Banyak sistem email seperti Gmail, Yahoo !, dan Outlook memungkinkan penggunaan untaian/thread email. Apakah anda menjalankan bisnis anda sendiri atau bekerja untuk perusahaan, pesan berulir adalah alat yang hebat untuk memastikan setiap orang di tim anda mengetahui informasi proyek terkini.

Dalam tutorial ini, saya memberi anda sembilan praktik terbaik untuk menyiapkan dan menggunakan thread email dengan benar, sehingga anda dapat terus melakukan percakapan, dan memastikan anda hanya mengirim pesan penting ke anggota tim yang perlu anda hubungi.

Catatan: Meskipun tutorial ini menggunakan versi desktop dari Gmail untuk menggambarkan prinsip email grup ini, banyak di antaranya yang juga berlaku untuk sistem email populer lainnya.

Apa itu Thread Email?

Thread email memperlakukan email terkait seperti diskusi dengan menyimpan email terkait bersama di kotak masuk anda. Di Gmail, semua yang perlu anda lakukan untuk membuat diskusi berulir adalah dengan menekan Balas ke semua saat menjawab email.

Hati-hati saat menggunakan thread percakapan email. Di Gmail jika anda dapat mengubah baris subjek saat membalas email, email dengan baris subjek yang diubah menjadi untaian baru.  Pesannya bukan lagi bagian dari thread asli, meski itu terkait dengan topik

Banyak profesional bisnis menyukai sistem thread email dan mendorong penggunaannya karena alasan berikut:

• Mengurangi kekacauan kotak masuk email. Tanpa email, jika anda memiliki email asli dengan sepuluh balasan, anda akan melihat 11 pesan berbeda di inbox email anda. Bila anda menggunakan grup email thread anda hanya melihat email asli di kotak masuk anda dengan jumlah balasan dalam kurung di sebelahnya.
• Menyimpan email terkait bersama. Sebagian besar dari kita menerima banyak email. Mudah sekali melewatkan email penting atau kehilangan jejak tentang apa yang sedang dibicarakan oleh pengirim.
• Menyimpan semua informasi. Banyak proyek menggunakan tim. Dengan email berulir, pemimpin tim dapat menjawab pertanyaan dan semua orang di tim melihat pertanyaan dan tanggapan tersebut.

Email di atas adalah percakapan berulir tentang Proyek XYZ seperti yang muncul di kotak masuk Gmail. Ada empat peserta dalam percakapan meski hanya tiga tampilan. Ada enam pesan di thread seperti yang ditunjukkan oleh angka 6 dalam kurung setelah daftar peserta.

Meski memiliki kelebihan, bisa jadi ada beberapa kelemahan email berulir. Berikut adalah beberapa hal:

• Daftar distribusi terlalu besar. Jika orang yang tidak berkepentingan ditambahkan ke thread, itu bisa mengganggu orang-orang dan menyebabkan thread terisi dengan pertanyaan.
• Benangnya terlalu panjang. Terkadang sebuah thread menjadi begitu lama sehingga dibutuhkan selamanya untuk menggulir ke awal dan mengikuti keseluruhan percakapan.
• Beberapa sistem email tidak mendukung thread. Jika anda mengirim email berulir ke anggota tim yang sistem emailnya tidak menggunakan thread, itu akan muncul sebagai email baru di sistem mereka.

Kami akan membahas beberapa kekurangan ini di tutorial ini dengan daftar praktik terbaik kami. Untuk saat ini, mari kita lihat cara membuat dan menggunakan threading email.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang semua jenis email, lihat pilihan tutorial email kami di Envato Tuts+.

Cara Menggunakan Thread Email

Ada tiga teknik dasar yang perlu anda pahami untuk menggunakan thread email:

1. Bagaimana mengaktifkan atau mematikan thread email.
2. Bagaimana mengubah penerima thread email.
3. Cara membungkam thread email.

Mari kita periksa masing-masing teknik ini secara terpisah. Berikut adalah panduan cepat untuk beberapa dasar thread Gmail:

Cara mengaktifkan atau menonaktifkan Thread Email

Jika anda menggunakan Gmail, anda beruntung. Pesan berulir (threaded message), yang disebut juga tampilan percakapan (conversation view), adalah defaultnya. Untuk mengaktifkan pesan berulir pada (atau nonaktif), ikuti langkah-langkah ini:

Klik pada tombol Settings di bagian kanan layar untuk menampilkan menu Settings.

Geser kebawah hingga pilihan Conversation View. Pilih tombol bulat untuk mengaktifkan atau mematikan Conversation View.

Banyak sistem email lain juga memungkinkan anda menggunakan pesan berulir. Di Yahoo! Mail, misalnya, prosesnya sangat mirip dengan Gmail. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pesan berulir dengan memilih untuk mengaktifkan (atau menonaktifkan) percakapan melalui menu Settings.

Bagaimana Mengubah Penerima Email Thread

Anda mungkin menyadari bahwa anda telah meninggalkan seseorang dari percakapan berulir yang harus disertakan. Atau, anda mungkin ingin menghapus seseorang dari untaian karena mereka tidak lagi mengerjakan proyek ini.

Jika anda menggunakan Gmail, menambahkan penerima atau menghapus penerima dari untaian email mudah dilakukan. Anda hanya perlu mengedit field Cc sebelum mengirimkan balasan berikutnya ke thread.

1. Tambahkan Kontak

Berikut adalah cara menambahkan kontak ke pesan berulir di Gmail:

Klik Balas ke semua di bagian bawah pesan.

Klik di mana saja di bidang di mana alamat emailnya sehingga anda dapat melihat kolom Ke dan kolom Cc. Selanjutnya, klik pada Cc untuk menampilkan daftar kontak anda. Terakhir, pilih kotak centang di sebelah kontak yang ingin anda tambahkan ke thread pesan.

Kemudian ketik dan kirim pesan seperti yang biasa anda lakukan

2. Hapus Kontak

Berikut cara menghapus kontak dari pesan berulir di Gmail:

Klik Balas ke semua di bagian bawah pesan. Selanjutnya, klik di mana saja di bidang di mana alamat emailnya sehingga anda melihat kolom Ke dan kolom Cc. anda juga harus melihat daftar alamat email dengan "x" setelah setiap nama.

Klik pada "x" di belakang nama orang yang ingin anda hapus dari thread. Ketik dan kirim pesan seperti biasa.

Perhatian: Jika anda menghapus seseorang dari untaian email orang tersebut berhenti menerima pesan dari untaian. Mereka tidak akan tahu mereka telah dihapus atau memiliki kesempatan untuk meminta untuk disertakan. Sebelum menghapus seseorang dari percakapan berulir, ada baiknya anda memeriksa dan menanyakan apakah mereka bersedia dihapus.

Tip: Anda dapat mengirim email pribadi ke dalam sebuah thread dengan menghapus semua penerima kecuali orang yang anda inginkan untuk menerima pesan tersebut. Bila anda siap mengirim pesan ke semua penerima lagi, cukup pilih Balas ke semua dari pesan sebelum pesan pribadi. (Jika memilih Balas ke semua dari pesan pribadi, hanya penerima tunggal yang menerima pesan baru.)

Cara Membungkam Percakapan Berulir

Bagaimana jika anda disertakan dalam percakapan berulir, tapi beristirahat sejenak dari proyek selama beberapa minggu? anda mungkin tidak ingin menerima email proyek saat anda sedang berlibur.

Dengan Gmail (dan banyak sistem email lainnya), anda dapat membungkam percakapan berulir. Membungkam percakapan berarti anda tidak akan melihat pesan yang terkait dengan percakapan.

Ketika anda kembali bekerja dan siap untuk bergabung kembali dengan proyek, anda dapat mengaktifkan percakapan tersebut.

Berikut cara membisukan percakapan di Gmail:

Buka kotak masuk Gmail anda dan pilih pesan yang ingin anda nonaktifkan. Selanjutnya, klik tombol More ke bagian atas kotak masuk anda.

Klik pilihan Mute pada bagian bawah menu pop up

Maka percakapan akan disingkirkan dari bagian Primary di inbox anda.

Sama mudahnya untuk mengembalikan percakapan:

Klik pilihan More di sebelah kiri kotak masuk anda. Ini berada di bawah opsi Draf. Selanjutnya, klik opsi All Mail. Kemudian semua pesan akan ditampilkan, termasuk pesan yang ada dalam folder konsep dan folder yang telah diredam.

Pilih pesan yang ingin anda nyalakan dan klik tombol More. Selanjutnya, pilih opsi Unmute di bagian bawah menu popup. Percakapan ini ditampilkan di kotak masuk anda pada saat pesan ditambahkan ke dalamnya.

Jika anda tidak ingin menunggu pesan baru melihat percakapan di kotak masuk anda, pilih pesannya dan klik opsi Pindahkan ke Kotak Masuk.

9 Praktik Terbaik untuk Thread Email Grup

Mari pelajari beberapa praktik terbaik untuk pesan berulir:

1. Setel Aturan Dasar

Jika anda akan menggunakan pesan berulir, cara terbaik untuk memulai adalah dengan menetapkan peraturan dasar. Hubungi pertemuan anggota tim dan diskusikan bagaimana pesan berulir itu digunakan. Mengatasi masalah seperti seberapa sering mengirim pesan, kapan harus menambahkan kontak, dan jenis pesan apa yang tidak boleh disertakan dalam thread.

Jika anda tidak dapat bertemu dengan tim anda, pertimbangkan untuk mengirim peraturan dasar sebagai pesan pertama anda dalam percakapan grup. Ingatlah bahwa jika itu adalah pesan pertama anda, ini akan ditampilkan di bagian bawah pesan berulir di Gmail. Anggota harus menggulir ke bawah untuk merujuknya.

2. Tetap pada Topik

Salah satu alasan thread pesan terlalu lama adalah anggota tim menyimpang dari topik asli percakapan. Bila anda menetapkan peraturan dasar, pastikan untuk menekankan pentingnya tetap berpegang pada topik.

Anggota hanya boleh menambahkan pertanyaan saat mereka mempengaruhi lebih dari satu orang. Pertanyaan pribadi seperti "Bisakah saya ijin di sore hari untuk pergi ke dokter?" pesan tersebut tidak menambahkan nilai pada percakapan itu. Pesan ini tidak boleh disertakan dalam percakapan email. Mereka sebaiknya dikirim sebagai pesan langsung ke penerima yang dituju.

3. Hindari Terlalu Banyak Balasan

Terlalu banyak balasan bisa mengacaukan thread dan membuatnya lebih lama dan sulit untuk diikuti. Saat anda menetapkan aturan dasar, tentukan seberapa sering pesan harus dikirim. Sebagai contoh, sebagian besar proyek mendapat keuntungan saat status mingguan ditambahkan ke thread percakapan.

Satu kata balasan seperti "Terima kasih," "Oke," atau "Mengerti" hanya menambah sedikit nilai percakapan. Jika setiap orang di tim beranggotakan lima mengirim pesan seperti itu yang akan menambahkan lima pesan baru ke untaian percakapan.

4. Tambahkan kontak dengan hati-hati

Orang-orang yang mengikuti pesan anda adalah peserta anda. Orang-orang ini bisa saling melihat nama dan alamat emailnya. Inilah orang-orang yang berperan dalam percakapan.

Mungkin ada saat-saat anda ingin seseorang melihat percakapan, tapi jangan bergabung. Misalnya, anda mungkin ingin atasan anda melihat thread email meskipun atasan anda tidak terlibat langsung dalam proyek. Menambahkan seseorang ke lapangan Bc memungkinkan orang tersebut untuk melihat percakapan tanpa orang lain menyadarinya.

5. Gunakan Tool Email

Tool email dapat membantu anda mendapatkan lebih banyak dari sistem email anda. Manfaatkan pengaya email ini kapan pun anda merasa terbantu. Berikut adalah dua contoh alat email yang berguna:

• Rapportive. Aplikasi ini memungkinkan anda melihat informasi LinkedIn dari dalam kotak kontak Email. Rapportiveterintegrasi dengan banyak sistem email, termasuk Gmail.
• Boomerang.Aplikasi add-on Gmail ini memungkinkan anda menjadwalkan email untuk dikirim di lain waktu. Boomerang sangat membantu tim yang ingin mengontrol saat anggotamenerima pengumuman.

6. Saring ke Folder

Folder (disebut label di Gmail) adalah cara mudah untuk melacak email terkait proyek anda. Anda dapat menyaringnya ke label (folder). Label anda ditampilkan di sisi kiri kotak masuk anda. Anda juga dapat mengaturnya untuk ditampilkan di bagian atas kotak masuk  anda.

Alih-alih kotak masuk anda, pesan terkait proyek anda akan langsung masuk ke folder proyek anda.

Jika anda memiliki banyak percakapan, label dapat membuat arsip anda tetap teratur. Berikut cara memasang label di Gmail:

1. Buka kotak masuk dan pilih pesan berulir yang ingin anda sisipkan ke folder
2. Dengan pesan yang dipilih, buka dengan mengklik tombol Label di atas pesan.

Pilih pilihan Manage labels dari menu pop up. Ketika folder terbentuk, ketik nama untuk folder anda.

Semua pesan email masa depan dalam thread percakapan ini akan dikirim ke label proyek (folder) yang anda buat.

7. Jadilah Profesional

Setiap kali email digunakan, ada godaan untuk merespon dengan cepat dan tanpa berpikir. Anda mungkin juga membiarkan emosi menyelinap ke dalam diskusi tanpa menyadarinya, yang dapat mempengaruhi moral tim.

Selalu tinjau tanggapan email anda sebelum menambahkannya ke thread. Ingat, email yang tidak profesional memberi anda cerminan yang buruk.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara membuat email profesional, tinjau ulang tutorial Envato Tuts + tutorial ini:

• 
  Penilitian
  Cara Menulis Email yang Jelas dan Profesional
  David Masters
• 
  Komunikasi
  Apakah anda Membuat Kesalahan Email ini?
  David Masters
• 
  Email
  Bagaimana Menguasai Format Email Bisnis yang Tepat - dan Hindari Bencana Profesional
  Laura Spencer

8. Hapus Pesan yang Tidak Terkait

Terlepas dari upaya terbaik anda, beberapa pesan yang tidak terkait dapat masuk ke dalam percakapan grup. Jangan khawatir. Banyak sistem email seperti Gmail dan Yahoo! Mail memungkinkan anda menghapus pesan yang tidak diinginkan dari thread tanpa menghapus seluruh percakapan.

Berikut cara menghapus pesan yang tidak diinginkan menggunakan Gmail:

1. Buka email dan gulir ke pesan yang ingin anda hapus.
2. Klik pada pesan untuk membukanya.
3. Klik panah bawah di sudut kanan atas pesan.

Pilih opsi Delete this Message dari menu popup.

Catatan: Jika beberapa anggota tim menggunakan sistem email yang tidak mendukung pesan berulir, pesan yang dihapus mungkin masih ada dalam sistem email mereka.

9. Tahu kapan harus berhenti

Jika anda terbiasa menggunakan thread email kelompok untuk menjangkau rekan kerja tertentu, anda bisa tergoda untuk menjaga agar thread tetap hidup setelah dibutuhkan. Jangan lakukan itu.

Aturan praktis yang bagus adalah mengakhiri diskusi proyek saat proyek berakhir. Bahkan jika anda memulai sebuah proyek baru dengan anggota tim yang sama, jangan gunakan thread email kelompok lama atau mungkin akan menjadi lama yang tidak terkelola. Sebagai gantinya, mulailah sebuah thread baru.

Kesimpulan

Email itu penting. Ini adalah bagian besar dari semua komunikasi bisnis. Dengan mempelajari cara menggunakan alat email dengan baik, anda dapat mengatur komunikasi bisnis dengan lebih efektif.