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Cómo crear una encuesta en Google Docs

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Eva Collados Pascual (you can also view the original English article)

Existen tantas formas de crear formularios online, que puede resultar abrumador elegir la perfecta para tus necesidades. Podría decirse que el más potente es uno al que ya tienes acceso de manera gratuita, es parte de Google Drive. Drive es una parte integral de cada cuenta de Google, y es más ampliamente conocido como un servicio de almacenamiento en la nube y para su suite de oficina Docs. Una de sus características menos conocidas son los Formularios de Google, una herramienta de creación de encuestas que es tan simple o tan compleja como tú necesites. Con independencia de que recojas direcciones de correo electrónico, realices encuestas instantáneas en tu sitio web o estés creando una exhaustiva encuesta de satisfacción de atención al cliente, los Formularios de Google son la herramienta ideal a usar.

En este tutorial, te mostraré cómo empezar a usar los Formularios de Google Docs. Te explicaré los diferentes tipos de preguntas que puedes crear con él, cómo puedes hacer que las preguntas varíen dependiendo de las respuestas que el usuario proporcione, y finalmente cómo puedes acceder y analizar los datos que recibes. Empecemos.

Empezar

En tu navegador web, diríjete a drive.google.com e inicia sesión en tu cuenta de Google si aún no lo has hecho. En la esquina superior izquierda de la pantalla, haz clic en Nuevo y selecciona Más > Formularios de Google.

Busca la opción Formularios en la esquina superior izquierda de la pantalla

Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador, en la que crearás tu formulario. En primer lugar, escribe un título para el formulario y elige una plantilla. Si encuentras una plantilla que te guste, haz clic en ella y después en Aceptar, sin embargo, el tema Predeterminado es convenientemente neutral si estás planeando incrustar tu encuesta en tu sitio web. Haz clic en Aceptar para continuar.

Existen algunas plantillas prediseñadas que puede utilizar

Ahora estás en la página principal del formulario, y puedes trabajar a través de él en el orden en el que se van enumerando los elementos.

En primer lugar, Configuración del formulario. Si tu formulario va a tener dos o más páginas de longitud, marca la casilla Mostrar barra de progreso... para mostrar al encuestado cuánto tiempo les llevará completar la encuesta.

La siguiente sección es la más amplia parte de la encuesta. Se divide en páginas, aunque obviamente, para empezar sólo tendrás una. El título del formulario y su descripción están en la parte superior, haz clic sobre cualquiera de ellos para añadirlos o editarlos.

Ahora estás listo para añadir tu primera pregunta. Haz clic en sobre Pregunta sin título para añadir tu pregunta y añade cualquier Texto de ayuda si la pregunta necesita alguna aclaración.

Elige el tipo de pregunta que deseas formular haciendo clic sobre el cuadro desplegable. Una pregunta con opciones múltiples está configurada de forma predeterminada, pero hay nueve tipos diferentes de entrada que puede solicitar. Echaremos un vistazo a seis de ellos.

La página Formulario está organizada en secciones que tienes que editar

Tipos de preguntas

Respuesta corta

Esto solicita al usuario una entrada de texto muy breve, como su nombre o su dirección de correo electrónico. Para asegurarte de que introducen una dirección de correo electrónico válida, haz clic Ajustes avanzados. Marca Validación de datos y elige Texto en el primer cuadro y Dirección de correo electrónico en el segundo. En el cuadro Texto de error personalizado escribe "Introduzca una dirección de correo electrónico válida".

Añadir la validación de datos a tus preguntas de texto

Párrafo

Esto solicita una respuesta más larga, por ejemplo para comentarios generales, valoraciones u opiniones.

Varias opciones

Esto proporciona un listado de respuestas posibles y el usuario solo podrá seleccionar una de ellas. Añade tu primera respuesta en el cuadro con la etiqueta Opción 1, luego haz clic en el siguiente cuadro (Añadir opción) para agregar la segunda respuesta y así sucesivamente. También puedes hacer clic en añadir respuesta "Otro" para agregar un pequeño cuadro de texto al final de el listado. El usuario puede añadir aquí una respuesta de su propia elección.

Múltiples opciones de elección en un formulario de Google

Casillas

Este es otro listado de opciones múltiples, sólo que esta vez el usuario puede seleccionar más de una respuesta posible. Al igual que con la pregunta de Varias opciones, escribe tu lista de respuestas y usa también la opción Añadir respuesta "Otro" si lo necesitas. Puedes especificar el número mínimo, máximo o exacto de respuestas que el usuario debe marcar mediante la opción Validación de respuestas en Configuración avanzada.

Elige cómo quieres validar tus respuestas

Elige a partir de un listado

Esta es una pregunta estilo opción múltiple presentada en forma de lista desplegable. El usuario solo podrá elegir una respuesta y no podrá añadir su propia opción. Es bueno para absolutos, como hombres o mujeres, en lugar de preguntas basadas en opiniones.

Enumerar preguntas en una encuesta

Escala lineal

Escala lineal le pide al encuestado que clasifique las cosas en una escala de uno a cinco, de forma predeterminada. Debes proporcionar etiquetas para las puntuaciones más bajas y más altas de la escala para proporcionar orientación al usuario. Una pregunta de ejemplo podría ser "¿En qué medida está satisfecho con el servicio recibido?". La etiqueta para una puntuación de 1 sería "Muy insatisfecho" y 5 sería "Muy satisfecho".

La opción Escala lineal se presta a varias preguntas, pero solo puedes añadir una cada vez. Crea rápidamente varias preguntas haciendo clic en el botón Duplicar y, a continuación, vuelve a escribir el Título de la pregunta en la copia.

Añade una escala para las preguntas para las que no exista una respuesta perfecta y absoluta

Añadir más preguntas

Cuando hayas terminado de escribir cada pregunta, haz clic en Hecho para añadirla. A continuación, haz clic sobre el icono con un signo "más" de la barra derecha para iniciar otra pregunta, eligiendo el tipo de pregunta de la lista.

Añadir elemento también te permite añadir una nueva sección (Cabecera de sección). Esto te ayuda a organizar una encuesta más larga. Como mínimo, es buena idea tener preguntas de información personal agrupadas en su propia sección "Sobre usted". También puedes añadir un Salto de página para dividir encuestas más largas en varias páginas.

Añade nuevas secciones para que la encuesta sea más fácil de seguir

Crear formularios dinámicos

Los saltos de página también son útiles para crear encuestas más dinámicas que mostrarán diferentes preguntas en función de las respuestas del usuario.

Este es un ejemplo: imagina que estás creando una encuesta sobre tecnología y preguntando a la gente sobre su uso de teléfonos inteligentes y tabletas. Puedes hacer que esto sea lo más relevante posible dividiendo las preguntas en cinco páginas.

Utiliza varias páginas para crear formularios más dinámicos

La página 1 contiene la pregunta de opción múltiple "¿Tienes un smartphone?". La Opción 1 es Sí; La Opción 2 es No. Marca la casilla Ir a la sección según la respuesta y, a continuación, para la opción 2 selecciona Ir a la sección 3.

Puedes enviar usuarios a una sección determinada en función de su respuesta

La sección 2 contiene tus preguntas sobre los teléfonos inteligentes.

La sección 3 tiene la pregunta de opción múltiple "¿Tienes una tableta?". De nuevo, la Opción 1 es Sí; La Opción 2 es No. Marca la casilla Ir a la sección según la respuesta y, para la opción 2, selecciona Ir a la sección 5.

La sección 4 contiene tus preguntas sobre las tabletas.

La sección 5 Sobre ti contiene tus preguntas demográficas.

En este ejemplo, si alguien responde Sí a la pregunta de la Sección 1, los dirigirá a las preguntas sobre el smartphone de la Sección 2, que a su vez llevarán a la Sección 3.

Si responden No en la Sección 1 se omitirán las preguntas sobre el smartphone y serán redirigidos directamente a la pregunta de la tableta en la Sección 3. Responder Sí a eso mostrará la Sección 4 y las preguntas concretas sobre la tableta; responder No saltará a la Sección 5 y las preguntas Sobre ti.

Este método garantiza que la encuesta siga siendo relevante para el participante y ayuda a mantener la integridad de los datos que recibas en el proceso.

Finalizar

Reordena tus preguntas, secciones y páginas colocando el ratón sobre ellas y arrástralas al lugar que prefieras. Haz clic en el icono con forma de ojo en la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla para probar el formulario en cualquier momento.

Puedes probar tu formulario a medida que avances

Cuando estés satisfecho sobre la forma en que todo funciona, edita la Página de confirmación en la sección de la parte inferior de la pantalla. Agradece al usuario por su participación, desmarca todas las casillas y haz clic en Enviar.

Añadir un mensaje de cierre y acciones en tu formulario

Ahora verás una ventana que te proporciona un enlace para compartirlo vía correo electrónico o redes sociales. Si deseas colocar el formulario en tu sitio web, haz clic en el botón con forma de diplé de apertura y cierre ("<>") para incrustar. Cambia el alto y el ancho para que el formulario se ajuste a tu página web (la anchura es lo más importante), luego copia el código de inserción y pégalo en tu sitio web.

Cambia el tamaño de la encuesta para que se ajuste a tu página web

Por último, en la barra de herramientas de la parte superior, haz clic en Elegir destino de respuesta. Los datos de la encuesta se guardan en una hoja de cálculo, así que introduce un título relevante y, a continuación, haz clic en Crear. Comprueba que la barra de herramientas también indica Aceptar respuestas, si lo haces, quiere decir que la encuesta está activa.

Obtener los resultados

Puedes comprobar los resultados en cualquier momento. Abre el Formulario desde tu cuenta de Drive. En la barra de menús en la parte superior verás un número junto a Respuestas. Esta es la cantidad de personas que han cumplimentado tu formulario.

Ajustar la encuesta una vez hayas terminado

Dirígete a Respuestas > Resumen para ver todos los datos que se muestran mediante comprensibles gráficos y estadísticas.

Resultados de la encuesta

Como alternativa, haz clic en Ver respuestas para ver todos los datos sin procesar guardados en una hoja de cálculo. Es mejor no editar esta hoja de cálculo directamente, pero puedes copiar y pegar los datos en otra hoja de cálculo u otro documento para su posterior análisis.

También puedes ver todos los resultados en detalle en una hoja de cálculo

Cuando hayas recibido suficientes respuestas, podrás cerrar la encuesta. Desplaza el conmutador Se aceptan respuestas y cambiará a No se aceptan más respuestas. Puedes añadir un breve mensaje que indique que la encuesta ya está cerrada y, por supuesto, puedes volver a activar el formulario en cualquier momento.

Conclusión

La función Formularios de Google Drive es una herramienta extremadamente potente capaz de crear encuestas realmente complejas. También es lo suficientemente intuitivo como para permitirte, si deseas, realizar una encuesta rápida o un concurso en solo cinco minutos. Lo que lo eleva por encima de otras herramientas de creación de encuestas es la forma en la que se integra por completo con Google Docs y el resto de los servicios de Google. Esto significa que podrás colaborar con otras personas en la creación de tus encuestas, o compartir el producto terminado con personas concretas y, a continuación, usar el poder de una hoja de cálculo para analizar los resultados o respuestas.

Lo mejor de todo, es adecuado para usarlo en cualquier escenario, por ejemplo, para crear un formulario con feedback del cliente que sea importante para tu negocio, como para enviar tus invitaciones de boda. Pruébalo, y cuéntanos a continuación a través de un comentario si tienes algún problema al configurarlo.

Recursos: Icono de lista a través de iconoci de Noun Project.

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