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Cómo gestionar tu tiempo en Harvest

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Spanish (Español) translation by Alejandra Guitron Arredondo (you can also view the original English article)

Cuando estás ocupado trabajando, no deberías preocuparte por ninguna otra cosa que no sea el trabajo en cuestión. No deberías tener la necesidad de estar mirando el reloj, recordar cuándo empezaste a trabajar o calcular mentalmente tus descansos. Y después, cuando hayas terminado tu trabajo, no deberías tener que convertir manualmente tus horas de trabajo en una factura.

Si necesitas gestionar tu tiempo, generar facturas profesionales o vigilar más de cerca tus costos de mano de obra, deberías revisar Harvest. Es gratis para comenzar, y va escalando a medida que tu equipo y carga de trabajo lo exigen, se ejecuta en la web y en aplicaciones nativas para todos tus dispositivos, y hace que convertir los tiempos de trabajo en facturas personalizadas junto con su respectivo pago en línea sean pan comido.

Regístrate para obtener una cuenta gratuita, luego vuelve a este tutorial y te llevaré a través de las partes más importantes de Harvest: la configuración de proyectos y tareas, el uso de temporizadores (y su sincronización entre tus dispositivos), y la creación de una factura rápida basada en tus hojas de horas laboradas.

Configuración de proyectos y tareas

Tan pronto como termines de registrarte y establecer tu configuración personal, verás la pantalla de bienvenida. Aquí encontrarás enlaces directos a todas las partes importantes de Harvest, y una vez que hayas comenzado a utilizar Harvest, verás ahora un resumen rápido de tu actividad reciente. Vamos a configurar tu cuenta de Harvest para iniciar con las gestiones.

Pantalla de bienvenida en Harvest

Comienza haciendo clic en el vínculo Crear proyectos. Agrega un nombre de proyecto, código, método de factura, presupuesto y notas, o únicamente la información que requieras, ya que el único campo obligatorio es el nombre del proyecto. A continuación, haz clic en Elegir tareas y personas.

Agregar un nuevo proyecto en Harvest

Selecciona la opción Agregar una nueva tarea para empezar a agregar cosas a tu proyecto que tendrán que ser realizadas. Observarás que ya se han creado dos tareas: administración y gestión de proyecto. Si estas tareas son adecuadas para tus necesidades, puedes mantenerlas. De lo contrario, puedes eliminarlas y simplemente añadir las cosas que realmente necesitas hacer. Simplemente escribe tus nuevas tareas, marca la casilla para indicar si la tarea es facturable o no y, si lo es, asígnale una tarifa por hora.

Tareas predeterminadas en Harvest

Una vez que hayas terminado, podrás agregar fácilmente el tiempo rastreado a cada una de tus tareas y proyectos desde la hojas de horas. Allí, verás todo lo que ya has rastreado, y podrás agregar nuevas entradas a tiempos ya completados o iniciar un nuevo temporizador que rastreará tu tiempo allí mismo en tu navegador.

Añadir nuevas entradas de hojas de horas en Harvest

Y eso es todo. Ahora, cada vez que tengas un nuevo proyecto o tarea que realizar, puedes agregarlos rápidamente a tu cuenta de Harvest y luego comenzar a rastrear el tiempo que les dedicas. Más adelante, podrás convertir fácilmente estos tiempos en facturas.

Uso de temporizadores y sincronización automática

Ahora que tienes configurados tu proyecto y tareas, vamos a crear un temporizador en el explorador web. Haz clic en Hojas de horas en la barra de navegación superior. Notarás que la página tiene el valor predeterminado de la fecha de hoy, pero puedes navegar fácilmente a cualquier otro día utilizando el icono del calendario que esta encima de la lista de días.

Iniciar un temporizador

Haz clic en el botón Nueva entrada. Elige el proyecto y la tarea más relevantes para tu actividad actual, agrega notas opcionales y haz clic en Iniciar temporizador. Tu pantalla debería lucir algo similar a esto:

Iniciar un temporizador continuación

Ahora que tienes un temporizador funcionando, veamos la sincronización automática que Harvest brinda para todos tus dispositivos. Descarga la aplicación Harvest desde la Mac App Store y ejecútala. Inicia sesión con tu cuenta de Harvest y verás que el temporizador que acabas de crear en la web se está funcionando en perfecta sincronización en tu aplicación nativa Mac.

Sincronización de temporizadores desde la web a la aplicación nativa

Haz doble clic en el temporizador dentro de la aplicación nativa para editarlo como mejor te parezca. Guárdalo y vuelve a Harvest en tu navegador. Actualiza la página y verás que los cambios realizados en la aplicación nativa aparecen en línea. Lo mejor de todo es que funciona igual de bien con todas las aplicaciones de Harvest, por lo que puedes rastrear el tiempo dondequiera que estés trabajando, con tu iPhone o dispositivo Android, o dentro de algunas aplicaciones web populares como Basecamp y Google Apps.

Edición del temporizador en la aplicación nativa
Observa que la nota aparece en el navegador web

Facturación desde tus hojas de horas

Es muy probable que hayas oído el viejo proverbio, "El tiempo es dinero". Bueno, mi parte favorita de Harvest es su capacidad para convertir mis horas laboradas directamente en dinero, con sus sencillas herramientas de facturación.

Para comenzar a crear una factura, puedes simplemente hacer clic en Facturas en la barra de navegación superior. Pero, antes de ir más lejos, te recomiendo ampliamente configurar algunos ajustes básicos haciendo clic en el vínculo Configurar en la barra de subnavegación. Verás un gran número de configuraciones que podrás utilizar para asegurar que tus facturas sean perfectas para tu negocio.

Crear facturas en Harvest

Deberías ajustar al menos estas configuraciones clave:

  • Información de la empresa: Tu factura representa tu marca. Así que asegúrate de que el nombre de tu empresa, el correo electrónico y las direcciones físicas estén debidamente completos.
  • Imagen: En la pestaña de Imagen, asegúrate de cargar un logotipo, marca la opción amigable de correo postal si es necesario y haz clic en Guardar imagen.
  • Pago en línea: Configura fácilmente tus medios de pago (como por ejemplo PayPal, Stripe) para permitir que estas facturas se paguen con tarjeta de crédito y más opciones en línea.
Creación de facturas en Harvest continuación

Ahora que tus parámetros están configurados, generemos tu primera factura. Haz clic en Resumen en el submenú de facturas. A continuación, haz clic en el botón Crear factura. Las respuestas predeterminadas para el Cliente y el Tipo de factura son excelentes, así que haz clic en Siguiente paso. Las respuestas predeterminadas para Horas facturables, Tipo de factura y Gastos también son perfectas, así que haz clic en Crear factura.

Por último, simplemente rellena el Asunto y haz clic en Guardar factura. Ahora puedes enviar la factura, imprimirla o guardarla como PDF. Y eso es todo: has convertido tu tiempo rastreado en Harvest en una factura en tan solo unos pocos clics, y la próxima vez te tomará aún menos.

La factura generada

Conclusión

Con suerte, ya te diste cuenta del poder de Harvest. Con solo unos pocos pasos, tendrás control sobre tus costos de mano de obra, tiempos y facturación. Y con algunas aplicaciones extra o integraciones adicionales con aplicaciones web que ya usas, podrás realizar un seguimiento del tiempo que tu equipo dedica al trabajo sin perder el tiempo de nadie. Es una gran herramienta, una que definitivamente deberías probar en tu negocio si aún no lo has hecho.

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