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Come ordinare i dati nei fogli di calcolo di Excel (il modo giusto)

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Italian (Italiano) translation by Loris Pizii (you can also view the original English article)

Così, ti viene consegnato un foglio di calcolo Excel con migliaia di righe dentro di esso e ti rendi conto che i dati sono fuori servizio. Potrebbe essere necessario ordinarlo in base ai nomi all'interno di una colonna oppure ordinando i dati da grandi a piccoli.

Sulla superficie, l'ordinamento dei dati è un compito semplice in Excel e l'app certamente rende semplice l'ordinamento facile. Tuttavia, c'è molto più potere nel modo in cui è possibile ordinare e riordinare i dati nei fogli di lavoro. Ecco tre tecniche di classificazione dei dati di Excel che imparerai in questo tutorial:

  1. Ordina i dati semplicemente con un paio di clic.
  2. Imposta più regole di classificazione in cascata, ad esempio l'ordinamento in ordine alfabetico per stato e poi per contea.
  3. Crea ordini totalmente personalizzati per ordinare i tuoi dati per qualsiasi regola impostata.

La classificazione dei dati può anche sentirsi un po 'pericolosa a volte; Cosa succede se si ordina solo una singola colonna ei dati vengono disallineati? Ti mostrerò come evitarlo. Iniziamo.

Come ordinare i dati nel foglio di lavoro di Excel (Breve Video)

Questo screencast copre diverse tecniche per ordinare i tuoi dati. Guarda questo video di tre minuti per imparare rapidamente questi flussi professionali di Excel. Inizieremo con un semplice tipo e procederemo a tecniche più avanzate per assicurare che tu possa sempre ordinare i dati come ti serve.

Leggere per una guida passo-passo su come ordinare i dati nei fogli di calcolo di Excel, utilizzando tecniche semplici e avanzate.

Dati del campione (Download gratuito di Workbook Excel)

Come parte di questo tutorial, ho creato una cartella di lavoro con cui puoi lavorare mentre impari ad ordinare i dati. Scarica la cartella di lavoro gratuitamente e utilizzala durante l'ordinamento degli ordinamenti in Excel.

1. Un ordinamento semplice in Excel

La classificazione può essere un processo molto semplice, a due clic, per riorganizzare i dati nel foglio di calcolo. Impariamo come.

In una cartella di lavoro di Excel, avvia cliccando in una cella della colonna che si desidera ordinare. Adesso, assicurati di essere sulla scheda Home del nastro di Excel e trova il pulsante Ordina e Filtro dal lato destro di esso.

Sort Filter in Excel
Il pulsante ordine e filtro è collocato all'estrema destra della scheda Home sul nastro.

Nota che nelle opzioni di ordinamento è possibile ordinare il testo da "A a Z" o da "Z a A." Queste semplici opzioni, in ordine alfabetico, ordinano i dati di Excel in direzione, a seconda dell'opzione scelta.

Quando si ordinano i dati in Excel, l'intera riga viene ordinata. In sostanza, la colonna selezionata sarà la "chiave" utilizzata da Excel per decidere come ordinare i dati, ma ogni riga è un record che dovrebbe rimanere raggruppati.

A seconda dei dati selezionati, è possibile ordinare in ordine alfabetico o numerico. Se la tua colonna ha valori numerici, puoi ordinare tra le più piccole e le più grandi quantità, mentre i dati di testo verranno ordinati in base all'ordine alfabetico.

Sort numerically in Excel
Nell'esempio precedente, le opzioni di ordinamento sono cambiate perché ho selezionato una colonna con i numeri.

È davvero facile eseguire un tipo di base. Basta fare clic all'interno di una colonna di dati, scegliere un'opzione di ordinamento e Excel riordinerà i dati all'interno di un foglio di calcolo.

Sorted data in Excel
Ho ordinato i dati in questo foglio di calcolo in base al cliente con due soli clic.

Suggerimento Rapido: prova anche l'ordinamento facendo clic con il pulsante destro del mouse all'interno di una colonna e scegliere Ordina e selezionare come si desidera ordinare i dati originali.

2. Come Non ordinare i dati di Excel

È inoltre importante conoscere uno dei metodi più pericolosi di ordinamento dei dati in Excel, un metodo che può rovinare i dati originali.

Il problema si verifica quando si dispone di un grande foglio di calcolo dei dati, ma è possibile accidentalmente ordinare solo una colonna di dati. Ogni riga di dati in Microsoft Excel è veramente un record che dovrebbe rimanere lo stesso, in tutta la riga.

Nell'immagine qui sotto, ho colorato le righe in modo che tu possa vedere il pericolo da evidenziare e ordinare solo i dati in una colonna.

Excel data
Ho colorato le righe in questo esempio in modo che possiamo assicurarci che i nostri dati siano ordinati correttamente. I colori devono essere eseguiti in tutta la riga senza interruzioni se i dati vengono ordinati correttamente.

Il grande errore che gli utenti di Excel effettuano è quello di selezionare solo una singola colonna durante l'ordinamento e la scelta dell'opzione errata nella finestra successiva.

Excel tenta anche di avvisarci, con una finestra contrassegnata da Warning di Ordinamento. La finestra popup ha le scelte per Espandere la Selezione (scegli questo!) O Continuare con la selezione corrente.

Ho sempre pensato che le scelte che questa finestra ti dà non sono del tutto chiare. Basta sapere che si desidera utilizzare Espandi la Selezione per assicurarsi che Excel includa tutte le colonne durante l'ordinamento dei dati.

Per il test, vediamo cosa succede quando abbiamo selezionato una singola colonna e abbiamo scelto Continua con il tipo di selezione corrente.

Continue with the current selection
Utilizzando il comando continua con l'opzione di selezione corrente, verrà solo ordinata una singola colonna di dati, che sicuramente rovinerà il foglio di calcolo originale.

Nell'immagine di seguito riportata, puoi vedere come è problematico questo tipo di ordinamento. Sebbene la colonna Importo Fatturato sia stata ordinata dal più piccolo al più grande, tutte le altre colonne rimangono in atto. Ciò significa che i nostri dati non sono più corretti.

Bad sort in Excel
Come potete vedere dai colori contrastanti, sono stati ordinati solo i dati della colonna Importo Fatturato, quindi il foglio di lavoro non è corretto.

In sintesi, ci sono due "non" chiave quando si tratta di ordinare i dati:

  1. Non avviare selezionando una singola colonna nel foglio di lavoro.
  2. Non utilizzare il pulsante Continua con l'opzione di selezione corrente se si sta lavorando con una sola colonna: assicurati di espandere la selezione dei dati.

3. Ordinamento dei dati di Excel avanzato

Finora un tipo semplice ci ha permesso di ordinare per un singolo tipo di dati. Cosa succede se vogliamo considerare due tipi di dati nel nostro ordinamento?

Cosa succede se volevamo...

  • Ordina in ordine alfabetico dallo stato e poi dalla contea in un foglio di calcolo.
  • Ordina in ordine alfabetico con il nome di un cliente e poi da ogni tipo di progetto che abbiamo fatto per loro.
  • Ordina i nostri clienti in una lista in ordine alfabetico, quindi con l'importo per ogni singolo progetto, dal più grande al più piccolo.

La risposta a tutti questi è un tipo avanzato, in cui è possibile impostare più livelli di ordinamento dei dati. Andiamo attraverso quell'ultimo esempio utilizzando i dati di esempio.

Per iniziare, fai clic da qualche parte all'interno dei tuoi dati e trova l'opzione Ordine e Filtro, quindi scegli Ordine Personalizzato.

Custom Sort in Excel
Accedi a opzioni di ordinamento avanzate scegliendo Ordine e Filtro > Ordine Personalizzato.

In questa finestra è possibile aggiungere più livelli di ordinamento. Inizia facendo clic sull'opzione a discesa accanto a Ordina per e scegli una colonna da ordinare.

Custom sort window in Excel

Nel mio caso sceglierò Cliente dal menu a discesa e lascio l'impostazione Ordina In su Valori e Ordine impostato da A a Z. In inglese semplice, questo ordinerà il foglio di calcolo di Excel in base all'ordine alfabetico.

Facciamo ora clic su Aggiungi Livello. Ciò crea una nuova riga nelle opzioni di ordinamento e ci permette di aggiungere un secondo livello di organizzazione.

Ora posso scegliere Importo Fatturato dal secondo dropdown. La combinazione di queste due regole comincerà ordinando in base al nome del cliente e quindi dall'importo fatturato su ciascun progetto.

Two levels of Excel spreadsheet sorting

Potresti continuare ad aggiungere quanti livelli vuoi a questa finestra avanzata di ordinamento. La sequenza delle righe è importante; È possibile spostare una riga per ordinare innanzitutto l'importo fatturato, ad esempio e poi il cliente.

Una volta premuto OK, Excel ordinerà il foglio di calcolo in base alle regole che abbiamo creato in questa finestra.

Suggerimento: Per un ordinamento ancora più avanzato, prova a modificare il menu a discesa Ordina In per modificare il tuo ordine a funzioni avanzate, ad esempio l'ordinamento basato sul colore della cella.

L'ordinamento avanzato consente di creare due livelli di organizzazione dei dati nel foglio di calcolo. Se l'ordinamento su un unico fattore non è sufficiente, utilizza un tipo avanzato per aggiungere più potenza.

Richiudi e continua ad imparare

La classificazione è un'altra abilità che i wranglers del foglio di calcolo conserveranno pronto nella loro cartella di lavoro di Excel. Quando è necessario ristabilire i dati in un foglio di calcolo, è troppo tempo per tagliare e incollare linee in un ordine specifico, quindi l'ordinamento è un must.

Come sempre, puoi costruire le abilità che hai imparato oggi immersioni in più grandi esercitazioni di Excel. Dai un'occhiata ai link qui sotto:

Come ordinate i tuoi dati? Usa metodi semplici o lo strumento avanzato di ordinamento per assicurare ogni tipo di riepilogo perfetto? Una volta premuto OK, Excel ordinerà il foglio di calcolo in base alle regole che abbiamo creato in questa finestra.

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