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Cómo Establecer un Correo de Respuesta de Vacaciones (Fuera de la Oficina) en Gmail

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Start Using Gmail Offline (With Chrome)
How to Quickly Delete Your Gmail Account Permanently

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Tomarse un tiempo de vacaciones es importante si quieres mantenerte atento y enfocado. Esto es específicamente verdadero para un dueño de un pequeño negocio, que podría tener muchos roles que jugar en su negocio.

Desafortunadamente, en el mundo de correos de hoy en día se puede hacer ver como que siempre estás trabajando, incluso cuando estés tomando un descanso. Probablemente llevas tu dispositivo móvil o teléfono contigo, incluso en las vacaciones. Donde esté tu dispositivo móvil, allá habrán correos electrónicos. Donde hay correos electrónicos, hay trabajo.

Constantemente chequear tu correo de negocios no es manera de descansar propiamente en tus vacaciones. Existe una mejor manera. Establece una respuesta de vacaciones en Gmail. Una respuesta de vacaciones de Gmail envía una respuesta de fuera de la oficina de Gmail a cualquiera que te envíe un correo durante el tiempo definido.

Usa la respuesta de fuera de la oficina de Gmail para establecer expectativas del cliente y colega. Úsalo para las vacaciones o cualquier otro momento que estés fuera de la oficina. Recuerda, obtener un mensaje de fuera de la oficina es mucho mejor que no obtener ninguna respuesta en absoluto.

Gmail Out of Office Reminder
Establece un recordatorio de Gmail de respuesta de vacaciones (gráfica).

Este tutorial proporciona instrucciones de paso a paso para establecer una respuesta de vacaciones en Gmail. También te proporciona con algunas de las mejores prácticas de correos de vacaciones. Finalmente, tocaré el tema de cómo puedes facilitar la transición de vuelta al trabajo cuando se acaben las vacaciones.

Cómo Establecer Una Auto Respuesta de Correo Usando Gmail

En el screencast de arriba aprende cómo establecer rápidamente una respuesta de vacaciones de Gmail. O, leer de las instrucciones escritas para ayudarte a establecer un Gmail como mensaje de oficina, aquí los mejores y prácticos consejos a seguir, y más:

1. Enciende el Mensaje de Respuesta de Vacaciones

Establezcamos tu mensaje de respuesta de vacaciones en Gmail. Aquí está cómo hacerlo paso a paso:

Paso 1

Dentro de Gmail, haz clic en el símbolo de Ajustes. La encontrarás en la parte de arriba de la derecha de la pantalla del correo.

Gmail Vacation Responder - Settings Buttton
Botón de ajustes.

Paso 2

Del menú desplegable, haz clic en la opción de Ajustes.

Gmail Vacation Responder - Settings
Selecciona ajustes.

Paso 3

La pantalla de Ajustes se visualizará. Ve hasta el final de la pantalla de Ajustes para encontrar las opciones de Respuestas de Vacaciones.

Gmail Vacation Responder - Toggle
Actívate y establece una fecha para el primer día.

La predeterminación es que la respuesta de Vacaciones esté apagado. Para cambiar esa selección, haz clic en el botón de activar la respuesta de Vacaciones.

Tipea la fecha de cuándo comienza tu vacación en el campo del Primer día. También puedes hacer clic en el medio de uno de los campos de la fecha para traer un calendario. Del calendario, selecciona la fecha o fechas.

Paso 4

Al menos que no sepas cuando te devolverás, también recomiendo rellenar el campo de Último día. El campo de Último Día determina el último día que tu mensaje de respuesta de vacaciones será enviado. Para rellenar el campo, haz clic en el recuadro de chequear para activar el campo de Último día. Después, tipea la fecha o usa el calendario para ingresar la fecha.

Algunos expertos de correo recomiendan añadir unos cuantos días extra a tu fecha de regreso. Este buffer podría darte una extra oportunidad para estar al tanto antes de que las personas intenten contactarte. Esta táctica podría invertirse si alguien supiera tu verdadera fecha de regreso. Así que ten cuidado con esto.

Gmail Vacation Responder - Last Day
Añade la fecha del último día.

Paso 5

Ahora es tiempo de crear tu propio mensaje de fuera de la oficina. Empieza por darle a tu mensaje una línea de título.

Recuerda, la línea de título es una de las partes más importantes de un correo. Algunos receptores no leerán más allá de la línea de título. Así que, quieres poner tanta información aquí como puedas. Yo escribo "Acceso Limitado Hasta el 8/18" aquí porque eso le dice al receptor lo que necesita saber.

Gmail Vacation Responder - Subject
Rellena tu línea de título de tu correo.

Paso 6

Ya que no puedes predecir quién recibe tu mensaje de respuesta de vacaciones, no podrás dirigir tu respuesta de vacaciones a un individuo o grupo. Es mejor simplemente escribir el cuerpo de tu correo.

Después, escribe el cuerpo del correo. Siempre es una buena idea incluir un contacto alterno en caso de que exista un problema urgente que necesite ser arreglado con rapidez. Si tienes varios proyectos, podrías nombrar a un contacto diferente para cada proyecto. Deja que tus contactos de apoyo sepan que podrían recibir extra mensajes mientras no estás.

Gmail Vacation Responder - Message Body
Escribe el cuerpo de tu mensaje de correo.

Si utilizas una plantilla de firma de Gmail. tu firma de Gmail será aplicada a tu correo de respuesta de vacaciones. Para más información sobre las plantillas de firmas échale un vistazo a:

Paso 7

Finalmente, notarás un recuadro de chequeo al final que te permitirá limitar el correo de auto respuesta a las personas en tu lista de contactos. Recomiendo seleccionar esta opción. No querrás que tu respuesta de vacaciones vaya a las suscripciones de correo a las que te has suscrito o al correo no deseado que recibas.

Gmail Vacation Responder - Limit Auto Response
Selecciona la opción para limitar la auto respuesta.

Una vez que estés satisfecho con tu mensaje de Gmail de fuera de oficina, haz clic en Guardar Cambios.

Nota que Gmail solo envía el mensaje de respuesta de vacaciones a un receptor una vez cada cuatro días. Si un receptor ignora tu respuesta de vacaciones y te envía más de un correo al día, no recibirán tu Gmail de fuera de la oficina una y otra vez.

2. Prueba el Mensaje de Respuesta de Vacaciones

Una vez que tu correo de Gmail de auto respuesta esté establecido, podrías desear tener un amigo que te ayude a probarlo. Para probar tu mensaje, pídele a un amigo que te envíe un correo en el primer día que estés fuera.

Si la respuesta de vacaciones está funcionando, tu amigo debería recibir tu mensaje de fuera de la oficina. Si no reciben tu mensaje de vacaciones, repite los pasos de arriba hasta que el correo de respuesta de vacaciones esté exitosamente establecido.

3. Apaga el Mensaje de Respuesta de Vacaciones

Si no ingresaste un último día en tu correo de respuesta de vacaciones al final, apaga el correo de auto respuesta manualmente después de que vuelvas de la vacación. Vuelve a la pantalla de Ajustes y ve hasta abajo. Haz clic en el Botón de activación de respuesta de Vacaciones.

Para aprender más sobre Gmail, revisa algunos de nuestros otros tutoriales incluyendo:

Mejores Prácticas de Respuestas de Vacaciones

Justo como cualquier otro correo que envíes, tu respuesta de vacaciones de Gmail representa tu pequeño negocio. Quieres que sea vea profesional y muestre una imagen positiva.

Aunque este tutorial se aplica específicamente a Gmail, puedes usar muchas de estas mejores prácticas con otros sistemas de correo.

Aquí hay algunas de las mejores prácticas para seguir para asegurarte que tu mensaje de fuera de la oficina de Gmail deje la correcta impresión:

  • Humor. Podrías ser tentado a hacer un mensaje de fuera de la oficina crítico tal como los correos de fuera de la oficina listados en este artículo de HubSpot por Lindsey Kolowich. Al menos que estés muy seguro de que este tipo de respuesta será bien recibida por tus clientes y colegas, no dejes un correo de vacaciones gracioso. Es muy fácil que el humor se invierta.
  • Qué incluir. Tu mensaje de auto respuesta debería incluir la siguiente información: las fechas que estarás fuera, cuándo regresarás, y lo que el lector puede hacer en una emergencia. También es una buena idea incluir un estimado burdo de cuándo podrían esperar una respuesta.
  • Formato. Usa un formato propio de correo en tu correo de auto respuesta. Para aprender más sobre un formato propio de correo, revisa nuestro tutorial de Tuts+, Howto Master Proper Business Email Format - and Avoid Professional Disaster. Ya que no puedes predecir quién recibe tu mensaje de respuesta de vacaciones, no podrás dirigirlo a un individuo o grupo.
  • Plantilla. Si tienes una plantilla de firma ajustada para tus correos, usarla aquí es una parte importante de tu marca. Esto es especialmente verdadero si eres dueño de un pequeño negocio o eres un independiente.
  • Contacto de apoyo. Es una buena idea dirigir tu receptor de correo a alguien que pueda responder preguntas. Escoge alguien como apoyo que esté familiarizado con tus proyectos como un colega o asistente virtual (VA). No te olvides de pedirle a tu apoyo si puede manejar tus llamadas mientras estás fuera.
  • Otros sistemas. Una vez que hayas completado tu respuesta de vacaciones de Gmail. no te olvides de notar la ausencia en otras herramientas como en tu Calendario o en cualquier herramienta de planeamiento de proyectos donde estés listado como un recurso. Este paso prevendrá a las personas que te pongan en reuniones durante tu tiempo fuera.
  • Resiste la tentación. Mientras estás de vacaciones, podrías estar tentado a iniciar sesión en tu correo remotamente y responder algunos mensajes. No lo hagas. Si tus contactos se dan cuenta que estás respondiendo los mensajes entonces asumirán que estás disponible. Otros no respetarán tu tiempo fuera del trabajo si no lo respetas por ti mismo.

Una vez que hayas establecido tu correo de auto respuesta, estás listo para disfrutar de tu vacación. Pero, como todas las cosas buenas, tu vacación debe terminar.

Aquí hay algunas ideas para ayudarte a sentirte más a gusto de vuelta al trabajo.

Una Lista Útil Para Cuando La Vacación Se Acabe

Con un email de vacaciones establecido para notificarle a tus contactos que no estás disponible, podrás relajarte y disfrutar de tu vacación.

Una vez que tu vacación se acabe, querrás asegurarte que te devuelvas al trabajo refrescado y listo para seguir. Desafortunadamente, aquellos primeros par de días pueden ser difíciles al menos que tengas un plan.

Aquí hay una lista útil para ayudarte a sentirte cómodo en el trabajo después de estar de vacaciones:

  1. Apaga el mensaje de fuera de la oficina de Gmail. No hay nada más fastidioso que continuar recibiendo un correo de vacaciones después de que esa persona haya vuelto. Si es posible, este debería ser una de las primeras cosas que hagas cuando vuelvas a la oficina.
  2. Escanea tus mensajes antes de responder. Una rápida revisión de los mensajes te permitirá saber qué esperar. También puede reducir tu carga de trabajo si descubres que el que lo envía ya ha respondido su propia pregunta.
  3. Dale prioridad a tus mensajes de devolución y tareas. No trates de hacerlo todo en tu primer día. Toma nota de cualquier verdadera emergencia o mensaje no deseado obvio. Después de que hayas manejado las emergencias y borrado los mensajes no deseados, responde los otros mensajes en el orden en que fueron recibidos.
  4. Chequea tu calendario para cualquier reunión futura. Pauta un tiempo para prepararte para cualquier reunión en tu agenda. Podrías ser tentado a enfocarte en simplemente limpiar tu buzón de entrada cuando vuelvas al trabajo, pero esto te puede dejar poco preparado para otros aspectos de tu trabajo.
  5. No entres en pánico. Podría tomarte algunos días estar al tanto. Eso es normal. Si manejas preguntas de emergencia primero, la mayoría de tus clientes y colegas entenderán si tiene que esperar un día o dos para que les respondas.
  6. Vete del trabajo a tiempo. Muchas veces retornamos de las vacaciones y deshacemos todos los beneficios de un buen descanso al sobre hacerlo en la primera semana de vuelta. No importa cuán retrasado parezca tu trabajo, deja el trabajo a una hora razonable y trata de no estresarte con tu buzón de entrada de correos.

Aunque este tutorial está escrito específicamente para los usuarios de Gmail, muchos de los puntos en esta lista también pueden ser usados por aquellos que usan otros sistemas de correo.

¿Qué Significa Para Ti Establecer un Mensaje de Respuesta de Vacaciones de Gmail?

Con una respuesta de vacaciones de Gmail. no tienes que estar "conectado" todo el tiempo. Tu negocio sobrevivirá tu tiempo fuera del trabajo. Al establecer correctamente un correo de auto respuesta en Gmail, podrás asegurarte que tu vacación sea una verdadera vacación del trabajo y dejar que tus clientes y colegas sepan qué esperar mientras no estás.

Ten en mente que tus correos, incluyendo tu mensaje de fuera de la oficina de Gmail, son partes de tu marca. Querrás seguir las mejores prácticas de respuesta de vacaciones para que tu mensaje sea tan profesional como sea posible.

Una vez que vuelvas al trabajo, existen algunos pasos que puedes tomar para hacer la transición desde tu vacación mucho más fácil. Empieza por apagar tu mensaje de fuera de la oficina de Gmail y ponerle prioridad a los mensajes a los cuales responder.

¿Respondes a los correos durante tu tiempo fuera de la oficina? ¿Por Qué, o por qué no?

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