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Cómo Comenzar a Utilizar Gmail para Negocios (G Suite Email)

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

Bien sea que usted tiene un negocio o simplemente es un usuario asiduo de correo electrónico, es probable que ya sabemos cuán útil puede ser Gmail. Gmail es una gran opción gratuita para muchas negocios e individuos. Para echar un vistazo a otras geniales opciones de correo electrónico gratuito, revise el artículo:

Si usted es propietario de un negocio en crecimiento, sin embargo, quiere más de su proveedor de correo electrónico que una oferta de servicio gratuito. Ahí es donde entra el correo electrónico de G Suite (anteriormente Gmail for Business). El correo electrónico de G Suite incluye las características básicas de Gmail que vienen con una cuenta gratuita, pero incorpora muchos extras que un negocio en crecimiento encontrará útiles-extras tales como un nombre de dominio personalizado y soporte técnico.

En este tutorial, vamos a explorar algunos de los beneficios de utilizar Gmail para Empresas. Así Usted aprenderá cómo puede configurar su propia cuenta de correo electrónico de G Suite para su negocio.

¿Qué es Gmail para Empresas (correo electrónico de G Suite)?

Existen algunas diferencias importantes entre la versión gratuita de Gmail y Gmail para Empresas (correo electrónico de G Suite). Algunas de estas diferencias serán importantes para dueños de empresas y otras personas que necesitan algo más de lo que Gmail básico tiene para ofrecer.

What Is Gmail for Business G Suite Email
¿Qué es Gmail para Empresas (Correo electrónico de G Suite)?

Algunos de los beneficios de correo electrónico G Suite se incluyen:

  • Coincidir el nombre de dominio de su correo electrónico con el de su sitio web corporativo con un nombre de dominio personalizado.
  • Disfrutar 24 horas de todo el apoyo técnico por teléfono, correo electrónico o en línea.
  • Los anuncios patrocinados por Google se han ido.
  • Guarde varios mensajes con más almacenamiento en la nube - comienza con 30 GB.
  • Utilizar otros paquetes (como Outlook) como cliente de correo electrónico.
  • Iniciar sesión una sola vez para acceder tanto al correo electrónico como a otras herramientas para empresas de Google como Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones.
  • Comparta información de calendario entre múltiples empleados.
  • Muestre su logotipo en la interfaz de Gmail.

Por supuesto, hay algunas desventajas:

  • Costo - Mientras G suite tiene un precio razonable, no es gratis. Esto podría hacer una diferencia para algunas empresas muy pequeñas.
  • Familiaridad - Si usted o sus empleados están más familiarizados con otra herramienta de correo electrónico (como Outlook de Microsoft), puede haber una curva de aprendizaje.

Algunas situaciones en las que es posible que desee utilizar el correo electrónico de G Suite en lugar de la versión gratuita de Gmail incluyen:

  • Usted está construyendo la marca de su pequeña empresa y es importante que su dirección de correo electrónico coincida con el nuevo dominio de su sitio web.
  • Usted tiene empleados que dependen de correo electrónico para hacer su trabajo. Usted quiere que ellos utilicen la misma herramienta para hacer el entrenamiento más fácil.
  • Usted necesita una herramienta de correo electrónico que incluya soporte técnico las veinticuatro horas del día.
  • Las capacidades de almacenamiento de herramientas de correo electrónico gratuito no son adecuadas para sus necesidades.
  • Su negocio depende en gran medida de otras herramientas de la G Suite tales como Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y usted quiere que su correo electrónico se integre con estas herramientas.

Estos son sólo algunos de los escenarios que podrían causar que una empresa se cambie al correo electrónico de G Suite.

Cómo Registrarse para Su Cuenta Propia de G Suite

Ahora que hemos discutido algunas de las ventajas y desventajas del uso de correo electrónico G Suite (Gmail para Empresas), es el momento de aprender cómo configurar su propia cuenta. El primer paso es registrarse para obtener una cuenta de G Suite.

Paso 1. Elija una Opción Paga de G Suite

El primer paso en el registro para el correo electrónico de G Suite es decidir qué tipo de plan necesita. Hay tres niveles diferentes de planes disponibles que van desde el Plan básico hasta el Plan empresarial.

En términos generales, la mayoría de las empresas más grandes desearán optar por el Plan empresarial, mientras que pequeñas y medianas empresas estarán más propensas a elegir el Plan básico o de negocios.

Usted puede encontrar una lista de cada plan en la URL: https://gsuite.google.com/pricing.html. Utilice la barra de desplazamiento a la derecha de la pantalla para revisar las funciones disponibles para cada nivel del plan.

G Suite Plans
Seleccione la opción de G Suite adecuada para usted.

Cuando esté listo, haga clic en el botón de Comience Ahora. (Los usuarios del plan Enterprise harán clic en el botón Contáctenos.)

Nota: Este tutorial está basado en el plan menos costoso, el Plan básico. Los pasos descritos a continuación pueden variar para otros niveles de plan.

Paso 2. Ingrese la Información de Perfil de la Empresa

Después de seleccionar un nivel de plan, la pantalla Empecemos puede aparecer si está utilizando un navegador Firefox:

G Suite Email Getting Started
Los usuarios de Firefox verán la pantalla Empecemos

Si aparece la pantalla Empecemos revise la pantalla. Cuando esté listo, haga clic en el botón Siguiente. Se le harán una serie de preguntas acerca del perfil de su empresa. Responda a estas preguntas y haga clic en el botón Siguiente avanzar a través del cuestionario.

Para usuarios con otros navegadores, irá directamente a una pantalla de perfil:

G Suite Profile Information
Ingrese la información de perfil de su cuenta de G Suite.

Rellene los siguientes campos en la pantalla perfil:

  • Nombre (nombre y apellido)
  • Dirección de correo electrónico actual que utiliza en el trabajo
  • Nombre de empresa u organización
  • Número de empleados
  • País / Región

Cuando haya terminado, haga clic en el botón Siguiente.

Paso 3. Elija un Nombre de Dominio Personalizado

Después de completar su información de su perfil, aparece la pantalla Elija un Dominio:

Choose a Domain Name
Usted puede utilizar su propio dominio o comprar un nuevo dominio.

Elija entre usar un nombre de dominio que ya posee o la comprar un nuevo nombre de dominio. Haga clic a la izquierda de una opción para seleccionarla.

  • Si usted elige utilizar un nombre de dominio que ya posee, la pantalla le pide el nombre de dominio.
  • Si decide comprar un nuevo nombre de dominio, la pantalla le pregunta qué nombre de dominio quiere y le da la oportunidad de comprobar si está disponible. También se le pedirá que proporcione la información de contacto de su dominio.

Nota: Este tutorial se basa en el uso de un nombre de dominio que usted ya posee. Si decide comprar un nuevo nombre de dominio de Google, los siguientes pasos pueden variar.

Para obtener más información sobre cómo elegir un buen nombre de dominio, revise este tutorial:

A pesar de que el tutorial es específico para sitios personales, muchos de los consejos también son pertinentes a sitios de empresas.

Cuando termine de elegir un nombre de dominio, haga clic en el botón Siguiente.

Paso 4. Seleccione una Contraseña

Después de elegir un nombre de dominio, aparece la pantalla de su cuenta de G Suite:

Your New G Suite Account Screen
Cree un nombre de usuario y contraseña para su dirección de Gmail para Empresas.

Comience escribiendo su nombre de usuario deseado y luego cree una contraseña. (Recuerde que esta información ya que la utilizará cada vez que acceda a su cuenta G Suite.)

Para aprender más sobre seguridad de contraseñas estudie este tutorial:

Después de crear una contraseña, seleccione la casilla junto a No soy un robot. Se le harán algunas preguntas para confirmar que usted es humano. Responda a las preguntas.

Paso 5. Acepte los Términos de G Suite

A continuación, decida si desea recibir correo electrónico de Google y revise el Acuerdo G Suite:

Review the G Suite Agreement
Haga clic en el botón de Aceptar y registrar para continuar.

Haga clic en el enlace para revisar el acuerdo. Haga clic en la casilla a la izquierda del enlace cuando haya leído. Si desea recibir correo electrónico de Google, haga clic en esa casilla de verificación también.

Por último, haga clic en el botón de Aceptar y registrar.

Si usted tiene otras cuentas de Google, usted notará hizo tu nuevo nombre de usuario de cuenta G Suite aparece en la lista con esas cuentas:

New G Suite Sign In
Haga clic en su cuenta para ingresar al correo electrónico de G Suite y otras herramientas G Suite.

Haga clic en su nueva cuenta G Suite para acceder. Una vez ingresado, la pantalla de Bienvenido a su nueva cuenta aparece. Lea los términos en la pantalla con cuidado y haga clic en el botón Aceptar cuando esté listo.

Si usted hace clic en su ícono de usuario en la esquina superior derecha después de iniciar sesión en su cuenta, usted notará una diferencia entre su perfil G Suite y sus otros perfiles de Google:

G Suite Profile Image
Los usuarios G Suite son manejados por un administrador.

Usted verá la frase "Esta cuenta es administrada por [nombre de dominio]" sobre su nombre de usuario. Esta frase está ahí porque en G Suite usted puede tener múltiples usuarios y un administrador de sitio. El administrador es el usuario que configuró en el paso 4 arriba.

Conctese a Su Cuenta de Correo Electrónico G suite

Ahora que se ha registrado para una cuenta de G Suite, debe asegurarse de que su correo electrónico y su dominio estén conectados antes de poder acceder a Gmail para Empresas.

Paso 1. Configure G Suite

Antes de que pueda enviar su primer mensaje utilizando el correo electrónico de G Suite, tendrá que configurar su cuenta G Suite. Para comenzar con la configuración vaya a la URL https://admin.google.com/

Si ya ha iniciado sesión en su cuenta G Suite, la pantalla de configuración Configure G Suite aparece. (Si no ha ingresado al sistema, hágalo ahora.)

Set up G Suite screen
Si es necesario, añada usuarios adicionales a su cuenta de G Suite.

La casilla Configure una cuenta de Empresa está desmarcada porque acabamos de completar ese proceso. Ahora estamos listos para Agregar personas a su cuenta G Suite.

Haga clic en el botón Inicio. Se muestra la pantalla Crear cuentas de usuario:

Add users to G Suite
El nombre de usuario de G Suite se convertirá en la dirección de correo electrónico G Suite. 

En el Plan Básico, usted puede agregar hasta diez usuarios. Escriba la información correspondiente al primer usuario que desea agregar y haga clic en el botón Añadir. Los nombres de usuario que añada se convertirán en la dirección de correo electrónico de ese usuario. Continúe añadiendo usuarios hasta que cada uno de los miembros de su organización que necesite una dirección de correo electrónico tenga una.

Precaución: Recuerde que a usted le cobran por el número de usuarios.

Cuando haya añadido todos los usuarios, haga clic en la casilla de verificación en la parte inferior de la pantalla para mostrar qué está listo. Haga clic en el botón Siguiente.

Paso 2. Verifique Su Dominio

Si optó por usar un dominio que ya posee, se le pedirá que ahora verificar la propiedad del dominio:

Domain verification
Una forma de verificar la propiedad del dominio es mediante el uso de una etiqueta meta.

El primer método de verificación consiste en añadir una etiqueta meta. Puede utilizar este método o puede hacer clic en Elija un método diferente para mostrar un menú desplegable con otros métodos de verificación:

Domain verification methods
Usted puede también verificar su dominio mediante la adición de un registro de host o subiendo un archivo HTML.

Haga clic en un método de verificación para seleccionarlo. En este tutorial, se optó por Añadir un registro de host de dominio.

El proceso de verificación de la propiedad del dominio varía dependiendo de la compañía de alojamiento de dominios.

Para obtener instrucciones específicas de verificaciónde nombre de dominio para docenas de empresas de alojamiento, vaya al Centro de Asistencia del Administrador de G Suite. Siga las instrucciones específicas para la verificación del nombre de dominio para su empresa de alojamiento.

Paso 3. Configuración de Registros MX de Gmail para Empresas

A continuación, tendrá que dejar que su sistema de dominio sepa que va a utilizar Google como un servidor de correo. Para ello, ajuste los registros de intercambio de correo de su dominio (registros MX).

Después de que haya verificado su nombre de dominio, el sistema le pedirá cambiar los registros MX:

Create new MX records
Esta información debe coincidir con la información del registro MX en su cuenta de host.

Introduzca la información del registro MX desde esta pantalla en la información del registro MX en su cuenta de host. Una vez más, este proceso varía en función de su empresa de alojamiento. Para instrucciones específicas de configuración para varias empresas de alojamiento, vaya al Centro de Asistencia del Administrador de G Suite. Siga las instrucciones específicas para su empresa de alojamiento.

Haga clic en la casilla de verificación cuando el proceso Crear nuevos Registros MX se haya completado. Aparecerá el siguiente mensaje:

Verification confirmation
Un mensaje de confirmación de verificación aparece.

Haga clic en el botón Siguiente para continuar. Se le pedirá que vuelva a confirmar su elección de un plan de G Suite. Después de hacerlo, la pantalla de ingreso de G Suite vuelve a aparecer:

Enter password for G Suite Email
Introduzca la contraseña de su correo electrónico de G Suite e Inicie sesión.

Escriba su contraseña y haga clic en el botón Iniciar sesión. Aparece la pantalla de la Consola de administración.

La Consola de Administración es donde usted administrará por completo su cuenta de G Suite ahora que está configurada. Puede añadir usuarios, actualizar el perfil de su compañía, manejar la facturación, y más. Ya que solo estamos enfocados en el correo electrónico de G Suite en este tutorial, usted puede salir de esta pantalla por ahora.

Asegúrese de dejar su cuenta G Suite dentro del sistema. Ahora está listo para tomar el siguiente paso - de hecho usar su nuevo correo electrónico G Suite (Gmail para Empresas).

Utilice el Correo Electrónico de G Suite

Paso 1. Acceda a Su Correo Electrónico Gmail para Empresas

Desde la barra de direcciones ventana de su navegador, escriba "gmail.com". Sus nueva bandeja de entrada de Gmail de G Suite carga:

Gmail for Business inbox
Su bandeja de entrada de correo electrónico G Suite se parece mucho a cualquier otra bandeja de entrada de Gmail.

Como usted puede ver, la bandeja de entrada de correo electrónico Gmail para Empresas se parece mucho a cualquier otra bandeja de entrada de Gmail. En la parte superior tiene tres nuevos mensajes de bienvenida de Gmail. En la parte inferior, tiene enlaces sobre los que puede hacer clic a medida que aprende cómo personalizar su bandeja de entrada de Gmail de acuerdo a sus necesidades.

Paso 2. Redacte Su Primer Mensaje de Correo Electrónico de G Suite

Una vez que usted se haya familiarizado con su bandeja de entrada, está listo para redactar su primer mensaje de correo electrónico. Comience por hacer clic en el botón Redactar en la esquina superior izquierda. El formulario de Nuevo Mensaje aparece:

Gmail New Message form
Escriba su mensaje en el formulario Nuevo Mensaje.

Escriba su mensaje en el formulario y haga clic en el botón Enviar cuando haya terminado.

Para revisar las instrucciones detalladas sobre cómo crear y enviar sus primeros mensajes de Gmail estudie este tutorial:

Conclusión

Si usted posee un negocio en crecimiento o si usted es un usuario frecuente de Gmail, una cuenta gratuita de Gmail puede no ser suficiente para sus necesidades. Usted puede beneficiarse de hacer el cambio a una cuenta de correo electrónico G Suite (Gmail para Empresas).

Para empezar a utilizar el correo electrónico G Suite, primero tiene que registrarse en G Suite. El proceso incluye la elección o la compra de un nombre de dominio. Si elige utilizar un nombre de dominio que ya posee, necesita verificar la propiedad de ese dominio y configurar sus registros MX para que apunten a Gmail.

Una vez que el proceso de confuguración de G Suite se haya completado, usted puede comenzar a utilizar su nueva cuenta de correo electrónico de G Suite.

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