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Cómo Realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres en Documentos Gratuitamente en Google Drive

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This post is part of a series called Going Paperless.
How to Convert & Edit PDF Documents in Microsoft Word
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Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Google Drive hace la eliminación de papeles sin sufrimiento. Sus documentos colaborativos, hojas de cálculo, y presentaciones ya ayudan a la reducción de la utilización del papel, pero su prestación de Reconocimiento Óptico de Caracteres ayuda a disminuir aún más el desorden causado por el papel.

OCR, o Reconocimiento Óptico de Caracteres, es la tecnología más importante para eliminar el papel. Los documentos escaneados por sí mismos son únicamente imágenes glorificadas de tus documentos, pero dejan que tu computadora reconozca el texto e instantáneamente se convierten en muchísimo más útiles. Ya hemos visto cómo realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres en Adobe Acrobat:

Hemos visto convertir archivos PDF en documentos que puedes editar en Word también:

Ahora si no tienes una copia de Acrobat o Word, hay incluso una mejor opción: Google Drive. Incluye una herramienta gratuita poco conocida de Reconocimiento Óptico de Caracteres que es poderosa, convertidor de imagen a texto fácil de utilizar.

En éste tutorial, veremos lo que es el proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres de Google Drive y los pasos sencillos para comenzar a trabajar con él. Te mostraré cómo usar Google Drive para convertir rápidamente tus imágenes escaneadas y documentos PDF en archivos de texto editables online.

1. Escaneando Tus Documentos para Reconocimiento Óptico de Caracteres

El primer paso y el más importante en el Reconocimiento Óptico de Caracteres es encontrar los PDFs o imágenes que quieres convertir a archivos de texto. Google Drive actualmente soporta Reconocimiento Óptico de Caracteres para archivos .jpg, .gif, .png y PDF de hasta 2 MB de tamaño.

Consejo Profesional: Si quieres convertir múltiples páginas a texto, el formato PDF es el más eficiente pues todas las páginas pueden ser subidas en un lote.

Prepara Tus Archivos Adecuadamente para el Reconocimiento Óptimo de Caracteres

Hay una cuantas reglas de oro para producir resultados óptimos de Reconocimiento Óptico de Caracteres en Google Drive. Asegúrate de que tu archivo esté en alta resolución con contrastes claros e incluso iluminación-éstos son por mucho los factores más importantes en asegurar una conversión exitosa.

Use standard fonts to ensure the best OCR results
Para mejores resultados, usa una fuente estándar como Helvética. Mantente alejado de fuentes exageradamente estilizadas o efectos de texto.

Adicionalmente, asegúrate de que el texto siendo escaneado sea horizontal y se lea de izquierda a derecha. Los tipos de fuente estándar, como Helvética y Times New Roman, producirán mejores resultados que tipos de fuente más oscuras. Si tienes un documento que es más bien ilegible, todavía puedes intentar realizarle el Reconocimiento Óptico de Caracteres, pero los resultados probablemente no serían tan agradables.

Mientras que Google Drive soporta Reconocimiento Óptico de Caracteres para muchos lenguajes diferentes, el Reconocimiento Óptico de Caracteres en lenguajes que no usan conjuntos de caracteres no Latinos podrían ser defectuoso y podría no producir resultados deseables.

Recaba Tus Escaneos de Imágenes y Archivos PDF

Si tus archivos están en tu computadora, asegúrate de que su formato de archivo sea uno de los soportados por Google Drive. Si el documento o foto que quieres usar es física, entonces escanéalos en la computadora. Hay un par de buenas opciones para usar:

  • Si posees un escaner, puedes usar programas como Doxie u otro software de escaneo para digitalizarlos para subirlos a Google Drive.
  • Si no tienes un escáner, tu teléfono puede usarse en lugar de uno. Hay varias aplicaciones en la App Store que "escanean" documentos físicos en limpios PDFs usando la cámara de un teléfono.

Por ejemplo, Scannable de Evernote es solo una de varias aplicaciones que te permiten escanear documentos con tu teléfono inteligente. Para aprender más sobre Evernote, consulta el tutorial:

Después de tomar tu escaneo y transformarlo en un PDF limpio, tu resultado debería verse como ésto para comenzar:

PDF document for OCR in Google Drive
Un archivo PDF como se ve en Adobe Acrobat Reader.

Con tu PDF o imagen escaneada lista en el formato adecuado, ahora veamos cómo subir tus archivos para Reconocimiento Óptico de Caracteres con Google Drive.

2. Sube Tus Archivos a Google Drive para Reconocimiento Óptico de Caracteres

Es muy fácil convertir tu PDF y archivos de imagen a texto en Google Drive usando su prestación de OCR. Veamos cómo hacer eso rápidamente.

Para agregar tus documentos a Google Drive para realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres, primero ve a tu cuenta de Google Drive. En la página de Mi Unidad, haz click en el botón Mi Unidad junto al botón Nuevo en el lado izquierdo de la página. Selecciona Subir Archivos.

Upload the files to Google Dive
Usa la opción de Subir archivos para subir un archivo a Google Drive.

Usa la opción de Subir archivos para subir un archivo a Google Drive. Encuentra el archivo que quieres convertir de PDF o imagen a texto. Haz click en el botón Abrir.

Upload the files to Google Drive
Sube los archivos a Google Drive.

El documento ahora aparece en tu Google Drive. Haz click-derecho en el documento para que aparezca un menú desplegable.

Opening a document in your Google Drive
Abre tu archivo con Google Docs.

Haz click en la opción Abrir con y haz click en Documentos de Google. Un ícono de una hoja aparece mientras el archivo se está descargando. Google ahora está en el proceso de convertir tu archivo PDF o de imagen a texto con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Opening a file to OCR it
El archivo está descargándose y está siendo convertido de PDF o imagen a texto.

El archivo se abrirá en Documentos de Google con el PDF convertido a texto, pero con poco formato aplicado. Ahora puedes editar el formato y la nuevo archivo de texto como gustes.

The converted file after OCR
El archivo convertido después de que es aplicado el Reconocimiento Óptico de Caracteres en Google Drive sale sin formato.

Por fortuna, los cambios pueden realizarse fácilmente debido al hecho que el texto es editable. Puedes usar los mismos pasos para realizar el Reconocimiento Óptico de Caracteres en un archivo de imagen usando Google Drive también.

Convirtiendo Imágenes a Texto en Google Drive

Puedes rápidamente llevar los escaneos de tu imagen a Google Drive para convertirlo a texto usando el mismo proceso de arriba.

Aquí está una imagen .jpg del texto con el que estamos trabajando antes de importarlo a Google Drive:

jpg image before OCR in Google Drive
Un archivo de imagen .jpg antes de usar Google Drive para el Reconocimiento Óptico de Caracteres.

Aquí está el mismo archivo de imagen después de abrirlo con Documentos de Google en Google Drive:

jpg image after OCR process in Google Drive
imagen .jpg después de que el Reconocimiento Óptico de Caracteres lo convierte a texto en Google Drive.

Nota que la imagen original aparece arriba de la línea. El texto editable está debajo de la línea.

La prestación de Reconocimiento Óptico de Caracteres de Google Drive es poderosa y fácil de trabajar, puedes rápidamente tomar una imagen escaneada o PDF y convertirlo en un documento de texto. Una vez que hayas agregado tu archivo de texto convertido a Google Drive, ahora tienes acceso a todas las poderosas prestaciones de gestión del documento disponibles.

3. Gestión de Documentos con Reconocimiento Óptico de Caracteres en Google Drive

Una enorme ventaja de usar el Reconocimiento Óptico de Caracteres en Google Drive es que fácilmente puedes compartir el nuevo documento con quien necesites. Para hacer eso, ve a Archivo > Compartir, y puedes agregar colaboradores al compartir un enlace o enviar una invitación vía correo electrónico. También puedes hacer click en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

Otra manera de gestionar tu documento después de convertirlo con Reconocimiento Óptico de Caracteres es exportarlo a otro formato.

The OCR document can be exported as a different format
El documento de Reconocimiento Óptico de Caracteres puede ser exportado como un formato diferente.

El documento de Reconocimiento Óptico de Caracteres podría ser exportado como un documento de texto editable, como un Documento de Word o un documento de Texto Plano, al ir a Archivo > Descargar Como y seleccionando el formato que quieres.

¡Ahora a Trabajar!

Google Drive proporciona una manera rápida y fácil de convertir archivos de imagen y PDF en texto editable para usar gratuitamente su prestacion de Reconocimiento Óptico de Caracteres.

Éstos archivos convertidos pueden ser fácilmente compartidos o exportados a diferentes formatos de archivo para usar en cualquier momento, y son mucho más útiles que tus documentos escaneados originales ya que puedes ahora buscar y copiar texto de todo lo que has escaneado.

Si tienes algún problema de Reconocimiento Óptico de Caracteres de tus documentos en Google Drive, obtén cualquier otra herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres que te guste, o cualquier cosa que quisieras compartir para eliminar el papel, ¡permítenos saberlo en los comentarios!

Nota Editorial: Éste post fue originalmente publicado en el 2014. Ha sido revisado exhaustivamente por nuestro personal para hacerlo preciso y actualizado-con asistencia epecial de Laura Spencer.

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