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¿Qué es Smartsheet y cómo lo uso para elaborar hojas de cálculo?

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Smartsheet es un software de gestión online que brinda a los negocios una manera innovadora para colaborar en proyectos y procesos. De acuerdo a Forbes.com

"Smartsheet ahora es utilizado por el 72% de las compañías que figuran en la lista Fortune 500".

Así que si tienes un negocio, tiene sentido aprender más sobre cómo utilizar Smartsheet.

Smartsheet Homepage
Esta es la página principal de Smartsheet.

Querrás específicamente aprender más sobre esta herramienta si usas hojas de cálculo o datos de seguimiento. En este artículo responderemos las preguntas:

  • ¿Qué es Smartsheet?
  • ¿Cuáles son algunas funciones básicas de Smartsheet?

También cubriremos las diferencias entre Smartsheet vs Excel y Smartsheet vs Hojas de cálculo de Google. Este artículo también aborda cómo iniciarse en el software Smartsheet. Entonces, si quieres saber más sobre Smartsheet, ¡sigue leyendo!

¿Qué es Smartsheet?

What Is Smartsheet
Smartsheet es una aplicación web que reside en la nube.

La aplicación de Smartsheet es un software online para mantener un registro de gestión de proyectos, monitoreo y gestión de tareas. Se enfoca en los aspectos colaborativos de gestión de proyectos. Es diferente a las herramientas tradicionales de gestión de proyectos que se enfocan en horarios y tareas para un único usuario.

Las funciones clave del software Smartsheet son planeación, dar seguimiento, automatizar y emitir reportes sobre el trabajo. Se ha popularizado tanto que muchas compañías incluidas en la lista de Fortune 100 utilizan la aplicación.

Como parte del aspecto de colaboración, Smartsheet te permite invitar a otros a actualizar tu hoja, aún si no cuentan con una licencia. También puedes enviar los reportes de tu equipo, guardarlos en los formatos de PDF, Excel y Hojas de cálculo de Google. Una buena característica que tiene Smartsheet es que puedes controlar los niveles de permiso. Así que, cuando le permitas acceso a otra persona, puedes controlar si puede editar y hacer cambios o solo ver.

El software de Smartsheet está basado en la nube, lo que significa que ahí se guarda toda tu información. Esto te permite acceder a la aplicación desde diversos dispositivos si lo requieres. Incluso tiene una aplicación que puedes utilizar en un dispositivo móvil. O sea que si estás viajando, aún puedes acceder a Smartsheet y a tus datos.

¿Por qué utilizar Smartsheet?

Smartsheet puede ahorrarle tiempo a una compañía porque enviará correos electrónicos automáticamente a tu equipo para recordarles que está pendiente una tarea de un proyecto. Compartir el estado de un proyecto con los miembros de tu equipo o supervisores. Esto facilita saber lo que se está completando sin tener que enviar un correo electrónico para verificar el progreso de los miembros de tu equipo. Este aspecto de colaboración de Smartsheet significa enviar menos correos electrónicos a los compañeros de trabajo para conocer información.

También te permite trabajar como equipo al invitar a otros miembros a colaborar en una hoja. Esto significa que pueden ver la hoja, editarla o ejecutar otras tareas en base a los permisos que les concediste.

Smartsheet también te permite configurar notificaciones automatizadas. Por ejemplo, puedes configurar una automatización que envíe un mensaje para actualizar un formulario a las personas que tienen una asignación y trabajar en diversas tareas. Dentro de la fila de la hoja, puedes tener discusiones de grupo y adjuntar archivos. Smartsheet también te deja compartir la hoja mediante URL. De esa manera, cualquiera a quien le hayas concedido permiso para acceder puede verla.

Smartsheet vs Excel vs Hojas de cálculo

Tal vez ya tengas Excel u Hojas de cálculo de Google y quieras saber la diferencia. Cubriremos Smartsheet vs Excel y Smartsheet vs Hojas de cálculo de Google. Observa el siguiente gráfico para notar algunas de las diferencias:

Smartsheet Excel Hojas de cálculo
Diagrama de Gantt integrado en la hoja No No
Características de colaboración (incluyendo la columna Predecesoras) No Sí (no columna Predecesoras)
Puede adjuntar un archivo a una fila de hoja No No
Puede ver recursos de proyecto de forma cruzada, resúmenes y buscar en múltiples hojas de cálculo No No

¿Cuáles son los elementos básicos de Smartsheet?

Todo en Smartsheet comienza con una hoja. Una hoja es una hoja de cálculo personalizable. Puedes seleccionar una plantilla o comenzar con una nueva hoja, eligiendo entre diversos tipos. Cada hoja tiene diferentes vistas como:

  • formato de cuadrícula (muy similar a una hoja de cálculo tradicional)
  • gestión de proyectos con un diagrama de Gantt (muy similar a una plantilla base de Microsoft Project)
  • un formato de tarea
  • vista de tarjeta (funcionará con la metodología ágil de proyectos

Smartsheet tiene plantillas preelaboradas igual que Excel. Por ejemplo, si estás realizando un tipo común de hoja de cálculo como Gestión de campaña de marketing, entonces podrías usar la plantilla.

Para acceder a la plantilla preelaborada de Smartsheet, solo dirígete al centro de soluciones.

Smartsheet tiene cinco tipos de hojas según para lo que vayas a utilizar Smartsheet. Exploremos cada tipo de hoja:

1. Cuadrícula

Es muy similar a las tradicionales hojas de cálculo. Podrías utilizar la hoja de cuadrícula para cualquier proyecto que necesites porque es realmente flexible.

2. Proyecto

La hoja de Proyecto incluye las siguientes columnas:

  • Nombre de la tarea
  • Duración
  • Inicio
  • Finalizar
  • Predecesoras
  • Asignada a
  • % completado
  • Comentarios
  • Diagrama de Gantt tradicional

La columna Predecesoras hace a Smartsheet más utilizable para gestión de proyectos. Enlaza tu tarea a todas las tareas previas que deban hacerse primero. Luego, si una tarea previa se retrasa, la hoja automáticamente ajusta la fecha del proyecto en cada tarea respecto al tiempo de retraso.

La hoja de Proyecto es magnífica si tienes muchos proyectos diferentes y quieres un gráfico de Gantt respecto a la fecha en que deben completarse y el tiempo en el que se espera concluyan. Si estás usando Microsoft Project, fácilmente puedes importar tu proyecto en Smartsheet.

3. Lista de tareas

Otra hoja es la lista de tareas, que incluye seis columnas:

  1. Nombre de la tarea
  2. Fecha de vencimiento
  3. Listo
  4. Asignada a
  5. Estado y comentarios

Sería fabuloso utilizar la lista de tareas si tienes proyectos asignados a diferentes miembros de tu equipo y quieres ver el estado de cada proyecto.

4. Formulario

El formulario es para cuando envías una idea sobre un nuevo proyecto. Enviarías el formulario y podría añadirse a una hoja de solicitudes.

5. Tarjetas

A continuación tenemos la hoja de tarjetas. Tiene cuatro columnas principales donde puedes añadir tarjetas en cada una de las columnas. Las columnas son:

  • Backlog
  • Planificación
  • En progreso
  • Completo.

Esta hoja es magnífica si tienes más de un proyecto para tu equipo o si estás utilizando la metodología ágil del proyecto. Esta tarjeta te permitiría ver el progreso de esos proyectos, sprints o tareas.

Informes y paneles

Otras herramientas que se incluyen en el software Smartsheet son los informes y los dashboards o paneles.

Los reportes son maneras de representar datos de una o más de tus hojas en un formato fácil de leer. Se realizan de manera sencilla. Smartsheet te guiará adecuadamente cuando hagas clic en crear un informe.

Un panel es una página web utilizada para presentar tus datos a una audiencia amplia. Usando widgets, puedes:

  • añadir métricas
  • convertir estadísticas en gráficos a color
  • añadir una buena cantidad de texto
  • incorporar enlaces rápidos a sitios importantes
  • incluir algunos de los reportes que creaste
  • incluso incrustar un video de YouTube

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Cómo iniciarse en Smartsheet

Ahora que has leído qué es Smartsheet y sus diferencias con otros programas, vamos a cubrir cómo iniciarse en él. Primero, abordaremos cómo crear una hoja. Smartsheet tiene diversos tipos de hojas dependiendo de lo que necesites. Ya mencionamos los tipos de hojas en la sección de los elementos básicos.

1. Crea una hoja

Para crear una hoja, decide qué hoja quieres usar según el propósito de la misma. Para este tutorial, usaremos la hoja de Cuadrícula para crear una lista de tareas con personas asignadas a ellas. Después de que selecciones Cuadrícula, se te pedirá un nombre para tu nueva hoja.

Después de que hayas nombrado tu hoja, querrás utilizar la columna primaria para tu información clave. Por ejemplo, podrías nombrar la columna primaria "Nombre de la tarea" o "Identificador de cliente". Para renombrar la columna primaria, haz doble clic en el encabezado de la columna.

Column Heading Name
Cómo cambiar el nombre del encabezado de la columna.

2. Nombra tus columnas

A continuación, añade nombres a tus otras columnas. Para hacerlo, haz doble clic en la celda que tiene la leyenda Columna 2. Esto hace aparecer el menú Editar propiedades de la columna.

Posteriormente, selecciona Lista de contacto. Esto te permite añadir contactos al proyecto. Los nombres se rellenan automáticamente cuando comienzas a escribir si has añadido contactos a tu lista Contactos de Smartsheet. Si no has añadido los nombres de contactos a Smartsheet, tendrás que introducir el nombre del contacto y la dirección completa del correo electrónico.

Column Properties Menu
Cómo editar las propiedades de la columna

3. Añadir fechas

Las siguientes columnas a realizar son las de la fecha de inicio y la fecha esperada para la conclusión. Haz doble clic en la celda superior para que aparezca el menú de la propiedad. Selecciona Fecha del menú. Esto te permite añadir fechas que necesitas.

Smartsheet te da la opción de limitar a fechas exclusivamente. Esto evitaría que otro usuario escribiera por ejemplo, "desconocido", en lugar de seleccionar una fecha del selector de fechas.

4. Añade listas desplegables

How to Add Drop-Down Lists
Cómo añadir listas desplegables

Para una columna de estado, puedes añadir listas desplegables. Muestran si las tareas del proyecto se están ejecutando. Ejemplos de estados de una lista desplegable podrían incluir Iniciada, Pausada, Cancelada, etc.

5. Añade símbolos

Si quieres que un símbolo muestre la salud de la tarea, selecciona símbolos desde el menú Propiedades de la columna. Puedes escribir una fórmula en la columna de símbolos para poner automáticamente un símbolo en la celda para el estado.

How to Add Symbols
Cómo añadir símbolos.

Por ejemplo, si estás monitoreando los pagos de factura de un cliente, puedes escribir una fórmula que pondría un círculo rojo en el campo si el cliente no ha pagado la factura en más de 30 días. Añadiría un círculo amarillo en el campo si el cliente no ha pagado la factura en un lapso de 15 a 29 días y un círculo verde en el campo si el pago no encaja en las dos opciones anteriores.

Dependiendo del plan que tengas en Smartsheet, puedes acceder a diferentes características. En el plan individual, no tienes acceso a Registro de actividades. La función Registro de actividades da seguimiento a la actividad en la hoja, como los cambios que se han producido.

6. Añade elementos a tus contactos de Smartsheet

Añadir contactos a tus hojas de Smartsheet es importante porque te ayudará a asignar fácilmente personas a las tareas. Tener contactos también hace que el sistema de notificaciones funcione mejor.

Smartsheet Contacts
Cómo introducir contactos en Smartsheet

Para añadir elementos a tus contactos en Smartsheet, haz clic en el ícono de tu perfil en la esquina superior derecha. Esto genera que se despliegue un menú. Desde ese menú desplegable, selecciona la opción Mis contactos de Smartsheet. Puedes elegir importar tus contactos o introducirlos manualmente.

Conclusión

Ahora sabes las respuestas a:

  • ¿Qué es Smartsheet?
  • ¿Qué es la aplicación de Smartsheet?
  • ¿Por qué utilizar Smartsheet?

También has aprendido los elementos básicos de Smartsheet y has comparado Smartsheet vs Excel y Smartsheet vs Hojas de cálculo de Google. Además, te hemos mostrado algunos pasos sencillos para utilizar Smartsheet. Estás listo para comenzar.

¿Ya tienes Smartsheet? ¿Qué te gusta de la aplicación Smartsheet? Permíteme saberlo en la sección de comentarios a continuación.

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