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Cómo Administrar Mejor Proyectos de Equipo Con Quip

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Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Organizar proyectos es fácil cuando solo involucran una o dos personas que trabajan en el mismo edificio. Se envían unos cuantos emails, tienen la singular llamada telefónica, y tal vez ponen Documentos Word en una carpeta Dropbox compartida. Si algo serio necesita ser discutido, te tomarás el tiempo para reunirte cara a cara.

Demasiados negocios piensan eso solo porque enviar archivos Word funcionó en los primeros días, aún es la manera de proceder una vez que la organización ha crecido. Desafortunadamente, cuando agregas a un par más de personas a una cadena de email, los problemas comienzas a surgir. Nadie sabe quién han enviado email a quién o en donde están los archivos importantes, y es incluso más confuso si intentas acceder cualquier cosa desde tu smartphone. Se emplea tiempo de la compañía solo intentando administrar tus bandejas de entrada.

Es lo mismo cuando intentas agregar miembros de equipo de alrededor del mundo. No puedes solo vagar sobre el escritorio de alguien si está en una cafetería a 10,000 millas y a ocho zonas horarias de distancia. Los sistemas antiguos solo no pueden manejar este tipo de arreglo de trabajo.

Aquí es donde entra Quip.

Quip website
Página de inicio Quip.

Características de Quip.

Quip es una aproximación moderna a las herramientas que los equipos necesitan para colaborar y comunicarse. Si estás trabajando en un documento con tus compañeros de equipo, ¿por qué tendrías un hilo de email separado para discutirlo? ¿No es más sencillo solo tener un chat integrado en el documento? Y si quieres copiar a alguien en otro equipo, ¿no tendría sentido solo etiquetarlo en el documento en lugar de enviarle un lote nuevo de archivos?

quip overview
Documentos Vivientes de Quip.

Contestar "Si" a esas preguntas es lo que subraya el concepto de Documentos Vivientes de Quip. Es un paquete de productividad para equipos modernos construido en torno a documentos colaborativos.

Documentos Vivientes

Los Documentos Vivientes combinan texto, imágenes, hojas de cálculo, listas de tareas y más. Pueden ser usados para crear hojas de rutas de productos, documentación técnica, y cualquier otro documento que tu equipo necesite. Las listas de tareas colaborativas son grandiosas para ayudar a acelerar el desarrollo; puedes asignar a cada miembro del equipo tareas específicas, dar seguimiento al progreso y término.

Cada cambio hecho en un Documento Viviente es seguido en la Barra Lateral de Documento, que sirve también como chat de  equipo de documento específico. Los nuevos miembros de equipo pueden ponerse al corriente rápidamente.

Colabora en Cualquier Cosa Desde Cualquier Lugar

Estoy escribiendo esto en Tailandia, mi editor está en la Costa Este de los EU, y Envato Tuts+ está establecido en Australia; a lo largo de los último años, los equipos se han vuelto globales. Quip ha tomado esto en cuenta.

quip mobile
Con aplicaciones móviles, puedes trabajar en tus documentos Quip desde cualquier lugar.

Con Quip, puedes colaborar con tus miembros de equipo como si estuvieras sentado junto a ellos. Todos pueden editar el documento al mismo tiempo y usar la aplicación de chat en tiempo real.

No hay necesidad de que todos estén en el mismo cuarto virtual al mismo tiempo, Quip también soporta trabajar sin conexión, y tiene aplicaciones dedicadas macOS, Windows, iOS y Android. Los miembros del equipo pueden trabajar siempre en donde y cuando quieran. No importa si están iniciando sesión desde una Mac, iPad o incluso un iPhone---tienen acceso a todas las características de Quip. Pueden crear documentos, agregar comentarios, y hacer todo lo demás.

Quip incluso se comprometió a mantener paridad de características a lo largo de todos los dispositivos para que nunca haya ningún problema entre plataformas.

Herramientas Suplementarias Existentes

Mientras que Quip es más que capaz de reemplazar la mayoría de las herramientas de productividad existentes de tu compañía, no tiene que hacerlo. En su lugar, puedes usarlo para suplementarlas. Puedes ser notificado automáticamente cuando nuevo código sea agregado a tu cuenta GitHub o crear nuevos documentos desde el chat de Slack de tu equipo. Quip no es una app aislada; es una parte integrada de un sistema de productividad de equipo.

Quip Integrates with Other Apps
Quip se integra con otras apps.

Un Wiki Que se Construye a Si Mismo

Con Quip, todos en un equipo multi-funcional siempre pueden mantenerse en el ciclo. Tus especificaciones, hojas de ruta, listas de tareas, y todo lo demás está siempre actualizado. Así que todos saben exactamente qué está pasando y cómo las cosas están progresando en todo momento.

quip wiki
Con Quip, es fácil crear recursos.

Quip en Acción

Los proyectos normalmente comienzan con una idea. Después el equipo desarrolla un plan, asigna tareas, construye el producto, prepara la documentación de lanzamiento, y lo lanza al gran mundo malo. Quip encaja en cada paso.

Ya sea que estés solo rebotando ideas o creando una especificación detallada de producto, los Documentos Vivientes de Quip son la herramienta perfecta para usar. Todos en el equipo pueden pesar, y todas tus ideas grandiosas llevan seguimiento.

quip checklist
Una lista de verificación de tareas en Quip.

Una vez que tienes una idea, es tiempo de desarrollar una hoja de ruta y asignar tareas. De nuevo, Quip es una gran herramienta para usar. Las listas de tareas hacen sencillo asignar diferentes partes al proyecto para cada miembro del equipo. Puedes decidir cuales metas necesitan ser alcanzadas y ponerlas todas en un documento para que todos estén al día.

Cuando comienzas a desarrollar un nuevo producto, te vas a encontrar con problemas inesperados; una características que se veía fácil en papel es de hecho difícil hacerla funcionar. Con Quip, los miembros del equip pueden mantener a la par de cualquier dificultad que encuentran. Los bugs también pueden ser seguidos así que quien sea que esté en las labores de limpieza sabe que necesita arreglar.

task quip
Seguimiento de tareas en Quip.

Con el producto a punto de ser completado, es tiempo de asegurarse que todos en la organización entienden lo que has construido. El código sin documentar es una pesadilla si el proyecto alguna vez tiene que ser manejado por otras personas. Quip es el lugar perfecto para crear toda tu documentación de mejores prácticas, compartir consejos y trucos, y colaborar en los documentos de liberación.

Finalmente, es tiempo de lanzar. Quip puede ayudar al equipo entero a coordinar el gran día. Puedes asegurarte de que todo está funcionando y listo para ir (y que alguien ha tomado la champaña). Incluso después de tu lanzamiento, Quip puede ser usado para registrar retroalimentación del cliente y discutir formas de mejorar el producto.

Precio

Quip tiene un rango de niveles de precios para ajustarse a cualquier equipo. Si solo hay un par de personas trabajando en un proyecto pequeño, el plan Básico gratuito es perfecto. Quip solo almacena un historial de revisión de 30 días y un archivo de 1,000 mensajes suficiente para un ensayo universitario o presentación.

Las organizaciones que están trabajando en un proyecto más grande se pueden suscribir por $30 al mes para un equipo de cinco. Otros miembros extra pueden ser agregados por entre $10 y $12 al mes, dependiendo de si pagas mensual o anualmente.

Quip Pricing Tiers
Niveles de precios de Quip.

Las grandes compañías pueden sacar ventaja de los niveles de Negocios o Empresas. Cuestan $12 y $25 por usuario por mes respectivamente. Así como todas las características de los planes de Equipo, también obtienes controles de usuario, más seguridad, soporte para prioridad de email, y más.

Concluyendo

Quip es una manera poderosa para que colaboren equipos multi-disciplinarios. Todos son mantenidos en el ciclo en todo momento sin millones de emails enviados de ida y vuelta. Los documentos no se guardan como "PresentaciónFinalFinalFinal3" ni son enterradas en alguna carpeta Dropbox en algún lugar. En su lugar, todo lo necesario es mantenido accesible.

Si estás manteniendo un equipo, Quip podría ser la solución que necesitas.

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