Cómo llevar una nómina (sistematiza tu proceso)

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Contratar empleados es un paso importante en la evolución de tu pequeña empresa. De repente, en lugar de tener que hacerlo todo tú mismo, eres capaz de delegar tareas y centrarte en las cosas importantes. Con más personas contribuyendo, el crecimiento de tu empresa puede despegar.

Pero con la contratación de empleados viene un montón de dolor de cabeza administrativo adicional y una gran parte de eso es averiguar cómo ejecutar la nómina. No sólo tienes que calcular cuánto pagar a cada persona y hacer la transferencia, sino que también tienes que calcular los impuestos de nómina. En una encuesta realizada en 2015 a las pequeñas empresas estadounidenses por la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, los impuestos sobre la nómina ocuparon el número 1 de todos los impuestos tanto en carga financiera como administrativa.

Cometer errores también puede ser costoso. En 2015, el IRS impuso 6.25 millones de multas por valor de más de $4.25 mil millones relacionados con impuestos sobre el empleo.

Por lo tanto, en este tutorial, aprenderás a configurar tus sistemas y procesar la nómina para una pequeña empresa con varios empleados. Ya sea que hayas contratado a tus primeros empleados o si has estado ejecutando la nómina por un tiempo y deseas mejorar el proceso, este tutorial te ayudara. Aprenderás sobre las diferentes opciones que tienes, los pasos que debes seguir y la mecánica de cómo retener impuestos y hacer pagos a tus empleados.

Ten en cuenta que algunos de los detalles, como los impuestos y otros artículos a deducir, variarán en diferentes partes del mundo y para diferentes tipos de empresas y empleados.

En este tutorial tocaré los pasos generales de la configuración de un sistema de nómina, pero recuerda que los detalles pueden ser diferentes en tu situación específica, así que asegúrate de obtener una guía de tu gobierno local que explique lo que necesitas hacer. En los Estados Unidos, por ejemplo, la Publicación 15 del IRS es una guía útil para las responsabilidades fiscales federales de los empleadores (aunque los estados y las ciudades también tienen sus propias reglas fiscales a tener en cuenta).

1. Introducción a nómina para pequeñas empresas

Comencemos por examinar brevemente qué es un sistema de nómina y cómo funciona.

Básicamente, un sistema de nómina tiene dos funciones principales: asegurar que los empleados reciban el monto correcto de su salario, y asegurar que el gobierno reciba el pago de la cantidad correcta de impuestos.

En estos días, muchas empresas ejecutan sus nóminas utilizando software especializado o aplicaciones en línea (que veremos en la siguiente sección). Pero el sistema usado no es importante: siempre y cuando lo hagas todo con precisión, podrías incluso hacer la nómina utilizando tus propios registros manuales.

Así que los componentes básicos de un sistema de nómina son:

registros precisos de empleados
cálculo de los salarios correctos
cálculo de las retenciones de impuestos y otras deducciones gubernamentales
pago a los empleados, ya sea a través de cheques o realizando transferencias
pago de impuestos sobre el empleo al gobierno
mantener los registros necesarios

Estos son los conceptos básicos, pero dependiendo de las situaciones de tus empleados, es posible que también tengas que tener en cuenta las horas extras, las bonificaciones, las deducciones hacia un plan de pensiones y más.

2. Opciones para ejecutar nóminas

Pagar a los empleados suena como si fuera una cosa fácil de hacer, pero cuando empiezas a tener que tener en cuenta los impuestos y otras consideraciones, puede llegar a ser bastante complicado, con un margen significativo de error. Muchas empresas optan por externalizar el procesamiento de nóminas o utilizar software o servicios especializados.

Estas son las principales opciones para procesar la nómina, con sus pros y sus contras:

Contratar profesionales

Según la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas, el 41% de las pequeñas empresas estadounidenses subcontratan sus servicios de nómina a una empresa externa. Y la mayoría de las empresas con más de cinco empleados subcontratan.

La ventaja de conseguir que otra empresa haga la nómina es que ya no tienes ese dolor de cabeza, y que es muy probable que lo hagan bien, ya que es su negocio principal.

La principal desventaja es que puede ser costoso. Esa misma encuesta de la NSBA encontró que un tercio de las pequeñas empresas gastan más de $6,000 al año en la administración de impuestos sobre la nómina y la nómina en sí. Esa es una gran inversión para una pequeña empresa.

Por supuesto, hay mejores ofertas por ahí, por lo que es posible que no tengas que gastar tanto dinero. Debes obtener cotizaciones de diferentes empresas para ver lo que costará. Algunas de las empresas más grandes en este campo son ADP y Paychex. Algunas de las empresas mencionadas en la siguiente sección también ofrecen opciones de servicio completo.

Usar software de nómina o aplicaciones en línea

Otra opción popular, particularmente para las empresas más pequeñas, es ejecutar la nómina ellos mismos, pero usando software especializado o aplicaciones en línea para guiarlos a través del proceso y realizar los cálculos por ellos.

ADP y Paychex también ofrecen este tipo de solución, al igual que muchas otras empresas, como Intuit, Gusto y Patriot Software.

La ventaja de esta opción es que a menudo es más económica que contratar a un proveedor de nómina de servicio completo, pero aun asi obtienes un servicio confiable — siempre y cuando uses la información correcta, el software hará los cálculos necesarios y hará el proceso más fácil para ti.

La desventaja es que no obtienes tanto como lo harías de un proveedor de servicio completo, por lo que eres responsable de usar el software correctamente. Y como quiera es más costoso que la opción 3, que es...

Hacerlo tú mismo

Si estás seguro de tus propias técnicas y habilidades financieras y tu comprensión del código tributario de tu país, o si tienes a alguien en el personal que puede hacerlo por ti, entonces es posible que quieras ejecutar la nómina internamente. Puedes calcular los salarios y los impuestos tú mismo, emitir cheques y procesar los pagos a tus empleados.

La ventaja de este método es que no tienes que pagar a ningún proveedor, y todo está bajo tu control.

La desventaja obvia es que puede ser bastante complicado, y hacerlo sin ayuda externa puede resultar en errores costosos. Además, no olvides que tu propio tiempo tiene un costo asociado. Si estás perdiendo mucho tiempo y energía en ejecutar la nómina, estas desviando el tiempo y la energía de otras cosas más productivas que podrías estar haciendo.

Vamos a ver algunos de los pasos en el resto de este tutorial, y hay calculadoras en línea y otras herramientas que pueden ayudarte, pero aún asi puede ser bastante difícil ejecutar tu propio sistema de nómina, por lo que al menos debes considerar algunos de los proveedores en línea o de servicio completo.

3. Pasos preliminares

Una vez que hayas decidido tu método, el primer paso en el proceso de nómina es recopilar la información necesaria sobre cada uno de tus empleados.

Como mínimo, consiste en:

nombre completo del empleado, dirección y número de identificación fiscal
deducciones fiscales de los empleados y otros detalles
tasa de pago y período de tiempo (por ejemplo, $15 la hora, $50,000 al año, etc.)
detalles del tiempo trabajado en este período de pago
detalles de cualquier tiempo extra, bonificación u otros ajustes a pagar

La mayor parte de esto es bastante sencilla, pero voy a explicar un poco el segundo punto, sobre las deducciones fiscales. Esto depende de tu sistema tributario, pero en los Estados Unidos, por ejemplo, los empleados pueden reclamar diferentes subsidios para reducir sus impuestos dependiendo de si están casados, cuántos hijos tienen, y así sucesivamente. Debes tener esta información para poder retener la cantidad correcta de impuestos. Puedes obtener esta información haciendo que el empleado llene un formulario W-4.

4. Calcular salarios

Si estás utilizando un software de nómina, el sistema debe calcular los salarios por ti, pero aún asi es bueno saber cómo hacerlo, para que puedas entender y verificar los resultados.

Afortunadamente, calcular los salarios brutos (es decir, el importe total antes de los impuestos) es bastante sencillo.

Si a tu empleado se le paga un salario anual, solo divide el salario por el número total de períodos de pago en el año. Por ejemplo, si tu empleado gana $30,000 al año, su salario mensual sería de $30,000 / 12 = $2,500. Si le pagas semanalmente, simplemente dividirías por 52 en lugar de 12.

Si pagas por hora, simplemente multiplicas el número de horas trabajadas por la tasa de pago. Supongamos que el empleado gana $30 la hora, y una tasa de horas extras de $45 la hora. En la semana pasada, el empleado trabajó 40 horas regulares y 10 horas extras. Su salario bruto sería:

Horario regular: $30 * 40 = $1,200
Horas extras: $45 * 10 = $450
Total: $1,200 + $450 = $1,650

También asegúrate de añadir cualquier bono u otros artículos únicos. Hasta ahora es bastante simple, pero las cosas se complican cuando el recaudador de impuestos se involucra...

5. Retención de impuestos

Tus empleados tienen que pagar impuestos sobre sus salarios, y en la mayoría de los países también tendrán que contribuir con una parte de sus salarios para financiar algún tipo de esquema de seguridad social. Es tu trabajo sacar ese dinero de su salario y enviarlo a las autoridades correspondientes.

Además de eso, tu como empleador puedes tener que pagar impuestos basado en el número de trabajadores que tienes o, más a menudo, la cantidad de dinero que ganan.

Así que tu responsabilidad como empleador es asegurarte de que tu sistema de nómina retenga la cantidad correcta de impuestos y seguridad social de los empleados, y también que tu como empleador pagas la cantidad correcta de impuesto sobre la nómina.

Los detalles varían ampliamente según el país, pero aquí hay un ejemplo de cómo funcionaría en el Reino Unido:

Digamos que tu empleada, Tina, tiene un salario anual de £60,000.

En el Reino Unido, como en muchos otros países, los empleados reciben una asignación libre de impuestos cada año. Una persona puede ganar £11,000 antes de pagar cualquier impuesto. Así que Tina sólo pagará impuestos sobre £49,000 de sus ingresos anuales.

Después de eso, los ingresos se gravan a diferentes tasas a medida que aumentan. En el Reino Unido, las bandas son:

Hasta £32,000: 20%
Desde £32,001 hasta los £150,000: 40%
Más de £150,001: 45%

Así que el impuesto sobre el salario de Tina se verá así:

£32,000 * 20 % = £6,400
£17,000 * 40% = £6,800
Impuesto anual total = £13,200

Cada mes, entonces, su salario se vería así:

Pago bruto = £60,000 / 12 = £5,000
Impuestos = £13,200 / 12 = £1,100
Pago neto: £5,000 - £1,100 = £3,900

Ten en cuenta que también tendrías que realizar un cálculo similar para calcular cuánto retener para El seguro nacional. Y, además de eso, tendrías que hacer contribuciones de Seguro Nacional tú mismo, como empleador, basado en un porcentaje del salario mensual de Tina por encima de un cierto umbral.

En algunos casos, es posible que debas realizar otros ajustes en el salario de tu empleado, como contribuciones a un plan de jubilación, primas de seguro médico o cualquier pago de vacaciones o enfermedad.

Ten claro si deseas realizar estos ajustes antes o después de la retención de impuestos. Por ejemplo, en muchos países, las contribuciones al plan de jubilación a menudo se deducen antes de que se calculen los impuestos, reduciendo efectivamente los ingresos imponibles del empleado y proporcionando un incentivo para el ahorro de jubilación.

6. Paga a tus empleados

Una vez que hayas calculado cuánto pagar y cuánto retener, es el momento de la parte divertida: ¡pagarles a tus empleados su dinero bien ganado!

Tradicionalmente, esto se hacía generalmente mediante cheques, pero las transferencias bancarias electrónicas son cada vez más populares. La Federación Nacional de Empresas Independientes afirma que casi el 60% de los empleados en los Estados Unidos son pagados por depósito directo en sus cuentas bancarias.

Su funcionamiento es bastante simple: solo tienes que obtener los datos de la cuenta bancaria de tu empleado y realizar una transferencia a su cuenta, ya sea mediante el uso del software de banca en línea de tu banco o mediante el uso de tu software de nómina, que a menudo incluye esta función (por ejemplo, aquí está la oferta de depósito directo de Intuit).

Es más barato y más rápido que imprimir y enviar cheques, y hay menos riesgo de que los cheques se pierdan o sean robados. Ten en cuenta que, incluso si realizas el pago electrónicamente, tendrás que proporcionar una declaración a cada empleado que muestre los detalles de su salario por ese período y los impuestos retenidos.

7. Hacer informes tributarios

También tendrás que hacer informes a las autoridades fiscales y enviarles los fondos que hayas retenido a los empleados.

En el Reino Unido, por ejemplo, enviarías esos £1,100 que retuviste del sueldo de Tina, más las contribuciones necesarias del Seguro Nacional, a Los Ingresos y Aduanas de Su Majestad antes del 22 del mes. El no pagar a tiempo conduce a un interés diario de un 3%, que haría llorar a cualquiera, más otras sanciones.

También debes enviar informes cada mes sobre cuánto pagaste a tus empleados y cuánto dedujiste de su salario. Y tendrás que reportarte a Her Majesty's Revenue and Customs (HMRC) cada vez que contrates a un nuevo empleado o cuando cambien las circunstancias de ese empleado.

A continuación, tendrás que hacer un informe anual a HMRC al final de cada año fiscal, así como enviar una declaración "P60" a todos tus empleados resumiendo su salario total y deducciones para el año.

Otros países tienen sus propios requisitos, pero es probable que sea un proceso bastante similar. La idea básica es que te reportes regularmente a las autoridades fiscales y hagas pagos rápidos de todo el dinero que has retenido de los pagos de los empleados, más cualquier dinero que te debes a tí mismo.

La autoridad fiscal de cada país también tendrá reglas sobre qué registros de nómina debes conservar y durante cuánto tiempo, así que asegúrate de mantener todo lo que necesitas.

Conclusión

Así que ahora sabes cómo configurar y ejecutar un sistema de nómina para tu pequeña empresa. Como has visto, mientras que calcular el salario básico es bastante simple, hacer deducciones por impuestos, seguridad social y otros artículos puede hacer que el proceso sea bastante complicado.

Un buen proveedor de servicios de nómina o un sistema de software te quitará mucho dolor de cabeza, por lo que la inversión bien puede valer la pena, especialmente a medida que tu negocio crece y contratas a más personas.

Ahora que tienes una sólida comprensión de la nómina, es hora de leer acerca de los aspectos más divertidos de la contratación de empleados para tu negocio:

Crédito Gráfico

Icono de nómina diseñado por Yamini Ahluwalia a partir del Proyecto Noun.