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Si usted es un usuario de Microsoft Excel, probablemente ya le han pedido que trabaje con datos desordenados en una hoja de cálculo. Sus datos pueden contener registros duplicados que se repiten. Ciertamente no tiene tiempo para ir línea por línea en una hoja de cálculo grande y manualmente encontrar y eliminar los registros duplicados.
La buena noticia es que Microsoft anticipó esta necesidad en Excel. La función Eliminar duplicados le ayuda a encontrar y eliminar rápidamente los registros duplicados en su hoja de cálculo.
En este tutorial, te enseñaré a usar Eliminar duplicados. Aprenderá a usar la función para limpiar una hoja de cálculo con filas duplicadas. Te enseñaré consejos sobre cómo usar la función correctamente para que sólo se eliminen las verdaderas filas duplicadas.
Para seguir este tutorial, recomiendo descargar la hoja de cálculo de ejemplo. Puede encontrar el vínculo Download Attachment adjunto a la derecha de este tutorial o descargar el libro de hoja de cálculo gratuita aquí.
Comenzar con Eliminar duplicados en Excel
Si
está siguiendo el ejemplo del libro de ejercicios, utilice la pestaña
de hoja de cálculo titulada Order List para esta parte del
tutorial.
Comencemos con un ejemplo sencillo sobre cómo eliminar duplicados en Excel. En la hoja de cálculo que aparece a continuación, puede ver que hay varias líneas que se duplican. Necesitamos eliminar las órdenes duplicadas para simplificar la lista de ingredientes.
1. Resalte sus datos
Para eliminar las filas duplicadas, lo primero que debe hacer es resaltar sus datos. Si su hoja no tiene datos sobre su tabla, puede resaltar todas las columnas en la parte superior de la hoja de cálculo. En este caso, voy a resaltar la tabla de datos para eliminar duplicados.
2. Busque la característica de Excel Eliminar duplicados
La característica Eliminar duplicados vive en la cinta de Excel en la pestaña Datos. En concreto, encontrará la característica Eliminar duplicados en la sección Herramientas de datos de la cinta. Una vez que lo encuentre, simplemente haga clic en él para iniciar el asistente.
3. Seleccione sus criterios duplicados
Después de hacer clic en la opción Eliminar duplicados, aparecerá una nueva ventana con algunas casillas de verificación. Esta lista de opciones le pide que defina los campos que deben comprobarse para duplicados. El comportamiento predeterminado es mantener todos ellos marcados.
Para nuestro ejemplo simple, no realice ningún cambio en esta ventana. Pulse "Aceptar" para eliminar los duplicados de nuestra tabla.
4. Revisar los resultados
Una vez que pulse Aceptar, Excel eliminará los duplicados en la tabla y proporcionará comentarios sobre lo que se eliminó. Al trabajar con cualquier conjunto de datos, le pido que revise los resultados.
El propósito de Eliminar duplicados es eliminar las filas repetitivas, pero requiere cuidado en cómo se utiliza. Siempre puede deshacer el último paso si lo aplicó incorrectamente.
Eliminar rápidamente duplicados - Tutorial en vídeo
Echa un vistazo a la screencast a continuación para un tutorial sobre cómo utilizar Eliminar duplicados en Excel. Sigue leyendo el tutorial a continuación para obtener una guía detallada sobre la función Eliminar duplicados y algunas técnicas adicionales para encontrar y eliminar duplicados para obtener el máximo provecho de ella.
Eliminar duplicados en varios criterios
Volvamos al menú aparentemente simple que apareció cuando resaltamos nuestros datos. La lista de esta ventana representa cada una de las columnas de nuestra hoja de cálculo de Excel. Observará que cada columna de nuestra tabla de Excel tiene una casilla de verificación junto a ella.
¿Qué significa este menú? Básicamente, esta casilla le pregunta cómo debe ser Excel específico al eliminar duplicados. Veamos un ejemplo:
En la captura de pantalla de arriba, comencé resaltando mis datos en la tabla otra vez y lanzé la característica Eliminar duplicados. Luego, desmarqué todas las casillas excepto "Chef" en la ventana Eliminar duplicados. El resultado se muestra en la mitad inferior de la imagen. Observe que nuestra tabla se ha reducido a sólo tres filas, con el nombre de cada cocinero que aparece una vez.
Cuando dejamos sólo el "Chef" cuadro marcado, pedimos Excel para comprobar la columna Chef para cualquier duplicado. La primera vez que vio el nombre de un cocinero repetido, eliminó toda la fila; No importaba que las otras columnas fueran diferentes.
Cuidado con Excel Eliminar duplicados
Por eso es importante tener cuidado al usar la función "Eliminar duplicados". Si solo lo deja establecido para eliminar un solo factor, puede eliminar accidentalmente los datos que desea conservar.
Sugerencia:
Las casillas que dejas marcadas en la ventana Eliminar duplicados son la
combinación de Excel para detectar duplicados. Deje varias casillas marcadas para una eliminación exacta de duplicados.
A menudo, una sola columna de datos no será suficiente para juzgar Duplicados por. Si mantiene una tienda en línea y tiene una base de datos de clientes, lo más probable es que tenga más de un "Mike Smith", por ejemplo en sus datos. Debe comprobar varias columnas - como el nombre del cliente, la dirección del cliente o la fecha de registro para comprobar si hay duplicados. Esta es la razón por la que comprobamos varias columnas al eliminar duplicados.
Si desea una forma precisa de eliminar duplicados, deje varias casillas (columnas) marcadas al ejecutar la función Eliminar duplicados. Y, por supuesto, siempre revise sus datos después de ejecutar Eliminar duplicados.
Cuándo ser selectivo
Si
está siguiendo el ejemplo del libro de ejercicios, utilice la pestaña
de la hoja de cálculo Duplicate Shifts para esta parte del tutorial.
Usted puede ser que se esté preguntando: ¿hay una situación donde se desmarcaría algunas? Absolutamente. Echemos un vistazo a un ejemplo.
En la hoja de cálculo que aparece a continuación, tengo datos de cambio de empleados y he descargado el informe dos veces de forma accidental. Tengo el tiempo de cada empleado y el tiempo fuera, además de una columna con la fecha que he descargado el informe. Existen dos de cada fila, con el único factor único que es la columna OF, la fecha de descarga del informe.
Pensemos en esto: si compruebo todas las columnas de duplicados, Excel no encontrará ningún duplicado. Pero, de hecho, quiero eliminar los datos de cambio de empleados duplicados. No me importa realmente el día en que descargué el informe, por lo que necesito excluir la columna F al eliminar los duplicados.
Estas filas no son duplicados exactos—no comparten todos los campos—pero necesito eliminar los duplicados basados en las columnas A-E.
Para hacer esto, resaltaré la tabla de nuevo y volveré a ejecutar Eliminar duplicados. Esta vez, dejaré todas las casillas marcadas, excepto la Report Download Date.
Piense en ello de esta manera: las casillas que dejas marcadas son las columnas que Excel incluye en su paso de verificación duplicado. Si hay columnas adicionales que no se deben comprobar para los duplicados, desmarquelos de la ventana Eliminar duplicados.
Utilizar Eliminar duplicados para filas en blanco
Uno de mis usos favoritos para Eliminar duplicados es deshacerse de varias filas en blanco en mis datos.
Para eliminar filas en blanco, resalte los datos de su tabla. A continuación, eliminar duplicados y dejar todas las casillas marcadas. Excel eliminará todas las filas en blanco, ¡excepto la primera! Dado que la primera fila en blanco técnicamente no es un duplicado, Excel lo deja intacto. Sólo necesitará eliminar manualmente esa fila.
Tenga en cuenta que esto eliminará todas las filas duplicadas, no sólo las filas en blanco duplicadas.
Recapitular y seguir aprendiendo
La eliminación de duplicados de una hoja de cálculo de Excel es una habilidad esencial de limpieza de datos. Cuando está trabajando con un conjunto de datos, apenas tiene tiempo para buscar manualmente y eliminar registros duplicados. Es por eso que la función incorporada de "Eliminar duplicados" de Excel vale la pena aprender.
Aquí hay otros dos tutoriales de hoja de cálculo para continuar la gestión de la limpieza de datos de Excel:
- La documentación oficial de Microsoft sobre Eliminar duplicados es una segunda fuente útil para aprender la función.
- El tutorial de Bob Flisser 12 Techniques for Power Users contiene un breve resumen de la función Eliminar Duplicados y otras técnicas clave para el manejo de datos.
¿Cómo utilizas Eliminar Duplicados para administrar tus hojas de cálculo de Excel? Si tiene algún problema, asegúrese de dejar un comentario para obtener ayuda.
