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Cómo Crear Plantillas de Correo Electrónico en Gmail: Con Respuestas Almacenadas

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
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Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Sucedió otra vez. Abriste tu correo electrónico y había un mensaje ahí con la pregunta que ya has respondido docenas de veces.

Si estás cansado de responder las mismas preguntas una y otra vez, entonces las Respuestas Almacenadas de Gmail pueden ayudar.

Usa las Respuestas Almacenadas de Gmail para crear plantillas de correo electrónico que puedes reuitilizar rápidamente con solo unas cuántas modificaciones.

Claro, no cada correo electrónico que envias debería ser una plantilla de respuesta de correo. Algunos correos requieren una respuesta más específica. Pero para los que no, te sorprenderías de cuánto tiempo podrías ahorrar al comenzar con una plantilla de correo electrónico en Gmail.

Incluso puedes usar filtros para automatizar tu Respuesta Almacenada para que siempre se envíe como una respuesta a ciertos mensajes.

Aquí están varios escenarios dónde podrías querer usar la prestación Respuestas Almacenadas de Gmail:

  • Mesa de Ayuda - Si trabajas en soporte al cliente, utiliza la Respuesta Almacenada para esas preguntas que los clientes formulan a menudo.
  • Solicitudes para un Producto o Servicio No Ofrecido - Como microempresario, a veces obtienes peticiones afuera de tu especialidad. Envía una Respuesta Almacenada explicando lo que sí ofreces.
  • Notificaciones Tardías - Crea una plantilla de correo electrónico para tratar los pagos tardíos o evíos tardíos.
  • Disponibilidad - Si alguien quiere programar una reunión o cancelarla, utiliza una Respuesta Almacenada para explicar tu horario de trabajo.
  • Notas de Continuidad - La continuidad es una parte importante para la edificación de relaciones. Utiliza una plantilla como un modelo para éstos tipos de correos electrónicos.

Probablemente puedes pensar en escenarios adicionales dónde una plantilla de correo electrónico podría ayudar a tu negocio. Aprender cómo crear y usar plantillas de correo electrónico con la prestación Respuestas Almacenadas de Gmail puede ayudarte a llegar a ser más productivo. En éste tutorial, aprende cómo usar ésta útil característica-desde la configuración hasta trabajar con plantillas de correo electrónico.

Cómo Crear una Respuesta Almacenada en Gmail

Ahora que hemos hablado de cómo usar plantillas de correo electrónico, es momento de explicar cómo crear tus propias plantillas en Gmail utilizando Respuestas Almacenadas.

Observa éste breve video para aprender las bases de cómo crear una Respuesta Almacenada en Gmail:

O recorre los detallados pasos escritos abajo para más información sobre cómo crear y utilizar plantillas de correo electrónico en Gmail.

Paso 1. Cómo Accesar a Gmail Labs & Habilitar las Respuestas Almacenadas

Respuestas Almacenadas en una prestación de Gmail Labs, así que para usarla, primero necesitas accesar a Gmail Labs:

1. Accesa a Gmail Labs

Para accesar a Gmail Labs, comienza desde la ventana principal del buzón. Haz click en el ícono de Configuración (parece una rueda dentada) en la esquina superior derecha. Del menú desplegable, haz click en la opción Configuración.

Gmail Settings Option
Haz click en la opción Configuración.

La Pantalla de Configuración aparece. Haz click en la opción Labs en la parte superior para visualizar las prestaciones disponibles que puedes habilitar en Gmail Labs. Usa la barra de desplazamiento a la derecha para desplazarte hacia abajo hasta la opción de Gmail labs Respuestas Almacenadas.

Gmail Canned Responses Lab
Desplázate hasta la configuración de Gmail Labs Respuestás Almacenadas.

2. Habilitar las Respuestas Almacenadas en Gmail

La configuración predeterminada de Gmail es que las Respuestas Almacenadas estén deshabilitadas. Haz click en el botón Habilitar a la derecha de la opción para habilitar la característica.

Enable Canned Responses
Haz click en el botón Habilitar.

Desplázate hacia abajo de la pantalla y haz click en el botón Guardar Cambios. Las Respuestas Almacenadas han sido habilitadas. Ahora se visualiza tu bandeja de entrada.

Paso 2. Cómo Crear una Plantilla de Gmail

Ahora que las Respuestas Almacenadas están activas, estás listo para empezar a crear tus plantillas de correo electrónico. Para comenzar, haz click en el botón Redactar en la parte superior izquierda. El formulario de Mensaje Nuevo aparece:

Gmail New Message form
Escribe tu mensaje en Gmail.

Escribe el mensaje que quieres crear como una plantilla de correo electrónico. Presta atención a qué escribir en el campo Asunto ya que ésto se convertirá en el título predeterminado de tu Respuesta Almacenada. No es necesario llenar el campo de Destinatarios.

Para incluir una firma estándar en tu Respuesta Almacenada, usa una imagen o escribe la firma que quieres.

Una vez que hayas completado tu mensaje, haz click en la flecha hacia abajo en la parte inferior derecha del formulario de Mensaje Nuevo. Un menú desplegable aparece:

New Canned response option
Haz click en la opción Nueva respuesta almacenada.

Ahora haz click en Respuestas Almacenadas > Nueva respuesta almacenada. Se te pide nombrar la Respuesta Almacenada (tu linea del asunto es la predeterminada):

Naming your Gmail Canned Response
Ésta Respuesta Almacenada será llamada Our Business Hours (Nuestro Horario de Trabajo).

Si quieres cambiar el nombre de tu Respuesta Almacenada puedes hacerlo ahora. Asegúrate de que el nombre sea lo suficientemente descriptivo para que puedas contar para qué es la plantilla en el futuro.

Haz click en el botón Aceptar cuándo estés satisfecho con el nombre de la nueva Respuesta Almacenada. No necesitas enviar un mensaje para crear una Respuesta Almacenada.

Nota: las Respuestas Almacenadas son guardadas en la etiqueta Borradores. Si accidentalmente borras una Respuesta Almacenada de Borradores, ya no funcionará aún si aparece como una opción en el menú Respuestas Almacenadas.

Paso 3: Cómo Usar una Plantilla de Gmail para Responder

Ahora que creaste una plantilla de Gmail, estás listo para usarla. Puedes utilizar una Respuesta Almacenada para un nuevo mensaje, o para responder a un mensaje que recibiste. También puedes crear un filtro para enviar automáticamente una plantilla de respuesta de correo electrónico a un mensaje que recibas.

En éste paso, explicaré cómo hacer ambas cosas.

1. Manualmente Usa una Plantilla

Para usar una Respuesta Almacenada, inicia un mensaje nuevo o haz click en el ícono Responder para responder a un mensaje entrante.

Una vez que has abierto el formulario de Mensaje Nuevo o Responder, haz click en la flecha hacia abajo en la esquina inferior derecha (junto al ícono de la papelera) para ver las Respuestas Almacenadas disponibles:

Available Gmail Canned Responses
Selecciona una Respuesta Almacenada de Gmail.

Haz click en la Respuesta Almacenada que quieres insertar en el mensaje en la opción Insertar.

Tan pronto como hagas click en la Respuesta Almacenada de tu elección, la plantilla de repuesta es copiada en tu mensaje de correo electrónico.

Si necesitas personalizar la plantilla de correo electrónico, hazlo ahora. También, si la Respuesta Almacenada incluye una firma, elimina cualquier otra firma automática que estás usando o tu mensaje podría tener dos firmas.

Haz click en el botón Enviar en la parte inferior izquierda del formulario para enviar tu mensaje.

2. Utiliza un Filtro para Automáticamente Enviar una Respuesta Almacenada

También puedes diesñar un filtro de Gmail para automáticamente enviar una Respuesta Almacenada.

Comienza con abrir la pantalla de Configuración. Haz click en la opción Filtros y Direcciones Bloqueadas.

Creating a Gmail filter
Haz click en el vínculo Crear un nuevo filtro.

Haz click en el vínculo Crear un nuevo filtro. La casilla Búsqueda Avanzada de Gmail aparece.

Advanced Gmail Search Box
Escribe los parámetros del filtro.

Escribre los parámetros para esos correos electrónicos que quieres reciban una Respuesta Almacenada. Puedes crear un filtro basado en cualquier combinación de:

  • Dirección De
  • Línea Asunto,
  • palabras en el correo electrónico
  • si el correo electrónico triene un archivo adjunto
  • si el correo electrónico es un chat
  • tamaño del correo electrónico

Escribe la información en los campos apropiados del parámetro.

Después de elegir tus parámetros, haz click en el vínculo Crear un Filtro con éstos criterios de búsqueda. La casilla Crear Filtro aparece:

Create Filter box
Selecciona la Respuesta Almacenada de Gmail a utilizar.

Debido a que las Respuestas Almacenadas están habilitadas, hay una casilla de verificación Enviar respuesta almacenada en la casilla Crear Filtro.

Marca la casilla de verificación y usa las flechas hacia arriba y hacia abajo a la derecha para seleccionar la Respuesta Almacenada a usar con éste filtro.

Haz click en el botón Crear Filtro. Verás una ventana señalando "Se creó el filtro."

Los mensajes que recibas que reúnan los parámetros del filtro automáticamente le será enviada la Respuesta Almacenada que seleccionaste.

Para más detalles sobre lo que puedes hacer con un filtro de Gmail, revisa el siguiente tutorial:

Paso 4. Cómo Modificar o Eliminar una Plantilla de Correo Electrónico en Gmail

A veces ya no necesitas una Respuesta Almacenada. Quizá la respuesta se tiene que volver a escribir completamente, tal vez la situación que requirió la Respuesta Almacenada ya no existe. Por ejemplo, eras responsable del soporte al cliente, pero has sido ascendido y ya no tratas con clientes. Puedes modificar o eliminar una plantilla de correo electrónico en Gmail como sea necesario; aquí está cómo:

1. Modifica una Respuesta Almacenada

Para eliminar una pantilla de correo electrónico para Respuesta Almacenada, abre un formulario de Mensaje Nuevo o Responder. Haz click en la flecha hacia abajo en la esquina inferior derecha para abrir el menú Respuestas Almacenadas:

Gmail Canned Responses menu
Selecciona una Respuesta Almacenada para modificar.

Haz click en Respuestas Almacenadas. Luego haz click en [Nombre de la Respuesta Almacenada] bajo la opción Insertar. La Respuesta Almacenada que seleccionaste ocupa el mensaje:

Gmail Canned Response
Plantilla de Respuesta Almacenada de Gmail en un mensaje.

Realiza modificaciones y cambios al mensaje como deseas. Cuándo termines de cambiar el mensaje, haz click en la flecha hacia abajo en la esquina derecha de la pantalla. Haz click en la opción Respuestas Almacenadas. Luego haz click en [Nombre de la Respuesta Almacenada] bajo la opción Guardar. Una ventana de confirmación aparece:

Overwrite Canned Response prompt
Haz click en Aceptar para sobreescribir la respuesta almacenada.

Haz click en el botón Aceptar para guardar la versión modificada de tu Respuesta Almacenada.

Nota: Cuándo se modifica una Respuesta Almacenada, asegúrate de eliminar la Respuesta Almacenada original de la etiqueta Borradores. Si accidentalmente guardas dos Respuestas Almacenadas con el mismo nombre, podrían no funcionar.

2. Elimina una Respuesta Almacenada

También puedes eliminar una Respuesta Almacenada que no necesitas más del menú desplegable. Comienza desde dentro del formulario Mensaje Nuevo.

Haz click en la flecha hacia abajo en la parte inferior derecha del formulario Mensaje Nuevo. Haz click en la opción Respuestas almacenadas. El menú Respuestas Almacenadas aparece:

Canned Responses Menu
Selecciona el nombre de la Respuesta Almacenada a ser Eliminada.

Haz click en el nombre de la Respuesta Almacenada que quieres eliminar. La ventana del sistema aparece:

Delete Canned Response prompt
Haz click en Aceptar para eliminar la Respuesta Almacenada.

Para eliminar la Respuesta Almacenada, haz click en el botón Aceptar.

Nota: Mientras el mensaje es eliminado de la herramienta Respuesta Almacenada y no puede ser usado, el texto de la Respuesta Almacenada sigue en tu etiqueta Borradores hasta que la elimines.

Paso 5. Cómo Deshabilitar las Respuestas Almacenadas

Si decides que ya no deseas utilizar Respuestas Almacenadas en Gmail, puedes deshabilitar la función Respuesta Almacenada.

Para deshabilitar Respuestas Almacenadas, accesa a Gmail Labs a través de la pantalla Configuración. Utiliza la barra de desplazamiento a la derecha para desplazarte hacia abajo a Respuestas Almacenadas en Gmail labs. (Estará en la sección Labs Habilitados en la parte superior de la pantalla.)

Disable Gmail Canned Response
Haz click en el botón Deshabilitar.

Haz click en el botón Deshabilitar. A continuación, haz click en el botón Guardar Cambios en la parte inferior de la pantalla. La opción Respuestas Almacenadas ya no está disponible.

Nota: Los mensajes de Respuesta Almacenada que previamente creaste siguen en la etiqueta Borradores hasta que los elimines.

Conclusión

Deja de volver a escribir los mismos mensajes de correo electrónico. Utiliza plantillas de correo electrónico de Gmail que creas una vez y usas cuándo las necesitas con las Respuestas Almacenadas de Gmail labs. Ahorrarás tiempo y serás más productivo. La prestación de Respuesta Almacenada de Gmail es fácil de usar una vez que sabes cómo.

Dirígete a nuestra Guía Definitiva del Principiante para Trabajar con Gmail para aprender más sobre filtros de Gmail, Atajos de Teclado de Gmail y más Prestaciones Geniales de Gmail.

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