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Buchhaltung 101: Was Sie wissen müssen, um Ihr Unternehmen zu führen

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

German (Deutsch) translation by Ines Willenbrock (you can also view the original English article)

Seien wir ehrlich, die meisten Unternehmer und Geschäftsinhaber wissen nicht das Erste über die doppelte Buchführung und wollen es auch nicht wissen.

Für größere Unternehmen spielt das keine Rolle: Sie stellen einfach einen Spezialisten ein. Aber in den ersten Tagen sind Sie nicht in der Lage, sich Vollzeit-Hilfe zu leisten. Selbst wenn Sie zu einem Buchhalter gehen, um Ihnen bei der Erstellung Ihrer jährlichen Steuererklärung zu helfen, müssen Sie die Grundlagen kennen, wie Sie Ihre Bücher das ganze Jahr über in Ordnung halten können.

Warum ist es wichtig? Weil eine gute Buchhaltung die Basis für ein gutes Geschäft ist. Wenn Sie Ihre finanzielle Situation nicht genau verstehen, werden Ihre Pläne auf wenig mehr als Rätselraten basieren. Investoren oder Kreditgeber werden auch gut organisierte Finanzen sehen wollen, bevor sie sich verpflichten, Ihr Unternehmen zu finanzieren.

In diesem Tutorial lernen Sie die Grundlagen, wie Sie Ihre Geschäftskonten in Ordnung halten können. Wir gehen die Grundlagen der doppelten Buchführung durch und erklären, wie Sie einen Kontenplan einrichten, die Bücher ausgleichen und Abschlüsse erstellen.

Am Ende werden Sie natürlich kein vollqualifizierter Buchhalter sein. Es ist ein komplexer Bereich, und Sie müssen immer noch einen Profi einstellen, der Ihnen hilft, wo immer möglich (und wir geben auch Tipps dazu). Aber Sie werden zumindest ein grundlegendes Verständnis davon haben, wie Sie eine Reihe von Geschäftskonten führen können. Sie werden mit einigen praktischen Schritten bewaffnet sein, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dinge aufzeichnen, und in der Lage sein werden, Ihr Unternehmen auf solidem finanziellen Boden zu halten.

Schritt 1: Verstehen der doppelten Buchführung

Überspringen Sie diesen Schritt nicht!

Doppelte Buchführung mag nicht das interessanteste Thema sein, aber es ist wichtig zu verstehen, wie es funktioniert. Die meisten Unternehmen verwenden heutzutage Buchhaltungssoftware anstelle von physischen Büchern, aber die Prinzipien sind immer noch wichtig zu verstehen. Wir halten es einfach und verwenden Beispiele, um alles klar zu machen.

Erstens, was ist der Zweck der doppelten Buchführung?

Es geht darum, Ihnen ein rundes Bild davon zu geben, wohin Ihr Geld fließt, und Ihnen zu helfen, Fehler zu vermeiden. Jede Transaktion wird an mindestens zwei Stellen aufgezeichnet. Es macht Sinn, denn jede Geschäftstransaktion ist ein Austausch von einer Sache gegen eine andere. Das Doppel-Eingabessystem zeigt genau, wie dieser Austausch stattgefunden hat und was die Ergebnisse waren.

Schauen wir uns ein Beispiel an.

Angenommen, Sie betreiben ein Café und geben 500 Dollar für eine Kiste mit feinsten Kaffeebohnen aus. Wenn Sie nur auf Ihren Barguthaben schauen, scheint es, als ob Sie 500 Dollar verloren haben, weil Ihr Kontostand um diesen Betrag gesunken ist. In Wirklichkeit hat dieser Kaffee natürlich einen Wert – Sie fügen ihn zu Ihren Vorräten hinzu (Inventar) und werden ihn verwenden, um Getränke zu brauen, um sie an Kunden zu verkaufen. Im Doppeleingabesystem würden Sie also zwei Einträge vornehmen:

Inventar: +500 $

Barkonto: - 500 $

Dies zeichnet sowohl den Verlust von Bargeld als auch den Gewinn an Inventar auf und gibt Ihnen ein genaueres Bild davon, was in Ihrem Unternehmen passiert.

Wie Sie sehen können, ist das Prinzip ganz einfach. Ein Großteil der Verwirrung mit der doppelten Buchführung kommt jedoch aus der Terminologie. Im Alltag sind wir es gewohnt, Debits als Abnahmen und Kredite als Erhöhungen zu denken. In der Buchhaltungswelt ist es komplizierter als das. Also werden wir für dieses Tutorial, um die Dinge einfach zu halten, über Erhöhungen und Abnahmen statt Kredite und Belastungen sprechen.

Schritt 2: Einrichten eines Kontenplans

Wenn Sie ein abgerundetes Bild davon haben möchten, wie es Ihrem Unternehmen geht, müssen Sie mehrere verschiedene Konten einrichten. Das bedeutet, dass Sie für jeden Schlüsselbereich Ihres Unternehmens jede Transaktion, die sich darauf auswirkt, nachverfolgen und den Saldo entsprechend anpassen.

In der Café-Transaktion oben, zum Beispiel, haben wir 500 Dollar auf das Inventarkonto hinzugefügt, um die Zugabe der Kaffeekiste widerzuspiegeln. Wir würden dieses Konto ständig aktualisieren, so dass jedes Mal, wenn wir entweder neue Lieferungen kaufen oder sie aufbrauchen, den Saldo anpassen. Auf diese Weise wissen wir genau, wie viel wir immer zur Hand haben. Das gleiche tun wir auch mit dem Barkonto.

Abgesehen von Bargeld und Inventar, hier sind einige andere Schlüsselkonten zu verfolgen, nach SCORE:

  • Forderungen (von Kunden fälliges Geld).
  • Verbindlichkeiten (Geld, das Sie anderen schulden).
  • Verkäufe (die Einnahmen, die Sie aus dem Verkauf von Produkten/Dienstleistungen erzielen).
  • Käufe (Lieferungen, die Sie für Ihr Unternehmen kaufen).
  • Lohnkosten (Personalgehälter und sonstige Kosten).
  • Eigenkapital (der Betrag, den Sie oder andere Eigentümer in das Unternehmen stecken).
  • Einbehaltene Gewinne (die Gewinne, die Sie angesammelt haben).

Je nachdem, wie viele Details Sie in die Detailinformationen verwenden möchten, können Sie alle Arten von verschiedenen Konten erstellen, die verschiedene Aspekte Ihrer Finanzen nachverfolgen. Sie können z. B. dieses "Inventar"-Konto in Unterkonten aufteilen, die Kaffeebohnen, Lebensmittel und andere Artikel nachverfolgen.

Für größere Unternehmen kann sich die Anzahl der Konten schnell vervielfachen, daher ist es wichtig, von Anfang an einen Kontenplan einzurichten: im Grunde eine Liste aller Konten, die Sie verwalten, mit einer Zahl für jedes. Sie können hier einen Beispielkontenplan anzeigen.

Schritt 3: Balancieren Sie die Bücher

Sie haben wahrscheinlich von Unternehmen gehört, die die Bücher ausbalancieren (oder in einigen Fällen nicht ausgleichen). In diesem Schritt werden wir genau untersuchen, was dieser Ausdruck bedeutet und wie Sie Ihre eigenen Bücher effektiv ausbalancieren können.

Kehren wir zu diesem Café-Beispiel aus Schritt 1 zurück. Wir kauften Kaffeebohnen im Wert von 500 Dollar. Der nächste Schritt ist natürlich, sie zu mahlen, einige Lattes und Cappuccinos zu brauen und sie an Kunden zu verkaufen. Wir tun dies, und unsere zufriedenen Kunden zahlen uns 750 Dollar Umsatz. Sehen wir uns an, wie Sie das in Ihren Konten aufzeichnen.

Zuallererst haben wir 750 Dollar in bar erhalten, so dass das Barkonto um 750 Dollar erhöht wird. Aber wir haben auch 500 Dollar des Inventars aufgebraucht, so dass das Inventarkonto um 500 Dollar verringert werden muss.

So weit so gut. Aber was ist mit den 250 Dollar, die übrig geblieben sind? Nun, das ist Gewinn für Ihr Unternehmen, so dass es auf das Konto "Einbehaltene Gewinne" hinzugefügt wird. So sieht es aus:

Kassenkonto: + 750 Dollar

Inventar: -500 Dollar

Gewinnrücklagen: +250 Dollar

Dies ist natürlich ein vereinfachtes Beispiel. Wir schauen nicht auf die Kosten der Milch und Zucker für die Herstellung dieser Lattes, oder Arbeitskosten, oder eines der anderen Dinge, die in Wirklichkeit in diesen 250 Dollar Gewinn essen würde.

Aber dieses vereinfachte Beispiel veranschaulicht ein Schlüsselkonzept: Egal, welche Einträge Sie in Ihren Konten machen, die Bücher müssen danach ausgeglichen sein.

Das bedeutet, dass die folgende Gleichung immer gelten muss:

Aktiva = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Als wir dem Barkonto 750 Dollar hinzufügten und 500 Dollar vom Inventarkonto entfernten, schufen wir ein Ungleichgewicht – Vermögenswerte erhöhten sich um 250 Dollar, aber es gab keinen entsprechenden Eintrag auf der anderen Seite der Gleichung. Durch Hinzufügen von 250 Dollar zu den Gewinnrücklagen (Teil der Kategorie "Eigenkapital") wurde der Saldo wiederhergestellt. Unser Vermögen erhöhte sich um 250 Dollar und unser Eigenkapital um 250 Dollar, so dass die Gleichung immer noch funktioniert.

Ihr Ziel als Geschäftsinhaber ist es, sicherzustellen, dass die "Buchhaltungsgleichung" immer gilt, dass die Bücher immer ausgleichen. In der Praxis passieren jedoch Fehler. Professionelle Buchhalter erstellen regelmäßig Testsalden, und wenn sie die Bücher nicht zum Ausgleich bringen können, gehen sie durch die Konten zurück und nehmen Anpassungen an gemachten Fehlern vor.

Das Wichtigste ist, dass die Bücher am Ende jeder Buchhaltungsperiode (z. B. monatlich oder vierteljährlich) ausgeglichen sind. Dann setzt man alles in den Jahresabschluss ein.

Schritt 4: Erstellen von Abschlüssen

In einer früheren Reihe von Tutorials haben wir uns die wichtigsten Jahresabschlüsse angesehen, die ein Unternehmen erstellt: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung.

Die Informationen für diese Auszüge stammen direkt von den Konten, die wir gerade betrachtet haben. Die Rechnungslegungsgleichung, die wir beispielsweise in Schritt 3 behandelt haben, spiegelt sich in der Struktur der Bilanz wider, die alle Vermögenswerte auf der einen Seite und alle Verbindlichkeiten und Eigenkapital auf der anderen Seite zusammenfasst und sicherstellt, dass sie immer ausgeglichen sind.

Was die Gewinn- und Verlustrechnung betrifft, so werden die Konten verwendet, die wir in Schritt 2 betrachtet haben, wie die Einnahmen, Ausgaben und Kosten der verkauften Waren. Und die Cashflow-Abrechnung basiert in erster Linie auf dem Kassenkonto, während sie gleichzeitig Informationen von anderen Konten einzieht, um zu zeigen, wohin all das Bargeld ging.

Daher ziehen Sie regelmäßig alle Informationen aus Ihren verschiedenen Konten zusammen und erstellen einen vollständigen Satz von Abschlüssen. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung die Änderungen über einen bestimmten Zeitraum anzeigen.

Wie oft sollten Sie diesen Prozess durchlaufen? Öffentliche Unternehmen sind verpflichtet, Jahresviertel- und Jahresabschlüsse für die Aktionäre vorzulegen. Wenn Ihr Unternehmen Investoren oder Kreditgeber hat, können sie Ihnen auch sagen, wie oft sie erwarten, sie zu sehen. Wenn nicht, müssen Sie entscheiden, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist – Sie möchten möglicherweise eine monatliche Momentaufnahme ihrer Arbeit, oder Sie können entscheiden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist, dass Sie keine formellen Aussagen so häufig benötigen.

Schritt 5: Holen Sie sich Hilfe, wenn Sie es brauchen

Die Beispiele, die wir uns in diesem Tutorial angesehen haben, waren sehr einfach. In der Praxis kann es ein komplexer Prozess sein, genaue Konten zu führen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Eine einzelne Transaktion kann mehrere Einträge in mehreren verschiedenen Konten umfassen, und wenn Sie Hunderte oder sogar Tausende von Transaktionen aufzeichnen müssen, kann es schnell überwältigend werden.

Technologie hilft natürlich. Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, FreshBooks, NetSuite und Xero sind viel einfacher zu bedienen als das altmodische System, jede Transaktion in physischen Ledgern aufzuzeichnen.

Aber es wird trotzdem wahrscheinlich eine Zeit kommen, wenn Sie einen Profi einstellen müssen. Selbst wenn Sie Software verwenden, ist es einfach, Fehler zu machen. Und die Zeit, die es braucht, um all diese Informationen einzugeben, könnte wahrscheinlich besser anderswo ausgegeben werden.

Obwohl Sie oft die Begriffe "Steuerberater" und "Buchhalter" synonym hören, haben sie tatsächlich unterschiedliche Funktionen. Ein Buchhalter übernimmt die täglichen Aufgaben der Erfassung von Transaktionen und stellt sicher, dass alles korrekt dargestellt wird. Ein Steuerberater konzentriert sich mehr auf das große Ganze, erstellt hochrangige Jahresabschlüsse und hilft Ihnen bei Dingen wie der Abgabe von Steuern und der Sicherung der Finanzierung.

Sie können zunächst einen Buchhalter und Steuerberater in Teilzeit oder freiberuflich, stündlich und von dort aus beschäftigen. Wenn Ihr Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern oder mehr als einer Million US-Dollar Umsatz wächst, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern in Betracht zu ziehen.

Nächste Schritte

Buchhaltung ist ein komplexer Bereich, und es gibt noch viel mehr zu lernen. Aber dieses Tutorial hat Ihnen die grundlegenden Tools gegeben, die Sie benötigen, um genaue Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in einem guten Zustand ist.

Sie haben gelernt, wie Sie einfache Transaktionen mithilfe der Buchhaltung mit doppeltem Posten aufzeichnen und ein Buchhaltungssystem einrichten, das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Sie haben den Zusammenhang zwischen den täglichen Buchhaltungseinträgen und den Gesamtabschlüssen wie der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung gesehen. Und Sie haben gelernt, welche Art von Hilfe Sie wann benötigen.

Beginnen Sie also damit, Ihre Bücher in Ordnung zu bringen, indem Sie Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware (oder altmodische Ledger, wenn Sie es vorziehen) verwenden. Achten Sie darauf, alle Ihre Quittungen und Auftragsunterlagen in einem gut sortierten Ablagesystem aufzubewahren, damit Sie zurückgehen und alles überprüfen können, was Sie benötigen. Und stellen Sie sicher, dass diese Bücher regelmäßig ausbalanciert werden.

Eine weitere wichtige Sache für Ihr Unternehmen zu entscheiden ist genau, wann und wie Sie jede Transaktion aufzeichnen. Es gibt zwei Hauptansätze: Bargeld- und Periodenrechnung. Wir werden in einem zukünftigen Tutorial untersuchen, was diese Begriffe bedeuten und wie sich die Auswahl auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Ressourcen

Bildnachweis: Spreadsheet von Adam Mullin aus dem Noun Project.

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