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Utiliza plantillas de Calendly para estandarizar la programación de reuniones

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Spanish (Español) translation by Leareny Guerrero (you can also view the original English article)

Calendly es una útil herramienta de programación automatizada que se sincroniza con varios programas de calendario diferentes. Úsalo en una empresa para programar reuniones con un equipo. O utilízala para que una empresa individual programe una cita con un cliente. Hay muchas formas en que puedes utilizar esta herramienta esencial.

Calendly Meeting ApplicationCalendly Meeting ApplicationCalendly Meeting Application
Calendly tiene muchas funciones útiles.

En este artículo, discutimos qué es una plantilla de Calendly y explicamos cómo crear una plantilla de Calendly. También veremos cómo controlar, personalizar y editar eventos de forma masiva. Saber cómo editar eventos es importante porque la configuración de eventos es una característica esencial de Calendly.

Programa reuniones más rápido con las plantillas de Calendly (video de inicio rápido)

¿Estás listo para comenzar con las plantillas de Calendly ahora mismo? Aquí hay un breve video para comenzar rápidamente:

Para una mirada más profunda a las plantillas de Calendly, estudia el resto del tutorial. Encontrarás:

  • una discusión sobre lo que hace que Calendly sea útil
  • una descripción general de qué es una plantilla de Calendly y cómo se usa
  • y una guía paso a paso para personalizar plantillas

¿Qué hace que Calendly sea útil?

Streamline with CalendlyStreamline with CalendlyStreamline with Calendly
No es necesario depender de una programación de reuniones manual y torpe. Optimiza tu programación con Calendly. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Una de las características que hace que el software Calendly sea muy útil es su función de plantilla. Es valioso crear plantillas que uses mucho o para enviar a tu equipo para que tengan una programación uniforme.

Con Calendly, es fácil crear eventos. Cuando creas eventos, necesitas saber cómo controlar los tipos de eventos. Controlar los tipos de eventos es importante para que tu programación se desarrolle sin problemas. La personalización de los tipos de eventos mediante la codificación de colores te permite ver los diferentes tipos de eventos de un vistazo y mantendrá tu calendario organizado.

Calendly Meetings FeaturesCalendly Meetings FeaturesCalendly Meetings Features
Calendly tiene muchas funciones útiles.

Calendly también es muy útil para organizar reuniones con personas ajenas a tu empresa o negocio. Cuando desees reunirte con personas dentro de tu empresa, generalmente puedes ver su calendario. Por lo tanto, puedes elegir una hora de reunión disponible. Sin embargo, esto no suele ser cierto para quienes están fuera de su empresa.

¿Has trabajado alguna vez con un proveedor externo y tuviste que reunirte con él y con varias personas de tu empresa? Por lo general, el proveedor debería proporcionarte las fechas y horas en las que están disponibles por correo electrónico. Luego, tendrías que responder al correo electrónico con las fechas y horas que funcionan para tu equipo.

Con Calendly, puedes eliminar todos los correos electrónicos de ida y vuelta porque el proveedor puede elegir y reservar los horarios que tu equipo de Calendly ha predefinido como disponibles.

¿Qué es una plantilla Calendly?

Una plantilla de Calendly es un tipo de evento que se puede compartir con otros usuarios. Cuando usas una plantilla, puedes elegir una configuración para que otros usuarios tengan la misma configuración que tú para ese evento. Esta capacidad es realmente útil porque significa que los nuevos usuarios de Calendly también pueden comenzar a crear eventos de inmediato.

Darle a más de un usuario la capacidad de configurar eventos es una forma útil de que la programación de tu reunión se desarrolle sin problemas y de la manera que tú necesitas. Puedes configurar otros usuarios con privilegios de administrador. Los administradores tienen todos los privilegios de los propietarios, excepto que no pueden cambiar la función del usuario. Esto puede permitir a los usuarios que encontraron una configuración más efectiva cambiar la configuración en la plantilla de tipo de evento.

Las plantillas de Calendly son útiles si tienes una reunión que necesita programar con frecuencia. Puedes crear una plantilla para esa reunión periódica. No importa quién sea el anfitrión de la reunión, habrá una plantilla establecida para el evento. El uso de una plantilla configurada permite que las personas se familiaricen con el evento. Además, no habrá confusión acerca de la configuración adecuada del evento.

Cómo personalizar rápidamente una plantilla de Calendly

La forma más rápida de crear una plantilla de evento personalizada es comenzar con una plantilla Calendly preelaborada.

Cuando comienzas con Calendly, hay tres eventos preelaborados en la página de inicio de Calendly. Los eventos preelaborados son:

  • Reunión de 15 minutos
  • Reunión de 30 minutos
  • Reunión de 60 minutos

Utiliza estos eventos preelaborados para crear cualquier tipo de evento que puedas necesitar.

Personaliza tu plantilla de Calendly utilizando tipos de eventos preelaborados.

Para comenzar a configurar una plantilla de Calendly, comienza en su página de inicio de Calendly. A continuación, busca el tipo de evento preelaborado que utilizarás como base para tu plantilla de Calendly. Luego, selecciona el ícono de engranaje en la esquina del cuadro de tipo de evento que se ajuste a tus necesidades. Luego selecciona Guardar en plantilla. Se abre la página Plantilla de tipo de evento.

Personaliza las opciones de eventos que aparecen en la página Plantilla de tipo de evento. Haz clic en la opción que deseas personalizar. Luego haz clic en Guardar y cerrar para guardar tus selecciones. Continúa personalizando las opciones hasta que hayas realizado todas las selecciones que desees.

Acabas de crear una plantilla de Calendly. Para visualizar tu plantilla, haz clic en < Plantillas para ver la nueva plantilla de eventos que ha creado en una lista de plantillas disponibles.

Cómo utilizar las plantillas de Calendly para estandarizar y agilizar la programación del equipo

Una buena característica de las plantillas de Calendly es que están racionalizadas. Esto significa que no tienen el exceso de información que pueden tener los correos electrónicos.

Las plantillas optimizadas son un beneficio porque cuando las personas están ocupadas, ojearán los correos electrónicos mientras los leen. Pero si se resalta toda la información importante, no se perderán ningún detalle importante.

Ahora, veamos algunas formas en las que puedes usar las plantillas de Calendly para optimizar tu programación:

1. Controlar los tipos de eventos

Calendly Event TypesCalendly Event TypesCalendly Event Types
Crea un nuevo evento usando plantillas preelaboradas.

Para crear una plantilla de tipo de evento completamente nueva, comienza en la página de inicio. Selecciona el botón New Event Type (Nuevo tipo de evento). Luego, selecciona la opción que sea mejor para el tipo de evento que estás creando en la página Create New Event Type (Crear nuevo tipo de evento). Escoge de:

  • one-on-one (uno a uno)
  • group (grupo)
  • collective (colectivo)
  • round robin

Haz clic en Create (Crear) a la derecha del tipo de evento para comenzar a configurar la plantilla. Luego, complete toda la información necesaria para el evento. Por ejemplo, para el evento de tipo uno a uno, verás esta pantalla Add Event Type (Agregar tipo de evento):

Calendly eventCalendly eventCalendly event
Define un evento uno a uno.

Empieza a ingresar tu información. Cuando completes una pantalla, haz clic en Next (Siguiente). Sigue haciendo clic en Next (Siguiente) hasta que hayas definido todas las opciones. Luego haz clic en Back (Atrás) para regresar a la página de inicio.

Una vez que hayas elegido todas las configuraciones que deseas para tu nuevo evento, se agregará a la página de inicio como un nuevo tipo de evento. Es hora de crear una plantilla de Calendly para el evento que acabas de agregar.

Haz clic en la esquina derecha del engranaje del cuadro que corresponde al tipo de evento que acabas de crear. Aparece un menú desplegable. Selecciona Save to Template (Guardar en plantilla). Esto te llevará a una página Edit Event Type Template (Editar plantilla de tipo de evento) para que puedas crear una plantilla de Calendly para tu evento.

Completa las opciones en la pantalla Edit Event Type Template (Editar plantilla de tipo de evento). Haz clic en el botón Save & Close (Guardar y cerrar) para cada opción que agregues a la plantilla de eventos de Calendly. Cuando hayas terminado de agregar opciones, es hora de ir a tus plantillas guardadas.

How to view templatesHow to view templatesHow to view templates
Cómo ver tus plantillas de Calendly.

Desde la página Edit Event Type Template (Editar plantilla de tipo de evento), haz clic en el botón Templates (Plantillas) a la izquierda de la página. Este botón te lleva a todas tus plantillas guardadas.

2. Crea tipos de eventos personalizados

La personalización de tus eventos te permite estar más organizado en tu programación. Puedes agregar información que le permitirá a tu invitado venir a la reunión preparado con la información que deseas que tenga. Incluso puedes dar a los invitados opciones para que elijan qué lugar o qué hora les conviene.

Comienza con la página de inicio y haz clic en el botón Create (Crear) para crear un tipo de evento personalizado (o selecciona una reunión única).

Create a new eventCreate a new eventCreate a new event
Cómo crear un nuevo evento.

Luego elige el tipo de evento que deseas crear. Una vez que hayas realizado una selección, presiona el botón Create (Crear) a la derecha de una opción para seleccionarla.

Luego agrega detalles. Haz clic en Next (Siguiente) para desplazarte por las pantallas Add Event Type (Agregar tipo de evento) y configurar los detalles de tu evento. Haz clic en Back (Atrás) para volver a la página de inicio.

3. Personalizar un tipo de evento existente

CalendlyCalendlyCalendly
Cómo editar tu evento.

Para personalizar un evento existente desde la página de inicio, comienza por elegir el evento que deseas personalizar. Selecciona el engranaje en la esquina derecha del cuadro de tipo de evento. Al seleccionar el engranaje, se abre un menú.

En el menú desplegable, selecciona la opción Edit (Editar). Esto te lleva a la página Edit Event Type (Editar tipo de evento). Desde esta página, tienes muchas opciones de personalización que te permiten definir configuraciones como:

  • Event name (Nombre del evento). Dale un nombre a la reunión o pon el tema de la reunión.
  • Location (Localización). Pon la ubicación o pon una nota para el invitado tal como "te llamaré".
  • Description/Instructions (Descripción / Instrucciones). Aquí es donde colocas la información que deseas que la gente sepa antes de asistir a la reunión.
  • Event Link (Enlace de evento). Este enlace personalizado se puede enviar a quien lo necesite para facilitar la búsqueda del invitado.
  • Max Invitees in a Spot (Aforo máximo de invitados en un lugar). Elige cuántas personas deseas que asistan al evento.
  • Event Color (Color del evento). Los colores ayudan a que tu horario se codifique por colores, lo que facilita la búsqueda de ciertos eventos.
  • Y más.

Veamos un ejemplo.

Calendly event typesCalendly event typesCalendly event types
Cómo cambiar tu tipo de evento.

En este ejemplo, si deseas personalizar la duración del evento, el rango de fechas y la configuración de la zona horaria para tu evento, puedes hacerlo. Ve a la sección When can people book this event? (¿Cuándo pueden las personas reservar este evento?) en la página Edit Event Type (Editar tipo de evento). Selecciona el Date Range (Intervalo de fechas). Para la Duration (Duración), hay opciones preestablecidas. O puedes ingresar el tuyo usando la opción Custom (Personalizado).

A continuación, elige tu disponibilidad con Use an existing schedule o Set custom hours (Usar un horario existente o Establecer horas personalizadas). Por lo tanto, si el invitado ha configurado una disponibilidad, las reuniones solo pueden tener lugar en ese período de tiempo.

Calendly muestra tus páginas de programación en la zona horaria de tu invitado. Esto puede ayudar a cualquier posible confusión horaria y asegurar que tu invitado se presente a la hora correcta.

CalendlyCalendlyCalendly
Cómo configurar la zona horaria para tu evento.

En la sección Time Zone (Zona horaria) del evento, puedes elegir bloquear el evento en una zona horaria específica sin importar dónde se encuentre tu invitado. Para hacer esto, selecciona el botón Set Customs Hours (Establecer horas personalizadas). Luego, en Time Zone (Zona horaria), configura la zona horaria que necesitas.

Para obtener más información sobre cómo personalizar tu evento, consulta estos breves videos de Calendly.

4. Impulsar cambios masivos del equipo de Calendly

Otra habilidad que deberás aprender es cómo realizar eventos de edición masiva. Los eventos de edición masiva pueden ahorrar tiempo al realizar modificaciones en tu agenda o en reuniones periódicas.

Poder realizar cambios en varios eventos a la vez es importante y eficaz. A continuación, se explica cómo editar de forma masiva varios eventos.

Para realizar ediciones masivas en eventos, deberás activar la barra de herramientas Bulk Actions (Acciones masivas) desde la página de inicio.

Para activar la barra de herramientas Bulk Action (Acciones masivas), selecciona la casilla de verificación en la esquina izquierda del cuadro del evento que deseas editar. La barra de herramientas Bulk Action (Acciones masivas) se muestra en la parte inferior de la pantalla.

Bulk Edit Team ChangesBulk Edit Team ChangesBulk Edit Team Changes
Aprender a editar de forma masiva los tipos de eventos es importante.

En la barra de herramientas Bulk Action (Acciones masivas), tienes la capacidad de eliminar tipos de eventos y activar y desactivar los tipos de eventos usando los íconos. Además, si los eventos están dentro del mismo equipo de Calendly, puedes editar de forma masiva la disponibilidad del equipo.

Para poder seleccionar más de un tipo de evento a la vez, cambia y haz clic en la casilla de verificación para varios eventos. Luego, realiza los cambios que desees utilizando la barra de herramientas Bulk Action (Acciones masivas).

Para anular la selección de todos los eventos seleccionados, presiona esc. La barra de herramientas Bulk Action (Acciones masivas) ya no está visible.

Aprende más sobre Calendly

Ahora que ha aprendido a:

  • crear plantillas de eventos
  • hacer ediciones masivas
  • controlar eventos
  • personalizar eventos

¡Crea tu cuenta de Calendly hoy!

Es posible que estés dudando preguntándote si Calendly es realmente necesario. ¿Necesitas realizar un seguimiento de más de un evento, realizar varias reuniones o reservar reuniones con clientes? Si tienes alguna de estas necesidades, entonces sí, Calendly es la mejor opción si deseas un software de calendario fácil de usar.

¡Utiliza Calendly hoy!

Si estás buscando un software de programación que sea fácil de usar, no busques más. Con el plan gratuito de Calendly, puedes comenzar a usarlo de inmediato. Esta también es una excelente manera de determinar cuánto te gustará el software sin correr ningún riesgo. ¡Regístrate en Calendly hoy!

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