Inicio en la gestión de proyectos: Cómo abordar proyectos grandes

() translation by (you can also view the original English article)

Cuanto más grande sea el proyecto, más probable es que un trabajador independiente se sienta abrumado. Si no haces un buen trabajo al organizar los proyectos grandes, podrías incluso no cumplir con la fecha límite. Un retraso en la entrega podría significar la pérdida de tu cliente y tal vez incluso de tu reputación.

Hay algo mejor. Los principios de gestión de proyectos te ayudan a organizar los proyectos grandes, de modo que éstos se lleven a cabo sin problemas.

Primero, definamos gestión de proyectos. Según la Asociación de Gestión de Proyectos,

La gestión de proyectos consiste en la aplicación de procesos, métodos, conocimientos, habilidades y experiencia para lograr los objetivos de un proyecto.

La mayoría de los profesionales independientes entienden por qué el conocimiento, las habilidades y la experiencia son importantes para llevar a cabo sus proyectos. Pero algunos se resisten a la idea de usar procesos y métodos. Los artistas independientes a veces sienten que demasiada estructura les quita su creatividad.

Los trabajadores independientes deberían acoger con agrado los procesos y la metodología. En lugar de sofocar la creatividad, te permiten hacer más. Para la mayoría de nosotros, más trabajo hecho significa más ingresos. Eso es bueno. Además, tener buenas habilidades para gestionar proyectos te permite abordar proyectos de mayor envergadura como profesional independiente. Con las habilidades de gestión de proyectos, puedes dirigir a otros profesionales independientes y asumir más trabajo.

Los proyectos más grandes tienden a pagar más. Si puedes manejar proyectos grandes, valdrás más para tus clientes. También será más probable que hagas negocios de forma recurrente. De hecho, los gestores de proyectos tienen una gran demanda de proyectos corporativos y gubernamentales. Según una encuesta de Payscale.com, el salario medio de un gestor de proyectos en los EE.UU. en agosto de 2015 osciló entre $65.062 dólares y $85.971 dólares.

En este tutorial, te presentaré un pequeño resumen sobre la gestión de proyectos. Comenzaré comparando la metodología ágil y la metodología tradicional. A continuación, te proporcionaré métodos prácticos que puedes aplicar a tus propios proyectos independientes.

Comparación de procesos

Es importante entender que la gestión de proyectos es un campo enorme. Existen muchas metodologías de gestión de proyectos diferentes, algunas de las cuales están patentadas. Estas son solo algunas de las diferentes metodologías que existen:

Métodos ágiles
Magro (un método ágil)
Scrum (un método ágil)
Seis sigma
Métodos en cascada (también llamados Tradicionales)
PRINCE2 (popular en Reino Unido)

Cada una de estas metodologías tiene variaciones y submetodologías. No dejes que los nombres de todos estos métodos te confundan. Los gestores de proyectos corporativos necesitan entenderlos bien. Como profesional independiente, probablemente solo usarás uno de dos métodos: Ágil o en Cascada (también llamado Tradicional).

Los gestores de proyectos corporativos también utilizan algunos términos muy específicos. TechRepublic publicó una excelente lista de términos de gestión de proyectos en la que puedes referenciarte si te encuentras con un término con el que no estás familiarizado. Para este tutorial, nos centraremos en dos definiciones que quizás no conozcas:

Alcance:

...la forma en que describes los límites del proyecto; define lo que el proyecto logrará y lo que no logrará...
(TechRepublic)

Objetivos específicos:

...cualquier resultado tangible y mensurable que deba producirse como resultado del proyecto...
(TechRepublic)

Otros términos se explican o se definen por sí mismos en este tutorial.

Una de las primeras decisiones que tomarás como gestor de proyectos autónomo es si utilizar un proceso de gestión ágil o tradicional. En esta sección se comparan los dos tipos de procesos de gestión de proyectos. Esto te ayudará a decidir qué método funciona mejor para tu proyecto.

Elegir un proceso ágil

La gestión ágil de proyectos se basa en los doce principios del Manifiesto ágil. A menudo se utiliza para proyectos de desarrollo de software. He aquí algunas características de los proyectos que se adaptan bien a la gestión ágil:

El objetivo específico del proyecto no está bien definido o es probable que cambie.
El proyecto tiene entregas múltiples o por fases.
El proyecto tiene un número determinado de recursos.
El cliente está disponible durante todo el proceso.
El calendario es muy flexible.

Un ejemplo de un buen proyecto ágil es el lanzamiento de una nueva aplicación de software: La aplicación se lanzará por fases. Las funciones que deben estar presentes en la primera fase están definidas. Las características que deben estar presentes en la última fase aún no están bien definidas, y pueden cambiar con el tiempo. El cliente también quiere reuniones frecuentes para hacer intercambio de ideas.

Para saber más sobre el desarrollo ágil de proyectos, consulta los siguientes tutoriales gratuitos de Tuts+:

La metodología ágil es una gran elección para muchos proyectos. Pero algunos proyectos se gestionan mejor bajo un proceso más tradicional.

Elegir un proceso tradicional

En este tutorial, me enfoco en cómo la gestión de proyectos tradicional (o de cascada) te ayuda a manejar un proyecto independiente.

Aunque el proceso ágil es popular, hay momentos en los que un proceso tradicional tiene más sentido. He aquí las características de un proyecto que se adapta bien a la gestión de proyectos tradicional:

El alcance del proyecto está bien definido y no es probable que cambie.
El proyecto tiene una sola entrega.
Los recursos para el proyecto se pueden ajustar.
La participación del cliente en el proyecto es limitada después de que se acuerde el alcance.
La fecha límite o la fecha de entrega es fija y no modificable.
El cliente requiere la gestión de proyectos tradicional.

Un ejemplo de un proyecto tradicional es la creación de una tienda en línea, para una empresa, con unos pocos productos. No tiene sentido desarrollar el proyecto en fases porque el resultado final es conocido y es poco probable que cambie. El cliente te da los requisitos, pero quiere que te encargues a partir de ahí. De hecho, la disponibilidad del cliente durante el proyecto será limitada.

Gestión de proyectos tradicional

En esta sección se identifican las cinco etapas de un proyecto en el marco de un proceso de gestión tradicional. Las diferentes metodologías utilizan términos diferentes, pero lo que sucede en cada etapa es similar.

Roli Pathak, en su artículo de PM project-management.com, ofrece una buena descripción de las fases del proyecto tradicional:

Inicio
Plan
Ejecución
Control
Cierre

Explicaré cómo puedes aplicar cada fase a tu proyecto en la siguiente sección. Por ahora, veamos las ventajas y desventajas de la gestión tradicional de proyectos.

Ventajas del proceso tradicional

La gestión de proyectos tradicional permite al equipo trabajar con menos supervisión del cliente.
Hay menos cambios en el proyecto.
La gestión de proyectos tradicional incluye un alcance bien definido.

Desventajas del proceso tradicional

Es difícil procesar cambios.
El cliente está menos involucrado.

Ahora que tienes una visión general de la gestión de proyectos, estás listo para usarla.

Uso de la gestión de proyectos

Puedes aplicar un proceso de gestión de proyectos tradicional a tu proyecto independiente. Hice una adaptación de las etapas de la gestión tradicional de proyectos para los profesionales independientes. Aquí están las cinco, de nuevo, y una descripción de lo que sucede durante cada una para ti, el trabajador independiente:

Obtener requisitos (Inicio). El cliente expresa su interés en hacer un proyecto contigo. Comprueba que tienes los recursos básicos (incluyendo los subcontratistas) para realizar el proyecto. Solicita el alcance detallado del proyecto. Confirma también que tu comprensión del alcance coincide con la del cliente.
Plan. Estima la cantidad de esfuerzo que requiere el proyecto y programa el trabajo. Divide el proyecto en partes más pequeñas (lo que se conoce como estructura de desglose del trabajo) para crear un plan manejable. Establece tus objetivos internos y asegúrate de que tu plan cumple con los objetivos del cliente. Obtén un contrato o acuerdo firmado por el cliente y cobra el pago inicial.
Desarrollo (Ejecución). Tú (y cualquier trabajador que hayas contratado) haces las tareas principales del proyecto. Si eres un desarrollador web, aquí es donde construyes las páginas web. Si eres escritor, aquí es donde creas el borrador.
Revisión/prueba (Control). Durante el transcurso del proyecto, compara tu progreso con el plan. Si te atrasas, toma medidas para asegurarte de volver al plan previsto. Revisa tu trabajo durante esta fase para asegurarte de que no hay errores y que cumple con el alcance del proyecto. Si tienes un equipo, revisa el trabajo de los demás. Si no, revisa tu propio trabajo cuidadosamente. Omitir esta etapa podría dar lugar a un cliente insatisfecho y un montón de reelaboración. En el caso de proyectos de gran envergadura, es posible que necesites un experto independiente en la materia para que lo examine o lo pruebe.
Conclusión/Mantenimiento (Cierre). Entrega el proyecto al cliente. Cobra el resto de los honorarios del proyecto. Si el proyecto requiere apoyo y mantenimiento continuo, haz los arreglos necesarios para encargarte de ellos (por un costo adicional). Como trabajador independiente, es una buena idea pedir más trabajo en este momento.

A medida que avanzas en los pasos de la gestión de proyectos, necesitarás herramientas que te ayuden. Para proyectos pequeños y medianos, crea hojas de cálculo personalizadas para el proyecto utilizando herramientas como Google Sheets (gratis) o Microsoft Excel. Para proyectos más grandes, es posible que necesites una herramienta más compleja como Microsoft Project o Jira.

Si sigues el proceso de gestión de proyectos, probablemente te evites muchos problemas comunes.

Evitar los errores comunes de la gestión de proyectos

Para proyectos más grandes, el proceso de gestión te ayuda a evitar los errores habituales que suelen cometerse como trabajador independiente. He aquí siete problemas a los que se enfrentan a menudo los profesionales independientes y una explicación de cómo el proceso de gestión de proyectos ayuda en cada uno de ellos:

No entender lo que quiere el cliente. En el proceso de gestión de proyectos, el cliente acepta los requisitos (también conocidos como alcance) durante la primera fase. El alcance pasa a formar parte del contrato.
Subestimar el tiempo necesario para llevar a cabo el proyecto. Con la gestión de proyectos, tu estimación es más precisa porque se basa en un alcance más detallado.
Cobrar menos por el proyecto. Es menos probable que cobres menos por el proyecto porque tienes una estimación más precisa.
Retrasarse en las tareas y, en última instancia, entregar el proyecto después de la fecha acordada. Con un proceso de gestión de proyectos siempre sabes cómo va tu progreso según el cronograma.
Entregar un proyecto con problemas. La gestión de proyectos requiere que pruebes (o controles) tu trabajo. Es menos probable que entregues un proyecto con errores.
Malentendidos después de que el proyecto está listo. Como el alcance está claramente definido desde el principio, el cliente sabe exactamente lo que acordaste hacer.
No conseguir que el cliente te vuelva a contratar. Como parte de la fase final, pregunta al cliente si puedes manejar sus necesidades de apoyo o mantenimiento.

Después del proyecto

Incluso después de que hayas concluido y entregado el proyecto, no has terminado. Los mejores gestores de proyectos analizan los éxitos y fracasos de sus proyectos. Deberías hacer lo mismo.

Aquí hay algunas preguntas para cuándo termines tu proyecto:

¿El cliente estaba contento? Si no, ¿por qué no? (Puede que tengas que preguntarle.)
¿El proyecto se desarrolló según el tiempo previsto? Si no, ¿en qué momento se salió de lo previsto? ¿Qué causó que se saliera de lo previsto?
¿Fueron precisas las estimaciones de tiempo para cada tarea? Si no lo eran, ¿cuánto tiempo más fue necesario?
¿Qué aprendiste de este proyecto? ¿Qué desearías haber hecho de forma diferente?
Basándote en este proyecto, ¿necesitas invertir en más herramientas o en formación?

Guarda tus respuestas a estas preguntas y manténlas en un lugar seguro. Repasalas con los miembros de tu equipo. Mira dichas respuestas antes de empezar el próximo proyecto que hagas como profesional independiente para evitar cometer los mismos errores.

Después de un proyecto exitoso, pídele a tu cliente que te dé una recomendación mientras el trabajo está aún fresco en su mente. Los gestores de proyectos corporativos suelen saltarse este paso, pero es vital para los gestores de proyectos independientes.

Aquí hay algunos tutoriales Tuts+ que te ayudarán a pedir testimonios de clientes:

Conclusión

Este tutorial cubre un tema complejo, la gestión de proyectos tradicional, y lo hace accesible a profesionales independientes. No pretende ser un recurso exhaustivo sobre la gestión de proyectos. Tampoco aboga por el uso de la metodología tradicional para todos los proyectos independientes.

La gestión de proyectos es una esfera en la que la experiencia y las opiniones difieren. Algunos puntos clave que tienes que recordar si trabajas de forma independiente, son que debes planificar y organizar tus proyectos, y que hay métodos probados para ayudarte a hacerlo.

Además, ser capaz de gestionar proyectos aumenta tu valor como profesional independiente y te hace más rentable.

Fuentes

Crédito gráfico: Icono de gestión de proyectos diseñado por Matthew Roberts de Noun Project (Proyecto Noun).