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Las hojas de cálculo no son solo para contadores o profesionales de las finanzas; también son para trabajadores independientes o microempresarios igua que tú. Las hojas de cálculo pueden ayudarte a capturar datos clave sobre tu negocio, estudiar tus productos de mayor venta, y organizar tu vida.
El propósito general de Excel es facilitarte la vida. Éste tutorial te ayudará a acumular habilidades básicas para trabajar con ellas. Las fórmulas son el corazón de Excel.
Aquí están unas cuántas habilidades claves que éste tutorial te ayudará a acumular:
- Aprende cómo escribir tu primera fórmula en Microsoft Excel para automatizar las operaciones matemáticas.
- Cómo copiar y pegar una fórmula en otra celda.
- Cómo usar el rellenado automático para aplicar rápidamente fórmulas a toda una columna.
En la hoja de cálculo de abajo, puedes ver por qué Excel es tan poderoso. La parte superior de la captura de pantalla muestra las fórmulas detrás de la escena, mientras que la parte inferior muestra lo que las fórmulas interpretan.
Éste tutorial te enseñará cómo domar las hojas de cálculo y manejar tus fórmulas. Lo mejor de todo, éste tutorial también servirá para muchas aplicaciones de hojas de cálculo, ya sea que uses Apple Numbers, Google Sheets (Hoja de Cálculo de Google), o Microsoft Excel, encontrarás consejos profesionales para trabajar con fórmulas rápidamente en una hoja de cálculo. Comencemos.
Cómo Manejar las Fórmulas en Excel (Breve Videotutorial)
Observ el video de abajo para aprender cómo manejar mejor tus fórmulas en Excel. Cubriré todo desde cómo escribir tu primera fórmula hasta cómo copiarlas y pegarlas.
Continúa leyendo para descubrir más sobre cómo manejar fórmula y hojas de cálculo.
Cómo Navegar en una Hoja de Cálculo de Excel
Escribamos nuestra primer fórmula en Microsoft Excel. Escribimos fórmulas dentro de celdas, que son los cuadros individuales en una hoja de cálculo. Excel es una gigante y continua tabla de filas y columnas. El lugar donde se cruzan esas filas y columnas se llama celda.
Las celdas es donde podemos escribir datos, o fórmulas que trabajan con nuestros datos. Cada celda tiene un nombre al que nos podemos referir cuando hablamos de nuestra hoja de cálculo.
Las filas son los cuadros horizontales que están numerados en el lado derecho. Las columnas corren de izquierda a derecha y se identifican con letras. Cuando la filas y las columnas se intersectan, Excel forma celdas. Donde la columna C y la fila 3 se encuentran, formamos una celda a la que nos referimos como C3.
En la captura de pantalla de abajo, hemos escrito manualmente los nombres de las celdas en celdas para ayudarte a visualizar cómo trabaja una hoja de cálculo de Excel.
Ahora que comprendemos la estructura de una hoja de cálculo, continuemos para escribir algunas fórmulas y funciones de Excel.
Trabajando con Fórmulas y Funciones de Excel
Fórmulas y funciones son lo que usamos para trabajar con nuestros datos escritos. Excel tiene funciones integradas como =PROMEDIO para sacar el promedio de números, mientras que las fórmulas son simples operaciones como sumar dos celdas. En la práctica, los términos son utilizados indistintamente.
Para el propósito de éste tutorial, usaré el término Fórmula para referirme a cualquiera de éstas, ya que con frecuencia trabajamos con una combinación de ambas en una hoja de cálculo.
Para escribir tu primera fórmula, haz doble click en una celda y escribre el signo =. Hagamos nuestro primer ejemplo extremadamente sencillo sumando dos valores.
=4+4
Verifica cómo ésto aparece en Excel abajo:
Después de que presionas Enter en tu teclado, Excel evalúa lo que escribiste. Eso significa que calcula la fórmula que escribiste, y da el resultado. Cuando estamos sumando dos valores, Excel calcula lo que suman e imprime el total.
Se percata de la Barra de Fórmula que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo y muestra la fórmula para agregar los dos números. La fórmula todavá está detrás de la escena, aún cuando estamos viendo el resultado.
La celda contiene "=4+4" como una fórmula, mientras que la hoja de cálculo imprime el resultado. Prueba usar fórmulas similares con resta, multiplicación (con el símbolo *) y división (con el símbolo /.) Puedes escribir fórmulas en la barra de fórmula o en una celda.
Éste es un ejemplo extremadamente sencillo, pero ilustra un concepto importante: detrás de las celdas en tu hoja de cálculo, puedes crear poderosas fórmulas que trabajan con tus datos.
Fórmulas de Excel Con Referencias de Celda
Hay realmente dos maneras de trabajar con fórmulas:
- Usar fórmulas con los datos dentro de la fórmula como en el ejemplo que mostramos arriba (=4+4)
- Usar fórmulas con referencias de celda para trabajar con datos más fácilmente como =A2+A3
Veamos un ejemplo abajo. En la captura de pantalla de abajo, hemos registrado la lista de ventas para mi compañía durante los primeros tres meses de 2016. Ahora, los resumiré al sumar los tres meses de venta.
En éste caso, estoy usando una fórmula directa con referencias de celda. Sumé las celdas B2, C2, y D2 para obtener el total de los tres meses.
Las fórmulas con las que trabajamos son solo unas cuántas de las disponibles en Excel. Para seguir aprendiendo, prueba algunas de las funciones integradas en Excel:
- =PROMEDIO para sacar el promedio de valores.
- =CONTAR para contar los números de elementos en un conjunto de datos.
- =HOY para imprimir la fecha de hoy en una celda.
- =ESPACIOS para eliminar espacios del principio y fin de una celda.
Cómo Copiar y Pegar Fórmulas en Excel
Ahora que hemos escrito unas cuánta fórmulas en Excel, aprendamos cómo copiarlas y pegarlas.
Cuando copiamos y pegamos en una celda con una fórmula en ella, no estamos copiando el valor - estamos copiando la fórmula. Si lo pegamos en otro lugar más, estamos copiando la fórmula de Excel ahí.
En el ejemplo de abajo, aquí están los pasos que realicé:
- Copié (Ctrl + C) la celda E2, que era una fórmula que sumé B2, C2, y D2.
- Luego, seleccioné todas las demás celdas en la columna E al hacer click y arrastrar a la columna.
- Presioné (Ctrl + V) para pegar la misma fórmula de Excel a todas las celdas en la columna E.
Como puedes ver en la captura de pantalla de arriba, pegando la fórmula no pegas el valor ($21,933). Lo que pegas es una fórmula.
La fórmula que copiamos estaba en la celda E2. Sumó las celdas B2, C2 y D2. Cuando la pegamos en E3, por ejemplo, no hizo lo mismo - en cambio, sumó los valores de B3, C3 y D3.
Básicamente, Excel está suponiendo que quieres sumar las tres celdas a la izquierda de la celda actual, lo que es perfecto en ésta caso. Cuando copias y pegas una fórmula, apunta a las celdas con referencias relativas (más sobre ello abajo) en lugar de copiar y pegar las mismas referencias.
Cómo Rellenar Automáticamente Fórmulas en Excel
Rellenar automáticamente fórmulas es una de las maneras más rápdas para expandir nuestras fórmulas. Si todas las celdas que quieres copiar en tu fórmula están contiguas, puedes rellenar automáticamente formulas en tu hoja de cálculo.
Para el rellenado automático en Excel, colócate en la celda con tu fórmula. Mientras colocas el cursor del mouse en la esquina inferior derecha, verás el cursor convertirse en una forma que se parece a un signo de más. Haz doble click para el rellenado automático de fórmulas.
Nota: Un problema al cuál estar atento cuando se usa el rellenado automático es que Excel no siempre supone perfectamente qué fórmulas rellenar. Asegúrate de verificar doblemente que el rellenado automático ponga las fórmulas correctas en tu hoja de cálculo.
Referencias Relativas Versus Absolutas
Pasemos a algo más avanzado, y hablemos sobre referencias relativas versus absolutas en Excel.
En el ejemplo donde calculamos los totales de las ventas trimestrales, escribí una fórmula con referencias relativas. Por eso nuestra fórmula funcionó corrctamente cuando arrastramos hacia abajo la fórmula. Sumó las tres celdas a la izquierda de la celda - no las mismas celdas una y otra vez.
Las referencias absolutas congelan las celdas a las que nos referimos. Veamos un ejemplo de por qué las referencias absoutas también son útiles.
Calculemos los bonos de las ventas de nuestros empleados para el trimestre. Basándonos en las ventas generadas, calculamos un bono de venta de 2.5%. Comencemos multiplicando las ventas por el porcentaje del bono para nuestro primer empleado.
Tengo un cuadro con el porcentaje de bonos, y multiplicaré las ventas por el porcentaje del bono:
Ahora que hemos calculado el bono de las primera ventas, arrastremos hacia abajo la fórmula para calcular todos los bonos por ventas.
Sin embargo, ésto no funcionó. Porque el porcentaje del bono está siempre en la misma celda - H2; así que la fórmula no funciona cuando la arrastramos hacia abajo. Obtenemos ceros para cada celda.
Aquí está cómo Excel intentó calcular F3 y F4 por ejemplo:
Básicamente, necesitamos cambiar la fórmula para que Excel siga usando la celda H2 para multiplicar la cantidad del bono. Aquí es donde usamos una referencia absoluta.
Las referencias absolutas le indican a Excel que congele la celda que es usada en la fórmula, y no la cambie mientras movemos la fórmula.
Hasta ahora, nuestra fórmula ha sido:
=E2*H2
Para congelar ésta fórmula para usar la celda H2, transformémosla en una referencia absoluta:
=E2*$H$2
Nota que agregamos signos de dólar en la referencia de la celda. Ésto le indica a Excel que no importa donde pongamos nuestra fórmula, busque atrás a la celda H2 para obtener el porcentaje del bono. Dejamos la porción "E2" sin cambio, porque mientras arrastramos la fórmula hacia abajo, queremos que la fórmula se adapte a las ventas de cada empleado.
Las referencias absolutas te permiten realmente ser específico con cómo tus fórmulas deberían trabajar. En éste caso, usamos una referencia absoluta para mantener la fórmula bloqueada en el mismo porcentaja del bono para cada empleado.
Recapitula y Sigue Aprendiendo
Las fórmulas es lo que hace poderoso a Excel. Escribe una fórmula y arrástrala hacia abajo, y has eliminado trabajo manual para tu hoja de cálculo.
Éste tutorial fue diseñado como una introducción a trabajar con hojas de cálculo. Hemos estado creando más contenido recientemente para ayudar a los empresarios y trabajadores independientes a dominar las hojas de cálculo:
- En éste tutorial, abordamos brevemente el uso de las fórmulas Matemáticas; aquí está una guía completa sobre Cómo Trabajar con Fórmulas Matemáticas de Excel.
- Quizá estás heredando una hoja de cálculo desprolija o una mala lista de datos. Puedes encontrar Buscar y Eliminar Duplicados con solo un par de clicks.
- Si tus tareas incluyen analizar y presentar datos, podrías estar usando PowerPoint. Aquí está Cómo Insertar un Archivo de Excel en PowerPoint en 60 Segundos.
¿Cómo aprendiste a trabajar con fórmulas? Deja un comentario si tienes consejos o preguntas sobre las hojas de cáculo Excel.
