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Standardisieren Sie mit Calendly Vorlagen die Besprechungsplanung für Teams

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German (Deutsch) translation by Ahmet Öztürk (you can also view the original English article)

Calendly ist ein hilfreiches Tool für automatische Terminplanung, das sich mit mehreren verschiedenen Kalenderprogrammen synchronisieren lässt. Nehmen wir an, Sie möchten ein Termin für das Team-Meeting erstellen oder einen Zoom meeting planen und Ihre Kunden einladen wollen. Verwenden Sie Calendly in Ihrem Unternehmen, um Besprechungen mit einem Team zu planen, oder nutzen Sie es für Ihr Einzelunternehmen, um einen Termin mit einem Kunden zu planen. Es gibt viele Möglichkeiten, dieses unverzichtbare Tool zu nutzen.

Calendly Meeting ApplicationCalendly Meeting ApplicationCalendly Meeting Application
Calendly hat viele nützliche Funktionen.

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Calendly-Vorlage ist, und erklären, wie Sie eine Calendly-Vorlage erstellen. Außerdem gehen wir darauf ein, wie man Ereignisse kontrolliert, anpasst und massenweise bearbeitet. Das Wissen um die Bearbeitung von Ereignissen ist wichtig, denn das Einrichten von Ereignissen ist eine wesentliche Funktion von Calendly. 

Besprechungen schneller planen mit Calendly Vorlagen (QuickStart Video)

Sind Sie bereit, sofort mit Calendly Vorlagen loszulegen? Hier ist ein kurzes Video, mit dem Sie schnell loslegen können:

Für einen tieferen Einblick in die Calendly Vorlagen sehen Sie sich den Rest des Tutorials an. Sie finden dort:

  • eine Erklärung, warum Calendly nützlich ist
  • einen Überblick darüber, was eine Calendly-Vorlage ist und wie sie verwendet wird
  • und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anpassen von Vorlagen

Was macht Calendly nützlich?

Rationalisieren mit CalendlyRationalisieren mit CalendlyRationalisieren mit Calendly
Sie müssen sich nicht mehr auf die umständliche, manuelle Planung von Besprechungen verlassen. Optimieren Sie Ihre Terminplanung mit Calendly. (Bildquelle: Envato Elements)

Eine der Funktionen, die die Calendly-Software sehr nützlich machen, ist ihre Vorlagenfunktion. Die Erstellung von Vorlagen, die Sie häufig verwenden oder an Ihr Team weitergeben, damit Sie eine einheitliche Terminplanung haben, ist sehr wertvoll.

Mit Calendly ist es ganz einfach, Ereignisse zu erstellen. Wenn Sie Ereignisse erstellen, müssen Sie wissen, wie Sie die Ereignistypen steuern können. Die Steuerung der Ereignistypen ist wichtig, damit Ihre Terminplanung reibungslos funktioniert. Wenn Sie die Ereignistypen durch Farbcodierung anpassen, können Sie Ihre verschiedenen Ereignistypen auf einen Blick erkennen und Ihren Kalender übersichtlich gestalten.

Calendly Meetings FeaturesCalendly Meetings FeaturesCalendly Meetings Features
Calendly hat viele nützliche Funktionen.

Calendly ist auch sehr hilfreich, um Besprechungen mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Firma zu vereinbaren. Wenn Sie sich mit Personen innerhalb Ihres Unternehmens treffen möchten, können Sie normalerweise deren Kalender einsehen. So können Sie eine verfügbare Zeit für ein Treffen auswählen. Für Personen außerhalb Ihres Unternehmens gilt dies jedoch in der Regel nicht.

Haben Sie schon einmal mit einem externen Anbieter zusammengearbeitet und mussten sich mit ihm und mehreren Mitarbeitern Ihres Unternehmens treffen?

Normalerweise muss der Anbieter Ihnen per E-Mail Daten und Zeiten mitteilen, an denen er verfügbar ist. Dann müssen Sie auf die E-Mail mit den Terminen und Zeiten antworten, die für Ihr Team geeignet sind.

Mit Calendly können Sie auf das Hin- und Herschreiben von E-Mails verzichten, denn der Anbieter kann die Zeiten auswählen und buchen, die Ihr Calendly-Team im Voraus als verfügbar definiert hat.

Was ist eine Calendly Vorlage?

Eine Calendly-Vorlage ist ein Ereignistyp, der für andere Benutzer freigegeben werden kann. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, können Sie eine Einstellung wählen, damit andere Benutzer die gleichen Einstellungen wie Sie für dieses Ereignis haben. Diese Funktion ist sehr hilfreich, denn sie bedeutet, dass auch neue Calendly-Benutzer sofort mit der Erstellung von Ereignissen beginnen können.

Wenn Sie mehr als einem Benutzer die Möglichkeit geben, Ereignisse einzurichten, ist das ein hilfreicher Ansatz, damit Ihre Terminplanung reibungslos und in der von Ihnen gewünschten Weise abläuft. Sie können andere Benutzer mit Admin-Rechten ausstatten. Admins haben alle Privilegien der Besitzer, können aber die Rolle des Benutzers nicht ändern. So können Benutzer, die eine bessere Konfiguration gefunden haben, die Einstellungen der Ereignistyp-Vorlage ändern.

Calendly Vorlagen sind nützlich, wenn Sie ein Meeting haben, das Sie häufig planen müssen. Sie können eine Vorlage für diese regelmäßig stattfindende Besprechung erstellen. Unabhängig davon, wer das Treffen veranstaltet, gibt es eine feste Vorlage für das Ereignis. Durch die Verwendung einer festen Vorlage können sich die Teilnehmer mit der Veranstaltung vertraut machen. Außerdem gibt es dann keine Verwirrung mehr, wenn es darum geht, die Veranstaltung richtig einzurichten.

Wie Sie eine Calendly Vorlage schnell anpassen

Am schnellsten können Sie eine angepasste Veranstaltungsvorlage erstellen, wenn Sie mit einer vorgefertigten Calendly-Vorlage beginnen.

Wenn Sie zum ersten Mal mit Calendly beginnen, finden Sie auf der Calendly-Startseite drei vorgefertigte Ereignisse. Die vorgefertigten Ereignisse sind:

  • 15 Minuten Besprechung
  • 30 Minuten Besprechung
  • 60 Minuten Besprechung

Verwenden Sie diese vorgefertigten Ereignisse, um jede Art von Ereignis zu erstellen, die Sie benötigen.

Passen Sie Ihre Calendly Vorlage mit vorgefertigten Ereignistypen an.

Um eine Calendly-Vorlage einzurichten, beginnen Sie auf Ihrer Calendly-Startseite. Suchen Sie dann den vorgefertigten Ereignistyp, den Sie als Basis für Ihre Calendly-Vorlage verwenden möchten. Wählen Sie dann das Symbol in der Ecke des Feldes für den Ereignistyp, der Ihren Anforderungen entspricht. Wählen Sie dann Speichern in Vorlage. Die Seite Ereignistyp Vorlage wird geöffnet.

Passen Sie die Ereignisoptionen an, die auf der Seite Veranstaltungsart Vorlage erscheinen. Klicken Sie auf die Option, die Sie anpassen möchten. Klicken Sie dann auf Speichern & Schließen, um Ihre Auswahl zu speichern. Fahren Sie mit der Anpassung der Optionen fort, bis Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.

Sie haben soeben eine Calendly-Vorlage erstellt. Um Ihre Vorlage zu sehen, klicken Sie auf < Vorlagen, um die von Ihnen erstellte neue Terminvorlage in der Liste der verfügbaren Vorlagen anzuzeigen. 

Wie Sie Calendly Vorlagen verwenden, um die Terminplanung Ihres Teams zu standardisieren und zu rationalisieren

Eine schöne Eigenschaft von Calendly Vorlagen ist, dass sie vereinfacht sind. Das bedeutet, dass sie nicht den zusätzlichen Schnickschnack enthalten, den E-Mails haben können.

Stromlinienförmige Vorlagen sind ein Vorteil, denn wenn Menschen beschäftigt sind, überfliegen sie die E-Mails beim Lesen. Wenn aber alle wichtigen Informationen hervorgehoben sind, entgeht ihnen kein wichtiges Detail.

Sehen wir uns nun einige Möglichkeiten an, wie Sie Calendly Vorlagen verwenden können, um Ihre Terminplanung zu rationalisieren: 

1. Ereignistypen kontrollieren

Calendly Event TypesCalendly Event TypesCalendly Event Types
Erstellen Sie ein neues Ereignis mit vorgefertigten Vorlagen.

Um eine völlig neue Vorlage für einen Veranstaltungstyp zu erstellen, beginnen Sie auf der Startseite. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Veranstaltungstyp. Wählen Sie dann auf der Seite Neuen Veranstaltungstyp erstellen die Option aus, die für den von Ihnen erstellten Veranstaltungstyp am besten geeignet ist. Wählen Sie aus:

  • Einzelgespräch
  • Gruppe
  • Kollektiv
  • Rundtisch

Klicken Sie auf Erstellen rechts neben dem Veranstaltungstyp, um mit dem Einrichten der Vorlage zu beginnen. Füllen Sie dann alle Informationen aus, die Sie für die Veranstaltung benötigen. Für den Veranstaltungstyp Einzelgespräch erscheint zum Beispiel dieser Eventtyp hinzufügen Schirm:

Calendly eventCalendly eventCalendly event
Definieren Sie ein Einzelereignis.

Beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Informationen. Wenn Sie einen Bildschirm abschließen, klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie immer wieder auf Weiter, bis Sie alle Optionen definiert haben. Klicken Sie dann auf Zurück, um zur Startseite zurückzukehren.

Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen für Ihr neues Ereignis ausgewählt haben, wird es der Startseite als neuer Ereignistyp hinzugefügt. Nun ist es an der Zeit, eine Calendly-Vorlage für das soeben hinzugefügte Ereignis zu erstellen.

Klicken Sie auf das Zahnrad in der rechten Ecke des Feldes, das dem Ereignistyp entspricht, den Sie gerade  erstellt haben. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie Speichern in Vorlage. Dadurch gelangen Sie auf eine Seite Vorlage für Veranstaltungstyp bearbeiten, auf der Sie eine Calendly-Vorlage für Ihre Veranstaltung erstellen können.

Füllen Sie die Optionen auf dem Bildschirm Edit Event Type Vorlage aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen für jede Option, die Sie der Calendly-Vorlage hinzufügen. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Optionen fertig sind, können Sie zu Ihren gespeicherten Vorlagen gehen.

How to view templatesHow to view templatesHow to view templates
So zeigen Sie Ihre Calendly Vorlagen an.

Auf der Seite Ereignistyp-Vorlage bearbeiten Vorlagen links auf der Seite klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlagen. Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu allen Ihren gespeicherten Vorlagen.

2. eigene Veranstaltungstypen erstellen

Durch die Anpassung Ihrer Ereignisse können Sie Ihre Terminplanung besser organisieren. Sie können Informationen hinzufügen, die es Ihren Eingeladenen ermöglichen, mit den von Ihnen gewünschten Informationen vorbereitet zu dem Treffen zu kommen. Sie können den Eingeladenen sogar die Möglichkeit geben, den Ort oder die Zeit zu wählen, die für sie am besten geeignet sind.

Starten Sie mit der Startseite und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um einen benutzerdefinierten Veranstaltungstyp zu erstellen (oder wählen Sie ein einmaliges Meeting).

Eine neue Veranstaltung erstellenEine neue Veranstaltung erstellenEine neue Veranstaltung erstellen
Wie man ein neues Ereignis erstellt.

Wählen Sie dann die Art des Ereignisses, das Sie erstellen möchten. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts neben einer Option, um diese auszuwählen.

Dann fügen Sie Details hinzu. Klicken Sie auf Weiter um sich durch die Bildschirme Ereignistyp hinzufügen zu bewegen und die Details für Ihren Event festzulegen. Klicken Sie auf Zurück, um zur Startseite zurückzukehren.

3. einen bestehenden Veranstaltungstyp anpassen

CalendlyCalendlyCalendly
So bearbeiten Sie Ihren Termin.

Um ein bestehendes Ereignis von der Startseite aus zu bearbeiten, wählen Sie zunächst das Ereignis aus, das Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie das Zahnrad in der rechten Ecke des Ereignistyps. Wenn Sie das Zahnrad auswählen, wird ein Menü eingeblendet.

Aus dem Dropdown-Menü wählen Sie die Option Bearbeiten. Dadurch gelangen Sie auf die Seite Ereignistyp bearbeiten. Auf dieser Seite stehen Ihnen viele Anpassungsoptionen zur Verfügung, mit denen Sie Einstellungen wie die folgenden vornehmen können:

  • Veranstaltungsname. Benennen Sie das Meeting oder geben Sie das Thema des Meetings an.
  • Ort. Geben Sie den Ort an oder fügen Sie eine Notiz für den Eingeladenen ein, wie z.B. Ich werde Sie anrufen.
  • Beschreibung/Anweisungen. Hier fügen Sie Informationen ein, die Sie den Teilnehmern mitteilen möchten, bevor sie an dem Treffen teilnehmen.
  • Veranstaltungslink. Dieser angepasste Link kann an alle Personen verschickt werden, die Sie benötigen, um den Eingeladenen das Auffinden zu erleichtern.
  • Max. Eingeladene an einem Ort. Wählen Sie, wie viele Personen an der Veranstaltung teilnehmen sollen.
  • Ereignisfarbe. Die Farben helfen Ihnen, Ihren Terminplan farblich zu kodieren, so dass Sie bestimmte Veranstaltungen leicht finden können.
  • Und mehr.

Sehen wir uns ein Beispiel an.

Calendly event typesCalendly event typesCalendly event types
So ändern Sie Ihren Ereignistyp.

Wenn Sie in diesem Beispiel die Dauer des Termins, den Datumsbereich und die Zeitzone für Ihren Termin anpassen möchten, können Sie dies tun. Gehen Sie zum Abschnitt Wann kann man dieses Ereignis buchen? auf der Seite Ereignistyp bearbeiten. Wählen Sie den Datumsbereich. Für die Dauer gibt es voreingestellte Optionen. Sie können aber auch mit der Option Benutzerdefiniert Ihre eigenen Angaben machen.

Als Nächstes wählen Sie Ihre Verfügbarkeit mit Einen vorhandenen Zeitplan verwenden oder Benutzerdefinierte Stunden festlegen. Wenn der Eingeladene also eine Verfügbarkeit eingerichtet hat, können Besprechungen nur in diesem Zeitraum stattfinden.

Calendly zeigt Ihre Terminseiten in der Zeitzone der eingeladenen Person an. So können Sie eventuelle Zeitverwirrungen vermeiden und sicherstellen, dass Ihr Eingeladener zur richtigen Zeit auftaucht.

CalendlyCalendlyCalendly
So stellen Sie die Zeitzone für Ihr Event ein.

Unter dem Abschnitt Zeitzone des Ereignisses können Sie festlegen, dass das Ereignis in einer bestimmten Zeitzone stattfindet, unabhängig davon, wo sich Ihre Gäste befinden. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Benutzerdefinierte Uhrzeiten festlegen. Stellen Sie dann unter Zeitzone die gewünschte Zeitzone ein.

Wenn Sie mehr über die Anpassung Ihrer Veranstaltung erfahren möchten, sehen Sie sich diese kurzen Calendly Videos an.

4. Massenweise Calendly-Teamänderungen durchführen

Eine weitere Fähigkeit, die Sie lernen müssen, ist die Serienbearbeitung von Ereignissen. Die Serienbearbeitung von Terminen spart Zeit, wenn Sie Ihren Terminplan oder wiederkehrende Besprechungen bearbeiten.

Es ist wichtig und effizient, Änderungen an mehreren Terminen auf einmal vornehmen zu können. Hier erfahren Sie, wie Sie mehrere Termine gleichzeitig bearbeiten können.

Um Serienbearbeitungen von Terminen vorzunehmen, müssen Sie die Symbolleiste Serienaktionen auf der Startseite aktivieren.

Um die SammelaktionSymbolleiste zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der linken Ecke des Ereignisfeldes, das Sie bearbeiten möchten. Die Bulk Action-Symbolleiste wird am unteren Rand des Bildschirms angezeigt.

Bulk Edit Team ChangesBulk Edit Team ChangesBulk Edit Team Changes
Es ist wichtig zu lernen, wie man Ereignistypen massenweise bearbeitet.

In der SammelaktionSymbolleiste haben Sie die Möglichkeit, Ereignistypen zu löschen und mit den Symbolen ein- und auszuschalten. Wenn die Termine im selben Calendly-Team liegen, können Sie auch die Verfügbarkeit des Teams bearbeiten.

Um mehr als einen Termintyp auf einmal auswählen zu können, verschieben Sie die Maus und klicken Sie auf das Kontrollkästchen für mehrere Termine. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen über die Symbolleiste Bulk Action vor.

Um die Auswahl aller ausgewählten Ereignisse aufzuheben, drücken Sie esc. Die Sammelaktion-Symbolleiste ist nicht mehr sichtbar.

Mehr über Calendly erfahren

Nun haben Sie gelernt, wie man:

  • Ereignisvorlagen erstellen
  • Serienbearbeitungen vornehmen
  • Ereignisse zu kontrollieren
  • Anpassen von Ereignissen

Erstellen Sie Ihre Calendly Konto heute!

Sie zögern vielleicht und fragen sich, ob Calendly wirklich notwendig ist. Müssen Sie mehr als eine Veranstaltung im Auge behalten, mehrere Meetings abhalten oder Besprechungen mit Kunden buchen? Wenn Sie einen dieser Bedürfnisse haben, dann ist Calendly die beste Option, wenn Sie eine einfach zu bedienende Kalendersoftware suchen.

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