كيفية معرفة إذا كان شخص ما قد فتح وقرأ البريد الإلكتروني الخاص بك

هل حدث هذا لك من قبل؟

أرسلت رسالة بريد إلكتروني هامة، متوقعا أن تسمع ردا سريعا، لكن الوقت يمرّ، ولا شيء. بعد فترة من الوقت، تبدأ بالتساؤل عما إذا كان المتلقي قرأ البريد الإلكتروني. لا توجد طريقة لمعرفة ما إذا كان البريد الإلكتروني قد تمت قراءته، أم أن هناك طريقة؟

لحسن الحظ، هناك طريقتان فعلا لمعرفة ما إذا كان قد تم فتح البريد الإلكتروني وقراءته:

1. طلب إيصال استلام
2. استخدام أداة تتبع للبريد الإلكتروني

في هذه المقالة، سوف نناقش كلا الطريقتين لتعقب البريد الإلكتروني. سنعد قائمة ببعض إيجابيات وسلبيات استخدام إيصال استلام الرسائل أو أداة تتبع البريد الإلكتروني. ستجد أيضا كيفية التحقق ما إذا كان شخص قرأ بريدك الإلكتروني باستخدام خدمات البريد الإلكتروني الشائعة. وأخيراً، سوف نقدم لكم مع لمحة موجزة سبع أدوات رائجة لتعقب البريد الإلكتروني.

احصل على الكتاب الإلكتروني الجديد في "إتقان صندق البريد الإلكتروني الوارد"-مجاناً

قبل التعمق في هذا الدرس التعليمي، احصل أولاً على النصائح الاحترافية والاستراتيجيات المهنية للبريد الإلكتروني في كتابنا الإلكتروني المجاني : The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. استعد السيطرة على علبة الوارد الخاصة بك وارفع مستوى إنتاجيتك.

والآن دعونا ندخل في درس اليوم، ونتعرف على طرق متعددة لمساعدتك لمعرفة حينما يقوم شخص ما بفتح وقراءة رسائلك البريدية الإلكترونية الهامة. أولاً، سوف ننظر في استخدام إيصالات استلام البريد الإلكتروني:

إيجابيات وسلبيات إيصالات الاستلام وتتبع البريد الإلكتروني

معرفة ما إذا كان شخص ما قد فتح وقرأ البريد الإلكتروني الخاص بك قد يبدو وكأنه شيء تود أن تستخدمه في كل وقت. بعد كل شيء، ألست فضوليًا؟ أدوات تعقب البريد الإلكتروني أيضا شائعة مع محترفي المبيعات.

ولكن سواء استخدمت ميزة إيصال استلام لنظام البريد الإلكتروني الخاص بك أو أداة إضافية، هناك بعض العيوب. أولاً، دعونا ننظر إلى بعض المآخذ على استخدام إمكانية إيصال استلام البريد الإلكتروني الأساسية:

• في معظم منصات البريد الإلكتروني، يمكن أن يختار المستلم الانسحاب من إرسال إيصال استلام – وبالتالي ليس هناك ضمان بأنك ستحصل على إيصال حتى ولو قمت بطلب واحد.
• لا تدعم جميع برامج البريد ميزة إيصال الاستلام، لذلك إن حدث أن استخدمت خدمة بريد إلكترونيّ لا توفِّر إيصال الاستلام عندها ستضطر لاستخدام تطبيق ما ليؤدِّي الغرض.

المآخذ التالية تنطبق على استخدام ميزة إيصال استلام بريد إلكتروني أساسية أو أداة تتبع البريد إلكتروني:

• إذا كانت رسالة إيصال الاستلام ذهبت إلى مجلد البريد المزعج، المتلقون لن يكون لديهم فرصة ليمكنوك من معرفة أنهم تلقوها.
• أيضا، بعض المستلمين قد يشعر بالإهانة عند طلب إيصال باستلام البريد الإلكتروني. قد ينظرون إلى تتبع البريد الإلكتروني على أنه انتهاك لخصوصيتهم.

طلبات إيصال الاستلام وتتبع البريد الإلكتروني لا تلائم لكل حالة. مع ذلك هناك بعض الظروف، قد يكون طلب إيصال بريد مناسبا. هو مناسب تماما وبشكل خاص للرسائل العاجلة أو الرسائل التي يجب عليك أن تعرف ما إذا كان تم تلقي الرسالة الخاصة بك. على سبيل المثال:

• لقد أرسلت توا لشخص ما اقتراحا حساسا للوقت من خلال البريد الإلكتروني. أنت على الأرجح تريد التأكد من أنه تم تلقي الرسالة قبل انتهاء العرض.
• أنت مدير توظيف تحاول سد منصب شاغر. يمكنك فقط عرض المنصب لأعلى المرشحين وكنت تريد التأكد من أنهم تلقوا العرض الخاص بك.
• أنت بحاجة إلى جدولة اجتماع طارئ في اللحظة الأخيرة. وبحاجة إلى معرفة الذين فتحوا دعوة الاجتماع والذين تحتاج إلى مكالمتهم بحيث يمكنك أن تقول لهم عن الاجتماع.

في حالات كهذه إيصال استلام الرسائل وأداة تعقب البريد الإلكتروني يمكن أن تكون قيّمة لأعمالك. يمكنك على الأرجح التفكير في الأمثلة الخاصة بك في الوقت الذي قد تحتاج فيه إلى معرفة ما إذا كان شخص ما قد فتح رسالة بريد إلكتروني قمت بإرسالها. تذكر فقط السلبيات. إذا قررت أنك تريد إرسال طلب إيصال استلام أو استخدام أداة تتبع للبريد إلكتروني، تأكد من أن الحالة لها مبرر.

طلب إيصال استلام من خلال البريد الإلكتروني الخاص بك (في Outlook و Gmail)

الطريقة الأولى لاكتشاف ما إذا كان شخص ما قد فتح البريد الإلكتروني الخاص بك هي بطلب إيصال استلام من قبلك من خلال خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك. في هذا القسم، سنلقي نظرة على كيفية عمل ميزة إيصال الاستلام في Microsoft Outlook وبعد ذلك سوف ندرس كيف يعمل في GSuite Gmail. أولاً، دعونا ننظر في Outlook:

كيفية معرفة إذا كان شخص ما قرأ البريد الإلكتروني الخاص بك في Outlook

يوفر outlook اثنين من الخيارات المختلفة لطلب إيصال بالاستلام:

1. تلقي عند التسليم
2. تلقي عند القراءة

مع الخيار الأول، تتلقى إعلام عندما يتم تسليم رسالة البريد الإلكتروني للمستلم. وبطبيعة الحال، لا يعني مجرد تسليم الرسالة أنها قُرأت. قد تبقى الرسالة غير مفتوحة في علبة البريد الإلكتروني لشخص ما، دون أن تعرف.

ما يقودنا إلى الخيار التالي لإيصال الاستلام في Outlook. مع الخيار الثاني، يتم مطالبة المستلم بإرسال إعلام عند قيامهم بفتح رسالة البريد الإلكتروني.

إذا كنت ترغب في استخدام ميزة إيصال الاستلام في Outlook، انقر فوق خيارات Options من القائمة الرئيسية بينما تنشئ الرسالة الخاصة بك. ستظهر قائمة فرعية مع خيارات مختلفة:

لطلب إيصال استلام عند إرسال الرسالة الخاصة بك، انقر فوق خانة الاختيار في اليسار طلب إيصال بالتسليم Request a Delivery Receipt. لطلب إيصال عند فتح الرسالة الخاصة بك، انقر فوق خانة الاختيار في اليسار طلب إيصال بالقراءة Request a Read Receipt. يمكنك تحديد كلا الخيارين إذا رغبت.

والآن، أرسل رسالتك كالمعتاد. إذا قمت بتحديد طلب إيصال قراءة، سيطالب المستلمون بإرسال إعلام عند قيامهم بفتح الرسالة الخاصة بك. إذا كانت الاستجابة نعم إلى الموجه، سوف تتلقى إيصال قراءة – رسالة قصيرة لإعلامك أنه تم قراءة الرسالة الأصلية.

يمكنك أيضا استخدام خيارات التعقب Tracking لأتمتة كيف يقوم Outlook بمعالجة رسائل الإيصالات للرسائل الصادرة والواردة. للحصول على نصائح مفيدة حول كيفية تحسين إدارة علبة الوارد الخاصة بك في Outlook، قم بدراسة برنامجنا التعليمي:

• 
  Office
  طوّع علبة الوارد الخاصة بك في Outlook مع المجلدات الفرعية والقواعد وعوامل التصفية
  Bob Flisser

الآن دعونا نرى كيف يعالج البريد الإلكتروني GSuite إيصالات الاستلام:

كيفية معرفة ما إذا كان شخص ما قرأ بريدك الإلكتروني في Gmail

لا تتضمن النسخة المجانية من Gmail ميزة إيصال الاستلام. غير أن هذه الميزة متوفرة من خلال GSuite. لاستخدام ميزة إيصال الاستلام في GSuite Gmail، أولاً يجب تمكينه.

لتنشيط ميزة إيصال استلام، انتقل إلى وحدة تحكم المشرف GSuite Admin Console. حدد تطبيقات GSuite < Apps > إعدادات Gmail > إعدادات متقدمة Advanced settings. عند عرض شاشة الإعدادات المتقدمة Advanced Settings استخدم شريط التمرير على يمين الشاشة للتمرير لأسفل إلى خيار إعلامات قراءة البريد الإلكتروني Email Read Receipts:

انقر فوق زر التبديل في اليسار السماح بإيصالات القراءة ليتم إرسالها إلى كافة العناوين في المؤسسة، إضافة لعناوين البريد الإلكتروني التالية. عند تشغيل هذا الخيار، يمكن للمستخدمين في المؤسسة الخاصة بك طلب واستلام إيصالات البريد الإلكتروني.

ملاحظة: إذا لم تكن المسؤول لـ GSuite الخاص بك، لن تكون قادرا على تشغيل هذه الميزة بنفسك. اطلب من مسؤول GSuite تشغيله لك.

بمجرد تنشيط إمكانية إيصال القراءة Read Receipt، ببساطة اكتب بريدك الإلكتروني كالمعتاد. عند الانتهاء، انقر فوق السهم السفلي في الزاوية اليمنى السفلية لعرض قائمة منبثقة:

انقر فوق خيار طلب إيصال بالقراءة Request read receipt من القائمة المنبثقة. عندما تكون مستعدا، انقر فوق الزر إرسال Send لإرسال البريد الإلكتروني كالمعتاد. سيُطلب من المستلم إرسال إيصال عندما يقومون بفتح الرسالة.

إذا كنت غير معتاداً على GSuite، يمكنك أن تتعلم كيفية البدء مع هذا البرنامج التعليمي:

• 
  Gmail
  كيفية البدء في استخدام Gmail للأعمال التجارية (G Suite Email)
  Laura Spencer

طلب إيصال استلام عن طريق إضافة تتبّع بريد إلكتروني أو ملحق.

كما تعلمت توا، استخدام ميزة إيصال استلام أساسية للبريد الإلكتروني قد لا تكون الطريقة الأكثر وثوقا لمعرفة ما إذا كان قد تم تلقي الرسالة الخاصة بك. ومع ذلك، إذا كنت من حين لآخر بحاجة لمعرفة ما إذا تمت قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك، فهي كافية على الأرجح.

ولكن، ربما تحتاج إلى طريقة أكثر موثوقية لمعرفة إذا كان مستلمو البريد الإلكتروني الخاص بك قرؤوا الرسائل التي ترسلها لهم. أو ربما كنت قلقا بشأن كيف أن طلب إيصال الاستلام الخاص بك سيبدو ملحوظا.

هناك طريقة للتغلب على تلك المخاوف. وهناك عدد من الملحقات التي توفر وظائف تعقب بريد إلكتروني موثوقة. وغالباً ما تعمل ميزة التتبع دون أن يدرك المستلم أنه يجري تعقب رسائل البريد خاصتك.

في هذا القسم، سنلقي نظرة على سبع أدوات منتشرة لتعقب البريد إلكتروني:

ملاحظة: بعض الأدوات لديها إصدار مجاني متاح. كن على علم أن بعض (وليس كل) الإصدارات المجانية تقوم تلقائياً بإلحاق عبارة "مرسلة باستخدام [اسم الشركة]" لرسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها باستخدام تلك الأداة. لاحظ أيضا أن بعض هذه الأدوات تشمل أكثر من تتبع البريد الإلكتروني، لكن نظراً لتركيز هذه المقالة على تتبع البريد الإلكتروني الذي هو محور هذه الاستعراضات أيضا.

أداة 1. ContactMonkey

لا يمكنك معرفة من قام بفتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فحسب، بل يمكنك أيضا تعقب من قام بالنقر على أي روابط داخل الرسائل. استخدام ContactMonkey مع نظام البريد الإلكتروني Outlook أو Gmail. يدمج هذه الأداة مع أداة إدارة علاقات العُملاء CRM الشعبية، SalesForce.

إشعار يُعرض على سطح المكتب الخاص بك كل مرة يتم فيها فتح رسالة أو رابط تم النقر فوقه. ContactMonkey يشمل أيضا لوحة مع إحصائيات وتحليلات البريد الإلكتروني.

أداة 2. HubSpot Sales

تحتوي HubSpot Sales تعقب البريد إلكتروني. جانب تعقب البريد الإلكتروني للأداة يتيح لك على الفور معرفة متى يتم فتح رسالة بريد إلكتروني أو عندما ينقر مستلم البريد الإلكتروني على ارتباط أو عند قيامهم بفتح مرفق. يمكنك أيضا رؤية ما إذا كان البريد الإلكتروني قد تمت زيارته مجددا (فتحه مرة أخرى)

اختر كيف تتلقى إعلامات قراءة رسائل البريد الإلكتروني. اعرضها من HubSpot Sales أو متصفحك أو سطح المكتب أو من بوابة نظام إدارة علاقات العُملاء CRM الخاصَّة بك. HubSpot Sales يعمل مع Gmail أو GSuite أو Outlook أو Office 365 لنظام التشغيل Windows.

أداة 3. MailTrack

MailTrack هو إضافة لمتصفح Chrome، فايرفوكس، وأوبرا يعمل مع علب الوارد لـ Google و Gmail لتعقب الرسائل المرسلة.

يمكنك أن ترى في لمحة ما إذا تم تلقي رسالة بريد إلكتروني، وما إذا كان تم فتحها. رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة تمتلك اختيار مزدوج في مجلد بريدك المرسل. انقر فوق علامات الاختيار الموجودة لمعرفة متى وكيف تم فتح الرسالة الخاصة بك.

أداة 4. MixMax

MixMax يتيح لك أن ترى ما إذا كان تم فتح البريد الإلكتروني الخاص بك، متى تم فتحه، وعدد مرات فتح البريد إلكتروني. إذا تم إرسال الرسالة إلى مجموعة، يمكنك أن ترى أي أعضاء الفريق قام بفتح الرسالة.

التطبيق يشمل تشكيلة واسعة من أدوات المبيعات، مثل القدرة على جدولة الاجتماعات، بالإضافة إلى القدرة على تعقب البريد الإلكتروني. وتعمل هذه الأداة مع علبة الوارد لكل من Gmail و Google. الأداة تندمج أيضا مع CRM نظام إدارة علاقات العملاء، Salesforce.

أداة 5. Streak

يعمل Streak كنظام إدارة العلاقات CRM من داخل Gmail. قدرات تتبع البريد الإلكتروني خاصته يتم تضمينها كجزء من أدوات البريد الإلكتروني القوية. هذه الأداة تقدم لك رسم بياني لطرق عرض الرسالة الخاصة بك.

الواجهة تتضمن قائمة بكل مرة تمت قراءة الرسالة ونوع الجهاز الذي يستخدمه المستلم لقراءة الرسالة. يمكنك أيضا استخدام Streak لمعرفة المزيد عن منطقة مستلم البريد الإلكتروني.

أداة 6. ToutApp

تم تصميم ToutApp كأداة مبيعات تتضمن مميزات تتبع البريد الإلكتروني. وتعمل الأداة مع Gmail و Outlook. الأداة تتكامل أيضا مع نظام الهاتف الخاص بك. تعرض الواجهة أين، ومتى ، وعدد المرات التي يتعامل فيها المستلمون مع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة. ToutApp حتى يتيح لك معرفة إذا تم إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني.

هذا التطبيق بني لاستخدامه من قبل فريق، ويشمل ذلك أيضا العديد من مميزات الفريق.

أداة 7. Yesware

Yesware يعمل مع مجموعة متنوعة من أنظمة البريد الإلكتروني بما في ذلك: Gmail وGSuite و Office 365.

سوف تحصل على تنبيه في كل مرة يتم فتح إحدى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة. يمكنك أن ترى أين، متى، وفي أي جهاز تم فتح رسالة البريد الإلكتروني. يمكنك أيضا معرفة ما إذا كان المتلقي شاهد مرفقات البريد الإلكتروني، أو ما إذا كان رد على رسالة. يمكنك حتى معرفة ما هو عنوان IP المستلم المستخدم لفتح رسالة البريد الإلكتروني.

ختاما

في هذه المقالة، قد تعلمت كيفة معرفة ما إذا كان شخص ما فتح البريد الإلكتروني الخاص بك. ولقد ناقشنا مزايا ومساوئ استخدام ميزات إيصال استلام أو تتبع البريد الإلكتروني لمعرفة إذا كان قد تم قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك.

لقد تعلمت أيضا كيفية معرفة إذا تمت قراءة بريدك الإلكتروني في GSuite Gmail وكيفية التحقق ما إذا تمت قراءة البريد الإلكتروني في Outlook، كذلك. وأخيراً، لقد قدمنا لك مع لمحة موجزة عن أكثر سبع أدوات وتطبيقات منتشرة في تعقب البريد الإلكتروني.

إذا كنت بحاجة لمعرفة ما إذا كان قد تم قراءة بريدك الإلكتروني، أنت تعلم الكيفية.

المزيد من دروس البريد الإلكتروني والمصادر القوية

إذا كنت تعتمد اعتماداً كبيرا على البريد الإلكتروني للأعمال التجارية الخاصة بك، قد تحتاج إلى استعراض سلسلة في كتابة رسائل بريد إلكترونية فعالة الخاصة بنا، مثل هذه الوظائف المفيدة:

• 
  الكتابة
  كيفية كتابة رسائل بريد واضحة ومهنية
  David Masters
• 
  الاتصالات
  لماذا كتابة البريد الإلكتروني هو مهارة – ولماذا تتعلم مسائلها
  David Masters

أيضا، للحصول على تلميحات حول كيفية إدارة علبة البريد الإلكتروني بشكل أفضل، حمل كتابنا الإلكتروني: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery حافظ على رسائلك الأكثر أهمية في القمة وارفع مستوى الإنتاجية لبريدك الإلكتروني.

كيف يمكنك الحفاظ على أهم الرسائل الخاصة بك في القمة؟ هل تتحقق ما إذا كان شخص ما قد فتح وقرأ رسائل بريدك الإلكتروني؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هو النهج المفضل أو الأداة الخاصة بك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات.