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Eine automatische Nachricht (Abwesenheitsnotiz) in Gmail einrichten

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This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Start Using Gmail Offline (With Chrome)
How to Quickly Delete Your Gmail Account Permanently

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Die Einnahme von Urlaubszeit ist wichtig, wenn Sie scharf und konzentriert bleiben wollen. Dies gilt besonders für Kleinunternehmer, die in ihrem Unternehmen viele Aufgaben zu erfüllen haben.

Leider können E-Mails in der heutigen vernetzten Welt den Eindruck erwecken, dass Sie immer arbeiten, selbst wenn Sie versuchen, eine Pause zu machen. Wahrscheinlich tragen Sie Ihr Telefon oder mobiles Gerät immer bei sich, sogar im Urlaub. Wo Ihr mobiles Gerät ist, da ist auch E-Mail. Und wo E-Mail ist, ist auch Arbeit.

Das ständige Abrufen Ihrer geschäftlichen E-Mails bietet nicht die Möglichkeit, sich im Urlaub richtig zu erholen. Es gibt einen besseren Weg. Richten Sie eine Gmail-Abwesenheitsnotiz ein. Eine Gmail-Abwesenheitsnotiz sendet eine automatische Nachricht an jeden, der Ihnen während der definierten Zeit eine E-Mail schickt.

Richten Sie die automatisierte Nachricht in Gmail ein, um die Erwartungen von Kunden und Kollegen zu erfüllen. Verwenden Sie sie für Ferien oder anderen Zeitraum, in der Sie nicht im Büro sind. Denken Sie daran, dass eine Abwesenheitsnotiz viel besser ist, als überhaupt keine Antwort zu erhalten.

Gmail Out of Office ReminderGmail Out of Office ReminderGmail Out of Office Reminder
Richten Sie eine Gmail-Abwesenheitsnotiz ein (Grafik).

Dieses Tutorial bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Gmail. Es bietet Ihnen auch einige Beispiele für Abwesenheitsnotiz. Abschließend gehe ich darauf ein, wie Sie den Übergang zurück zur Arbeit erleichtern können, wenn Ihr Urlaub vorbei ist.

Einrichten einer Abwesenheitsnotiz mit Gmail

Im obigen Screencast erfahren Sie, wie Sie schnell eine Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten können. Oder lesen Sie weiter, um eine schriftliche Anleitung zu erhalten, die Ihnen beim Einrichten einer Gmail-Abwesenheitsnotiz hilft, sowie Tipps zu bewährten Verfahren und mehr:

1. Schalten Sie die Abwesenheitsnotiz ein

Lassen Sie uns Ihre Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten. Hier wird Schritt für Schritt erklärt, wie es geht:

Schritt 1

Klicken Sie in Gmail auf das Symbol Einstellungen. Sie finden es oben rechts auf dem E-Mail-Bildschirm.

Gmail Vacation Responder - Settings ButttonGmail Vacation Responder - Settings ButttonGmail Vacation Responder - Settings Buttton
Einstellungen-Buttton.

Schritt 2

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option Einstellungen.

Gmail Vacation Responder - SettingsGmail Vacation Responder - SettingsGmail Vacation Responder - Settings
Wählen Sie Einstellungen.

Schritt 3

Der Bildschirm Einstellungen wird angezeigt. Scrollen Sie zum unteren Rand des Bildschirms Einstellungen, um die Optionen für den Abwesenheitsnotiz zu finden.

Gmail Vacation Responder - ToggleGmail Vacation Responder - ToggleGmail Vacation Responder - Toggle
Schalten Sie die Option ein und legen Sie das Datum des ersten Tages fest.

In der Standardeinstellung ist die Abwesenheitsnotiz ausgeschaltet. Um diese Auswahl zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Abwesenheitsnotiz einschalten.

Geben Sie in das Feld Erster Tag das Datum ein, an dem Ihr Urlaub beginnt. Sie können auch in die Mitte eines der Datumsfelder klicken, um einen Kalender aufzurufen. Wählen Sie aus dem Kalender das Datum oder die Daten aus.

Schritt 4

Wenn Sie keinen begrenzten Zeitraum haben, wann Sie zurückkommen, empfehle ich, auch das Feld Letzter Tag auszufüllen. Das Feld Letzter Tag bestimmt den letzten Tag, an dem Ihre Gmail-Abwesenheitsnotiz gesendet wird. Um das Feld auszufüllen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um das Feld Letzter Tag zu aktivieren. Geben Sie dann das Datum ein oder verwenden Sie den Kalender, um das Datum einzugeben.

Einige E-Mail-Experten empfehlen, ein paar zusätzliche Tage zu Ihrem Rückkehrdatum hinzuzufügen. Dieser Puffer könnte Ihnen eine zusätzliche Chance geben, sich zu erholen, bevor jemand versucht, Sie zu kontaktieren. Diese Taktik kann jedoch nach hinten losgehen, wenn jemand Ihr tatsächliches Rückkehrdatum kennt. Seien Sie also vorsichtig damit.

Gmail Vacation Responder - Last DayGmail Vacation Responder - Last DayGmail Vacation Responder - Last Day
Fügen Sie das Datum des letzten Tages hinzu.

Schritt 5

Nun ist es an der Zeit, Ihre eigentliche Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Beginnen Sie damit, Ihre Nachricht eine Betreffzeile zu geben.

Denken Sie daran, dass die Betreffzeile einer der wichtigsten Teile einer E-Mail ist. Manche Empfänger lesen nicht über die Betreffzeile hinaus. Daher sollten Sie hier so viele Informationen wie möglich vermitteln. Ich schreibe hier "Eingeschränkter E-Mail-Zugang bis zum 18.8.", weil das dem Empfänger sagt, was er wissen muss.

Gmail Vacation Responder - SubjectGmail Vacation Responder - SubjectGmail Vacation Responder - Subject
Füllen Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mail aus.

Schritt 6

Da Sie nicht vorhersagen können, wer Ihre Abwesenheitsnotiz erhält, können Sie diese Notiz nicht an eine bestimmte Person oder Gruppe richten. Geben Sie am besten nur den Text der E-Mail ein.

Als nächstes geben Sie den Text der E-Mail ein. Es ist immer eine gute Idee, einen alternativen Stellvertreter anzugeben, falls es ein dringendes Problem gibt, das schnell erledigt werden muss. Wenn Sie mehrere Projekte haben, können Sie für jedes Projekt einen anderen Kontakt benennen. Lassen Sie Ihre Stellvertretern wissen, dass sie möglicherweise zusätzliche Nachrichten erhalten, während Sie weg sind.

Gmail Vacation Responder - Message BodyGmail Vacation Responder - Message BodyGmail Vacation Responder - Message Body
Schreiben Sie die Nachricht von Ihrer E-Mail.

Wenn Sie eine Gmail-Signaturvorlage verwenden, wird Ihre Gmail-Signatur auf Ihre Abwesenheitsnotiz angewendet. Weitere Informationen zu Signaturvorlagen finden Sie unter:

Schritt 7

Letztendlich sehen Sie unten ein Kontrollkästchen, mit dem Sie die Abwesenheitsnotiz auf Personen in Ihrer Kontaktliste beschränken können. Ich empfehle, diese Option zu wählen. Sie möchten nicht, dass Ihre Abwesenheitsnotiz an E-Mail-Newsletter geht, die Sie abonniert haben, oder an Junk-E-Mails, die Sie erhalten.

Gmail Vacation Responder - Limit Auto ResponseGmail Vacation Responder - Limit Auto ResponseGmail Vacation Responder - Limit Auto Response
Wählen Sie die Option, um die Abwesenheitsnotiz einzurichten.

Wenn Sie mit Ihrer Gmail-Abwesenheitsnotiz zufrieden sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.

Beachten Sie, dass Gmail die Abwesenheitsnotiz nur einmal alle vier Tage an einen Empfänger sendet. Wenn ein Empfänger Ihre Abwesenheitsnotiz ignoriert und Ihnen mehr als eine E-Mail an einem Tag sendet, wird er Ihre Gmail-Abwesenheitsnotiz nicht immer wieder erhalten.

2. Testen Sie die Abwesenheitsnotiz

Sobald Ihre Gmail-Abwesenheitsnotiz eingerichtet ist, möchten Sie vielleicht einen Freund bitten, Ihnen beim Testen der Funktion zu helfen. Um Ihre Nachricht zu testen, bitten Sie Ihren Freund, Ihnen am ersten Tag Ihrer Abwesenheit eine E-Mail zu senden.

Wenn die Abwesenheitsnotiz funktioniert, sollte Ihr Freund Ihre Notiz erhalten. Wenn er die Abwesenheitsnotiz nicht erhält, wiederholen Sie die obigen Schritte, bis die Abwesenheitsnotiz richtig eingerichtet ist.

3. Schalten Sie die Abwesenheitsnotiz aus

Wenn Sie keinen letzten Tag für das Ende Ihrer Abwesenheitsnotiz eingegeben haben, schalten Sie die Abwesenheitsnotiz manuell aus, nachdem Sie aus dem Urlaub zurück sind. Kehren Sie zum Bildschirm Einstellungen zurück und blättern Sie nach unten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abwesenheitsnotiz aus.

Um mehr über Gmail zu erfahren, lesen Sie einige unserer anderen Tutorials, einschließlich:

Musterlösung für Abwesenheitsnotiz

Wie jede andere E-Mail, die Sie versenden, repräsentiert Ihr Gmail-Abwesenheitsnotiz Ihr kleines Unternehmen. Sie möchten, dass er professionell aussieht und ein positives Image vermittelt.

Obwohl diese Anleitung speziell für Gmail gilt, können Sie viele diese Musterlösungen auch für andere E-Mail-Systeme verwenden.

Hier sind einige Musterlösung, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Gmail-Abwesenheitsnotiz den richtigen Eindruck hinterlässt:

  • Humor. Sie könnten versucht sein, eine bissige Abwesenheitsnotiz zu verfassen, wie die Abwesenheitsnotiz, die in diesem HubSpot-Artikel von Lindsey Kolowich aufgeführt sind. Wenn Sie sich nicht sehr sicher sind, dass diese Art von Antwort bei Ihren Kunden und Kollegen gut ankommt, sollten Sie keine witzige Abwesenheitsnotiz verfassen. Es ist allzu leicht, dass Humor nach hinten losgeht.
  • Was Sie enthalten sollten. Ihre Abwesenheitsnotiz sollte folgende Informationen enthalten: die Daten, an denen Sie abwesend sein werden, wann Sie zurück sein werden und was der Leser im Notfall tun kann. Es ist auch eine gute Idee, eine grobe Schätzung zu geben, wann der Leser eine Antwort erwarten kann.
  • Format. Verwenden Sie das richtige E-Mail-Format in Ihrer Abwesenheitsnotiz. Um mehr über das richtige E-Mail-Format zu erfahren, lesen Sie unser Tuts+-Tutorial Wie man das richtige Format für Geschäftsmail beherrscht - und ein berufliches Missgeschick vermeidet. Da Sie nicht vorhersagen können, wer Ihre Abwesenheitsnotiz erhält, können Sie sie nicht an eine bestimmte Person oder Gruppe adressieren.
  • Vorlage. Wenn Sie eine Signaturvorlage für Ihre E-Mails eingerichtet haben, ist es ein wichtiger Teil Ihres Brandings, diese hier zu verwenden. Dies gilt besonders, wenn Sie ein Kleinunternehmer oder Freiberufler sind.
  • Stellvetreter. Es ist eine gute Idee, Ihren E-Mail-Empfänger an eine andere Person zu verweisen, die Fragen beantworten kann. Wählen Sie jemanden als Stellvertreter, der mit Ihren Projekten vertraut ist, z. B. einen Kollegen oder einen virtuellen Assistenten (VA). Vergessen Sie nicht, Ihren Stellvetreter zu fragen, ob er Ihre Anrufe entgegennehmen kann, während Sie weg sind.
  • Andere Systeme. Sobald Sie Ihren Gmail-Abwesenheitsnotiz fertiggestellt haben, vergessen Sie nicht, Ihre Abwesenheit in anderen Tools zu vermerken, z. B. in Ihrem Kalender oder in allen Projektplanungstools, in denen Sie als Ressource aufgeführt sind. Dieser Schritt verhindert, dass man Sie während Ihrer Abwesenheit für Meetings einplant.
  • Versuchung widerstehen. Während Sie im Urlaub sind, könnten Sie versucht sein, sich aus der Ferne in Ihre E-Mail einzuloggen und ein paar Nachrichten zu beantworten. Tun Sie es nicht. Wenn Ihre Kontakte merken, dass Sie Nachrichten beantworten, werden sie annehmen, dass Sie verfügbar sind. Andere werden Ihre Abwesenheit von der Arbeit nicht respektieren, wenn Sie sie nicht selbst respektieren.

Sobald Sie Ihre Abwesenheitsnotiz eingerichtet haben, können Sie Ihren Urlaub genießen. Aber, wie alle guten Dinge, muss auch Ihr Urlaub zu einem Ende kommen.

Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen, sich wieder an die Arbeit zu gewöhnen.

Eine praktische Checkliste, wenn der Urlaub vorbei ist

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet haben, um Ihre Kontakte zu benachrichtigen, dass Sie nicht verfügbar sind, können Sie sich entspannen und Ihren Urlaub genießen.

Wenn Ihr Urlaub zu Ende ist, wollen Sie sicher sein, dass Sie erfrischt und einsatzbereit zur Arbeit zurückkehren. Leider können die ersten Tage nach der Rückkehr hart sein, es sei denn, Sie haben einen Plan.

Hier ist eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, sich nach der Abwesenheit vom Büro wieder in die Arbeit zu stürzen:

  1. Schalten Sie die Gmail-Abwesenheitsnotiz aus. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als weiterhin eine Abwesenheitsnotiz zu erhalten, lange nachdem die Person zurückgekehrt ist. Wenn möglich, sollte dies eines der ersten Dinge sein, die Sie tun, wenn Sie wieder im Büro sind.
  2. Scannen Sie Ihre Nachrichten durch, bevor Sie antworten. Eine schnelle Durchsicht der Nachrichten lässt Sie wissen, was Sie zu erwarten haben. Es kann auch Ihre Arbeitslast verringern, wenn Sie feststellen, dass ein Absender seine eigene Frage bereits beantwortet hat.
  3. Priorisieren Sie Ihre Rückmeldungen und Aufgaben. Versuchen Sie nicht, alles an Ihrem ersten Tag zu erledigen. Notieren Sie sich echte Notfälle oder offensichtliche Junk-Nachrichten. Nachdem Sie sich um die Notfälle gekümmert und die Junk-Nachrichten gelöscht haben, beantworten Sie die anderen Nachrichten in der Reihenfolge, in der sie eingegangen sind.
  4. Überprüfen Sie Ihren Kalender auf anstehende Besprechungen. Planen Sie Zeit für die Vorbereitung auf geplante Besprechungen ein. Sie könnten versucht sein, sich nur auf das Aufräumen Ihres Posteingangs zu konzentrieren, wenn Sie wieder zur Arbeit kommen, aber das kann dazu führen, dass Sie auf andere Aspekte Ihrer Arbeit nicht vorbereitet sind.
  5. Keine Panik. Es kann einige Tage dauern, bis Sie alles aufgeholt haben. Das ist ganz normal. Wenn Sie sich zuerst um dringende Fragen kümmern, werden die meisten Ihrer Kunden und Kollegen Verständnis dafür haben, wenn sie ein oder zwei Tage warten müssen, bis Sie sich wieder melden.
  6. Verlassen Sie die Arbeit pünktlich. Zu oft kehren wir aus dem Urlaub zurück und machen alle Vorteile einer guten Erholung zunichte, indem wir es in der ersten Woche nach der Rückkehr übertreiben. Ganz gleich, wie hoch Ihre Arbeitslast zu sein scheint, verlassen Sie die Arbeit zu einer angemessenen Zeit und versuchen Sie, sich nicht wegen Ihres E-Mail-Posteingangs zu stressen.

Obwohl dieses Tutorial speziell für Gmail-Benutzer geschrieben wurde, können viele der Punkte auf dieser Checkliste auch von denjenigen genutzt werden, die andere E-Mail-Systeme verwenden.

Was bedeutet das Einrichten einer Gmail-Abwesenheitsnotiz für Sie?

Mit einer Gmail-Abwesenheitsnotiz müssen Sie nicht die ganze Zeit "eingesteckt" sein. Ihr Unternehmen wird Ihre Abwesenheit von der Arbeit überleben. Indem Sie eine Abwesenheitsnotiz in Gmail richtig einrichten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Urlaub eine echte Pause von der Arbeit ist, und Ihre Kunden und Kollegen wissen, was sie während Ihrer Abwesenheit erwarten können.

Denke bitte daran, dass Ihre E-Mails, einschließlich Ihrer Abwesenheitsnotiz in Gmail, Teil Ihres Brandings sind. Sie sollten die Musterbeispiele für Abwesenheitsnotiz befolgen, damit Ihre Nachricht so professionell wie möglich ist.

Sobald Sie zur Arbeit zurückkehren, gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um den Übergang vom Urlaub einfacher zu gestalten. Beginnen Sie damit, Ihre Gmail-Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren und die zu beantwortenden Nachrichten zu priorisieren.

Beantworten Sie E-Mails während Ihrer Abwesenheit vom Büro? Warum, oder warum nicht?

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