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Cómo buscar y quitar duplicados en Excel rápidamente

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Elías Nicolás (you can also view the original English article)

Si usted es un usuario de Microsoft Excel, probablemente ya le han pedido que trabaje con datos desordenados en una hoja de cálculo. Sus datos pueden contener registros duplicados que se repiten. Ciertamente no tiene tiempo para ir línea por línea en una hoja de cálculo grande y manualmente encontrar y eliminar los registros duplicados.

La buena noticia es que Microsoft anticipó esta necesidad en Excel. La función Eliminar duplicados le ayuda a encontrar y eliminar rápidamente los registros duplicados en su hoja de cálculo.

Example of Removing Duplicates in Microsoft Excel
En sólo un par de clics, eliminé las filas duplicadas de mi hoja de cálculo con la función Eliminar duplicados de Excel.

En este tutorial, te enseñaré a usar Eliminar duplicados. Aprenderá a usar la función para limpiar una hoja de cálculo con filas duplicadas. Te enseñaré consejos sobre cómo usar la función correctamente para que sólo se eliminen las verdaderas filas duplicadas.

Para seguir este tutorial, recomiendo descargar la hoja de cálculo de ejemplo. Puede encontrar el vínculo Download Attachment adjunto a la derecha de este tutorial o descargar el libro de hoja de cálculo gratuita aquí.

Comenzar con Eliminar duplicados en Excel

Si está siguiendo el ejemplo del libro de ejercicios, utilice la pestaña de hoja de cálculo titulada Order List para esta parte del tutorial.

Comencemos con un ejemplo sencillo sobre cómo eliminar duplicados en Excel. En la hoja de cálculo que aparece a continuación, puede ver que hay varias líneas que se duplican. Necesitamos eliminar las órdenes duplicadas para simplificar la lista de ingredientes.

Duplicate Order List Excel
Esta lista tiene varios duplicados exactos que necesitamos eliminar.

1. Resalte sus datos

Para eliminar las filas duplicadas, lo primero que debe hacer es resaltar sus datos. Si su hoja no tiene datos sobre su tabla, puede resaltar todas las columnas en la parte superior de la hoja de cálculo. En este caso, voy a resaltar la tabla de datos para eliminar duplicados.

Highlight Data to Remove Duplicates Excel
He resaltado las filas que contienen mis datos para prepararme para eliminar duplicados.

2. Busque la característica de Excel Eliminar duplicados

La característica Eliminar duplicados vive en la cinta de Excel en la pestaña Datos. En concreto, encontrará la característica Eliminar duplicados en la sección Herramientas de datos de la cinta. Una vez que lo encuentre, simplemente haga clic en él para iniciar el asistente.

Excel Remove Duplicates Feature
La característica Eliminar duplicados se encuentra en la ficha Datos de la cinta de Excel, en la sección Herramientas de datos.

3. Seleccione sus criterios duplicados

Después de hacer clic en la opción Eliminar duplicados, aparecerá una nueva ventana con algunas casillas de verificación. Esta lista de opciones le pide que defina los campos que deben comprobarse para duplicados. El comportamiento predeterminado es mantener todos ellos marcados.

Para nuestro ejemplo simple, no realice ningún cambio en esta ventana. Pulse "Aceptar" para eliminar los duplicados de nuestra tabla.

List of Criteria for Duplicates Excel
Después de hacer clic en Eliminar duplicados, Excel abrirá una nueva ventana con una lista de casillas de verificación; No haga cambios para nuestro ejemplo simple.

4. Revisar los resultados

Una vez que pulse Aceptar, Excel eliminará los duplicados en la tabla y proporcionará comentarios sobre lo que se eliminó. Al trabajar con cualquier conjunto de datos, le pido que revise los resultados.

El propósito de Eliminar duplicados es eliminar las filas repetitivas, pero requiere cuidado en cómo se utiliza. Siempre puede deshacer el último paso si lo aplicó incorrectamente.

Duplicate Values Found Removed
Eliminar duplicados proporciona información sobre cuántas filas se eliminaron y cuántas filas quedaron intactas.

Eliminar rápidamente duplicados - Tutorial en vídeo

Echa un vistazo a la screencast a continuación para un tutorial sobre cómo utilizar Eliminar duplicados en Excel. Sigue leyendo el tutorial a continuación para obtener una guía detallada sobre la función Eliminar duplicados y algunas técnicas adicionales para encontrar y eliminar duplicados para obtener el máximo provecho de ella.

Eliminar duplicados en varios criterios

Volvamos al menú aparentemente simple que apareció cuando resaltamos nuestros datos. La lista de esta ventana representa cada una de las columnas de nuestra hoja de cálculo de Excel. Observará que cada columna de nuestra tabla de Excel tiene una casilla de verificación junto a ella.

¿Qué significa este menú? Básicamente, esta casilla le pregunta cómo debe ser Excel específico al eliminar duplicados. Veamos un ejemplo:

Remove Duplicates on 1 Factor
Ejemplo de Eliminar duplicados en un factor.

En la captura de pantalla de arriba, comencé resaltando mis datos en la tabla otra vez y lanzé la característica Eliminar duplicados. Luego, desmarqué todas las casillas excepto "Chef" en la ventana Eliminar duplicados. El resultado se muestra en la mitad inferior de la imagen. Observe que nuestra tabla se ha reducido a sólo tres filas, con el nombre de cada cocinero que aparece una vez.

Cuando dejamos sólo el "Chef" cuadro marcado, pedimos Excel para comprobar la columna Chef para cualquier duplicado. La primera vez que vio el nombre de un cocinero repetido, eliminó toda la fila; No importaba que las otras columnas fueran diferentes.

Cuidado con Excel Eliminar duplicados

Por eso es importante tener cuidado al usar la función "Eliminar duplicados". Si solo lo deja establecido para eliminar un solo factor, puede eliminar accidentalmente los datos que desea conservar.

Sugerencia: Las casillas que dejas marcadas en la ventana Eliminar duplicados son la combinación de Excel para detectar duplicados. Deje varias casillas marcadas para una eliminación exacta de duplicados.

A menudo, una sola columna de datos no será suficiente para juzgar Duplicados por. Si mantiene una tienda en línea y tiene una base de datos de clientes, lo más probable es que tenga más de un "Mike Smith", por ejemplo en sus datos. Debe comprobar varias columnas - como el nombre del cliente, la dirección del cliente o la fecha de registro para comprobar si hay duplicados. Esta es la razón por la que comprobamos varias columnas al eliminar duplicados.

Si desea una forma precisa de eliminar duplicados, deje varias casillas (columnas) marcadas al ejecutar la función Eliminar duplicados. Y, por supuesto, siempre revise sus datos después de ejecutar Eliminar duplicados.

Cuándo ser selectivo

Si está siguiendo el ejemplo del libro de ejercicios, utilice la pestaña de la hoja de cálculo Duplicate Shifts para esta parte del tutorial.

Usted puede ser que se esté preguntando: ¿hay una situación donde se desmarcaría algunas? Absolutamente. Echemos un vistazo a un ejemplo.

En la hoja de cálculo que aparece a continuación, tengo datos de cambio de empleados y he descargado el informe dos veces de forma accidental. Tengo el tiempo de cada empleado y el tiempo fuera, además de una columna con la fecha que he descargado el informe. Existen dos de cada fila, con el único factor único que es la columna OF, la fecha de descarga del informe.

Duplicates with fewer criteria
Necesito eliminar duplicados porque el informe se ha descargado dos veces (vea la última columna) pero necesito excluir la última columna de mi comprobación duplicada.

Pensemos en esto: si compruebo todas las columnas de duplicados, Excel no encontrará ningún duplicado. Pero, de hecho, quiero eliminar los datos de cambio de empleados duplicados. No me importa realmente el día en que descargué el informe, por lo que necesito excluir la columna F al eliminar los duplicados.

No Duplicates Found Error
Mis filas son casi todas exactamente iguales; la columna F es el único factor que difiere y no quiero que Excel lo compruebe como parte de Eliminar duplicados. Si dejo todas las casillas marcadas, Excel no encontrará ni eliminará ningún engaño.

Estas filas no son duplicados exactos—no comparten todos los campos—pero necesito eliminar los duplicados basados en las columnas A-E.

Para hacer esto, resaltaré la tabla de nuevo y volveré a ejecutar Eliminar duplicados. Esta vez, dejaré todas las casillas marcadas, excepto la Report Download Date.

Removed duplicates in Excel while ignoring a column
Observe que Excel ha quitado los duplicados porque ignoró la comprobación de la columna F como parte del proceso.

Piense en ello de esta manera: las casillas que dejas marcadas son las columnas que Excel incluye en su paso de verificación duplicado. Si hay columnas adicionales que no se deben comprobar para los duplicados, desmarquelos de la ventana Eliminar duplicados.

Utilizar Eliminar duplicados para filas en blanco

Uno de mis usos favoritos para Eliminar duplicados es deshacerse de varias filas en blanco en mis datos.

Remove Blank Rows Excel
Eliminar duplicados también es fantástico para quitar filas en blanco en una hoja de cálculo desordenada.

Para eliminar filas en blanco, resalte los datos de su tabla. A continuación, eliminar duplicados y dejar todas las casillas marcadas. Excel eliminará todas las filas en blanco, ¡excepto la primera! Dado que la primera fila en blanco técnicamente no es un duplicado, Excel lo deja intacto. Sólo necesitará eliminar manualmente esa fila.

Tenga en cuenta que esto eliminará todas las filas duplicadas, no sólo las filas en blanco duplicadas.

Recapitular y seguir aprendiendo

La eliminación de duplicados de una hoja de cálculo de Excel es una habilidad esencial de limpieza de datos. Cuando está trabajando con un conjunto de datos, apenas tiene tiempo para buscar manualmente y eliminar registros duplicados. Es por eso que la función incorporada de "Eliminar duplicados" de Excel vale la pena aprender.

Aquí hay otros dos tutoriales de hoja de cálculo para continuar la gestión de la limpieza de datos de Excel:

¿Cómo utilizas Eliminar Duplicados para administrar tus hojas de cálculo de Excel? Si tiene algún problema, asegúrese de dejar un comentario para obtener ayuda.

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