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Empezando con la Toma de Decisiones de Si o No

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This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Tu equipo de R&D ha ideado un increíble prototipo para una herramienta que tiene más campanas y pitidos que un iPhone - y también puede hacer tu lista de compras y buscar a tus hijos en el colegio. ¿No querrá todo el mundo uno? ¡Por supuesto que lo querrán! Pero desarrollar el aparato costará bastante dinero, mercadeo y distribución lo cual sera retador, y por supuesto tendrás una competencia bastante difícil. Es una gran herramienta, ¿pero deberías seguir con ella por completo en cuanto a desarrollo y producción?

Justo ahora oíste, de uno de tus representantes de cuentas, que hay una oportunidad terrífica para tu compañía y debe responder la Petición de Propuesta de un cliente grande. El proyecto es enorme, el presupuesto es igualmente impresionante - y el trabajo está muy cerca de tu urbanización. Por supuesto, necesitas hacer algo de investigación significativa de manera que puedas presentar una propuesta creíble, y si ganaste deberías juntar al equipo y los recursos. Naturalmente, quieres responder a la Petición, ¡y quieres poner tu mejor pie adelante! ¿O no?

Este tipo de situaciones es lo que hacen que la gestión sea interesante - y también son la razón por la que haces tanto dinero. Mientras que tu equipo creativo, fuerza de ventas, y representantes de ventas tengan metas enfocadas, tienes que ver la gran imagen al final. Por supuesto que el equipo de R&D quiere avanzar con el nuevo proyecto, y naturalmente tus fuerzas de ventas y mercadeo quieren conseguir una gran cuenta. Pero necesitas determinar, con su involucración, si este proyecto en particular está realmente dentro de los mejores intereses del negocio a un plazo corto y largo.

En otras palabras, mientras que sería increíble simplemente ir con tu sexto sentido (¡y muchos gerentes lo hacen!), necesitarás revisar tus recursos, ajustar algunos números, pensar a través del proceso y hacer una decisión de voy o no voy.

Decir "sí" solo porque el proyecto suena emocionante, porque complacerá a un colega, o porque la oportunidad parece muy buena como para dejarla, todo eso puede llevar al desastre - en vez de seguir un proceso considerado.

¿Cuándo Necesitas Un Análisis de Voy O No Voy?

No toda pregunta requiere un análisis de voy o no voy. ¿Deberías contratar a alguien para reemplazar al críticamente importante gerente de oficina que se está mudando al otro lado del país para estar más cerca de su familia? Obviamente, la respuesta es sí; necesitas a alguien en esa posición tan pronto sea posible. ¿Es una buena idea ir adelante con un proyecto que tenga pocos fondos y esté fuera de tu área de experiencia de negocios? ¡Por supuesto que no! No necesitas un análisis a escala completa para saber cuando algo obviamente es una situación de voy o no voy.

¿Así que cuándo necesitas un análisis de ir o no ir? Aquí hay algunos criterios que harán que el análisis valga la pena:

  • No tienes toda la información que necesitas para tomar una decisión inteligente, y un análisis te ayudará como proceso de investigar y coleccionar esa información.
  • El proyecto involucra múltiples departamentos y/o colaboración con organizaciones externas, y necesitarás pensar a través del impacto que este proyecto podría tener en las relaciones, recursos y otros factores.
  • Existen muchas diferentes maneras de aproximarse a este proyecto, y es difícil decidir si ir hacia adelante hasta que hayas pensado en algunas de las opciones.
  • Existen sentimientos fuertes sobre este proyecto (pro, con o ambos), y querrás asegurarte que has cuidadosamente (y transparentemente) analizado la oportunidad antes de hacer una decisión.
  • Existen riesgos y oportunidades significativas asociadas con este proyecto (ejemplo, podrías perder una gran cantidad de dinero o relaciones importantes), y querrás asegurarte que has ido a través de un proceso detallado de análisis antes de avanzar o quedarte así.

En otras palabras, como quizás ya te has dado cuenta, un análisis de voy o no voy te puede ayudar a tomar decisiones inteligentes - pero hay más que eso. Un análisis formal e inclusivo de ir o no ir podría promocionar la integración de otros miembros de tu equipo y negocio, y puede asegurarte que estás haciendo tu decisión basado en el resultado de todos los accionistas.

A largo plazo, tu meta como gerente no es solo tomar decisiones importantes, pero también mantener un equipo cohesivo y fuerte. Si estás evaluando un proyecto que alguien (o algún grupo) dentro de tu organización ha defendido, necesitarás del apoyo de ese grupo para mantener la moral si la evaluación revela problemas serios.

Como el autor Bernie Siben nota en un artículo de una evaluación de ir no ir en el diario del Ingeniero Civil e Instructivo "Una evaluación correcta de ir o no ir, especialmente una que fue requerida o exigida por el equipo de personas mayores de la firma, puede ayudar al tomador de la decisión a decir "no" cuando "no" es la respuesta correcta. El proceso también puede ayudar a asegurar que ninguna oportunidad que fuese viable sea perdida debido a una colección de suposiciones incorrectas o una carencia de consideración."

Las Tuercas y Tornillos de una Toma de Decisión de Ir o No Ir

El proceso básico para conducir una evaluación de ir o no ir incluye los siguientes pasos básicos:

Paso 1: Junta Información

¿Cuáles son los parámetros del proyecto o propuesta que estás considerando? Mientras más información tengas, mejor será tu decisión. Por lo menos, deberías entender los costos involucrados, el marco de tiempo del proyecto, los recursos requeridos y los resultados esperados.

Paso 2: Reúne Accionistas

En una situación de ir o no ir, es importante juntar no solo a aquellas personas con el conocimiento requerido para pensar los beneficios y riesgos potenciales, pero también esas personas que están para ganar o perder basado en tu decisión. En otras palabras, sí, deberías involucrar a alguien con conocimientos financieros para que piensen en los riesgos y oportunidades financieras potenciales - pero también deberías también involucrar a la persona (o personas) que originaron la idea, incluso si no son crujidores de números.

Paso 3: Determinar los Factores a Ser Considerados

Cada proyecto es único, y los factores a considerar deben ajustarse al proyecto bajo consideración. Riesgos financieros de punta a punta y beneficios siempre son importantes, pero también debería ser importante considerar resultados intangibles como relaciones fuertes o débiles con otros dentro de tu campo, nuevas oportunidades que podrían surgir a través del proceso de completar el proyecto, y más.

Paso 4: Juntar Ideas

Al usar herramientas tal como un matrix de toma de decisiones o un árbol de decisiones, tu grupo podrá pensar en los riesgos y oportunidades asociados con el proyecto.

Paso 5: Análisis

Una vez que tu junte de ideas sea completado, es probable que tengas algo de problema analizando el resultado. Muchas veces, es claro que un proyecto es, o no es, la mejor opción en el momento.

Paso 6: Toma de Decisiones

Mientras que el cubo probablemente se pare contigo, el gerente, tiene sentido trabajar para desarrollar un consenso de una decisión de ir o no ir. Muchas veces, una decisión de no ir podría ser dicha como "no todavía", "no en este momento", o "no bajo estas circunstancias" términos que permiten que los accionistas dejen la mesa sintiendo que sus ideas han sido escuchadas y respetadas.

Juntas Ideas con la Matrix de Toma de Decisiones

Existen muchas herramientas disponibles para juntar ideas y pensar más allá de un problema, pero para un decisión de ir o no ir la toma de decisiones matrix es una opción ideal. El matrix es una herramienta increíble para ver los aspectos positivos, neutrales y negativos de los factores que has escogido considerar; el árbol de decisiones te podría ayudar a pensar en los resultados de las decisiones de sí o no.

El matrix es una tabla que lista tu criterio de arriba abajo, y proporciona espacios para análisis positivos, negativos y neutrales. Como un grupo, rellenas los espacios con lo mejor de tus habilidades. Si es necesario, podrías necesitar hacer una investigación adicional antes de completar la matrix.

Por ejemplo, imagina que tu equipo ha sido presentado con la oportunidad de responder a una petición de propuesta para un proyecto grande de consultoría. Existe mucha emoción sobre la propuesta, pero es una gran empresa y querrás asegurarte que el esfuerzo se ajusta a la oportunidad. Has juntado tu equipo de accionistas, y decidido considerar los siguientes factores:

  • ¿Tenemos los recursos y tiempo para hacer la propuesta?
  • ¿Está el proyecto dentro de nuestra área de experiencia?
  • ¿Es el proyecto lo suficientemente rentable para nosotros, basado en su presupuesto y tasas?
  • ¿El proyecto presentaría una posibilidad de expandir nuestra experiencia o mercado?
  • ¿Es el costo para desarrollar la propuesta razonable, relativo a nuestras opciones de ganar el proyecto?
  • ¿Cuán bien conocemos las necesidades y preferencias del cliente?
  • ¿Nuestra competencia está mejor preparada o conectada con lo que somos, relativo a este proyecto o cliente?
  • ¿Tenemos los recursos internos o externos para hacer que este proyecto sea efectivo?
  • ¿Este proyecto realmente se ajusta a nuestra estrategia y metas corporativas?
  • ¿Cómo reaccionarían nuestros clientes actuales si tomáramos este proyecto?
  • ¿Cuáles son las probabilidades de ganar el proyecto?
  • ¿Son certeros los fondos del proyecto?

Para crear tu matrix, tienes que empezar al listar estas preguntas de arriba abajo al lado de la parte izquierda de la tabla. Después, necesitarás crear los títulos de las columnas - Ir, No-Ir, Puntuación de las Opciones. Hablar en todas las preguntas con el grupo, rellenando la tabla mientras vas con los resúmenes de tu proceso de junte de ideas.

Ejemplo de Deciciones de Matrix parcialmente completadas.

Por ejemplo, cuando se responde a la pregunta de "¿Tenemos los recursos internos y externos para hacer este proyecto efectivamente? Tu grupo podría determinar que, en el lado positivo, tienes muchas de las habilidades necesitadas, pero por el lado negativo estás perdiéndote áreas claves de experiencia. Tus opciones, por lo tanto, involucran delegación y pagarse a un personal adicional para rellenar un equipo de proyecto. Tu puntuación (muchas veces presentada como 1-5) podría ser un 3: tienes la mitad de la experiencia que necesitas para competir exitosamente para este proyecto.

Una vez que tú y tu grupo hayan ido a través de todo el proceso de rellenar la matrix, añade tus puntuaciones para ver si estás en el rango de Ir o No Ir. Podría convertirse en obvio, una vez que revises tu puntuación, sea que avances o te quedes. También podría presentarse el caso de que habrías descubierto un número de opciones que te permitirán prepararte mejor para esto o para una oportunidad similar en el futuro.

Toma de Decisiones de Ir o No Ir en el Mundo Real

¿Cuáles son los posibles resultados de ir con tu instinto con una decisión importante de ir o no ir? Ciertamente es posible que, si tienes suficiente experiencia y conocimiento (¡y suerte!) hagas una decisión increíble de instinto con magníficos resultados. Pero al carecer de un instinto extraordinario (o suerte), las desventajas son bastante desalentadoras. Aquellas desventajas incluyen:

  • Desperdiciar tiempo, dinero y recursos valiosos en una propuesta o proyecto que no tenía una real oportunidad de éxito.
  • Decir "no" a una oportunidad verdaderamente emocionante es perder el ingreso y prestigio mientras que también se pierde el apoyo y respeto de los compañeros de trabajo.
  • Socavar la habilidad de la firma de mantenerse al margen de las necesitas de los clientes existentes hará que se pongan en riesgo las relaciones continuas y de valor.
  • Establecer tu compañía para un fracaso público, por lo tanto socavan la credibilidad de tu compañía (sin mencionar tu propia credibilidad).

Dependiendo de tu negocio, incluso tendrás el potencial de innecesariamente poner a los seres humanos en riesgo con una decisión mala de ir o no ir. Por ejemplo, ir adelante con un transporte, seguridad o proyecto de salud para el cual no estabas completamente preparado podría tener catastróficas consecuencias.

Debido a la importancia de la toma de decisiones de ir o no ir, muchas compañías (particularmente en los campos de ingeniería y salud) construyen toma de decisiones de ir o no ir a varios aspectos de tu negocio diario. No sorprendentemente, otra industria que hace un extensivo uso de un análisis de ir o no ir estaría minando. En el campo de la minería, una gran cantidad de dinero debe ser gastado en localizar y asesorar minas potenciales, y, por supuesto, existen gastos grandes de capital y preocupaciones de salud y seguridad conectadas con el actual proceso de minería. ¿Debería la compañía ir hacia adelante con el proyecto de minería, dados tantos riesgos potenciales?

En el 2011, la compañía de minería de Rio Tinto en Australia utilizó una matrix compleja y detallada para analizar los méritos relativos de abrir una nueva minería de hierro. En su caso, los factores incluían tales problemas como el tipo y cantidad de mineral disponible, la proximidad de los cuerpos de agua a la minería, las amenazas involucradas con el actual procedimiento de minería, y más. El papel que produjeron fue titulado "Riesgo de Consecuencia Catastrófica". Como podrías imaginarte, las compañías de minería tienden a ser conservadoras cuando anotan los riesgos relativos, y por lo tanto el nivel de amenaza y riesgo relacionado a tomar un nuevo proyecto de minería usualmente está puntuado muy alto.

Lo Que Ir O No Ir Significa Para Ti

Mientras que no no estarías en la situación de toma de decisiones de vida o muerte, tu decisión de ir o no ir podría tener un gran impacto en el bienestar de tu firma. Ese siendo el caso, vale la pena tomarte el tiempo de analizar los pros y contras de ir hacia adelante con un proyecto complejo y demandante.

Es verdadero que podrías escuchar cosas sobre tu carencia de voluntad de "simplemente hacerlo", y podrías necesitar lidiar con la crítica. A largo plazo, sin embargo, sabes que has hecho la mejor decisión posible con el información disponible. Si algo fuese mal, tienes el muy importante conocimiento que has cubierto tus bases - la decisión no era caprichosa, y tampoco fue hecha en aislamiento de tu equipo.

Recursos

Crédito Gráfico: Signpost diseñado por Simple Icons del Proyecto Noun.

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