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Guía de consultores independientes para hacer entrevistas con clientes (preguntas + proceso)

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Spanish (Español) translation by Benjamín Porras (you can also view the original English article)

Para los independientes y consultores, las entrevistas con los clientes pueden ser un gran desafío, especialmente si eres tímido o prefieres comunicarte por correo electrónico. Aunque las entrevistas de trabajo son igualmente desafiantes para los empleados, normalmente las realizan una vez cada cuantos años o cada vez que cambian de trabajo. Para los autónomos, las entrevistas se realizan con cada nuevo cliente involucrado.

Esto significa que, además de ser competente en tu campo, también debes saber cómo dar una buena primera impresión en las entrevistas, establecer una buena relación con los clientes potenciales, hacer las preguntas adecuadas para la entrevista y cómo convertir esas entrevistas en proyectos.

Algunos independientes pueden considerar las entrevistas como opcionales o como un paso menor en la adquisición de un cliente. Pero, cuando se hacen bien, las entrevistas pueden ayudar a solidificar tu posición como consultor independiente de confianza, así como ayudarte a detectar problemas potenciales desde el inicio. En este tutorial te enseñaré cómo hacerlo.

Investiga un poco

Cuando se trata de investigar a un cliente potencial, navegar tranquilamente por su sitio web no va a ser suficiente. Necesitas saber más que lo que hace su negocio y quiénes son los principales responsables de la toma de decisiones. Estas son otras cosas que deberías averiguar:

¿Cómo es la voz de su marca?

La deconstrucción de su voz puede darte una pista de la cultura de su empresa. ¿Son formales o informales? ¿Qué tipo de lenguaje utilizan? Si fueras a personificar su marca basándote en su voz, ¿qué tipo de persona sería? También podría ser bueno que mires sus cuentas en redes sociales. Analizar esto por tu cuenta puede ser más preciso que leer su página "Acerca de nosotros", ya que una marca puede afirmar que es accesible, pero dirigirse a sus clientes usando jergas o en un lenguaje formal.

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Envato Unstock Photo.

¿Cuál es su papel en su industria?

¿Son los mejores en su campo, o jugadores de nivel medio que se mantienen a flote cómodamente, o un potencial disruptor con habilidades únicas y tecnología que puede cambiar su industria? ¿O están luchando contra las incógnitas? Esto puede decirte cómo perciben su negocio en términos de una visión más amplia, así como el posible papel que puedes desempeñar en la ejecución de esa visión. Esto también puede servirte de guía con respecto a cualquier pregunta que puedas tener sobre el futuro de la empresa.

¿Qué cambios importantes han experimentado recientemente?

Si buscan trabajar con nuevos freelancers, significa que están trabajando en algo que no pueden o no quieren manejar internamente, y eso indica algún tipo de cambio. Intenta detectar cualquier cambio reciente que pueda darte una pista sobre la dirección general de la compañía. Esto puede incluir nuevos productos y servicios, cambio de marca, o un cambio en el liderazgo.

Aparte de su sitio web, también deberías mirar sus comunicados de prensa. Busca el nombre de su empresa en sitios como PRWeb y PR Newswire. Escarbar en sus comunicados de prensa puede darte una visión general de los eventos más importantes de su compañía en los últimos años o dos, así como en lo que están trabajando actualmente.

Revisar los sitios de reseñas de clientes como Yelp y Angie's List también puede ayudarte a ver a tu cliente potencial a través de los ojos de sus clientes, dándote una idea de lo que a los clientes actuales les gusta del negocio y lo que necesita mejorar. Para conocer la perspectiva de sus empleados, puedes usar Glassdoor, Job Advisor (para Australia) o Rate My Employer (para Canadá).

Mientras investigas, anota cualquier pregunta o inquietud clave que tengas y que surja: ¿Qué hay de su negocio, clientes o industria que no entiendes? ¿Hay algo en su negocio que te manda una señal de alerta o que te haga sentir mal? ¿Tienes alguna idea sobre el papel que podrías desempeñar? ¿Crees que encajarías muy bien con su marca, o tendrías que modificar un poco tu estilo de trabajo y de comunicación?

Escribe esas preguntas e inquietudes mientras investigas para que puedas consultarlas más tarde. El objetivo es eliminar todas estas preguntas y abordar todas esas inquietudes antes o durante la entrevista.

Mejora tu estilo de entrevista

Otra forma importante de prepararte para tus entrevistas independientes es mejorar tus habilidades de entrevista. Esto puede ayudarte a abordar las nuevas entrevistas con confianza y construir una relación más fácil con los clientes.

Encuentra algo que mejorar

Solo porque busques mejorar tus habilidades en las entrevistas, no significa que tengas que ser el orador o negociador perfecto antes de empezar la entrevista. En lugar de abrumarte con muchos cambios radicales, simplemente elige una cosa en la que trabajar. Esta es tu "gran victoria", la gran mejora que una vez que lo hayas hecho puede marcar la mayor diferencia en tus resultados. Esto podría significar eliminar los "mmm" y "ahh" de tu discurso, ralentizar tu forma de hablar, o hablar con más energía.

¿Cómo descubrirás cuál es tu "gran victoria"? Una forma de hacerlo es consultar a tus amigos, familia y colegas. Pregúntales si suenas seguro y competente cuando hablas y, si no, qué cambios creen ellos que deberías hacer.

También puedes grabarte hablando y respondiendo a las posibles preguntas de la entrevista y enviarles la grabación para que te den su opinión (este fue el enfoque que probé cuando aprendí a hablar en público). Para practicar las entrevistas cara a cara, graba un vídeo en lugar de usar solo audio. Puede que te dé vergüenza ver o escuchar estas grabaciones, pero eso es parte del proceso. Fíjate en qué partes te avergüenzan y por qué.

A medida que vayas recogiendo opiniones, no pierdas de vista el hecho de que solo vas a mejorar una cosa. Eso es todo. Guarda el resto de tu energía para preparar el contenido de la entrevista y las preguntas que harás. Después de todo, luego tendrás más oportunidades de mejorar tus habilidades para las entrevistas.

Planifica tu primera impresión

Los momentos iniciales de tu entrevista son críticos, porque es el punto donde haces una primera y última impresión. De acuerdo con el psicólogo y autor Sian Beilock, quien se especializa en la investigación del desempeño humano:

"Las primeras impresiones son importantes. Prepara desde el principio el escenario para lo que tus entrevistadores recuerden de ti, dándoles un esquema positivo para codificar tu potencial laboral. Incluso si muestras nerviosismo después, esta primera impresión puede ayudar a asegurar tu éxito".

De "Choke: What the Secrets of the Brain Reveal About Getting It Right When You Have To" (Choke: Lo que los secretos del cerebro revelan sobre cómo hacerlo bien cuando tienes que hacerlo) por Sian Beilock.

Un "esquema" es solo un marco de ideas preconcebidas, que esencialmente les dice a tus clientes qué esperar. Al hacer que ese esquema sea positivo, te aseguras de que los clientes vean sus impresiones exitosas de ti basadas en su impresión positiva inicial.

¿Qué significa esto para tu entrevista? Prepárate para empezar con una declaración positiva y segura de por qué encajas bien con el cliente y el proyecto. Por ejemplo, los profesionales específicos pueden decir lo siguiente:

  • Desarrollador de aplicaciones: "Antes de empezar, quiero hacerle saber lo emocionado que estoy por esta reunión. Tengo una amplia experiencia en la creación de aplicaciones atractivas para el mercado al que se dirige, así que siento que tengo mucho que aportar".
  • Diseñador de páginas web: "Antes de empezar, solo quiero decir que creo que seré un buen candidato para rediseñar el sitio de su clínica dental. Después de todo, he trabajado para esa industria durante años.
    He trabajado en sitios web para doce clínicas diferentes en todo el país, así que siento que conozco muy bien sus necesidades".
  • Fotógrafo de bodas: "Estoy muy emocionado de mostrarle mis fotos de muestra. En su correo electrónico mencionó que quería algo 'elegante y romántico'. Creo que contento con mi estilo, que captura completamente la sensación que está buscando".

Una alternativa a este enfoque es conseguir que los propios clientes verbalizan por qué están interesados en ti en primer lugar, pero esto solo funciona si fueron ellos los que se acercaron a ti, en lugar de que tú les envíes un discurso frío. En una entrevista con Robert Cialdini, autor e investigador de la psicología de la persuasión, dijo:

"Di algo como: 'Estoy muy contento de estar aquí, y espero darle toda la información que necesite saber sobre mí, pero antes de empezar, ¿le importaría decirme por qué me seleccionó para la entrevista?'".

Al dirigir la conversación de esta manera, estás preparando a los clientes para interpretar el resto de la entrevista para apoyar la razón detrás de su interés inicial en ti para que puedan ser coherentes con sus creencias iniciales.

Haz las preguntas adecuadas para la entrevista con el cliente

Cuando se trata de entrevistas con clientes, es fácil caer en la trampa de obsesionarse con las respuestas a las preguntas de tu cliente. Pero, si eres competente en tu profesión y has trabajado por tu cuenta aunque sea por poco tiempo, ya sabrías cómo tratar con preguntas como "¿Qué puedes hacer por mí?" o "¿Cuánto va a costar esto?" Cuando trabajas como independiente, especialmente si participas en el proyecto como consultor, tus preguntas al cliente son incluso más importantes que tus respuestas a ellas. Aquí hay algunas preguntas con las que puedes empezar:

Pregunta sobre los desafíos y objetivos

Hemos discutido la "pregunta objetivo" y la "pregunta desafío" en el pasado, incluyendo algunas preguntas de ejemplo y por qué estas preguntas son importantes. Para refrescar la memoria, esto es lo que significan estas preguntas: "La pregunta del problema pregunta a tu mercado objetivo sobre sus problemas, dolores, frustraciones, o cualquier barrera u obstáculo que estén enfrentando, o cualquier reserva o duda que puedan sentir. La pregunta del objetivo, en cambio, les pregunta sobre sus aspiraciones, sus deseos o el escenario ideal que quieren tener en sus vidas o negocios".

Cuando los clientes revelan sus metas y desafíos, están esencialmente proporcionando los fundamentos de todo el proyecto.

La pregunta "a lo largo del proceso"

Es importante saber cómo funciona todo el negocio de tu cliente, especialmente desde el extremo que a menudo no ves, la perspectiva del cliente. Pregunta a tus clientes, "¿Puede guiarme a través de todo su proceso de ventas? ¿Qué pasa desde el momento en que un cliente potencial escucha sobre usted, hasta el momento después de hacer su primera compra?" La respuesta a esta pregunta te dirá en pocas palabras cómo el negocio hace marketing, cómo ganan dinero y cómo manejan la satisfacción y retención de los clientes. Esto te ayudará a detectar cualquier conflicto potencial u oportunidades que puedan afectar a tu proyecto.

Si tu cliente es un individuo, la pregunta anterior podría no ser relevante, así que pídele que te guíe a través de su resultado o escenario ideal. Por ejemplo, un fotógrafo de bodas podría pedirle a una pareja que explique en detalle lo que sucederá durante el día de su boda desde el momento en que se despierten hasta el momento en que se vayan de luna de miel.

Freelancer Client Interview ConversationFreelancer Client Interview ConversationFreelancer Client Interview Conversation
Envato Unstock Photo

La pregunta del "Típico día de trabajo"

Pregunta a tus clientes que en caso de que terminen trabajando juntos, ¿cómo esperan que sea un día típico de trabajo? Esto te ayuda a estimar si eres capaz de cumplir con ellos o si, en cambio, el cliente debe ajustar sus propias expectativas. Si un cliente tiene expectativas poco realistas de cómo sería trabajar contigo, y no eras consciente de estas expectativas, podría generarse una relación de trabajo muy difícil.

Experiencia previa con independientes

Esta parte puede ser aterradora, pero también es importante averiguar las mejores y peores experiencias de tu cliente con anteriores trabajadores independientes. Incluso si un cliente necesita contratarte, podría tener algunas dudas ocultas como resultado de malas experiencias con otros freelancers. Si este es el caso, sabrás exactamente qué medidas tomar para que tu cliente se sienta a gusto. Por ejemplo, si han sido abandonados previamente por un freelance a mitad de proyecto, puedes presentarles una propuesta de horario, una lista de diferentes maneras de contactarte, y ser comunicativo todos los días. O, si les preocupa que les cobren de más, puedes enmarcar tus tarifas comparándolas con las ganancias que obtendrán tus clientes a cambio, así como con el valor general de mercado de tu pericia y experiencia.

Consulta tus notas anteriores

¿Recuerdas que durante la etapa de investigación, te recomendé que hicieras una lista de todas las preguntas y cuestiones que surgen al investigar a tu cliente potencial? Repasa esta lista de nuevo y localiza todas las áreas que aún no han sido contestadas. Esto asegura que cubras todas las bases que te importan, así como que abordes cualquier señal de alarma o cuestiones que no te parecieron bien cuando estabas haciendo tu investigación.

Esto puede ayudarte a detectar las señales de alarma o simplemente te da una expectativa realista de lo que es trabajar con ese cliente. Considerar todas las posibilidades de esta manera también ayuda a evitar las innecesarias entrevistas posteriores cuando te das cuenta de que tu cliente no te ha dado todos los detalles que necesitas.

Si puedes, también es una buena idea enviarle al cliente un modelo de cuestionario antes o después de la entrevista, para asegurarte de que no te pierdas nada. Hay algunos ejemplos de cuestionarios que puede usar en el Envato Market, como esta plantilla de cuestionario para diseñadores de imprenta o un cuestionario para diseñadores web.

Mejora con cada entrevista

Al igual que las habilidades que vendes a los clientes, la entrevista también es una habilidad que mejorarás con el tiempo, cuanto más la practiques. Si con cada entrevista investigas a fondo, encuentras algo que mejorar, tienes en cuenta la primera impresión que das y haces buenas preguntas, con el tiempo todo el proceso te parecerá algo natural. Tus primeros encuentros con tus clientes potenciales dejarán de ser incómodos e inquietantes. En cambio, los sentirás cómodos y productivos.

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