Inicio Rápido: Cómo Elaborar una Fórmula Básica en Excel

Si has escrito hojas de cálculo como una herramienta que puede ayudarte como un trabajador independiente o creativo, ahoras es el momento de reconsiderarla. En éste tutorial, te ayudaré a aprender cómo elaborar una fórmula básica en Excel y ponerte a pensar cómo puedes usarla.

Podrías pensar en una hoja de cálculo como una herramienta para tu contador o banquero, pero aquí te cuento cómo uso hojas de cálculo diariamente como parte de mi trabajo creativo.

• Planear y ejecutar cursos y tutoriales que produzco para Tuts+.
• Para lograr que otros trabajadores independientes me ayuden a llevar mi negocio como independiente, con hojas de cálculo compartidas en Drobbox.
• Realizar investigación e información de referencia mientras se aprende una nueva habilidad o aplicación.

Las fórmulas impulsan la utilidad de las hojas de cálculo. Comencemos a aprender cómo usarlas.

Una nota rápida: si prefieres otra aplicación de hoja de cálculo como Apple Numbers o Google Sheets, no dejes de leer. Muchas de las habilidades y fórmulas en las que trabajaremos en éste tutorial funcionan también en esas aplicaciones.

Utiliza la Hoja de Cálculo

Las hojas de cálculo de Excel son un lienzo en blanco de columnas, listas para que les agregues datos. Una de mis cosas favoritas de Excel, y las hojas de cálculo en general, es que se escalan con tus datos. Puedes continuar agregando más hojas, fórmulas y funciones mientras tus necesidades crecen.

Antes de escribir nuestra primer fórmula, aquí están cuatro cosas clave para saber sobre cómo funcionan las hojas de cálculo:

1. Los archivos de hojas de cálculo son generalmente llamados libros de trabajo, con múlitples pestañas llamadas hojas.
2. Las hojas de cálculo de Excel están conformadas de filas (líneas que van de izquierda a derecha) y las columnas (líneas que van de arriba a abajo.)
3. Cuando las filas y las columnas se intersectan, las hojas de cálculo forman celdas.
4. Las celdas pueden contener datos que tu mismo escribes, o fórmulas y funciones para modificar y trabajar con los datos.

Cómo Elaborar Fórmulas & Funciones Básicas en Excel (Breve Videotutorial)

En éste video, te mostraré la información esencial para comenzar con fórmulas en Excel, desde cómo elaborar tu primera fórmula en Excel hasta trabajar con funciones básicas.

Continúa leyendo para descubrir más fórmulas, incluyendo diez funciones integradas en Excel para trabajar con datos.

Tu Primera Fórmula en Excel

Escribamos nuestra primer fórmula en Microsoft Excel. Escribe tu primer fórmula al hacer doble click en cualquier celda de Excel. Hagamos alguna multiplicación básica.

Escribiré ésto en mi celda:

=5*4

Cuando presiono enter, Excel calculará el resultlado e imprimirá 20 en la celda. La fórmula aún está tras bambalinas, y puedes verla en la barra de fórmulas justo en la parte superior de la hoja de cálculo.

Así es cómo trabaja Excel. Las fórmulas pueden operar en datos, e imprimir el resultado. Éste es un ejemplo extremadamente básico de cómo trabajar con datos en Excel. Graduémonos en funciones.

Cómo Usar Funciones en Excel

Muchas personas utilizan los términos fórmula y función indistintamente en Microsoft Excel. En realidad, los dos son diferentes:

• Fórmulas - Son operaciones básica en celdas, como usar operadores matemáticos como + o / para sumar y dividir números en tu fórmula, por ejemplo. Las fórmulas son sencillas.
  
• Funciones - Usa la funcionalidad integrada en Excel, como =PROMEDIO para ejecutar operaciones fácilmente en tus datos. Excel viene con funciones integradas que tienen cálculos predefinidos con los que puedes trabajar, como recetas previamente elaboradas.
  

La mayor parte del tiempo, usuarios de Excel colectivaente llamarán a éstas "fórmulas". Las funciones son realmente la magia de Excel tras bambalinas, donde puedes dar a Excel algunos valores y Excel automatiza el trabajo por tí.

Las funciones comienzan con el signo de igual, y luego el nombre de la función, y luego típicamente un paréntesis abierto. Luego, le darás a la función algunos datos para que la magia trabaje.

Usemos la función PROMEDIO, por ejemplo. En lugar de sumar valores y dividirlos por el número de datos, Excel automatiza ésto con la función PROMEDIO. Veamos cómo usarlas.

Para comenzar con la función =PROMEDIO, haz doble click en una celda de Excel y escribe =PROMEDIO(, y ahora, tenemos dos opciones para cómo sacar el promedio de algunos valores:

1. Datos Directamente en la Función

Puedes escribir datos en las mismas funciones en la fórmula. En el caso de la función promedio, puedes ingresar los valores, separados por comas, y Excel sacará el promedio de esos valores.

=PROMEDIO(1,3,7,9)

2. Referencias de Celda

Digamos que ya hemos escrito datos en una hoja de cálculo. Puedes usar funciones, y pasarlas a otras celdas para promediar esas celdas. En el ejemplo de abajo, promediaré una lista de datos con ésta fórmula:

=PROMEDIO(B1:B3)

La fórmula que estoy usando promedia todos los datos en el rango que especifico, en éste caso desde las celda B1 hasta la B3.

La malyoría de las funciones te permitirán trabajar con datos dentro de la misma fórmula, o ejecutar la función en datos que has escrito en cualquier lugar.

10 Útiles Fórmulas y Funciones en Excel 

Así que, ahora hemos dominado cómo usar una función básica. La buena noticia es que Excel ofrece muchas funciones que puedes usar en tus datos. Si ya sabes cómo usar una función, las otras funcionan de manera similar.

Paso mucho tiempo trabajando en Excel cada día. Aquí están diez fórmulas que uso una y otra vez para limpiar mis hojas de cálculo o trabajar con datos, y ejemplos de cómo las uso.

Nota: todas éstas fórmulas funcionan en datos ingresados directamente en la función, pero típicamente serían usadas en celdas en las que ya has escrito datos.

1. =PROMEDIO

Ya hemos abordado la función PROMEDIO, pero pienso que es una de las más importantes en Excel. Si estás promediando tus calificaciones o las estadísticas de un jugador de la NBA, ésta es una de las fórmuas más fáciles y útiles.

Ejemplo de uso in-line:

=PROMEDIO(1,3,5,7,9)

Uso en celdas:

=PROMEDIO(A1:A5)

Ejemplo en acción:

2. =CONTAR

CONTAR te ayudará a descubrir cuántos elementos están en una columna o una lista. Contar típicamanete sería usada en una lista de datos, y no ingresando datos directamente en ella.

Uso en celdas:

=CONTAR(A1:A5)

Ejemplo en acción:

3. =MAYUSC, =MINUSC, & =NOMPROPIO

MAYUSC, MINUSC, y NOMPROPIO, te ayudará a limpiar texto que insertes en tus hojas de cálculo. Éstas fórmulas relacionadas modifican el texto de diferentes formas:

• MAYUSC - Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.
  
• MINUSC - Convierte texto en puras letras minúsculas.
  
• NOMPROPIO - Convierte la primera letra de una palabra en mayúsculas y las demás en minúsculas.
  

Uso en celdas:

=MAYUSC(A1)

=MINUSC(A1)

=NOMPROPIO(A1)

Ejemplo en acción:

4. =IZQUIERDA y =DERECHA

Las funciones IZQUIERDA y DERECHA ayudarán a tomar datos de una parte de una celda. Imagina usar ésta fórmula para tomar el prefijo de una lista de nombres, como "Mr." o "Ms.", por ejemplo.

Las fórmulas IZQUIERDA y DERECHA tomarán

Uso en celdas:

=IZQUIERDA(A1,5)

Obtiene los primeros cinco caracteres de la celda A1.

=DERECHA(A1,5)

Obtiene los últimos cinco caracteres de la celda A5.

Ejemplo en acción:

5. =&

La función =& es usada para unir texto y celdas. Puedes usarla para unir datos de múltiples celdas en una sola celda.

Ésta fórmula funciona de manera un poco diferente. La fórmula no inicia con &; en cambio, la colocas entre texto o celdas.

Ejemplo de uso directo en la función:

="Andrew "&"Childress"

Uso en celdas:

=A1&A2

Ejemplo en acción:

6. =MAX y =MIN

MAX y MIN son fórmulas relacionadas para identificar los valores mayores y menores en una lista de datos. Ésta fórmua es típicamente usada en datos que ya has escrito en Excel, particularmente listas donde quieres encontrar el valor mayor y menor en la lista.

Ejemplo de uso directo en la función:

=MAX(1,3,5,7,9)

=MIN(1,3,5,7,9)

Uso en celdas:

=MAX(A1:A10)

=MIN(A1:A10)

Ejemplo en acción:

7. =HOY

HOY es una de las funciones más sencillas y útiles. Simplemente insértala, y Excel siempre mantendrá la fecha de hoy en la celda. Cada vez que vuelvas a abrir la hoja de cálculo, Excel actualizará la fórmula y pondrá la fecha de hoy en la celda.

Ejemplo de uso directo en la función:

=HOY()

Ejemplo en acción:

8. =ESPACIOS

=ESPACIOS es una función que te ayuda a limpiar tu texto en fórmulas. Si tu texto tiene espacios al principio o final, ESPACIOS ayudará a eliminarlos.

Uso en celdas:

=ESPACIOS(A1)

Ejemplo en acción:

9. =DIAS

= DIAS te ayuda a calcular el número de días calendario entre dos fechas. Me gusta usar la fórmula DIAS cuando busco la cantidad de días entre hoy y un evento futuro, por ejemplo.

Ejemplo de uso directo en la función:

=DIAS("2/28/2016","1/1/2016")

Uso en celdas:

=DIAS(B1,B2)

Ejemplo en acción:

10. =DIAS.LAB

=DIAS.LAB es una función para ayudarte a calcular el número de días laborales entre dos fechas. Imagínate usar ésta cuando estás calculando el número de días laborales antes de que recibas un paquete, por ejemplo.

Ejemplo de uso directo en la función:

=DIAS.LAB("1/1/2016","2/28/2016")

Uso en celdas:

=DIAS.LAB(A2,B2)

Ejemplo en acción:

Éstas funciones son formas poderosas de trabajar con datos. El dominio de Excel se trata de combinar éstas funciones para trabajar con datos y automatizar tu vida.

Recapitula y Sigue Aprendiendo

Si disfrutaste éste tutorial sobre cómo elaborar una fórmula en Excel, y te has  familiarizado con fórmulas y funciones básicas en la hoja de cálculo. Ampliamente recomiendo los siguientes recursos para seguir aprendiendo:

• Cómo Manejar Tus Fórmulas en Excel es un magnífico tutorial para continuar aprendiendo cómo copiar y pegar y trabajar con fórmulas.
• Ordenar una hoja de cálculo incluye habilidades esenciales como saber Cómo Buscar y Eliminar Duplicados en filas.
• El curso Introducción a Funciones de Gridmaster te permite practicar muchas de éstas habilidades dentro de tu mismo navegador.

¿Como comenzaste en el uso de hojas de cálculo? ¿Sobre qué quieres aprender más? Escribe un comentario para hacérmelo saber.