Cómo Mantener Tu Embudo de Ventas Lleno Siempre

Entras a la oficina un martes por la mañana y el jefe te convoca a una reunión para consultarte sobre las próximas oportunidades de venta. Siempre te has vanagloriado de ser un espíritu libre—del tipo de profesional de ventas "culo de mal asiento" que sale y hace que las cosas sucedan. Cuando tu jefe te pregunte por un listado de las cosas en las que estás trabajando, no tienes nada que ofrecer. Tu jefe no está contento y con toda probabilidad tu semana está arruinada.

Esto le sucede a mucha jóvenes profesionales de ventas que cierran unos pocos grandes tratos y piensan que son los reyes del mundo. En la profesión de las ventas, la luna de miel con un representante que cierra una gran trato se acaba tan pronto como la comisión sea satisfecha. Tu jefe (y los jefes de este) quieren saber exactamente en lo que estás trabajando y como harás que la magia vuelva a suceder otra vez. Esto es difícil de cumplir sin usar un embudo de ventas apropiado.

Tu puedes registrar con fidelidad tus leads y moverlos hacia la venta con un embudo de ventas. No es mágico; es un proceso simple. Puedes configurar tu embudo de ventas en forma de una hoja de cálculo, trabajar con ella como referencia, y reportar los progresos a partir de ella.

En este tutorial, aprenderás a configurar tu embudo de ventas y a elaborar tus oportunidades a través de él.

¿Qué Es un Embudo de Ventas?

Habrás oido hablar del embudo de ventas como de un canal de ventas, pero el nombre de canal puede confundirse por dos motivos.  

1. Por un lado, un canal insinúa que dispones de un flujo constante de oportunidades que se reunirán en algún punto. En realidad, cerrarás alrededor del 10 al 20 por ciento de tus oportunidades. Un embudo estrecha sus contenidos conforme estos se aproximan a la abertura, casi de la misma manera en la que acotarías tus oportunidades hasta que algunas empezasen a cerrarse.
2. Otro problema con el término "canal" es que indica un flujo torrencial de oportunidades que parecen venir de un punto indefinido. Todo profesional de las ventas crea sus propias oportunidades. De igual modo que viertes materiales en el embudo desde un origen fijo, también llenarás tu embudo de ventas con oportunidades que tu creas a partir de un duro trabajo.

En un mundo ideal, tu embudo de ventas es un continuo informe sobre las oportunidades de ventas en las que estés trabajando. Separa estas oportunidades basándote en la posibilidad de que se acerquen, y después organiza cada categoría según la fecha de término.

En el mundo real, el embudo de ventas acaba convirtiéndose solo una de esas oportunidades con las que te sientes seguro de cerrar. La mayoría de la gente que se dedica a las ventas dejan de lado las oportunidades blandas porque no quieren tener que explicarlas a sus jefes cada mes. Esto es una mala idea porque hasta que empieces a trabajar verdaderamente en una oportunidad, no tienes idea de su real potencial. Cuando lo pones por primera vez en tu embudo de ventas, estás intentando adivinar de una forma educada si se cerrará o no. Cuanto mayor sea el número de oportunidades con las que estás trabajando, más amplias serán las posibilidades de que cierres más ventas. 

Echemos un vistazo a la representación visual de un embudo de ventas.

Conforme trabajas con oportunidades, empiezas a limitarte a aquellas que se van a cerrar. Conforme descartas oportunidades que no se van a cerrar, te quedas con posibilidades sólidas de generar beneficios. Esto es un embudo de ventas y en donde deberías poner todo el énfasis de tu carrera de ventas.

Organizar Tu Embudo de Ventas

El objetivo de este tutorial es mostrarte lo simple y útil que puede ser un embudo de ventas. Existen muchos programas disponibles para ayudarte a mantener tu embudo de ventas, pero puede ser difícil usarlos si no están ligados a la base de datos de los clientes de tu compañía.  Al final, necesitas conservar todos tus datos en una ubicación centralizada de forma que puedas acceder a ella cuando quieras. 

Las compañías ahora están permitiendo a los profesionales de ventas acceder a las bases de datos corporativas a través de apps móviles y otros tipos de herramientas móviles. Así que realmente no hay necesidad de invertir mucho dinero en una pieza de software para un embudo de ventas que probablemente nunca seas capaz de usar. Una alternativa es mantener la simplicidad y usar un programa de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para organizar tu embudo de ventas.

Aquí tienes un ejemplo de una plantilla para un embudo de ventas:

Puedes descargar esta plantilla para un embudo de ventas y modificarla según tus necesidades.

Echemos un vistazo a la primera sección de esta plantilla de embudo de ventas:

Es importante entender los términos destacados (mostrados abajo) para trabajar con esta plantilla:

• Probabilidad – Esta es la probabilidad de que la oportunidad concluya con éxito. En el ejemplo tenemos designadas cero, 25, 50, y 75 por cien de probabilidades. Si quieres crear una ruta diferente para cada una de tus oportunidades, hazlo.
• Ganancias – Indica cuantos beneficios a reportado la oportunidad. Habitualmente es una cifra aproximada que debe ser actualizada con frecuencia.  
• Date – Esta es la fecha en la que estimas que concluirá la oportunidad. Puedes indicar simplemente el mes y el año, a menos que sepas la fecha exacta en la que la oportunidad finalizará.

Muchos trabajos de ventas requieren que se realice un informe del embudo de ventas al menos una vez al mes. Algunos gestores de ventas pueden incluso requerir dos actualizaciones mensuales. So creas una plantilla efectiva, podrías sencillamente enviarla directamente a tu gerente para que lea tu informe con mayor comprensión.

Tu embudo de ventas es una herramienta personal que empleas para expandir tu base de contactos y para aumentar tus beneficios. A menos que tu compañía tenga normas estrictas sobre como configurar el embudo de ventas, crea uno lo más sencillo de usar como te sea posible. Cuanto más organizado seas, más efectivo serás.

Cualificar un Cliente Potencial proveniente del Telemarketing

Un buen profesional de ventas emplea mucho tiempo en reunir y cualificar clientes potenciales para situarlos en la posición adecuada de su embudo de ventas. Por supuesto, cada cliente empieza al principio del embudo y después, o bien es descartado, o inicia su camino avanzando hacia el final del mismo. Pero, ¿cómo se supone que sabrás si un cliente convertirá o no?

Cuando trabajas con un embudo de ventas, cada oportunidad, debería establecerse con un 0% hasta que hables con un responsable en la toma de decisiones. Realizarás alrededor de media docena de llamadas y una amplia búsqueda sobre una compañía hasta que finalmente consigas comunicarte con la persona encargada de tomar las decisiones. Incluso después de hacer todo este trabajo, la oportunidad todavía se mantiene en el 0% hasta que la persona que ha de decidir descuelgue el teléfono y te conceda simplemente un momento de su tiempo.

Todo embudo de ventas se basa en las preferencias personales del profesional de ventas, pero es mejor que seas capaz de respaldar tus declaraciones con hechos: 

• Si la persona que toma las decisiones te cuelga, descarta esa oportunidad.
• Si la persona que toma las decisiones muestra algún interés en obtener alguna información y concreta una llamada posterior, aplica un 25% a esa oportunidad.
• Si se te garantiza un encuentro con la persona que decide, entonces asigna un 50% a la oportunidad. Cuando consigues una reunión, tienes al menos un 50% de oportunidades de cerrar la venta. 

Algunos profesionales de las ventas tienen un elaborado método para cualificar a los clientes potenciales provenientes de llamadas en frío. Esto es válido, mientras seas capaz de explicar tu sistema rápidamente a tu gerente.

Si quieres ser eficiente, entonces haz que tu sistema sea fácil de entender, fácil de seguir, y usar para separar tus oportunidades en categorías con las que trabajar.

Asignar una Fecha de Cierre para el Cliente

¿Conoces que el ciclo medio de venta para tus productos, o simplemente lo intuyes? La duración de los ciclos de venta pueden variar desde una hora a un año e incluso más. Todo profesional de las ventas necesitan conocer sus ciclos de ventas antes de asignar eventuales fechas de cierre para tus clientes del embudo de ventas.

Una vez conozcas tus ciclo de ventas, asignar fechas de cierre probables a cada cliente es sencillo. Si el ciclo de ventas es de un mes y la posibilidad de que lo cierres es de un 50%, entonces establece una fecha de cierre a dos semanas vista. Si tu probabilidad de cierre es actualmente 0% debido a que acabas de empezar a trabajar con este cliente, entonces tu futura fecha de cierre será dentro de un mes. Es así de fácil.

Tu embudo de ventas es como tu lista de tareas, pero siempre será una estimación. Cuando tu cambias una oportunidad a un 75% de probabilidades, significa que estás simplemente esperando la orden del pedido.  Algunas veces esta espera puede ser de semanas, e incluso meses. El ciclo de ventas es una estimación media, pero es todo lo que tienes cuando estás evaluando las fechas de cierre probables.

Aumentar Tus Probabilidades de Ingresos

Este es un tutorial sobre el embudo de ventas, así que no profundizaremos mucho en las técnicas de venta. Pero si quieres hacer avanzar una posibilidad del 0 al 75% de finalizar con éxito, entonces tienes que trabajar con estos clientes y ser persistente.

Un embudo de ventas es efectivo debido a que muestra tus objetivos de una forma simple. Tu objetivo debería ser transformar la mayor cantidad oportunidades desde el cero por ciento al 75%. Deberías llenar la columna del cero por cien y después trabajar para trasladar tus oportunidades hasta que concluyan satisfactoriamente.

Tus proyecciones sobre ventas estarán basadas en los números que encuentres en las columnas del 50 al 75 por cien. Una buen embudo de ventas facilita la creación de una ruta para alcanzar el éxito e informa sobre esa ruta a la gente que firma tus cheques. 

Eliminar Oportunidades De Tu Embudo De Ventas

Lo más difícil para cualquier profesional de ventas es admitir que has sido batidos. Muchos profesionales novatos en las ventas continúan trabajando en las oportunidades 0% durante meses hasta que se rinden. Lo único que se consigue es evitar que salgas en busca de nuevas oportunidades y encuentres algunas nuevas que realmente te puedan reportar beneficios.

Si tu ciclo de ventas es de un mes, entonces a cada oportunidad se le debería asignar una semana para avanzar de una columna a la próxima. Si no puedes mejorar una oportunidad en una semana, entonces descártala. Cuando una oportunidad alcanza la columna del 75%, entonces es estás en la fase final del cierre y a la espera de un pedido de venta. Es común para un profesional de ventas dejar este tipo de oportunidades en su embudo de ventas durante meses. Después de todo, una venta es una venta. Pero, a menos que te digan directamente que ese pedido no va a llegar, entonces es aceptable mantener el seguimiento hasta que la orden de pedido llegue.

En cierta medida, un profesional de las ventas tiene que eliminar oportunidades muertas del embudo. No puedes concebirlo como un signo de derrota porque eso implica que puedes cerrar el 100% de tus oportunidades. Esto no es realista. Aleja las oportunidades muertas de tu camino y concentra los esfuerzos en los clientes más prometedores.

Lo Mejor y Lo Peor de Un Embudo De Ventas

• Poner todas las oportunidades en las que estás trabajando en tu embudo. El embudo de ventas debería guiarte en las oportunidades sobre las qué estés trabajando. Si no están en el embudo, entonces no trabajes en ellas.
• Trata tu embudo de ventas con respeto. Si no mantienes un embudo de ventas preciso y fiable, no podrás tener éxito como profesional de ventas.
• Crea un embudo de ventas que puedas compartir con los demás. Tu Gerente de ventas y algunos de sus compañeros de equipo podrían necesitar para referirse a tu embudo de ventas mientras estás fuera de la oficina o por otras razones. Haz que su embudo sea fácilmente comprensible y asegúrate de que la información es fácil de seguir.
• No hagas retrocesos sobre las oportunidades. Si tienes una oportunidad en 25 por ciento y estás pensando en retroceder al cero por ciento, es mejor que la elimines de tu embudo de ventas. Sigue siempre los 12 mandamientos del cierre de ventas cuando muevas tus oportunidades a través del embudo. Si haces esto, no necesitarás retroceder oportunidades. O bien las dejarás caer, o las cerraras.
• No fuerces las oportunidades de tu embudo de ventas. La razón por la que tu embudo de ventas parece vacío es porque no estás realizando las tareas para recoger oportunidades. No crees oportunidades sólo para hacer que el embudo parezca más robusto. Haciendo esto te estarás engañando a ti mismo y a tu empresa.
• No descuides tu embudo de ventas. Puede ser difícil para un joven profesional de ventas habituarse a actualizar el embudo de ventas cada vez que hay un contacto con un cliente, pero es una parte necesaria para el éxito de las ventas. Si cuidas el embudo de ventas, él se encargará de ti.