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Erste Schritte mit Go / No-Go-Entscheidungen

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This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Ihr R & D-Team hat einen großartigen Prototyp für ein Widget entwickelt, der mehr Glocken und Trillerpfeifen als das iPhone bietet. Außerdem können Sie Ihre Einkäufe erledigen und die Kinder in der Schule abholen.  Will nicht jeder eine haben? Natürlich werden sie! Die Entwicklung des Widgets kostet jedoch viel Geld, Marketing und Vertrieb sind herausfordernd und natürlich haben Sie einen ziemlich harten Wettbewerb.  Es ist ein großartiges Widget, aber sollten Sie mit der Entwicklung und Produktion in vollem Umfang voranschreiten?

Sie haben gerade von einem Ihrer Kontobevollmächtigten erfahren, dass es für Ihr Unternehmen eine großartige Gelegenheit gibt, auf eine Anfrage eines großen Kunden zu antworten. Das Projekt ist riesig, das Budget ist ebenso beeindruckend - und die Arbeit ist genau in Ihrer Gasse.  Natürlich müssen Sie einige wichtige Nachforschungen anstellen, um einen glaubwürdigen Vorschlag vorzulegen, und wenn Sie gewonnen haben, müssen Sie Mitarbeiter und Ressourcen aufstocken. Natürlich möchten Sie auf die RFP antworten und Ihr Bestes geben! Oder tust du?

Solche Situationen machen das Management interessant - und sie sind auch der Grund, warum Sie viel Geld verdienen. Während Ihre kreativen Mitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter und Kundenberater fokussierte Ziele haben, müssen Sie das Gesamtbild betrachten.  Natürlich möchte R & D sein Haustierprojekt vorantreiben, und natürlich möchten Ihre Marketing- und Verkaufsteams ein großes Konto erreichen.  Sie müssen jedoch mit ihrer Beteiligung feststellen, ob dieses Projekt wirklich kurz- und langfristig im besten Interesse des Unternehmens ist.

Mit anderen Worten, es wäre fantastisch, wenn Sie nur mit Ihrem Bauch gehen (und viele Manager tun das!), Müssen Sie Ihre Ressourcen überprüfen, einige Zahlen zusammenstellen, den Prozess durchdenken und eine Entscheidung treffen.

„Ja“ zu sagen, nur weil das Projekt aufregend klingt, weil es einem Kollegen gefallen wird oder weil die Gelegenheit zu gut ist, um aufgegeben zu werden, kann zu einer Katastrophe führen - stattdessen einem überlegten Prozess folgen.

Wann benötigen Sie eine Go / No-Go-Analyse?

Nicht jede Frage erfordert eine Go / No-Go-Analyse. Sollten Sie jemanden einstellen, der den kritisch wichtigen Büroleiter ersetzt, der sich im ganzen Land bewegt, um näher an seiner Familie zu sein?  Offensichtlich ist die Antwort ja; Sie brauchen so schnell wie möglich jemanden in dieser Position. Ist es eine gute Idee, ein unterfinanziertes Projekt zu betreiben, das sich außerhalb Ihrer geschäftlichen Expertise befindet?  Natürlich nicht! Sie benötigen keine umfassende Analyse, um zu wissen, wann etwas offensichtlich ein Go oder No-Go ist.

Wann brauchen Sie eine Go / No-Go-Analyse? Hier einige Kriterien, die eine Analyse sinnvoll machen:

  • Sie verfügen nicht über alle Informationen, die Sie für eine intelligente Entscheidung benötigen, und eine Analyse hilft, diese Informationen zu recherchieren und zu sammeln.
  • Das Projekt umfasst mehrere Abteilungen und / oder die Zusammenarbeit mit externen Organisationen. Sie müssen darüber nachdenken, welche Auswirkungen dieses Projekt auf Beziehungen, Ressourcen und andere Faktoren haben kann.
  • Es gibt viele verschiedene Wege, um an dieses Projekt heranzugehen, und es ist schwierig zu entscheiden, ob Sie fortfahren möchten, bis Sie einige der Optionen durchgedacht haben.
  • Es gibt starke Gefühle in Bezug auf dieses Projekt (Pro, Con oder beides), und Sie möchten sichergehen, dass Sie die Gelegenheit sorgfältig (und transparent) analysiert haben, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
  • Mit diesem Projekt sind erhebliche Risiken und Chancen verbunden (z. B. Sie können viel Geld verdienen oder wichtige Beziehungen verlieren), und Sie möchten sicher sein, dass Sie einen gründlichen Analyseprozess durchlaufen haben, bevor Sie fortfahren oder bleiben.

Mit anderen Worten, wie Sie wahrscheinlich inzwischen erkannt haben, kann die Go / No-Go-Analyse Ihnen dabei helfen, kluge Entscheidungen zu treffen - aber es gibt noch mehr. Eine formale, umfassende Go / No-Go-Analyse kann das Buy-In von anderen Mitgliedern Ihres Teams und Ihres Unternehmens fördern und sicherstellen, dass Sie Ihre Entscheidung auf der Grundlage der Beiträge aller Stakeholder treffen.

Langfristig besteht Ihr Ziel als Manager nicht nur darin, kluge Entscheidungen zu treffen, sondern auch ein starkes, geschlossenes Team zu pflegen. Wenn Sie ein Projekt bewerten, das von jemandem (oder einer Gruppe) in Ihrer Organisation vertreten wurde, benötigen Sie die Unterstützung dieser Gruppe, um die Moral aufrechtzuerhalten, falls die Evaluierung ernsthafte Probleme aufdeckt.

Wie der Autor Bernie Siben in einem Artikel zur Go / No-Go-Bewertung in der Zeitschrift Civil and Instructional Engineer feststellt: „Eine ordnungsgemäße Go / No-Go-Bewertung, insbesondere wenn sie von den leitenden Angestellten des Unternehmens gefordert und durchgesetzt wird, kann die Entscheidung unterstützen. Hersteller sagt "Nein", wenn "Nein" die richtige Antwort ist.  Der Prozess kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass keine möglicherweise realisierbare Gelegenheit aufgrund einer Sammlung falscher Annahmen oder mangelnder Gegenleistung verfehlt wird.“

Die Nüsse und Bolzen von Go / No Go-Entscheidungsfindung

Der grundlegende Prozess für die Durchführung einer Go / No-Go-Bewertung umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:

Schritt 1: Informationen zusammenstellen

Was sind die Parameter des Projekts oder Vorschlags, die Sie in Betracht ziehen? Je mehr Informationen Sie haben, desto besser ist Ihre Entscheidung.  Zumindest müssen Sie die damit verbundenen Kosten, den Projektzeitraum, die erforderlichen Ressourcen und die erwarteten Ergebnisse verstehen.

Schritt 2: Sammeln 

Sie die StakeholderIn einer Go / No-Go-Situation ist es wichtig, nicht nur diejenigen Personen zu sammeln, die über das erforderliche Wissen verfügen, um potenzielle Risiken und Vorteile zu durchdenken, sondern auch Personen, die aufgrund Ihrer Entscheidung gewinnen oder verlieren können. Mit anderen Worten: Ja, Sie sollten jemanden mit Finanzwissen einbeziehen, um über potenzielle finanzielle Risiken und Chancen nachzudenken. Sie sollten jedoch auch die Person (oder Personen) mit einbeziehen, von denen die Idee stammt, auch wenn sie keine Zahlenknacker sind.

Schritt 3: Bestimmen Sie die zu berücksichtigenden Faktoren

Jedes Projekt ist einzigartig, und die Faktoren, die Sie berücksichtigen, müssen mit dem betrachteten Projekt übereinstimmen. Unterm Strich sind finanzielle Risiken und Nutzen immer wichtig, aber es kann auch wichtig sein, immaterielle Ergebnisse zu berücksichtigen, wie etwa stärkere oder schwächere Beziehungen zu anderen in Ihrem Bereich, neue Möglichkeiten, die sich durch den Abschluss des Projekts ergeben könnten, und so weiter.

Schritt 4: Brainstorming

Mit Tools wie einer Entscheidungsmatrix oder einem Entscheidungsbaum kann Ihre Gruppe die mit dem Projekt verbundenen Risiken und Chancen durchdenken.

Schritt 5: Analyse

Sobald Ihr Brainstorming abgeschlossen ist, werden Sie wahrscheinlich kaum Schwierigkeiten haben, das Ergebnis zu analysieren. Es ist oft klar, dass ein Projekt derzeit die beste Wahl ist oder nicht.

Schritt 6: Entscheidungsfindung

Während der Bock bei Ihnen, dem Manager, höchstwahrscheinlich aufhört, ist es sinnvoll, einen Konsens über eine Go / No-Go-Entscheidung zu entwickeln. Häufig kann eine No-Go-Entscheidung mit den Worten „noch nicht“, „diesmal nicht“ oder „nicht unter diesen Umständen“ formuliert werden, sodass die Beteiligten den Tisch verlassen und das Gefühl haben, dass ihre Ideen gehört und respektiert wurden.

Brainstorming mit der Entscheidungsmatrix

Es gibt viele Tools, um ein Brainstorming durchzuführen und ein Problem zu durchdenken. Für eine Go / No-Go-Entscheidung ist die Entscheidungsmatrix jedoch die ideale Wahl. Die Matrix ist ein hervorragendes Werkzeug, um positive, neutrale und negative Aspekte der Faktoren zu betrachten, die Sie ausgewählt haben. 

Der Entscheidungsbaum kann Ihnen helfen, die Ergebnisse von Ja- oder Nein-Entscheidungen zu durchdenken.Die Matrix ist eine Tabelle, die Ihre Kriterien von oben nach unten auflistet und Platz für positive, negative und neutrale Analysen bietet.  Als Gruppe füllen Sie die Lücken nach besten Kräften aus. Falls erforderlich, müssen Sie möglicherweise weitere Nachforschungen durchführen, bevor Sie die Matrix abschließen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihrem Team wurde die Möglichkeit geboten, auf eine Angebotsanfrage für ein großes Beratungsprojekt zu antworten.  Der Vorschlag ist sehr aufregend, aber es ist ein großes Unterfangen, und Sie möchten sichergehen, dass der Aufwand der Gelegenheit entspricht. Sie haben Ihr Stakeholder-Team zusammengestellt und beschlossen, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

  • Haben wir die Ressourcen und Zeit, um den Vorschlag vorzulegen?
  • Ist das Projekt in unserem Fachgebiet?
  • Ist das Projekt für uns rentabel genug, basierend auf Budget und Gebühren?
  • Würde das Projekt eine Möglichkeit bieten, unser Know-how oder unseren Markt zu erweitern?
  • Sind die Kosten für die Entwicklung unseres Angebots angemessen, relativ zu unseren Gewinnchancen für das Projekt?
  • Wie gut kennen wir die Bedürfnisse und Vorlieben des Kunden?
  • Ist unser Wettbewerb im Verhältnis zu diesem Projekt und / oder Kunden besser vorbereitet oder besser verbunden als wir?
  • Verfügen wir über interne Ressourcen oder Outsourcing-Ressourcen, um dieses Projekt effektiv abzubauen?
  • Passt dieses Projekt wirklich zu unserer Unternehmensstrategie und unseren Zielen?
  • Wie würden unsere heutigen Kunden reagieren, wenn wir dieses Projekt übernehmen würden?
  • Was sind unsere Chancen, das Projekt zu gewinnen?
  • Ist die Finanzierung des Projekts sicher?

Um Ihre Matrix zu erstellen, listen Sie diese Fragen zunächst von oben nach unten entlang der linken Seite der Tabelle auf. Als Nächstes erstellen Sie Spaltenüberschriften - Los, No-Go, Optionswert.  Sprechen Sie die Fragen der Reihe nach mit der Gruppe und füllen Sie die Tabelle aus, während Sie Zusammenfassungen Ihres Brainstorming-Prozesses durchführen.

Beispiel für eine teilweise abgeschlossene Entscheidungsmatrix.

Zum Beispiel bei der Beantwortung der Frage „Haben wir die internen Ressourcen oder Outsourcing-Ressourcen, um dieses Projekt effektiv durchzuziehen?  Ihre Gruppe könnte feststellen, dass Sie auf der positiven Seite viele der benötigten Fähigkeiten haben, auf der negativen Seite jedoch fehlende Kernkompetenzen.  Ihre Optionen umfassen daher die Beschaffung und Preisfestsetzung von zusätzlichem Personal, um ein Projektteam zu besetzen. Ihre Punktzahl (oft als 1-5 dargestellt) kann eine 3 sein: Sie haben etwa die Hälfte des Fachwissens, das Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen.

Wenn Sie und Ihre Gruppe den Vorgang zum Ausfüllen der Matrix durchlaufen haben, addieren Sie Ihre Punktzahlen, um zu sehen, ob Sie sich im Go- oder No-Go-Bereich befinden. Es kann offensichtlich werden, wenn Sie Ihre Punktzahl überprüfen, ob Sie vorankommen oder bleiben wollen.  Es könnte auch der Fall sein, dass Sie eine Reihe von Optionen entdeckt haben, die es Ihnen ermöglichen, sich in Zukunft besser auf diese oder eine ähnliche Gelegenheit vorzubereiten.

Go / No-Go-Entscheidungsfindung in der realen Welt

Was sind die möglichen Ergebnisse, wenn Sie mit einer wichtigen Go / No-Go-Entscheidung mit Ihrem Bauch gehen? Es ist sicherlich möglich, dass Sie, wenn Sie über genügend Erfahrung und Wissen (und Glück!) Verfügen, eine großartige Entscheidung treffen werden, und zwar mit hervorragenden Ergebnissen.  Ohne außergewöhnliche Einsicht (oder Glück) sind die Nachteile ziemlich entmutigend. Diese Nachteile umfassen:

  • Verschwenden Sie wertvolle Zeit, Geld und Ressourcen mit einem Vorschlag oder Projekt, das keine realistischen Erfolgsaussichten hatte.
  • „Nein“ zu einer wirklich aufregenden Gelegenheit sagen, dabei Einkommen und Ansehen verlieren und gleichzeitig die Unterstützung und den Respekt der Mitarbeiter verlieren.
  • Beeinträchtigung der Fähigkeit Ihrer Firma, mit den Bedürfnissen bestehender Kunden Schritt zu halten, wodurch das Risiko von dauerhaften und geschätzten Beziehungen besteht.
  • Ihr Unternehmen für ein öffentliches Versagen einrichten und so die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens (und Ihre eigene ganz zu schweigen) untergraben.

Abhängig von Ihrem Unternehmen haben Sie sogar das Potenzial, Menschen mit einer schlechten Entscheidung „Nein“ oder „Nein“ unnötig zu gefährden. Wenn Sie beispielsweise ein Transport-, Sicherheits- oder Gesundheitsprojekt durchführen, auf das Sie nicht vollständig vorbereitet waren, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Aufgrund der Wichtigkeit von Go / No-Go-Entscheidungen treffen viele Unternehmen (insbesondere in den Bereichen Technik und Gesundheit) die Go / No-Go-Entscheidungen in verschiedene Aspekte ihres täglichen Geschäfts. Es ist nicht überraschend, dass eine andere Branche, die die Go / No-Go-Analyse ausgiebig einsetzt, den Bergbau betreibt.  Im Bergbaubereich muss viel Geld für die Lokalisierung und Bewertung potenzieller Minen ausgegeben werden, und natürlich gibt es enorme Investitionskosten und Sicherheits- und Gesundheitsbedenken im Zusammenhang mit dem Bergbau. Sollte das Unternehmen angesichts der vielen potenziellen Risiken ein Bergbauprojekt durchführen?

2011 verwendete das australische Bergbauunternehmen Rio Tinto eine komplexe und detaillierte Matrix, um die relativen Vorteile einer neuen Eisenmine zu analysieren. In diesem Fall waren dies Faktoren wie die Art und Menge des verfügbaren Erzes, die Nähe der Gewässer zur Mine, die Gefahren, die mit dem eigentlichen Abbauprozess verbunden sind, und vieles mehr.  Das Papier, das sie produzierten, trug den Titel „Katastrophenrisiko“. Wie Sie sich vorstellen können, sind Bergbaugesellschaften eher konservativ, wenn sie das relative Risiko einschätzen, und daher sind die Gefahren und Risiken, die mit einem neuen Bergbauprojekt verbunden sind, oft sehr hoch.

Was bedeutet Go / No-Go für Sie?

Während Sie sich möglicherweise nicht in einer Situation befinden, in der Entscheidungen über Leben und Tod getroffen werden, kann Ihre Entscheidung "Go / No Go" einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden Ihrer Firma haben. Daher lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen, um die Vor- und Nachteile eines komplexen oder anspruchsvollen Projekts zu analysieren.

Es stimmt, dass Sie möglicherweise Grummeln hören, weil Sie nicht bereit sind, es einfach "zu tun", und Sie müssen möglicherweise mit Kritik fertig werden. Langfristig wissen Sie jedoch, dass Sie mit den verfügbaren Informationen die bestmögliche Entscheidung getroffen haben.  Wenn etwas schief gehen sollte, haben Sie das sehr wichtige Wissen, das Sie über Ihre Grundlagen bezogen haben - die Entscheidung war weder launisch, noch wurde sie von Ihrem Team isoliert.

Ressourcen

Grafik-Gutschrift: Wegweiser von Simple Icons aus dem Noun-Projekt.

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