German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)
Sie haben gerade die Nachricht erhalten, dass ein neues Projekt genehmigt und finanziert wurde. Sie möchten gerne ein Brainstorming-Meeting mit Ihrem Team vereinbaren. Aber nur zwei Ihrer Teammitglieder sind lokal. Die anderen sind entweder an der anderen Küste oder auf einem anderen Kontinent!
Sie könnten alle mit großem Aufwand einfliegen oder einen anderen Weg finden, um als Team ein Brainstorming durchzuführen. "Brain-Netting" oder Brainstorming im Internet kommt herein.
Online-Brainstorming ist keine neue Idee, aber mit neuer Software und neuen Tools ist es jetzt viel effektiver als je zuvor. Das Internet ist jedoch alles andere als perfekt. Es erfordert sorgfältige Planung und viel menschliche Intuition und Einsicht, um Brain-Netting zu einer effektiven Technik zu machen.
Ein Überblick über Online-Brainstorming-Tools und Brain-Netting-Techniken
Es ist leicht, über Brainstorming "im Internet" zu sprechen, aber die Realität ist, dass dieser Ausdruck so klar wie Schlamm ist. Es ist, als würde man über Brainstorming "in der realen Welt" sprechen. Der Begriff wirft die Frage auf: "Wo und wie arbeiten Sie im Internet zusammen?"
Es gibt eine Reihe von Antworten auf diese Frage, die von kostenlos bis teuer, von einfach bis komplex und von effektiv bis nutzlos variieren. Lassen Sie uns diese Online-Brainstorming-Tools überprüfen und effektive Techniken dekonstruieren.
1. Brain-Netting-Tools Von einfach bis anspruchsvoll
Die einfachste Form des Brain-Netting, die sowohl für virtuelle Teams als auch für Teams mit schüchternen oder zurückhaltenden Mitgliedern verwendet werden kann, fordert die Teammitglieder auf, ihre Ideen zur Überprüfung per E-Mail an einen zentralen Ort zu senden. Sobald Sie über diesen sehr einfachen Ansatz hinausgehen, gibt es einige Optionen:
- Gruppenanrufe - Traditionelles verbales Brainstorming mithilfe von Gruppenkonnektivität. Sie versammeln Ihre Gruppe zu einem Gespräch mithilfe von Nur-Sprache-, Video- oder Shared-Screen-Chats. Es gibt mehrere Anbieter solcher Dienste, und die meisten sind billig oder kostenlos. ConferenceCalling.com (Pay-per-Use) und FreeConferenceCall.com (kostenlos) sind zwei der Top-Anbieter.
- Chat-Apps - Mit Slack, Yammer, Sribblar und mehreren anderen Anwendungen können Sie E-Mails basierend auf dem gewünschten Thema, dem Grad der Privatsphäre und mehr teilen. Sie können kleine Chatrooms für nur wenige Mitarbeiter erstellen oder Informationen und Ideen viel umfassender austauschen. Sie können auch Forensoftware oder Projekt-Apps wie Trello oder Basecamp für Gruppengespräche verwenden.
- Videokonferenzen - Der nächste Schritt wäre eine Videokonferenz mit der Option, nicht nur Videos voneinander, sondern auch Computerbildschirme gemeinsam zu nutzen. Es ist großartig, Menschen die Website oder Software, mit der Sie arbeiten, tatsächlich zeigen zu können, während Sie sie laut beschreiben oder diskutieren. Zu den wichtigsten Optionen für diese Art von Dienst gehören Skype, GoToMeeting und UberConference. Google Hangout ist ebenfalls eine Option, eignet sich jedoch nicht so gut für geschäftliche Anforderungen.
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Team einrichten und mit Slack zusammenarbeiten können:
Aber was ist, wenn Sie tatsächlich zusammenarbeiten möchten, indem Sie gemeinsam an Dokumenten, Whiteboards oder Mind-Mapping-Aktivitäten arbeiten? Sie haben immer noch eine große Auswahl an Optionen zu verschiedenen Preisen.
- Kollaborative Dokumente - Am Ende der Liste befinden sich kostenlose Websites für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wie Google Text & Tabellen. Mit diesen Tools können Teammitglieder Dokumente und Tabellen schreiben, bearbeiten, Kommentare hinzufügen und auf andere Weise markieren. Google Text & Tabellen ist jedoch keine All-in-One-Lösung: Wenn Sie während der Bearbeitung sprechen möchten, müssen Sie gleichzeitig auf Skype oder ein anderes Konferenzsystem zugreifen.
- All-in-One-Lösungen - Als Nächstes finden Sie einige der All-in-One-Optionen, mit denen Sie sprechen, Bildschirme freigeben, auf Whiteboards zeichnen, Videokonferenzen abhalten, Anmerkungen erstellen und vieles mehr können. Einige davon beginnen kostenlos und fügen dann kostenpflichtige Dienste hinzu. Optionen wie join.me, WebEx und Skype for Business - all dies ermöglicht einiges an Zusammenarbeit beim Anzeigen während des Gesprächs!
Erfahren Sie, wie Sie Dokumente in Google Text & Tabellen freigeben und zusammenarbeiten können:
Diese Optionen sind jedoch nur ein Anfang. Weil es eine ganz neue Branche gibt, die Tools für Gruppen aufbaut, die daran interessiert sind, aus der Ferne ein ausgefeilteres und ausgefeilteres Brainstorming durchzuführen. Mit Namen wie MindMeister, Concept Board, StormBoard und RealtimeBoard bieten sie eine ganze Reihe von Tools zum Erstellen von Mindmaps, Erstellen von Zeitleisten, Kommentieren von Berichten und mehr. Sie sind weder kostenlos noch billig, aber sie sind möglicherweise die beste Option, um eine Vielzahl von Ideen und Erkenntnissen auf überschaubare Weise zu erfassen.
2. Einschränkungen des Brainstorming online mit Brain-Netting
Wenn Sie darüber nachdenken, mit einer kollaborativen Gruppe über Zeit und Raum hinweg zusammenzuarbeiten, stoßen Sie auf einige grundlegende Probleme. Zum Beispiel:
- Wenn sich ein Teammitglied in Korea befindet, während sich das andere in Detroit befindet, können schwerwiegende Planungskonflikte auftreten.
- Wenn einige Teammitglieder Vollzeitbeschäftigte sind, während andere Auftragnehmer oder Freiberufler sind, können Probleme mit gemeinsam genutzter Software auftreten. Möchten Sie wirklich teure Software für ein Teammitglied kaufen, das (mit seiner Software) in sechs Monaten abreist?
- Wenn einige Teammitglieder technisch versiert sind, während andere Schwierigkeiten haben, den Computer aus- und wieder einzuschalten, stellen Sie möglicherweise fest, dass bestimmte Personen den Prozess vollständig abbrechen, anstatt eine völlig neue Art der Kommunikation zu erlernen.
- Wenn einige Teammitglieder Macs verwenden, während andere PCs verwenden, können Kompatibilitätsprobleme auftreten.
- Das Erlernen komplexer Software kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass sie nur dann hilfreich ist, wenn Sie sie mehrmals mit derselben Personengruppe verwenden möchten.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass Brainstorming, egal wie ausgefeilt die Software oder die Konnektivität ist, die intelligente Zusammenarbeit einer Gruppe von Menschen erfordert. Mit anderen Worten, ein erfolgreiches Brain-Netting erfordert - genau wie jede Art von Online- oder Off-Brainstorming - eine kompetente Moderation durch jemanden, der den Prozess, die Menschen und die Ziele versteht.
3. Anpassen an die Asynchronität von Brainstorming Online
Viele Gruppen, die in einiger Entfernung Brainstorming betreiben, befinden sich in sehr unterschiedlichen Zeitzonen. Eine Gruppe schläft, während die andere wach ist; Einer frühstückt, während der andere zur Happy Hour geht. Wie arbeitet eine solche Gruppe zusammen? Die Antwort ist Asynchronität.
Asynchrone Zusammenarbeit ist eine einfache Idee: einige Leute arbeiten, während andere schlafen, und dann wechseln die beiden Gruppen die Rollen. Dies ist eine gute Idee und funktioniert gut, wenn Sie Ideen sammeln, Dokumente mit Anmerkungen versehen und auf andere Weise Erkenntnisse über ein Projekt oder Produkt austauschen möchten.
Die Schwierigkeiten mit der Asynchronität treten in Situationen wie diesen auf:
- Mitarbeiter A schläft und kann seine Ideen nicht verteidigen. Infolgedessen überarbeitet Mitarbeiter B die Arbeit von Mitarbeiter A vollständig. Mitarbeiter A wacht auf und wird sofort in die Defensive gedrängt.
- Ein Moderator wurde beauftragt, ein verteiltes Brainstorming-Projekt zu verwalten. Der Moderator, der in Zeitzone 1 lebt, geht nach Hause, gerade als Mitarbeiter in Zeitzone 2 zur Arbeit erscheinen. Die zweite Gruppe von Mitarbeitern stellt ihre eigenen Regeln auf, sodass es unmöglich ist, den erleichterten Prozess am nächsten Tag fortzusetzen.
- Ein Teammitglied beginnt mit der Arbeit an einem verteilten Brainstorming-Prozess und stellt fest, dass es eine Frage hat. Sie stellt ihre Frage - muss dann aber sechs Stunden warten, um eine Antwort zu hören, da der Befragte den ganzen Tag entweder zur Arbeit oder in Besprechungen gefahren ist.
Das Verwalten eines asynchronen Brainstorming-Prozesses erfordert einiges an Vertrauen, hat aber auch einige Vorteile. Ja, es kommt zu Gesprächen, die sich im Schlaf entwickeln, oder zu (Übernahme-) Problemen, insbesondere zu Hot-Button-Themen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen, bevor Sie Ihre Antworten verfassen und die Dinge wirklich durchdenken, anstatt eine Antwort von oben abzustoßen. Und weil zwischen den Interaktionen Zeit vergeht, haben Teammitglieder die Möglichkeit, Ideen im Laufe der Zeit zu kommentieren.
Dies kann zu einem nachdenklicheren Gruppen-Brainstorming führen—mit einigen ähnlichen Vorteilen, die ein Team durch den Prozess des Brainwritings erhalten würde:
4. Wann macht Brain-Netting Sinn?
Wann sollten Sie über einen einfachen Ansatz zum Senden einer E-Mail hinausgehen, um mit einem virtuellen Team zusammenzuarbeiten? Hier einige Faustregeln:
- Berücksichtigen Sie Ihre Ziele, Ihr Team, Ihren Zeitplan und Ihr Budget. Wenn Sie ein komplexes Projekt mit einer hoch entwickelten Gruppe von Designern erarbeiten, die über viel Zeit, Geld und Zusammenarbeit verfügen, kann ein großer Softwarekauf sinnvoll sein. Aber wenn Sie es eilig haben, Ideen von einer vielfältigen Gruppe zu sammeln, warum sollten Sie dorthin gehen?
- Einige Teams schneiden mit Brain-Netting besser ab als andere. Wenn Ihr Unternehmen an virtuelle oder Remote-Teamarbeit gewöhnt ist, kennt jeder die Grundregeln. Sobald Sie die Erwartungen für den allgemeinen Gebrauch festgelegt haben, wird es einfacher, aus der Ferne zusammenzuarbeiten, wenn sich die Gelegenheit ergibt.
- Die einfachste Annäherung ist normalerweise der beste. Wenn Sie alle auf GoToMeeting oder WebEx zusammenbringen und eine Brainstorming-Online-Sitzung durchführen können, um die gewünschten Ideen zu erhalten, warum sollten Sie dann komplizierter werden?
- Kostenlose, gut verstandene Tools sind im Allgemeinen eine gute Option. Wenn Sie Google Docs verwenden können, um einen kollaborativen Brainstorming-Prozess zu verwalten, warum sollten Sie dann in teure Software und Schulungen investieren?
- Verwenden Sie Tools, die für Ihre Gruppe intuitiv sind. Wenn Sie mit einer Gruppe von Designern arbeiten, sind visuelle Tools oft eine gute Option. Wenn Sie mit Finanzanalysten zusammenarbeiten, ist es möglicherweise glücklicher, Tabellenkalkulationen, Diagramme und Grafiken zu teilen und zu markieren.
- Wählen Sie Tools aus, mit denen Sie Ergebnisse sammeln, überprüfen und kompilieren können. Haftnotizen und Mind Maps sehen zwar gut aus, aber wenn die von Ihnen ausgewählte Software Ihnen nicht dabei helfen kann, einen Bericht zu erstellen oder eine Aufgabenliste zu erstellen, kann sich dies als Zeitverlust herausstellen.
5. Online-Brainstorming-Tools effektiv nutzen
Unabhängig davon, welche Brain-Netting-Tools Sie verwenden, gelten die Grundregeln für das Brainstorming. Dies liegt daran, dass keine Technologie den Platz eines erfahrenen Moderators einnehmen, die Teilnahme fördern oder wissen kann, wann es Zeit ist, eine Pause einzulegen, zusammenzufassen oder eine neue Taktik auszuprobieren, um die Kreativität zu fördern.
Also ... hier sind die Grundregeln für die Durchführung einer effektiven Brain-Netting-Sitzung:
- Verstehen Sie Ihre Software, ihre Optionen und ihre Einschränkungen
- Trainieren Sie Ihr Team, um die Software effektiv zu nutzen
- Beschreiben Sie Ihre Ziele und den Prozess, mit dem Sie sie erreichen
- Erläutern Sie den Zeitplan. Geben Sie Informationen zum Zeitpunkt der Antworten und zur Dauer des Brainstormings an, unabhängig davon, ob dies über einige Stunden, mehrere Tage oder länger dauert.
- Erleichtern Sie den Prozess. Wenn alles auf einmal passiert, können Sie es wie persönlich erleichtern. Wenn es jedoch asynchron ist, müssen Sie möglicherweise in regelmäßigen Abständen vorbeischauen, um in Streitigkeiten einzugreifen, zurückhaltende Teammitglieder aufzurufen, Punkte zusammenzufassen oder Dinge aufzurütteln.
- Wissen, wie Sie die Sitzung beenden, Ergebnisse präsentieren und die Gruppe zum Handeln organisieren.
- Erläutern Sie, wie die Software in Zukunft für zusätzliche Diskussionen, Aufgabengruppentreffen usw. verwendet wird.
- Bleib dran!
Starten Sie Brainstorming besser online
Brain-Netting ist eine wunderbare Option für das richtige Team zur richtigen Zeit.
Wenn Sie ein weit verbreitetes Team mit den technischen und persönlichen Fähigkeiten zur Verwendung von Online-Brainstorming haben, wählen Sie das Tool, das Ihren speziellen Anforderungen entspricht.
Wenn Ihr Team andererseits nicht technisch versiert ist oder sich mit virtueller, asynchroner Teamarbeit nicht auskennt, sollten Sie die Möglichkeit, gleichzeitig im selben Raum zusammenzukommen, als einfachere und angemessenere Alternative in Betracht ziehen.
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