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Wie Sie E-Mail-Vorlagen in Gmail erstellen: Mit gespeicherten Antworten

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This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
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German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Es passiert mal wieder. Sie haben Ihre E-Mail geöffnet und darin befand sich eine Nachricht mit der Frage, die Sie schon dutzende Male beantwortet haben.

Wenn Sie keine Lust mehr haben, immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten, dann können die gespeicherten Antworten (Canned Responses) von Gmail helfen.

Verwenden Sie gespeicherte Antworten in Gmail, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die Sie mit nur wenigen Änderungen schnell wiederverwenden können.

Natürlich sollte nicht jede E-Mail, die Sie senden, eine automatische Nachricht sein. Einige E-Mails erfordern eine individuellere Antwort. Aber bei denjenigen, bei denen das nicht der Fall ist, wären Sie überrascht, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für Gmail benutzen.

Sie können sogar Filter verwenden, um gespeicherte Antworte zu automatisieren, so dass sie immer als Antwort auf bestimmte Fragen gesendet wird.

Hier sind einige Szenarien, in denen Sie die Gmail-Funktion für gespeicherte Antworten verwenden können:

  • Hilfe Center - Wenn Sie im Kundendienst arbeiten, verwenden Sie gespeicherte Antworten für die Fragen, die Kunden häufig stellen.
  • Anfragen über ein Produkt oder eine Dienstleistung, die nicht angeboten wird - Als Inhaber eines kleinen Unternehmens erhalten Sie manchmal Anfragen, die nicht zu Ihrem Fachgebiet gehören. Senden Sie eine gespeicherte Antworten, die erklärt, was Sie anbieten.
  • Verspätete Mitteilungen - Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, um verspätete Zahlungen oder verspätete Lieferungen zu behandeln.
  • Verfügbarkeit - Wenn jemand ein Treffen vereinbaren oder vorbeikommen möchte, verwenden Sie eine gespeicherte Antworten, um Ihre Öffnungszeiten zu informieren.
  • Nachfass-E-Mail - Nachfassaktion ist ein wichtiger Teil des Beziehungsaufbaus. Verwenden Sie eine Vorlage als Modell für diese Art von E-Mails.

Wahrscheinlich fallen Ihnen noch weitere Szenarien ein, in denen eine E-Mail-Vorlage Ihrem Unternehmen helfen könnte. Wenn Sie lernen, wie Sie E-Mail-Vorlagen mit der Funktion gespeicherte Antworten von Gmail erstellen und verwenden, können Sie produktiver werden. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie diese hilfreiche Funktion nutzen können—von der Einrichtung bis zur Anwendung mit E-Mail-Vorlagen.

So erstellen Sie gespeicherte Antworte in Gmail

Nachdem wir nun über die Verwendung von E-Mail-Vorlagen gesprochen haben, ist es an der Zeit zu erklären, wie Sie Ihre eigenen Gmail-Vorlagen mithilfe von gespeicherten Antworten erstellen können.

Sehen Sie sich diesen kurzen Screencast an, um die Grundlagen der Erstellung einer gespeicherten Antwort in Gmail zu erfahren:

Oder gehen Sie die detaillierten schriftlichen Schritte unten durch, um weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Gmail zu erhalten.

Schritt 1. Zugang zu Gmail Labs & gespeicherten Antworten aktivieren

Gespeicherte Antworte ist ein neues Feature von Gmail Labs und Sie benötigen einen Zugang um es zu aktivieren:

1. Zugang zum Gmail Labs

Um auf Gmail Labs zuzugreifen, starten Sie im Hauptfenster des Posteingangs. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen (es sieht aus wie ein Zahnrad) in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option Einstellungen.

Gmail Settings OptionGmail Settings OptionGmail Settings Option
Klicken Sie auf die Option Einstellungen.

Der Bildschirm Einstellungen wird angezeigt. Klicken Sie oben auf die Option Labs, um die verfügbaren Funktionen anzuzeigen, die Sie in den Gmail Labs aktivieren können. Verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite, um nach unten zur Option E-Mail-Labor für gespeicherte Antworten zu scrollen.

Gmail Canned Responses LabGmail Canned Responses LabGmail Canned Responses Lab
Scrollen Sie zu der Einstellung gespeicherte Antworten in Gmail Lab.

2. Aktivieren Sie Gmail gespeicherte Antwortens

In der Standardeinstellung von Gmail ist die Funktion gespeicherte Antworten deaktiviert. Klicken Sie auf den Radiobutton Enable (Aktivieren) rechts neben der Option, um die Funktion zu aktivieren.

Enable Canned ResponsesEnable Canned ResponsesEnable Canned Responses
Klicken Sie auf den Radiobutton Aktivieren.

Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern. Die Funktion für gespeicherte Antworten wurde aktiviert. Jetzt wird Ihr Posteingang angezeigt.

Schritt 2. Eine Gmail-Vorlage erstellen

Nun, da gespeicherte Antworten aktiviert sind, können Sie mit der Erstellung Ihrer E-Mail-Vorlagen beginnen. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verfassen oben links. Das Formular Neue Nachricht wird angezeigt:

Gmail New Message formGmail New Message formGmail New Message form
Geben Sie Ihre Gmail-Nachricht ein.

Geben Sie die Nachricht ein, die Sie als E-Mail-Vorlage erstellen möchten. Achten Sie darauf, was Sie im Feld Betreff eingeben, da dies der Standardtitel Ihrer gespeicherten Antwort sein wird. Es ist nicht notwendig, das Feld Empfänger auszufüllen.

Um eine Standardsignatur in Ihre gespeicherte Antwort aufzunehmen, verwenden Sie ein Bild oder geben Sie die gewünschte Signatur ein.

Sobald Sie Ihre Nachricht fertiggestellt haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil unten rechts im Formular Neue Nachricht. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt:

New Canned response optionNew Canned response optionNew Canned response option
Klicken Sie auf die Option Neue gespeicherte Antwort.

Klicken Sie nun auf gespeicherte Antworten > Neue gespeicherte Antwort. Sie werden aufgefordert, die gespeicherte Antworten zu benennen (Ihre Betreffzeile ist der Standard):

Naming your Gmail Canned ResponseNaming your Gmail Canned ResponseNaming your Gmail Canned Response
Diese gespeicherte Antworten erhält den Namen Unsere Öffnungszeiten.

Wenn Sie den Namen Ihrer gespeicherten Antwort ändern möchten, können Sie dies jetzt tun. Achten Sie darauf, dass die Beschriftung klar ist, dass Sie in Zukunft erkennen können, wofür die Vorlage bestimmt ist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wenn Sie mit dem Namen der neuen gespeicherten Antwort zufrieden sind. Sie brauchen keine Nachricht zu senden, um eine gespeicherte Antwort zu erstellen.

Hinweis: Gespeicherte Antworten werden währen der Beschriftung im Ordner Entwürfe gespeichert. Wenn Sie eine gespeicherte Antwort versehentlich aus den Entwürfen löschen, funktioniert sie nicht mehr, auch wenn sie als Option im Menü Gespeicherte Antworten angezeigt wird.

Schritt 3. Das Verwenden eine Gmail-Vorlage zum Antworten

Jetzt, wo Sie eine Gmail-Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden. Sie können eine gespeicherte Antworten für eine neue Nachricht oder zum Beantworten einer empfangenen Nachricht verwenden. Sie können auch einen Filter erstellen, um automatisch eine E-Mail-Vorlage als Antwort auf eine empfangene Nachricht zu senden.

In diesem Schritt erkläre ich Ihnen, wie Sie beides tun können.

1. Eine Vorlage manuell verwenden

Um eine gespeicherte Antwort zu verwenden, starten Sie entweder eine neue Nachricht oder klicken auf das Symbol Antworten, um auf eine eingehende Nachricht zu antworten.

Sobald Sie das Formular Neue Nachricht oder Antwort geöffnet haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der unteren rechten Ecke (neben dem Mülleimer-Symbol), um die verfügbaren gespeicherten Antworten anzuzeigen:

Available Gmail Canned ResponsesAvailable Gmail Canned ResponsesAvailable Gmail Canned Responses
Wählen Sie eine gespeicherte Gmail-Antwort aus.

Klicken Sie unter der Option Einfügen auf die gespeicherte Antworten, die Sie in die Nachricht einfügen möchten.

Sobald Sie auf die gespeicherte Antworten Ihrer Wahl klicken, wird die Antwortvorlage in Ihre E-Mail-Nachricht kopiert.

Wenn Sie die E-Mail-Vorlage personalisieren müssen, tun Sie dies jetzt. Wenn die gespeicherte Antworten eine Signatur enthält, löschen Sie außerdem alle anderen automatischen Signaturen, die Sie verwenden, da Ihre Nachricht sonst möglicherweise zwei Signaturen enthält.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden unten links im Formular, um Ihre Nachricht zu senden.

2. Filter um automatische Sendung einer gespeicherten Antwort zu verwenden

Sie können auch einen Gmail-Filter einrichten, um automatisch eine gespeicherte Antworten zu versenden.

Öffnen Sie zunächst den Bildschirm Einstellungen. Klicken Sie auf die Option Filter und blockierte Adressen.

Creating a Gmail filterCreating a Gmail filterCreating a Gmail filter
Klicken Sie auf den Link Neuen Filter erstellen.

Klicken Sie auf den Link Neuen Filter erstellen. Das Feld Erweiterte Gmail-Suche wird angezeigt.

Advanced Gmail Search BoxAdvanced Gmail Search BoxAdvanced Gmail Search Box
Geben Sie die Filterparameter ein.

Geben Sie die Parameter für die E-Mails ein, die eine gespeicherte Antworten erhalten sollen. Sie können einen Filter basierend auf einer beliebigen Kombination von erstellen:

  • Absenderadresse
  • Betreffzeile
  • Wörtern in der E-Mail
  • ob die E-Mail einen Anhang hat
  • ob die E-Mail ein Chat ist
  • E-Mail-Größe

Geben Sie die Informationen in die entsprechenden Parameterfelder ein.

Nachdem Sie Ihre Parameter ausgewählt haben, klicken Sie auf den Link Filter mit dieser Suche erstellen. Das Feld Filter erstellen wird angezeigt:

Create Filter boxCreate Filter boxCreate Filter box
Wählen Sie die zu verwendende Gmail gespeicherte Antworten aus.

Da gespeicherte Antworten aktiviert sind, gibt es ein Kontrollkästchen Gespeicherte Antwort senden im Feld Filter erstellen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und verwenden Sie die Pfeile nach oben und unten auf der rechten Seite, um die gespeicherte Antwort auszuwählen, die mit diesem Filter verwendet werden soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter erstellen. Sie sehen die Meldung "Ihr Filter wurde erstellt".

Nachrichten, die Sie erhalten und die den Filterparametern entsprechen, werden automatisch an die von Ihnen ausgewählte gespeicherte Antworten gesendet.

Weitere Details zu den Möglichkeiten eines Gmail-Filters finden Sie in der folgenden Anleitung:

Schritt 4. Eine Gmail-Vorlage ändern oder löschen

Manchmal benötigen Sie eine vorgefertigte Antwort nicht mehr. Vielleicht muss die Antwort komplett umgeschrieben werden, oder die Situation, die die vorgefertigte Antwort erforderte, existiert nicht mehr. Vielleicht waren Sie für den Kundendienst zuständig, wurden aber befördert und haben nicht mehr mit Kunden zu tun. Sie können eine Gmail-E-Mail-Vorlage nach Bedarf ändern oder löschen; so geht's:

1. Gespeicherte Antworte ändern

Um eine E-Mail-Vorlage gespeicherte Antworten zu löschen, öffnen Sie eine neue Nachricht oder ein Antwortformular. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der unteren rechten Ecke, um das Menü für Gespeicherte Antworten zu öffnen:

Gmail Canned Responses menuGmail Canned Responses menuGmail Canned Responses menu
Wählen Sie die Gespeicherte Antworten aus, die Sie ändern möchten.

Klicken Sie auf Gespeicherte Antworten. Klicken Sie dann auf [Name der gespeicherten Antwort] unter der Option Einfügen. Die von Ihnen ausgewählte gespeicherte Antworten wird in die Nachricht eingefügt:

Gmail Canned ResponseGmail Canned ResponseGmail Canned Response
Gmail gespeicherte Antwort-Vorlage in einer Nachricht.

Nehmen Sie die gewünschten Modifikationen und Änderungen an der Nachricht vor. Wenn Sie mit dem Ändern der Nachricht fertig sind, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der rechten Ecke des Bildschirms. Klicken Sie auf die Option Gespeicherte Antworten. Klicken Sie dann auf [Name der gespeicherten Antwort] unter der Option Speichern. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt:

Overwrite Canned Response promptOverwrite Canned Response promptOverwrite Canned Response prompt
Klicken Sie auf OK, um die gespeicherte Antwort zu überschreiben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die geänderte Version Ihrer Festgelegten Antwort zu speichern.

Hinweis: Achten Sie beim Ändern einer gespeicherten Antwort darauf, dass Sie die ursprüngliche gespeicherte Antwort im Ordner Entwürfe löschen. Wenn Sie versehentlich zwei gespeicherte Antworten mit demselben Namen speichern, funktionieren sie möglicherweise nicht.

2. Löschen einer gespeicherten Antwort

Sie können eine nicht mehr benötigte gespeicherte Antwort auch über das Dropdown-Menü löschen. Beginnen Sie im Formular Neue Nachricht.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unten rechts im Formular Neue Nachricht. Klicken Sie auf die Option Gespeicherte Antworten. Das Menü für Gespeicherte Antworten wird angezeigt:

Canned Responses MenuCanned Responses MenuCanned Responses Menu
Wählen Sie den Namen der zu löschenden gespeicherten Antwort aus.

Klicken Sie auf den Namen der gespeicherten Antwort, die Sie löschen möchten. Die Systemaufforderung wird angezeigt:

Delete Canned Response promptDelete Canned Response promptDelete Canned Response prompt
Klicken Sie auf OK, um die gespeicherte Antwort zu löschen.

Klicken Sie auf OK, um die gespeicherten Antwort zu löschen

Hinweis: Während die Nachricht aus dem Tool für gespeicherte Antworten entfernt wird und nicht mehr verwendet werden kann, bleibt der Text der gespeicherten Antwort im Ordner Entwürfe erhalten, bis Sie sie löschen.

Schritt 5. Gespeicherte Antworten deaktivieren

Wenn Sie die Funktion für gespeicherte Antworten in Gmail nicht mehr verwenden möchten, können Sie die Funktion für gespeicherte Antworten deaktivieren.

Um die Funktion für gespeicherte Antworten zu deaktivieren, gehen Sie zu Gmail Labs über den Bildschirm Einstellungen. Verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite, um zum Gmail-Lab Gespeicherte Antworten weiter unten zu scrollen. (Es befindet sich im Abschnitt Aktivierte Labs oben auf dem Bildschirm.)

Disable Gmail Canned ResponseDisable Gmail Canned ResponseDisable Gmail Canned Response
Klicken Sie auf den Radiobutton Deaktivieren.

Klicken Sie auf den Radiobutton Deaktivieren. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Änderungen speichern am unteren Rand des Bildschirms. Die Option Gespeicherte Antworten ist nun nicht mehr verfügbar.

Hinweis: Zuvor erstellte gespeicherte Antworten-Nachrichten bleiben im Ordner Entwürfe, bis Sie sie löschen.

Fazit

Hören Sie auf, dieselben E-Mail-Nachrichten immer wieder neu zu schreiben. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen von Gmail, die Sie einmal erstellen und immer dann verwenden, wenn Sie sie mit dem Gmail-Lab für gespeicherte Antworten benötigen. Sie sparen Zeit und werden produktiver. Die Gmail-Funktion für gespeicherte Antworten ist einfach zu verwenden, wenn Sie wissen, wie es geht.

In unserem ultimativen Einsteigerhandbuch für die Arbeit mit Gmail erfahren Sie mehr über Gmail-Filter, Gmail-Shortcuts und weitere Killer-Gmail-Funktionen.

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