preparar material extra para responder cualquier pregunta que anticipes.

Muchas veces, los estados de informes van junto a una reunión para discutir el proyecto. Si ese es el caso, proporciona un foro natural para responder preguntas adicionales. Para asegurarte que estás listo, toma toda la información que no sirvió para el reporte en sí, y ensámblala en una carpeta bien organizada, para que fácilmente puedas acceder a ella cuando sea necesario.

Cuando trabajé en la banca corporativa, llamaba a esto "tener cosas en el bolsillo de atrás". Trataba de anticipar cualquier pregunta que me pudiese hacer mi gerente, y tenía un gráfico o punto de datos que podía sacar de mi bolsillo de atrás metafórico para responderla. Cuando las preguntas fueron hechas, me hizo parecer preparado. Incluso cuando no fueron hechas, me hizo sentirme preparado.

Si estás enviando tu reporte a través del correo, podrías adjuntar tu información de "bolsillo de atrás" como un archivo extra, haciendo claro que es solo opcional, y que la información esencial está contenida en el reporte. O alternativamente podrías simplemente decir que tienes más detalles de los que quieres proporcionar si es requerido.

6. Plantilla de Ejemplo de Informe de Estado

Así que ahora es tiempo de poner todos esos elementos juntos en un reporte simple y claro. Aquí cómo se podría ver:

He adjuntado los documentos de Microsoft Word a este tutorial (solo haz clic en la barra de lado para descargarlos). Siéntete libre de usarlos como plantillas, adaptándolos como sea necesario para que se ajusten a tus necesidades.

Próximos Pasos

Así que ahora sabes como escribir un informe de estado efectivo. Puedes empezar, sea usando una plantilla como punto de partida, o al componerlo en tu propio formato si prefieres. Solo recuerda los puntos clave:

• Haz preguntas.
• Enfócate en los resultados, no en las actividades.
• Incluye un resumen corto, una vista de tu progreso contra las fechas límite, los problemas claves que has encontrado, y los pasos futuros de acción.
• Incluye gráficos u otros elementos visuales.
• Mantenlo corto, y ten información extra en tu bolsillo de atrás.

Recursos

Crédito Gráfico: Ícono del reporte diseñado por Icon Jungle del Proyecto Noun.