Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

الموارد البشرية للشركات الصغيرة: كيفية التواصل مع الموظفين بشكل أفضل

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
What Are the Important HR Requirements for Small Business?

Arabic (العربية/عربي) translation by Ayman Amar (you can also view the original English article)

في عالم الأعمال، الاتصالات هي مشكلة شائعة. وفي دراسة استقصائية أجرتها شركة فييرس Inc. للتدريب، اتهم 86٪ من المستطلعين بعدم التعاون أو عدم فعالية التواصل في حالات فشل مكان العمل.

تزداد مشكلة التواصل كلما كبرت الشركة وازداد عدد العاملين فيها، ولكن حتى الشركات الصغيرة يمكن أن تواجه مشاكل. عندما يكون لديك موظف واحد أو اثنين فقط، يمكنك ربما الحفاظ على الأمور بسيطة وغير رسمية، ولكن كلما زدت عدد الموظفين وبدأت في تنظيم الشركة إلى مجموعات مع هيكلة إدارة، سوف تحتاج إلى إيلاء اهتمام جاد لكيفية التواصل مع موظفيك، وكيفية التواصل معك ومع بعضهم البعض.

في هذا البرنامج التعليمي، ونحن ننظر في كيفية التواصل بشكل فعال مع الموظفين. سوف نشمل استراتيجيات لإبقاء الجميع على علم، بأن سبل التواصل هي القيم الأساسية للشركة، وطرق البحث عن ردود الفعل وحل النزاعات.

سوف ننظر أيضا إلى بعض الأمثلة في العالم الحقيقي طوال الطريق لتوضيح النقاط الهامة. وبحلول نهاية البرنامج التعليمي، سيكون لديك بعض المؤشرات الصلبة لتحسين التواصل مع الموظف في الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.

Are you communicating well with your small business employees
هل تواصلك جيد مع موظفي الشركة الصغيرة الخاصة بك؟ (مصدر الصورة)

هذا هو جزء من سلسلتنا الموارد البشرية للشركات الصغيرة. اتبعها للحصول على المشورة بشأن توظيف والحفاظ على أفضل المواهب، وتقديم الأجور والمنافع التنافسية، وبناء ثقافة الشركة المتنوعة والشاملة، والمزيد.

1. إبقاء الجميع على علم

عندما تبدأ، الحفاظ على الجميع على نفس الصفحة أمر سهل. ولكن بمجرد البدء في النمو مع وجود العديد من الفروقات، وربما مقرها في مواقع مختلفة، يصبح تحديا حقيقيا للحفاظ على جميع الموظفين على علم بما يجري في المجالات الأخرى من الأعمال التجارية.

حتى في الشركات الصغيرة، يمكن للإدارات أن تتماسك إلى "صوامع"، مع قدر ضئيل من التواصل بينها. هذا القسم ينظر في بعض الطرق لكسر الحواجز والحفاظ على تدفق المعلومات حول الشركة.

الرسائل الإخبارية جيدة للموظف القديم

ربما أبسط طريقة لإبقاء الجميع على علم هو إرسال التحديثات على البريد الإلكتروني. انها أداة شعبية - وجدت دراسة راغان أن 60٪ من الشركات ترسل الرسائل الإخبارية على البريد الإلكتروني مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، و 14٪ ترسل حتى رسائل يومية.

الميزة هي أنه وسيلة سهلة وموثوق بها للوصول إلى الجميع داخل الشركة، وأنه من السهل أيضا لإنشاء قوائم البريد الإلكتروني لمجموعات معينة من الموظفين إذا كنت ترغب في تقسيم الأشياء. يتحقق الأشخاص باستمرار من بريدهم الإلكتروني، لذا فمن المحتمل أن تتم قراءة رسائلك، ويمكنك بسهولة استخدام البرامج لتتبع مستويات التفاعل (نسب الفتح، ونسب النقر إلى الظهور، وما إلى ذلك).

من ناحية أخرى، البريد الإلكتروني الشامل هو تماما من أعلى إلى أسفل طريقة الاتصال التي من غير المرجح أن تعزز المحادثات المثيرة للاهتمام بالطريقة التي تقوم بها بعض الأدوات الأخرى. يمكن للناس الرد فقط بشكل فردي عليك، أو يمكن أن تضغط على اللعين "رد على الجميع"، والتي يمكن أن تنتج بسرعة غير عملية، مواضيع الصندوق الوارد المثقلة إذا اعتبرها الناس غير مهمة. وهذا يؤدي إلى مشكلة أخرى مع البريد الإلكتروني - وجدت نفس دراسة راجان أن 80٪ من الناس اشتكوا من البريد المزعج. استخدام البريد الإلكتروني يضيف فقط مشكلة، وهناك فرصة أن موظفيك فقط سوف يخرجون من الرسائل.

لاستخدام البريد الإلكتروني على نحو فعال، حاول جعله جذابا وممتعا، مع بعض الأرباح الواضحة للأشخاص الذين يقرأونه، ربما هدية، أو مورد مفيد، أو معلومات يمكنهم استخدامها حقا في وظائفهم. اجعلها مرئية أيضا - ضع في اعتبارك استخدام نموذج رسالة إلكترونية مصمم بشكل احترافي:

أدوات الإنترانت

كانت الشبكات الداخلية للشركة موجودة منذ عدة سنوات، ولسوء الحظ فإن العديد أصبح نادرا ما يزور مقابر وثائق السياسة القديمة ومدونات الشركات غير المقروءة.

ولكن لا يجب أن يكون بهذه الطريقة. إذا قمت بتصميم ذلك جيدا وجعله جذابا بما فيه الكفاية، يمكن أن يكون الإنترانت وسيلة رائعة لإثارة المحادثات. المفتاح هو جعل من السهل على الناس نشر تعليقاتهم ومقالاتهم وتشجيع الاستخدام في البداية، بحيث يبني الكتلة الحرجة. إذا شاهد الأشخاص محادثات مثيرة للاهتمام تجري، فسيجعلونها مكانا يزورونه كل يوم. إذا شاهدوا محتوى قديم، من الأعلى إلى الأسفل، فسيقومون بوضع إشارة عليه ونادرا ما يعودون إليه.

برنامج firm Dex Media، على سبيل المثال، إنشاء إنترانت يسمى الطنين، والتي من السهل التعليق فيه وطرح الأسئلة. نائب رئيس الاتصالات المؤسسية لهم أخبر إنتيراكت إنترانت:

"الآن، الموظفين في جميع أنحاء الأعمال لديهم صوت ومكان حيث يمكنهم تبادل أفكارهم وآراءهم ... الناس أنشؤو فريق ومواقع مشروع، التعليق على الوظائف وطرح الأسئلة، ونحن نعمل على تطوير أكثر معاصرة، وتنظيم المشاريع، تقدمت أبحاث ثقافة الاعمال نتيجة لذلك ".

برنامج السحابة وتكنولوجيا الدردشة 

إذا كنت لا ترغب في الاستثمار في بناء الإنترانت، يمكنك تحقيق تأثير مماثل مع برنامج السحابة وتكنولوجيا الدردشة.

هنا في Envato Tuts+، على سبيل المثال، لدينا فريق منتشر في جميع أنحاء العالم، من فلوريدا إلى تايلاند. نستخدم Slack لإجراء محادثات غير رسمية مجمعة حسب الموضوعات والاهتمامات، والتطبيقات المستندة إلى الويب مثل Trello و Basecamp لمزيد من المشاريع الرسمية والتعاون. كما يستخدم الأشخاص محرر مستندات غوغل والعروض الأخرى المستندة إلى السحابة لمشاركة المعلومات بسهولة.

هناك الكثير من الخيارات الأخرى، بالطبع، لذلك مجرد مسألة العثور على ما يعمل لشركتك ويشجع التواصل. تحقق من هذه الجولة المنسقة لمزيد من الاحتمالات:

التوثيق والتدريب

كما يمكن أن تساعد الاجتماعات وجها لوجه وتدريب الأشخاص على البقاء محدثين. يمكنك جدولة دورات تدريبية لموظف من منطقة واحدة لإحاطتها في أخرى. على سبيل المثال، يمكن لمندوب مبيعات عقد دورة تدريبية لأولئك في دور إدارة المنتجات، وأخبرهم عن ردود الفعل التي يحصلون عليها من العملاء المحتملين والاتجاهات التي يرونها في هذه الصناعة. يمكن أن يكون هذا المنظور ذا قيمة بالنسبة لمن لديهم اتصال مباشر قليل بالعميل، ويمكن أن يساهم في نجاح تطوير المنتجات أكثر.

وجود وثائق صلبة من سياسات الشركة هو أداة اتصال هامة أخرى - يمكن أن تساعد الموظفين على معرفة كيفية إنجاز الأمور دون الحاجة إلى إضاعة الوقت بالسؤال حولها. كتيب الموظف هو أداة عظيمة لهذا الغرض. لدينا دروس للتدريب على كتيبات الموظفين في مكان آخر من هذه السلسلة:

2. التواصل مع قيم الشركة

كل شركة ناجحة لها قيمها الخاصة وأهدافها. سواء كنت قد وضعتهم بوضوح أم لا، فإنها موجودة - شركتك موجودة لغرض معين (وراء مجرد كسب المال!)، و لديك طريقة معينة لممارسة الأعمال تختلف عن الآخرين.

من المهم لجميع الموظفين أن يكونوا على نفس الصفحة فيما يتعلق بقيم الشركة ومهمتها، ولكن هذا يمكن بسهولة أن يضيع في الحياة اليومية للعمل، وخصوصا عندما تبدأ في النمو.

إذا كنت ترغب في توصيل القيم الخاصة بك بشكل فعال وأوثقيا، بطبيعة الحال سوف تحتاج أولا أن تكون واضح حولها. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في ذلك، راجع الدروس التالية:

ثم تبدأ عملية ما هذا الجيد عرض مقالة أعمال هارفارد "بيع العلامة التجارية في الداخل".

ما أحب في هذه الصيغة هو أنه يشجع أصحاب المشاريع على التواصل مع الموظفين بنفس الطريقة التي يقتربون بها من التسويق الخارجي. الأهداف، بعد كل شيء، هي متماثلة بين كل من الموظفين والعملاء: لتعزيز النظرة الإيجابية للعلامة التجارية للشركة وتحقيق مستويات أعلى من المشاركة والولاء.

أصحاب الأعمال غالبا ما يأخدون مثل هذا الارتباط والولاء للمنح مع موظفيهم، أو ربما يعتقدون أنه ينبغي أن يأتي تلقائيا مقابل توفير راتب، ولكن هذا ليس هو الحال ببساطة. دراسة بعد دراسة تبين أن قطاعات كبيرة من القوة العاملة تنحرف عن وظائفها وتعتزم الرحيل. مع الموظفين، تماما كما هو الحال مع العملاء، المشاركة والولاء يجب تحصل.

تتضمن مقالة HBR بعض الأمثلة الرائعة على كيفية قيام الشركات بذلك. إنهم يعتمدون في الغالب على شركات كبيرة، ولكن يمكن للشركات الصغيرة أن تفعل أشياء مماثلة، لذلك أود أن أوصي بقراءتها للحصول على بعض الأفكار.

على سبيل المثال، أعطي بعض المديرين التنفيذيين في Nike لقب "ستوريتيلر الشركات" وشجعوا على قول القصص التي توضح القيمة الرئيسية للشركة من مجرد القيام بهذا:

"قام مؤسس Nike بيل بويرمان، في محاولة لبناء حذاء أفضل لفريقه، بسكب المطاط في صفيحة من الحديد، مما أدى إلى ولادة النموذج الأولي من Nike الشهير Waffle Sole. من خلال الحديث عن هذه التحركات الابتكارية، تأمل الشركة في الحفاظ على روح الابتكار التي تسم حملاتها الإعلانية على أنها قيد الحياة داخل الشركة. "

بطبيعة الحال، فإن أفضل طريقة لتعزيز قيم الشركة هي عدم الحديث عنها ولكن العيش فيها. ويستشهد المقال أيضا بمنتجات الدراجة العالية الجودة القائمة على مينيسوتا، والتي تلتزم بحماية البيئة. يحصل الموظفون الذين يعيشون ضمن عشرة أميال من الشركة على ائتمان يومي بقيمة 2 دولار لركوب الدراجات أو استخدام السيارات أو ركوب الحافلة إلى العمل. هذه هي قيم العمل.

3. البحث عن ردود الفعل

الاتصال هو شارع ذو اتجاهين. فضلا عن التواصل مع موظفيك، تحتاج إلى تشجيعهم على التواصل معك، سواء عن شعورهم في عملهم أو عن معلومات هامة أو أفكار حول الأعمال.

استخدام بعض الاستراتيجيات التي ذكرناها للتو، مثل البرامج التعاونية وأدوات الدردشة، سيساعد إلى حد ما. ولكن حتى في الشركات الصغيرة، يمكن للناس أن يخافوا من التعبير عن رأيهم بشأن القضايا الحساسة في المنتديات العامة أو أمام الرئيس.

القيام ببيانات الموظف الفعال

لذلك بيانات الموظف العادية أمر لا بد منه. من الأفضل الحصول على مستشار خارجي لإجراء البيانات لسببين:

  1. لكي تكون البيانات ذات معنى، عليك أن تسأل الأسئلة الصحيحة بالطرق الصحيحة وتحلل النتائج بشكل صحيح، لذلك من الجيد الحصول على مساعدة من شخص لديه خبرة في البيانات.
  2. و الهدف بأكمله هو الحصول على آراء صادقة وصريحة من الموظفين، لذلك من المهم أن نجعل إجاباتهم مجهولة الهوية.

مع عمل صغير مع عدد قليل من الموظفين، قد تضطر إلى الخوض في اضافات لضمان أن الناس لا يزال لا يمكن تحديدهم. يمكن لمستشار أن يساعد في ذلك. أيضا النظر في ربط النتائج ببعض المعايير، مثل منظمة خارجية كمكان عظيم للعمل. هذا يمكن أن يساعدك على معرفة أين كنت تعمل جيدا وأين تحتاج إلى العمل بصعوبة. الاستبيان بانتظام والحفاظ على الاتساق في الأسئلة المطروحة يمكن أن تساعدك أيضا على اكتشاف الاتجاهات مع مرور الوقت.

الاجتماعات غير الرسمية

كمالك تجاري صغير، ليس هناك عذر لعدم الاجتماع بانتظام مع موظفيك. حتى الرئيس التنفيذي لشركة الفيسبوك مارك زوكربيرج يلتقي بانتظام مع الموظفين المبتدئين في ما يسمى "تعليقات زوك".

أفضل حتى من الاستعراض الرسمي، هو اجتماع غير رسمي. زوكربيرج هو من محبي اجتماعات المشي، جنبا إلى جنب مع غيره من مشاهير التكنولوجيا مثل ستيف جوبز وجاك دورسي. يمكن للناس في كثير من الأحيان الإرتخاء والحرية في التحدث في عقولهم بينما يسيرون في الهواء الطلق بدلا من الجلوس عبر مكتب أو حول طاولة المؤتمر.

لذلك، على الرغم من أنك مشغول، جدولة بعض الوقت مع كل موظف بقدر ما تستطيع. على الرغم من أننا تحدثنا عن الحلول التكنولوجية على نطاق أوسع، يمكن أن تكون الدردشة البسيطة وجها لوجه في أغلب الأحيان أكثر أشكال التواصل فعالية. قد يبدو رسميا جدا في البداية، ولكن إذا كنت تفعل ذلك بانتظام، عليك أن تكون قادرا على بناء مستوى من الثقة من شأنه تشجيع الموظفين على الانفتاح معك والتحدث بحرية.

4. حل النزاع

في شركة كبيرة، وظيفة هامة من قسم الموارد البشرية هي حل النزاعات بين الموظفين والتعامل مع الشكاوى. إذا شعر الموظف بسوء المعاملة، أو إذا لم يتمكن موظفان من حل خلافاتهما، فسيحتاجان إلى وسيلة مناسبة لحل المشكلة.

بصفتك مالكا للأعمال التجارية الصغيرة، قد ينتهي بك الأمر بهذه المسؤوليات، لذا لنلقي نظرة على بعض أفضل الممارسات:

أولا، تحتاج إلى أن تكون لديك خطة. سوف تنشأ النزاعات من وقت لآخر في أي منظمة، حتى لو كانت ثقافة مكان العمل صحية بشكل عام، لذلك يجب أن يكون لديك طريقة للتعامل معها. إذا كانت شركتك صغيرة جدا لدرجة أن لديك ممثل الموارد البشرية، فقد تضطر إلى الخطو فيها، ولكن أيضا ننظر حول الشركة لتحديد أشخاص آخرين الذين قد يكون لديهم مهارات فعالة اللازمة للعمل كوسطاء.

ثم إنشاء عملية حل النزاع. القائمة المرجعية التالية من قسم الموارد البشرية في جامعة كاليفورنيا، بيركلي، يوفر نقطة انطلاق ممتازة:

  1. نؤكد أن هنالك وضعا صعب.
  2. السماح للأفراد بالتعبير عن مشاعرهم.
  3. عرف المشكلة.
  4. تحديد الاحتياجات الأساسية.
  5. البحث عن مجالات مشتركة من الاتفاق، مهما كانت صغيرة.
  6. البحث عن حلول لتلبية الاحتياجات.
  7. تحديد المتابعة التي سوف تتخذ لرصد الإجراءات.
  8. حدد ما ستفعله إذا لم يتم حل النزاع.

حاول تشجيع أنماط التواصل الصحي من خلال مطالبة الناس بإبقاء شخصياتهم وعواطفهم بعيدا ومحاولة وصف القضايا والعواقب بموضوعية دون توجيه اتهامات.

قد يكون من الصعب التعامل مع النزاع، سواء بالنسبة لأولئك المعنيين أو لأولئك الذين يحاولون التوسط. ولكن، إذا لم يحل، فإنه يمكن أن يؤدي إلى الاستياء المتراكم وبيئة عمل سامة.

انظر مقال بيركلي لمزيد من التفاصيل، إضافة إلى هذا المنشور على استخدام الغريب اسمه ولكن قوي "لغة الزرافة" لنزع فتيل الصراع. إذا أصبحت الأمور سيئة للغاية بحيث تشعر بأنك لا تستطيع التعامل معها، أو إذا كان الوضع يتطلب مستوى من الحياد لا يمكنك تقديمه، فكر في جلب وسيط خارجي أو حكم.

الاستنتاج

في هذا البرنامج التعليمي، تعرفت على طرق لتحسين التواصل بين الموظفين في نشاطك التجاري الصغير. لقد شاهدت بعض الأمثلة من الأنشطة التجارية الناجحة وتعلمت عن بعض التقنيات التي يمكنك استخدامها في نشاطك التجاري اليوم.

سواء قمت في نهاية المطاف بالاعتماد على أدوات البرامج، البيانات، الرسائل الإخبارية، الاجتماعات وجها لوجه أو الجمع بينهم، يمكنك وضع الطابع الخاص بك عليها، وخلق بعض الممارسات الجيدة الخاصة بك. بعد كل شيء، الاتصال هو أفضل عندما يكون أصلي، لذلك قم بما تشعر أنه أصلي لك.

التالي في هذه السلسلة للموارد البشرية للأعمال الصغيرة هو نظرة على بعض من متطلبات الموارد البشرية الهامة للشركات الصغيرة. ثم سننظر في مواضيع أخرى مثل أسوأ قضايا الموارد البشرية وأفضل برامج حلول الموارد البشرية. ابقى على اتصال!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.