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Presentaciones 101: Lo absolutamente básico en la Elaboración de una Presentación

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This post is part of a series called Presentation Fundamentals.
Jump-Start Guide to Essential Business Presentation Skills
Writing Speeches That Grab Your Audience From the Opening Sentence

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Las presentaciones no requieren PowerPoint, Keynote, o alguna aplicación específica. No requieren un proyector, un apuntador láser, o un apuntador grande. Y definitivamente no requieren viñetas, animaciones, ni audio.

Todo lo que necesitan es la información que quieres compartir, simplificada para mostrar un poco de información en la pantalla. Eso es todo.

No hay razón para que hacer una presentación deba ser un proceso desalentador. Aquí está todo lo que necesitarás para hacer una presentación perfectamente buena, en cualquier aplicación que tengas en tu computadora.

Lo Básico de la Presentación

Elaborar una presentación puede sonar intimidante, ya que colocar el material de una manera tan prolija requeriría de una habilidad artística, y por otro lado con mucha información en un paquete de diapositivas podría parecer que agruparla sería una tarea de por vida. Y todavía, no debería ser tan intimidante. Los PowerPoint de hoy son simplemente versiones actualizadas digitales de las presentaciones originales en retroproyector que datan de la Segunda Guerra Mundial y de los proyectores de diapositivas de un par de décadas después. Los dos fueron, de nuevo, una versión actualizada de otra idea-un poster de gran dimensión en el que se podía señalar con un apuntador mientras hablabas.

Sorprendentemente, la primera versión de PowerPoint ni siquiera fue diseñada para elaborar presentaciones digitales para ser mostradas en un proyector desde tu laptop. En cambio fue diseñado como una forma simple de realizar transparencias en la computadora y luego mostraras en un proyector, o quizá imprimieras en papel y las mostraras en un rotafolio. Esa primera versión solo tenía unas cuantas herramientas, incluyendo texto y formas básicas, pero fue suficiente para Microsoft adquirir la compañía que lo creó por $14 millones.

Los PowerPoint y Keynote de hoy tienen muchas más características que las aplicaciones de presentaciones de antaño que comenzaron este rubro, pero las bases de una presentación no han cambiado. Todo lo que realmente necesitas para una presentación es una vista nítida del texto e imágenes que quieres compartir en una pantalla. Los fondos no son realmente necesarios, y con mayor frecuencia son simples distracciones y hacen el texto más difícil de leer. Animaciones y transiciones pueden ser agradables, pero tampoco son necesarias, mientras puedas cambiar fácilmente de una diapositiva a la siguiente.

Así que todo lo que realmente necesitas para hacer una presentación pudiera ser la aplicación Paint integrada en una PC. Agregarías texto e imágenes, guardas cada "diapositiva" como una imagen individual en tu computadora, luego las abres a pantalla completa con la aplicación Photo Viewer. Voila, tienes toda una presentación. Pudieras hacer lo mismo con prácticamente cualquier aplicación gráfica y-con resultados un poco peores-pudieras hacer algo similar al poner texto grande y fotos en páginas individuales en cualquier procesador de palabras básico-incluyendo aplicaciones integradas como TextEdit y WordPad-y una rápida exportación a PDF que luego es abierto en tu lector de PDF en pantalla completa. Para las presentaciones más básicas, literalmente no hay necesidad de una aplicación especializada para presentaciones.

Por eso las características de una presentación se están reduciendo en todo tipo de aplicaciones ya que nunca las esperarías incluir. Evernote recientemente agregó un modo de presentación básico que convierte tus notas, imágenes  y más en una presentación básica y precisa. Draft, la herramienta de escritura online, acaba de añadir una herramienta similar para convertir un documento de texto plano en una presentación, y Deckset es una aplicación de Mac que próximamente hará algo similar.

Verdaderamente, verdaderamente no necesitas tanto para una presentación.

El Material que Si Necesitas.

Ahora, todo lo que se necesita es hacer tu presentación, en la aplicación que gustes. Si tienes PowerPoint o Keynote, continúa y úsalas-o usa sus contrapartes online gratuitas, o Google Docs Presentations. O, quizá, solo usa cualquier aplicación gráfica como se mencionó anteriormente. Cualquiera que sea la forma, las únicas cosas en las que necesitas enfocarte son las esenciales: un fondo básico decente, tus imágenes y otras gráficas que incluirás para hacer señalamientos, y-lo más importante-tu texto. Ninguna otra cosa importa.

Comienza con un simple diseño de diapositiva, y manos a la obra. Un color liso, con un color de fuente contrastante, es suficiente. Posteriormente, si quieres incluir gráficos, asegúrate de que se puedan apreciar a la distancia, y luego decide el orden en el que vas a incluirlas.

Ahora, enfócate en tu texto, la parte más importante de tu presentación. Guy Kawasaki hizo famosa la frase de que PowerPoint debería adherirse a la regla de 10/20/30: 10 diapositivas, mostradas durante 20 minutos, usando al menos una fuente de 30 puntos. Las primeras dos reglas son magníficas para no perder la atención de tu audiencia, pero la última es crucial si quieres que las personas puedan rápidamente captar lo que dicen tus diapositivas. Utiliza la fuente más grande posible-mucho más grande de los 30 puntos funciona bien, también-y simplifica tus conceptos a los más básico para que puedan comunicarse con las menos palabras posibles. Y no hay necesidad de apegarse al típico título más grande y viñetas más pequeñas en tus filminas. Sino que puedes hacer que cada filmina muestra solo una idea, presentada con una fuente grande, para ocupar el mayor espacio posible.

Finalmente, necesitarás una simple forma de realizar la presentación. Cada aplicación de presentaciones-incluídas las aplicaciones web-te dejan ejecutar tu presentación a pantalla completa con solo una pulsación, típicamente en un pequeño botón Present (Presentar) en la parte inferior de la pantalla. Si eliges hacer una presentación no tradicional con imágenes individuales como diapositivas, entonces sólo abre el conjunto de "imágenes" en tu aplicación de visor de fotos. Todo lo que necesitarás entonces es pulsar las teclas de las flechas para proceder a tu presentación, no importa que aplicación estés utilizando. Pudieras usar animaciones y transiciones, pero no son necesarias. Lo que es necesario es la información que estás tratando de compartir, y éstos pasos son todos lo que necesitarás para hacer eso.

Hay una cosa más: el dispositivo que estás usando para compartir tu presentación. La elección obvia es una laptop conectada a un proyector. Aunque por supuesto, no es ni mucho menos la única forma. Pudieras reproducir tu presentación en casi cualquier dispositivo hoy en día, y puedes hacerla en herramientas similarmente simples incluso en una tablet o un teléfono. Lo importante-texto grande e imágenes en una vista a pantalla completa-funciona universalmente.

Y eso es todo.

Podría sonar descabellado, pero eso es realmente todo lo que necesitas para una presentación. Las alternativas a PowerPoint y Keynote, e incluso sus propias aplicaciones web, no son tan sofisticadas y no incluyen todas las espectaculares animaciones, herramientas para gráficos y diagramas, y otras cosas más  que quizá esperarías. Pero entonces, todo eso no es necesario para una presentación.

Lo que es necesario son tus ideas, simplemente presentadas, y tus habilidades para hablar que llevarán tu mensaje a la audiencia. Para eso, asegúrate de revisar nuestros más recientes tutoriales de Tuts+ business sobre presentaciones que te ayudarán a hacer la mejor de tus presentaciones, sin importar que aplicación utilices:

Recursos

Crédito Gráfico: ícono de Presentación diseñado por Alexander Bickov del Proyecto Noun. El ícono de Idea diseñado por Joe Harrison del Proyecto Noun.

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