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Cómo crear y usar tablas en Microsoft Excel (como un profesional)

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Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Es posible que las tablas sean la mejor herramienta de Excel que aún no estás usando. Crear una tabla en Excel es un proceso rápido. Con tan solo un par de clics (o un solo atajo de teclado), puedes convertir tus datos planos en una tabla de datos con una serie de beneficios.

Entre las ventajas de una tabla de Excel se encuentran todas las siguientes:

  • Estilos rápidos. Agrega color, filas alternas sombreadas y estilos para el encabezado haciendo tan solo un clic para aplicar estilo a tus datos.
  • Nombres de tablas. Asigna un nombre a una tabla para que sea más fácil hacer referencia a ella en otras fórmulas.
  • Fórmulas más claras. Las fórmulas de Excel son mucho más fáciles de leer y escribir al trabajar en tablas.
  • Expansión automática. Agrega una nueva fila o columna a tus datos, y la tabla de Excel se actualizará automáticamente para incluir las nuevas celdas.
  • Filtros y subtotales. Agrega automáticamente botones de filtros y subtotales que se adaptan a medida que filtras tus datos.

En este tutorial, te enseñaré a usar tablas (también llamadas tablas de datos) en Microsoft Excel. Descubrirás cómo usar todas estas herramientas y dominarás el proceso de trabajar con las tablas de datos. Comencemos a aprender todo sobre las tablas de MS Excel.

¿Qué es una tabla en Microsoft Excel?

Una tabla es una poderosa herramienta para agrupar tus datos en Excel. Puedes ver una tabla como un conjunto específico de filas y columnas en una hoja de cálculo. Puedes tener múltiples tablas en la misma hoja.

Es posible que pienses que tus datos contenidos en una hoja de cálculo de Excel ya se encuentran en una tabla, simplemente porque se encuentran en filas y columnas y todos juntos. Sin embargo, tus datos no se encuentran en una "tabla" de verdad a menos que hayas usado la función específica de tablas de datos de Excel.

Converted your data to an Excel table
Los datos planos de la hoja de cálculo de la izquierda se han convertido en una tabla en el ejemplo de la derecha.

En la captura de pantalla anterior, he convertido un conjunto de datos estándar a una tabla en Excel. El cambio evidente es que se le asignó un estilo a los datos, pero hay mucho poder en el interior de esta herramienta.

Las tablas facilitan el trabajo con los datos en Microsoft Excel, y no hay ninguna razón verdadera para no usarlas. Aprendamos cómo convertir tus datos a tablas y cosechar los beneficios.

Cómo crear una tabla en Excel rápidamente (mira y aprende)

El screencast a continuación es un recorrido guiado para convertir tus datos planos en una tabla de Excel. Te enseñaré el atajo de teclado así como la opción de un solo clic para convertir tus datos a tablas. Después, aprenderás cómo usar todas las herramientas que hacen que las tablas de MS Excel sean tan poderosas.

Si deseas obtener más información, sigue leyendo el tutorial a continuación para obtener una guía ilustrada de las tablas de Excel.

Para seguir los pasos de este tutorial, puedes usar los datos de muestra que he incluido de forma gratuita en este tutorial. Es una hoja de cálculo simple con datos de ejemplo que puedes usar para convertirlos a una tabla en Excel.

Cómo convertir datos a una tabla en Excel

A continuación se muestra cómo crear una tabla en Excel rápidamente:

Comienza haciendo clic dentro de un conjunto de datos en tu hoja de cálculo. Puedes hacer clic en cualquier lugar dentro de un conjunto de datos antes de convertirlo en una tabla.

Ahora tienes dos opciones para convertir tus datos planos y ordinarios en una tabla:

  1. Usa el atajo de teclado Ctrl + T para convertir tus datos a una tabla.
  2. Asegúrate de estar trabajando en la pestaña Home (Inicio) en la cinta de Excel, y haz clic en Format as Table (Dar formato como tabla) y elige un estilo (tema) para convertir tus datos a una tabla.

En cualquier caso, recibirás este menú emergente que te pedirá que confirmes las configuraciones de la tabla:

Format as Table menu in Excel
El menú Format as Table (Dar formato como tabla) en Excel.

Confirma dos configuraciones en este menú:

  • Asegúrate de que todos tus datos estén seleccionados. Verás el cuadro verde de las "hormigas marchantes" alrededor de las celdas que serán incluidas en tu tabla.
  • Si tus datos tienen encabezados (títulos en la parte superior de la columna), deja marcada la casilla My table has headers (Mi tabla tiene encabezados).

Te recomiendo encarecidamente que adoptes el atajo de teclado (Ctrl + T) para crear tablas rápidamente. Cuando aprendes atajos de teclado de Excel, es mucho más probable que uses esa función y que la adoptes en tu propio trabajo.

Ahora que has convertido tus datos ordinarios en una tabla, es momento de usar el poder de la herramienta. Aprendamos más:

Cómo usar estilos de tabla en Excel

Las tablas facilitan el proceso de dar estilo a tus datos. En lugar de dedicar tiempo resaltando tus datos, aplicando colores de fondo y ajustando estilos de celda individuales, las tablas ofrecen estilos con un solo clic.

Una vez que hayas convertido tus datos a una tabla, haz clic en el interior de esta última. Una nueva opción de Excel llamada Table Tools > Design (Herramientas de tabla > Diseño) aparecerá en la cinta.

Haz clic en esta opción de la cinta y localiza el menú desplegable Table Styles (Estilos de tabla). Haz clic en alguna de estas miniaturas de estilo para aplicar el esquema de color seleccionado a tus datos.

How to Use Table Styles in Excel
Teniendo una tabla seleccionada, elige la pestaña Design (Diseño) en la cinta de Excel y selecciona el menú desplegable Table Styles (Estilos de tabla) para añadir un poco de estilo a tus datos.

En lugar de dedicar tiempo a dar estilo a los datos manualmente, puedes usar una tabla para pulir la apariencia de tus datos. Si solo usas las tablas para aplicar estilos rápidos, esta sigue siendo una gran herramienta. Pero hay más cosas que puedes hacer con las tablas de Excel:

Cómo aplicar nombres de tablas

Una de mis funciones favoritas de las tablas es la posibilidad de agregar un nombre a una tabla. Esto permite que sea sencillo hacer referencia a los datos de la tabla en las fórmulas.

Haz clic en el interior de la tabla para seleccionarla. Después, haz clic en la pestaña Design (Diseño) en la cinta de Excel. En el lado izquierdo de este menú, localiza el cuadro Table Name (Nombre de la tabla) y escribe un nuevo nombre para tu tabla. Asegúrate de que sea una sola palabra (en los nombres de las tablas no se permiten los espacios).

Table name in MS Excel
Teniendo una tabla seleccionada, haz clic en la pestaña Design (Diseño) y asígnale un nombre en el lado izquierdo de la cinta.

Ahora puedes usar el nombre de la tabla cuando escribas tus fórmulas. En la siguiente captura de pantalla de ejemplo, puedes ver que he apuntado una nueva tabla dinámica a la tabla que creamos en el paso anterior. En lugar de escribir las referencias de celda, simplemente he escrito el nombre de la tabla.

Table Name in Excel PivotTable
Una vez que asignes nombres a tus tablas, simplemente puedes escribir esos nombres de tabla en tus fórmulas y referencias.

Lo mejor de todo es que, si la tabla cambia para contener nuevas filas o columnas, estas referencias son los suficientemente inteligentes como para actualizarse también.

Los nombres de tabla son imprescindibles cuando creas libros de trabajo de Excel grandes y robustos. Es un paso de mantenimiento que garantiza que sepas a dónde apuntan tus referencias de celda.

Cómo crear fórmulas de Excel más claras

Cuando escribes una fórmula en una tabla, la fórmula es más legible y clara de revisar que las fórmulas estándar de Excel.

En el siguiente ejemplo, estoy escribiendo una fórmula para dividir la cantidad facturada (Amount Billed) entre las horas dedicadas (Hours Spent) para calcular una tarifa por hora (Hourly Rate). Observa que la fórmula que Excel genera no es "E2/D2", sino que, en lugar de eso, incluye los nombres de las columnas.

Formula in Excel table
Excel genera una fórmula más simple cuando se trabaja en una tabla.

Una vez que presiones la tecla enter, la tabla de Excel rellenará la fórmula hacia abajo en todas las filas de la tabla. Yo prefiero las fórmulas generadas por las tablas al crear cálculos. No solo son más claras, sino que no tienes que rellenar la fórmula hacia abajo manualmente.

Una función de las tablas de Excel que ahorra tiempo: la expansión automática

Las tablas pueden evolucionar con el tiempo para incluir nuevas filas o columnas. Cuando agregas nuevos datos a tus tablas, estas se actualizan automáticamente para incluir las nuevas filas o columnas.

A continuación puedes ver un ejemplo de lo que quiero decir. Una vez que agrego una nueva columna en la columna G y presiono enter, la tabla se expande automáticamente y todos los estilos se añaden también. Esto significa que la tabla se ha expandido para incluir estas nuevas columnas.

Expand columns in Excel Tables
Al agregar una nueva columna adyacente, la tabla de Excel se expandirá para incluirla.

La mejor parte de esta función es que, cuando estás haciendo referencia a tablas en otras fórmulas, esta automáticamente incluirá las nuevas filas y columnas también. Por ejemplo, una tabla dinámica vinculada a una tabla de datos de Excel se actualizará con las nuevas filas y columnas cuando se refresque.

Cómo usar filtros de tablas de Excel

Cuando conviertes datos en una tabla en Excel, quizá notes que aparecen botones para filtrar en la parte superior de cada columna. Estos te proporcionan una manera sencilla de restringir los datos que aparecen en la hoja de cálculo. Haz clic en la flecha desplegable para abrir el cuadro de filtrado.

Puedes marcar las casillas de los datos que quieras remover, o desmarcar una casilla para eliminarlos de la vista de la tabla.

Filter in tables in Excel
Las tablas de Excel tienen botones de filtrado para cada columna de manera automática.

Nuevamente, esta es una función que hace que valga la pena usar las tablas de Excel. Cierto, puedes agregar filtros sin usar tablas, pero con tantas funciones, tiene sentido convertir los datos a tablas.

Cómo aplicar subtotales rápidamente

Los subtotales son otra excelente función que hace que valga la pena usar las tablas. Activa los totales desde la cinta haciendo clic en Total Row (Fila de totales).

Total row on in Excel table
Activa una fila de totales desde la cinta para usar subtotales en las tablas de Excel.

Ahora, la parte inferior de cada columna tiene una opción desplegable para agregar un total u otra fórmula matemática. En la última fila, haz clic en la flecha desplegable para elegir un promedio, un total, un recuento u otra fórmula matemática.

Total dropdown in Excel table

Con esta función, una tabla se convierte en una herramienta de análisis e informes. Los subtotales y otras cifras de la parte inferior de la tabla te ayudarán a comprender mejor tus datos.

Estos subtotales también se adaptarán si usas filtros. Por ejemplo, si filtras para ver un solo cliente, los totales se actualizarán para mostrar solamente los datos de ese cliente.

Resumen y sigue aprendiendo más sobre Excel

No importa cuánto tiempo dediques al aprendizaje de Excel, siempre hay más que aprender y mejores formas de usarlo para controlar tus datos. Consulta estos tutoriales de Excel para seguir aprendiendo útiles habilidades para el uso de hojas de cálculo:

Si no has estado usando tablas, ¿comenzarás a usarlas después de este tutorial? Házmelo saber en la sección de comentarios a continuación.

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